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文件制度管理

時(shí)間:2024-07-12 10:36:37 制度 我要投稿

文件制度管理

  在快速變化和不斷變革的今天,人們運(yùn)用到制度的場(chǎng)合不斷增多,制度是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則。那么你真正懂得怎么制定制度嗎?下面是小編整理的文件制度管理,歡迎大家借鑒與參考,希望對(duì)大家有所幫助。

文件制度管理

文件制度管理1

  第一條文件的接收。收到文件后及時(shí)檢查、核對(duì),在收文登記薄上分類詳細(xì)登記,并注明密級(jí)。

  外出參加會(huì)議人員應(yīng)將帶回的文件交機(jī)要室統(tǒng)一登記管理。

  第二條文件的保管。機(jī)要文件必需存放在保險(xiǎn)柜中,由專人保管。去省委領(lǐng)取或消退文件應(yīng)有專車接送,嚴(yán)防丟失。

  第三條文件的傳閱。機(jī)要文件由機(jī)要人員直接呈送。閱文者應(yīng)及時(shí)閱示,并于當(dāng)日退回機(jī)要室,不得橫傳,不得留存文件。

  第四條文件的借閱。借閱機(jī)要文件應(yīng)當(dāng)履行登記手續(xù),閱文和傳達(dá)文件要嚴(yán)格按規(guī)定的范圍,不得擴(kuò)大,不得將文件帶入無(wú)關(guān)場(chǎng)所,不得攜帶機(jī)要文件順便辦理私事,文件用后及時(shí)歸還。省軍級(jí)文件一律不外借。

  第五條文件的復(fù)制。嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)部門復(fù)制國(guó)家秘密載體的管理規(guī)定。復(fù)制機(jī)要文件要履行審批手續(xù)。絕密級(jí)文件一律不得復(fù)制。其它文件復(fù)制必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。復(fù)制的文件視同原件管理。

  第六條文件的清退。省軍級(jí)、地市級(jí)文件每年按要求到上級(jí)發(fā)文單位進(jìn)行清退,其它機(jī)要文件要認(rèn)真填寫*中央、省委文件清退情況統(tǒng)計(jì)表,上報(bào)發(fā)文單位。

  第七條文件的`立卷、歸檔。按照檔案法和相關(guān)規(guī)章制度及學(xué)校檔案工作的規(guī)定和要求,及時(shí)分類立卷、歸檔,并辦理相關(guān)手續(xù)。

  第八條文件的銷毀。各單位(部門)需要銷毀的文件資料交機(jī)要室統(tǒng)一辦理銷毀手續(xù),禁止把文件、內(nèi)部資料當(dāng)廢品出售。由機(jī)要秘書填寫“文件銷毀單”,經(jīng)學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人簽批后方可送到省保密部門指定的文件銷毀站處理,必須2人押送,實(shí)行監(jiān)銷。

  第九條文件的檢查。借出的文件及時(shí)檢查、催還。每學(xué)期末對(duì)外借文件進(jìn)行一次檢查催還工作,如發(fā)現(xiàn)有丟失文件情況,及時(shí)上報(bào)校保密委員會(huì)。

文件制度管理2

  一、總則

  第一條、為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)有關(guān)規(guī)定,結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況,特制訂本制度。

  第二條、文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來(lái)文、同級(jí)函、電、來(lái)文、企業(yè)上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。

  二、收文的管理

  第三條、公文的簽收

  1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門,在簽收和拆封時(shí),秘書均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

  2、對(duì)政府部門發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告有關(guān)部門,并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

  第四條、公文的閱批與分轉(zhuǎn)

  1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。

  2、一般函、電單據(jù)等,由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

  3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室,如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)兩天。

  第五條、文件的傳閱與催辦

  1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

  2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書處,閱批文件一般不得超過(guò)兩天,閱后簽名以示負(fù)責(zé)。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見(jiàn)”,秘書應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。

  3、閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。

  4、文件閱完后應(yīng)送交秘書,切忌橫傳。

  5、行政秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得秘書同意予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)歸檔。

  三、文件借閱和清退

  第六條、各部門有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門主管簽寫便條,對(duì)有密級(jí)的文件須秘書同意后方可借閱。

  第七條、借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾畫等。

  第八條、各部門應(yīng)具體指定責(zé)任心強(qiáng)的主管負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

  四、文件的立卷與歸檔

  第九條、文件的歸檔范圍

  凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔:

  1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等。

  2、各種專業(yè)例會(huì)記錄。

  3、企業(yè)召開(kāi)重要會(huì)議所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。

  4、有保存價(jià)值的客戶資料及處理結(jié)果。

  5、企業(yè)日志和大事記。

  第十條、立卷要求

  1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

  2、立卷時(shí),要求把文件的`批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

  3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。

  五、文件的銷毀

  第十一條、對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,秘書應(yīng)定期清理造冊(cè)并按行政有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。

  六、附則

  第十二條、本制度解釋權(quán)歸行政部。

  第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行。

文件制度管理3

  第一章總則

  第一條為加強(qiáng)對(duì)公司各類文件、檔案的規(guī)范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經(jīng)營(yíng)管理服務(wù),特制訂本制度。

  第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立,在建司、經(jīng)營(yíng)、管理工作和活動(dòng)中形成的,具有備用、備查價(jià)值的各類資質(zhì)證照,文書、公文、公函,合同、圖紙,影像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。

  第三條本制度適用于公司各部門。

  第二章基本原則及管理范圍

  第四條檔案工作的基本原則:集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案,維護(hù)檔案的完整與安全,便于各項(xiàng)工作的利用。

  第五條根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點(diǎn)制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會(huì)計(jì)檔案和資金類檔案,須由公司相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)制定三類專項(xiàng)檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。

  第三章管理機(jī)構(gòu)及主要職責(zé)

  第六條管理模式

  公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門,采取總經(jīng)理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線管理。

  第七條管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術(shù)類檔案兩種。

  一、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監(jiān)察、經(jīng)營(yíng)管理、營(yíng)銷策劃、計(jì)劃管理、行政廣告和銷售合同、資產(chǎn)、聲像、實(shí)物等檔案;

  二、技術(shù)類檔案主要包括:各工程項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)報(bào)建、招投標(biāo)和預(yù)決算檔案,以及工程管理性材料、工程項(xiàng)目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案。

  第八條重要檔案基本管理要求

  合同造價(jià)部、招投標(biāo)采購(gòu)部、總工室、工程部和營(yíng)銷策劃部等專業(yè)性很強(qiáng)的部門必須設(shè)置專門的檔案室或檔案柜,并設(shè)專職人員保管,其它部門根據(jù)管理需要設(shè)兼職檔案管理員。

  第九條檔案管理部門(行政人事部)主要職責(zé)

  一、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度,確定公司系統(tǒng)全宗編號(hào)原則和檔案分類體系;

  二、統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作,加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè);

  三、監(jiān)督落實(shí)同步歸檔制度,指導(dǎo)各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;

  四、維護(hù)檔案的完整和安全,做好安全防范、修復(fù)和保護(hù)工作;

  五、推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)。

  第四章檔案的歸檔、立卷和移交

  第十條檔案歸檔范圍及歸檔時(shí)間

  一、對(duì)于公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個(gè)人不得據(jù)為己有、拒絕移交;

  二、必須嚴(yán)格按照歸檔時(shí)間進(jìn)行歸檔。如無(wú)正當(dāng)理由延遲歸檔者,將對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行失職問(wèn)責(zé)。

  第十一條歸檔要求

  一、歸檔專業(yè)技術(shù)要求

  (一)歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復(fù)印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時(shí)存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處;

  (二)歸檔的文件材料應(yīng)對(duì)照歸檔范圍完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集,工程技術(shù)類檔案應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整;

  (三)文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存,文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的.紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存;

  (四)聲像類、實(shí)物類檔案要清晰完整,符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時(shí)間、背景、作者等信息。

  二、相關(guān)工作要求

  (一)如因工作需要不能及時(shí)歸檔的,應(yīng)主動(dòng)向公司行政人事部備案,并安排專人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;

  (二)原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項(xiàng)原因?qū)е碌臋n案遺失、損壞等,一律對(duì)當(dāng)事人和部門負(fù)責(zé)人失職問(wèn)責(zé)嚴(yán)肅處理;

  (三)新成立公司,在取得營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程和印章印模后3個(gè)工作日內(nèi),必須將上述內(nèi)容的原件存公司行政人事部。

  第十二條檔案立卷

  一、立卷原則

  綜合檔案按性質(zhì)、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律,當(dāng)年立前一年的卷,并預(yù)立當(dāng)年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊(cè);

  二、立卷時(shí)間:綜合檔案立卷時(shí)間為每年年末或次年年初。技術(shù)檔案在該項(xiàng)目開(kāi)發(fā)報(bào)建工作完成后立即開(kāi)始立卷,該工程項(xiàng)目完工后45天內(nèi)完成組卷工作;

  三、各部門專兼職資料管理員應(yīng)注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門人員及時(shí)歸檔,并做好檔案預(yù)立卷工作。

  第十三條檔案移交

  一、檔案對(duì)外移交要求:按照政府規(guī)定辦理檔案對(duì)外移交時(shí),須上報(bào)公司總經(jīng)理審批。凡政府部門批復(fù)的文件及附圖,在政府有關(guān)部門需回收時(shí),公司行政人事部須留存復(fù)印件備查。

  二、公司內(nèi)部移交要求:

  (一)行政人事部接收檔案時(shí),應(yīng)根據(jù)移交目錄,與移交人共同逐頁(yè)清點(diǎn),雙方在每一頁(yè)都要簽名確認(rèn)。對(duì)重要、機(jī)密類的案卷,更需要仔細(xì)核對(duì),經(jīng)查驗(yàn)無(wú)誤方可辦理簽收手續(xù)。(檔案移交登記表格式見(jiàn)附表一)

  (二)全部移交手續(xù)辦理完畢后,移交部門和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”意見(jiàn),并加蓋部門印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。

  三、對(duì)調(diào)出、離職等人員,在辦理調(diào)離手續(xù)前,必須清還檔案。沒(méi)有行政人事部經(jīng)理簽字,不得辦理調(diào)離手續(xù)。

  四、電子檔案管理(略)

  第五章檔案的利用

  第十四條檔案借閱基本程序

  僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息,辦理普通登記手續(xù)即可,查閱重要密級(jí)資料,須按借閱管理權(quán)限呈公司總經(jīng)理簽字同意,且必須在檔案室當(dāng)場(chǎng)查閱后歸還,不得私自帶出復(fù)印。(檔案查詢審批表見(jiàn)附表二)

  第十五條檔案借閱事項(xiàng)規(guī)定

  一、借閱檔案必須按時(shí)歸還,并及時(shí)辦理清戶手續(xù)。逾期無(wú)法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù);(檔案借閱審批表見(jiàn)附表三)

  二、借閱檔案最長(zhǎng)應(yīng)在7個(gè)工作日內(nèi)歸還,一次性借閱時(shí)間超過(guò)10天以上,須上報(bào)公司總經(jīng)理審批;

  三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無(wú)損,不得拆散、抽換、圈點(diǎn)、劃線、涂改或作其它任何標(biāo)記;

  四、嚴(yán)格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;

  五、涉及根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示開(kāi)展具有查處辦案性質(zhì)的工作,檔案、資料借閱須上報(bào)公司總經(jīng)理審批各檔案室即可辦理;

  六、新入職和未轉(zhuǎn)正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報(bào)公司總經(jīng)理簽字同意;

  七、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動(dòng)時(shí),必須及時(shí)歸還檔案;

  八、借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,應(yīng)立即向公司行政人事部報(bào)備,按公司規(guī)定失職問(wèn)責(zé)處理;

  九、密級(jí)檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出;

  十、外單位借閱檔案,應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信,寫明借閱內(nèi)容,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),由相關(guān)部門人員帶領(lǐng)方可借閱;

  十一、實(shí)物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復(fù)制件提供利用。

  第十六條檔案資料借閱規(guī)定

  一、公司絕密類的檔案一律不得復(fù)制;

  二、復(fù)印完畢須注明用途,根據(jù)情況加蓋“再?gòu)?fù)印無(wú)效”印章。

  第十七條檔案密級(jí)確定與管理

  公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密和秘密三類。(密級(jí)事項(xiàng)劃分表見(jiàn)附表四)。密級(jí)檔案保管要求如下:

  一、未經(jīng)具備相應(yīng)管理權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)制和摘抄;

  二、查閱機(jī)密檔案資料,只能在閱覽室內(nèi)查閱;

  三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀,必須由專人負(fù)責(zé)執(zhí)行,采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負(fù)責(zé)保密;

  四、須在設(shè)備完好的保險(xiǎn)裝置中保存密級(jí)檔案,且檔案室內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開(kāi)隨鎖;

  五、檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況,應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司總經(jīng)理,查明情況嚴(yán)肅處理;

  六、不準(zhǔn)在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司秘密,不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛?不準(zhǔn)通過(guò)其他方式傳遞公司秘密;

  七、檔案屬下列情況之一者,不與開(kāi)放利用:

  (一)涉及公司商業(yè)機(jī)密;

  (二)涉及公司專利或技術(shù)秘密;

  (三)涉及公司員工個(gè)人隱私;

  (四)檔案形成部門規(guī)定限制使用。

  第十八條檔案統(tǒng)計(jì)

  公司行政人事部應(yīng)在每年年終對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)工作必須做到實(shí)事求是,如實(shí)反映情況,務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,符合客觀實(shí)際,不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)和偽造。(檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計(jì)表格式見(jiàn)附表五)

  第六章檔案的保管和鑒定

  第十九條檔案室設(shè)置及管理規(guī)定

  一、公司應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案室,并保證檔案室安全。檔案室由專人管理,無(wú)關(guān)人員一律不許進(jìn)入檔案室。檔案管理員離開(kāi)檔案室要隨時(shí)關(guān)好門窗,確保檔案安全;

  二、檔案室應(yīng)按照“十防”進(jìn)行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥善保管好各類檔案,并定期檢查、通風(fēng);

  三、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁存放與檔案無(wú)關(guān)的物品,嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)防火災(zāi);

  四、定期對(duì)檔案室進(jìn)行檢查,每半年進(jìn)行一次全面盤查,對(duì)檔案室設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施。

  第二十條檔案鑒定與銷毀流程

  檔案一經(jīng)立卷、歸檔,未經(jīng)鑒定,未報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織,行政人事部與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組。

  一、檔案鑒定要求

  (一)經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無(wú)法確定其保存價(jià)值時(shí),應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進(jìn)行鑒定;

  (二)技術(shù)檔案鑒定時(shí),需附工程技術(shù)部門的專業(yè)意見(jiàn);

  (三)鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價(jià)值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見(jiàn)。

  二、檔案銷毀規(guī)定

  (一)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,由公司行政人事部負(fù)責(zé)妥善安排,不得作其它用途或當(dāng)作廢紙出售;

  (二)銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,監(jiān)銷人分別在銷毀清冊(cè)上簽字;

  (三)檔案室應(yīng)及時(shí)做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等工作。檔案鑒定過(guò)程中形成的鑒定工作申請(qǐng)、報(bào)告、銷毀清冊(cè)等材料應(yīng)立卷歸檔、長(zhǎng)久保存。

  第二十一條檔案保管期限

  檔案按其價(jià)值確定保管期限為永久、長(zhǎng)期和短期等,公司各類檔案具體保管期限見(jiàn)相關(guān)文件管理規(guī)定。

  第七章獎(jiǎng)懲規(guī)定

  第二十二條公司行政人事部每半年一次對(duì)公司和各部門的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查,對(duì)于在檔案管理過(guò)程中做出成績(jī)和貢獻(xiàn),或者進(jìn)步非常突出的部門或個(gè)人,整理相關(guān)材料上報(bào)公司總經(jīng)理,給予相應(yīng)表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

  第二十三條罰則

  一、工作不負(fù)責(zé)任,未認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司及檔案管理工作要求,導(dǎo)致檔案管理工作混亂,根據(jù)實(shí)地檢查情況,對(duì)于檔案管理人員給予相應(yīng)行政和經(jīng)濟(jì)處分。

  (一)檔案保管期限內(nèi),檔案嚴(yán)重缺失,或因管理、使用不當(dāng),造成檔案材料損壞、遺失等;

  (二)未根據(jù)公司統(tǒng)一制度規(guī)定制定檔案管理細(xì)則,導(dǎo)致工作流程不清晰,關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作失控等;

  (三)未按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項(xiàng)工作流程規(guī)定,未經(jīng)批準(zhǔn),檔案管理人員擅自外借檔案材料等;

  (四)未按照公司統(tǒng)一全宗編號(hào)規(guī)定編排目錄,立卷歸檔不及時(shí),且目錄與內(nèi)容嚴(yán)重不符等;

  (五)未組織專兼職檔案資料管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí),導(dǎo)致公司整體管理水平偏低,各項(xiàng)檢查嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)等;

  (六)專兼職管理員態(tài)度不端正,工作責(zé)任心不強(qiáng),未按要求管理本部門的檔案資料,經(jīng)檢查管理混亂等。

  二、因管理或使用不當(dāng),違反公司檔案保密規(guī)定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經(jīng)允許,私自將檔案材料抄錄、復(fù)制與轉(zhuǎn)借他人等情況,公司將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重性給予相應(yīng)處分。

  第八章附則

  第二十四條本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。

  附表:一、《檔案移交登記表》

  二、《檔案查詢審批表》

  三、《檔案借閱審批表》

  四、《公司密級(jí)事項(xiàng)劃分表》

文件制度管理4

  為規(guī)范學(xué)校文件簽發(fā)程序,提高工作效率,根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本校實(shí)際,特制xx學(xué)校文件簽發(fā)制度。

  一、以學(xué)校或?qū)W校黨總支名義向上級(jí)報(bào)送的重要報(bào)告、請(qǐng)示以及下發(fā)的涉及全局工作的指導(dǎo)性文件、決定、規(guī)定,經(jīng)有關(guān)處室(學(xué)部)根據(jù)校務(wù)會(huì)議或黨總支會(huì)討論決定的結(jié)論擬稿,處室(學(xué)部)領(lǐng)導(dǎo)審核,由校長(zhǎng)或書記簽發(fā)。

  二、以學(xué)校名義向上級(jí)報(bào)送的有關(guān)單項(xiàng)性問(wèn)題的報(bào)告和請(qǐng)示,下發(fā)的有關(guān)單項(xiàng)性工作的指示、規(guī)定、通知,經(jīng)有關(guān)處室、學(xué)部擬稿,處室、學(xué)部主管領(lǐng)導(dǎo)核稿,由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。政策性較強(qiáng)的應(yīng)經(jīng)校長(zhǎng)審閱。

  三、以辦公室名義上報(bào)、下發(fā)的文件、材料等,由辦公室主任簽發(fā)。會(huì)議通知一般由分管領(lǐng)導(dǎo)審閱同意后以辦公室名義下發(fā)。

  四、文件簽發(fā)前,一般先由辦公室主要負(fù)責(zé)人核實(shí)、校正文字。

  文件處理辦法

  為規(guī)范學(xué)校辦文制度,明確職責(zé)分工,提高工作效率,現(xiàn)對(duì)學(xué)校文件處理辦法作如下規(guī)定:

  一、收文處理

  收來(lái)文件由文書統(tǒng)一簽收、啟封、登記,并分類處理。

  1、傳閱文件。供了解、參考的文件,一般作傳閱處理。屬機(jī)密的傳閱范圍為規(guī)定范圍,普通文件傳閱范圍為處室、學(xué)部負(fù)責(zé)人以上干部,由辦公室負(fù)責(zé)送閱;其他干部自行到文書處閱讀。處室、學(xué)部負(fù)責(zé)人以上干部閱文后應(yīng)在文件處理單閱文簽名欄簽名。

  為加快文件傳閱速度,送閱文件一般應(yīng)在當(dāng)天閱讀完畢。傳閱文件送閱完畢,由文書統(tǒng)一歸檔。

  2、承辦文件。來(lái)文要求承辦、答復(fù)的作承辦文件處理。

  (l)涉及重大事項(xiàng)或幾個(gè)處室、學(xué)部協(xié)作承辦的文件,由辦公室送校主要領(lǐng)導(dǎo)閱示后,按領(lǐng)導(dǎo)批示處理;屬處室、學(xué)部職能范圍的直接交處室、學(xué)部閱辦。

  (2)要求辦理時(shí)限在二日以內(nèi)的,作承辦急件處理。如遇主要領(lǐng)導(dǎo)外出的,由辦公室直接交處室、學(xué)部負(fù)責(zé)人閱辦。

  (3)處室、學(xué)部辦文完畢,需在文件處理單上填寫辦理結(jié)果,并交辦公室轉(zhuǎn)作傳閱文件。

  借閱收來(lái)文件,需填寫借閱單,并按時(shí)歸還辦公室。

  二、內(nèi)部文件處理

  黨總支會(huì)議、校務(wù)會(huì)議、校長(zhǎng)辦公會(huì)議、行政會(huì)議、教職工代表大會(huì)和有關(guān)專項(xiàng)會(huì)議的`記錄及全校各種工作計(jì)劃、總結(jié)、月工作行事歷等,均為內(nèi)部文件處理,記錄文件在年終統(tǒng)一交辦室歸檔。

  各處室、學(xué)部的學(xué)期(學(xué)年)工作計(jì)劃在每學(xué)期(學(xué)年)開(kāi)學(xué)前交辦公室,處室、學(xué)部的學(xué)期(學(xué)年)工作小結(jié)(總結(jié))應(yīng)在學(xué)期(學(xué)年)結(jié)束前10天內(nèi)交辦公室匯總,由辦公室綜合整理后,作為學(xué)校學(xué)期(學(xué)年)工作計(jì)劃、總結(jié)、行事歷的附件歸檔。各處室(學(xué)部)的有關(guān)文件材料(一式三份)應(yīng)抄報(bào)辦公室。

  三、外發(fā)文件處理

  外發(fā)文件為本校上報(bào)、下發(fā)的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、公函、通報(bào)及信息簡(jiǎn)報(bào)等。有關(guān)外發(fā)文件的審批程序按本校發(fā)文制度執(zhí)行。外發(fā)文件需發(fā)送本校有關(guān)處室、學(xué)部及領(lǐng)導(dǎo)的,由擬文處室或?qū)W部在擬文稿上注明,由辦公室統(tǒng)一分發(fā)。各處室、學(xué)部外發(fā)文件由辦公室統(tǒng)一編號(hào),并由辦公室視輕重緩急統(tǒng)一交總校文印室打印,各處室、學(xué)部負(fù)責(zé)文件的校對(duì),辦公室負(fù)責(zé)除機(jī)密件外文件的封口、外發(fā)。文件外發(fā)前,辦公室應(yīng)再作一次校閱,若有誤差,及時(shí)收回更正。

文件制度管理5

  某公司文件、檔案管理制度

  第一章 文件管理制度

  第一條 本條規(guī)定所指文件是總公司及公司各部門與外界來(lái)往的文書及公司內(nèi)部各部門來(lái)往文書,從行文、收發(fā)、歸檔全部過(guò)程的辦理與控制。

  第二條 公司與外部來(lái)往的文書的行文、收發(fā)、歸檔由綜合管理部統(tǒng)一辦理,綜合管理部指定人員負(fù)責(zé)往來(lái)文書的打印、復(fù)制、收發(fā)、登記、分類、校對(duì)、監(jiān)印、歸檔管理。

  第三條 各部門指定專人負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文件的收發(fā)、登記、歸檔,建立文件的收發(fā)登記簿。

  第四條 公司常用公文種類為:請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知、通告、決定、函、會(huì)議紀(jì)要等,要求按公文規(guī)定格式行文。

  第五條 以公司名義向上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)的請(qǐng)示、報(bào)告及公司關(guān)于人、財(cái)務(wù)方面的重要決定,發(fā)文字號(hào)為:×××公司發(fā)[××年號(hào)]第×號(hào)。

  第六條 公司內(nèi)部行文及對(duì)外發(fā)文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對(duì)人、核稿人、簽發(fā)人均須簽字方可行文。

  第七條 發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后,方可蓋章行文。

  第八條 打印、復(fù)印資料憑部門負(fù)責(zé)人簽字的打印、復(fù)印申請(qǐng)單,任何人不得打印、復(fù)印私人材料。打印資料要由打字員先行校對(duì)、撰稿人再校。

  第九條 制發(fā)文件涉及到多部門時(shí),由主辦部門與有關(guān)部門協(xié)商會(huì)簽。

  第十條 綜合管理部對(duì)傳閱的文件要及時(shí)收回處理。

  第十一條 公司重要文件資料及各部門接收的.重要外來(lái)文件要及時(shí)叫中和管理部歸檔。

  第二章 檔案管理制度

  第十二條 公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結(jié)合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理,有關(guān)部門分類管理相關(guān)檔案,以便及時(shí)利用、維護(hù)檔案的完整與安全。公司各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成具有參考價(jià)值的文件、材料,由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。

  第十三條 公司綜合管理部設(shè)專門檔案工作,負(fù)責(zé)管理公司的全部文書、科技材料等檔案,進(jìn)行收集、整理、立卷、鑒定、保管。

  第十四條 歸檔資料包括:

  1、公司與有關(guān)單位的來(lái)往信件,各種協(xié)議、合同;

  2、公司會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定;

  3、公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算、工作總結(jié);

  4、會(huì)議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件;

  5、公司對(duì)外交流的文件、協(xié)議、報(bào)告等;

  6、公司各部門的發(fā)文;

  7、其它具有保存價(jià)值的文件、材料。

  8、外單位發(fā)給各部門的抄送信件;

  9、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件;

  10、要的科技文件、技術(shù)資料、方案。

  第十五條 檔案的借閱

  1、借閱檔案要履行借閱手續(xù)。借閱檔案只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

  2、借檔人不得私自轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損,所借檔案,不得在文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改、不經(jīng)允許不得復(fù)印檔案。

  3、文件復(fù)制需經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

文件制度管理6

  1、安全管理各項(xiàng)臺(tái)賬要有專門的存放地點(diǎn),并由專門人員進(jìn)行管理。

  2、要對(duì)文件的內(nèi)容、份數(shù)、標(biāo)題等逐一核對(duì),如發(fā)現(xiàn)不符應(yīng)及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。

  3、應(yīng)及時(shí)送交領(lǐng)導(dǎo),不要擠壓。

  4、應(yīng)及時(shí)登記編號(hào)、分類整理并存檔,做好詳細(xì)記錄。

  5、保存時(shí),要保持文件的.完整性。

  6、需上報(bào)的文件必須經(jīng)過(guò)負(fù)責(zé)人及法人的審核、簽字批準(zhǔn)后方可上報(bào),文件上必須詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、主送單位、經(jīng)辦人等。

  7、存檔人員應(yīng)及時(shí)分類整理、存檔,并統(tǒng)計(jì)編號(hào)、編制目錄等,以方便查閱。

  8、存檔時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

  9、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和詳細(xì)規(guī)定,不得將有密級(jí)文件帶回家里閱讀或隨身攜帶到公共場(chǎng)所。

  10、借閱時(shí)要明確責(zé)任人借閱時(shí)間和歸還時(shí)間。借閱人必須做好保密工作,不得翻印和復(fù)印,不能轉(zhuǎn)借他人。

  11、對(duì)于不具備存檔和存查價(jià)值的文件應(yīng)填寫《文件銷毀清單》,經(jīng)安全科長(zhǎng)批準(zhǔn)后,可以銷毀。

文件制度管理7

  一、涉密文件的擬制、印刷、傳遞、承辦、借閱、保管、歸檔、移交和銷毀,必須嚴(yán)格履行審批、清點(diǎn)、登記、簽收等手續(xù)。

  二、涉密文件由單位保密員統(tǒng)一管理,閱辦涉密文件必須在辦公室或者安全保密的場(chǎng)所進(jìn)行,對(duì)密級(jí)文件必須實(shí)行專人保管,專冊(cè)登記,專柜存放,個(gè)人不得私自保存涉密文件資料。

  三、發(fā)出、收到和內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)的涉密電報(bào)、文件、資料,必須登記、編號(hào),在交接時(shí),必須履行簽字手續(xù)。外出開(kāi)會(huì)發(fā)的秘密文件,要妥善保管,回單位后及時(shí)交給保密員處理;

  四、傳閱涉密文件、資料,由保密員直接傳遞,不得任意橫傳。因工作需要長(zhǎng)時(shí)間使用的,要向保密員辦理手續(xù)。

  五、涉密文件、資料,不經(jīng)上級(jí)同意,不得自行擴(kuò)大閱讀范圍,不得自行復(fù)印、翻印或轉(zhuǎn)載,不得向規(guī)定范圍以外的人員泄露。

  六、凡因工作需要復(fù)印、印制涉密文件資料,應(yīng)按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印后的.涉密文件資料按涉密文件管理。

  七、確因工作需要攜帶涉密文件資料外出的,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并采取相應(yīng)的保密措施。不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所停留、游覽、購(gòu)物、探親訪友等,返回單位后要及時(shí)交保密員保管,確保國(guó)家秘密安全。

  八、干部調(diào)動(dòng)工作時(shí),應(yīng)將自己使用的文件、資料進(jìn)行清理,全部移交。

  九、涉密文件資料的清退和銷毀。閱辦的涉密文件應(yīng)當(dāng)及時(shí)清退,需要銷毀的涉密文件資料,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,登記造冊(cè),交由區(qū)保密局統(tǒng)一集中銷毀,個(gè)人均不可自行、隨意銷毀。嚴(yán)禁將各類涉密載體或者內(nèi)部資料、刊物當(dāng)廢品出售。對(duì)違反保密規(guī)定,使涉密文件資料發(fā)生失泄密的,依照國(guó)家法律和有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理,追究責(zé)任。

  十、涉密文件資料須定期收回上交,發(fā)現(xiàn)丟失,及時(shí)匯報(bào)并立即追查處理。

  附:十條保密守則

  1.不該說(shuō)的秘密,絕對(duì)不說(shuō);

  2.不該問(wèn)的秘密,絕對(duì)不問(wèn);

  3.不該看的秘密,絕對(duì)不看;

  4.不該記錄的秘密,絕對(duì)不記錄;

  5.不在非保密本上記錄秘密;

  6.不在私人通信中涉及秘密;

  7.不在公共場(chǎng)所和家屬、子女、親友面前談?wù)撁孛埽?/p>

  8.不在不利于保密的地方存放密件、資料;

  9.不在普通電話、明碼電報(bào)、普通郵局傳達(dá)秘密事項(xiàng);

  10.不攜帶秘密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場(chǎng)所。

文件制度管理8

  1、目的:促進(jìn)公司提高管理水平,規(guī)范公司程序文件書寫的格式及編號(hào)方法,各項(xiàng)制度及文件管理工作規(guī)范、科學(xué),確保文件結(jié)構(gòu)與樣式的統(tǒng)一等制定本規(guī)定。

  4、管理職責(zé):企業(yè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文件的批準(zhǔn)、頒布;質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核;各部門負(fù)責(zé)人與質(zhì)管部共同起草其部門的質(zhì)量體系文件,并執(zhí)行、協(xié)助、配合質(zhì)量管理部開(kāi)展工作。質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)按政策要求起草質(zhì)量管理制度以及解釋、培訓(xùn)、指導(dǎo)、檢查等;所有文件由人事行政部負(fù)責(zé)分發(fā)、保管、撤銷、替換、銷毀,各程序文件與質(zhì)量文件的系統(tǒng)摘要編寫人均須按本規(guī)定制訂文件;

  6、質(zhì)量管理體系文件劃分:質(zhì)量管理制度、部門及崗位職責(zé)、操作規(guī)程、檔案、報(bào)告、記錄、憑證。

  6.1.1、管理制度文件:是指企業(yè)為規(guī)范內(nèi)部管理活動(dòng),對(duì)各項(xiàng)管理工作提出具體要求并以特定形式發(fā)布作為共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù);

  6.1.2、部門及崗位職責(zé)文件:是指企業(yè)為規(guī)范經(jīng)營(yíng)行為,明確各部門及崗位職責(zé),以特定形式發(fā)布作為共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù);

  6.1.3、操作規(guī)程文件:是指企業(yè)為規(guī)范過(guò)程管理,明確規(guī)定其操作程序和要求,以特定形式發(fā)布作為共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù);

  6.1.4、檔案:企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的,作為歷史記錄保存起來(lái)以備查考的文件;

  6.1.5、報(bào)告:是企業(yè)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或者建議時(shí)使用的文件;

  6.1.6、記錄:是闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件;

  6.1.7、憑證:是指能夠用來(lái)證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任并據(jù)以登記賬簿、具有法律效力的書面證明;

  6.1.8、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn):是對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、規(guī)格、驗(yàn)收方法等所做的技術(shù)規(guī)定,這里主要指藥品標(biāo)準(zhǔn)或其他相應(yīng)的`技術(shù)標(biāo)準(zhǔn);

  6.2、文件編號(hào):由公司代碼、文件種類代碼、文件順序號(hào)、文件版本號(hào):文件順序號(hào)按匯編順序號(hào)編排,文件順序號(hào)、流水號(hào)分別由兩位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。

  用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示,新制訂的文件修訂號(hào)為“00”,以“01”表示對(duì)文件的第一次修訂,以“02”表示第二次修訂,依次類推。

  6.2.6、記錄表格的編碼形式:由公司代碼+由文件種類代碼+文件順序號(hào)+兩位數(shù)流水號(hào)組成+版本號(hào)。如:XX-SOR-11-01-00表示的是00版本11號(hào)操作產(chǎn)生的第一個(gè)表格;

  6.3、質(zhì)量管理文件的編制和審批程序

  6.3.1、質(zhì)量管理制度、操作規(guī)程、崗位職責(zé)由質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)和操作部門共同起草和修訂,各部門文件由各職能部門負(fù)責(zé)人起草和修訂,所定的各項(xiàng)制度和文件報(bào)質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核,經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后執(zhí)行;

  6.3.1.1、為提高工作效率,減少簽字,公司決定在每個(gè)質(zhì)量管理制度、操作規(guī)程、崗位職責(zé)上的文件起草人(姓名)、起草日期、審核人(姓名)、審核日期、批準(zhǔn)人(姓名)、批準(zhǔn)日期在文件流轉(zhuǎn)中直接錄入,文件打印出來(lái)后,相應(yīng)人員同時(shí)在紙質(zhì)《文件審批流轉(zhuǎn)記錄》上手工簽署姓名及日期;

  6.3.1.3、為方便查閱,崗位/制度/操作規(guī)程制定文件目錄索引,含文件編號(hào)、目錄內(nèi)容、頁(yè)數(shù)、頁(yè)碼、實(shí)施日期、文件狀態(tài)。

  6.3.2.1、內(nèi)容應(yīng)符合《藥品管理法》、《藥品流通監(jiān)督管理辦法》、新《藥品經(jīng)營(yíng)質(zhì)量管 理規(guī)范》及其實(shí)施細(xì)則等法律、法規(guī);

  6.3.2.2、文字應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、易懂,條理性強(qiáng)、層次分明、結(jié)構(gòu)緊密、用語(yǔ)規(guī)范、內(nèi)容真實(shí)、完整(不空格、不漏項(xiàng)),不能隨意涂抹,不得用鉛筆填寫,沒(méi)有發(fā)生的項(xiàng)目記“無(wú)”或畫“/”,各相關(guān)負(fù)責(zé)人簽名處不允許空白,要簽全名;如果發(fā)生錯(cuò)誤需更改,應(yīng)用“─”劃去原內(nèi)容,寫上更改后的內(nèi)容,需在更改處由更改人簽名(章),簽名要全名;日期填寫要清晰,年月日用8位數(shù)標(biāo)明,如:170401;

  6.3.2.3、文件應(yīng)標(biāo)明題目、種類、以及文件編號(hào)和版本號(hào);

  6.3.2.4、質(zhì)量管理制度應(yīng)結(jié)合公司的實(shí)際情況,可操作性強(qiáng);

  6.3.3、制度編號(hào)后由打字員打印,打印出的文件清樣交給擬稿人核稿;

  6.3.4、制度打印后,由人事行政部登記、下發(fā)、簽收;

  6.3.5質(zhì)量管理部每季度對(duì)質(zhì)量管理體系執(zhí)行情況進(jìn)行檢查考核,做好《質(zhì)量管理體系評(píng)審記錄》;

  6.4.1、質(zhì)量管理體系文件在執(zhí)行過(guò)程中如需調(diào)整,或因與國(guó)家法律、法規(guī)、政策文件相沖突需修訂時(shí),由機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)擬稿,質(zhì)量負(fù)責(zé)人核稿,經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后由人事行政部發(fā)執(zhí)行,原制度同時(shí)廢除,修訂原因及變更日期應(yīng)詳細(xì)記錄在《文件修改審批表》中;

  6.4.3、作廢文件由人事行政部進(jìn)行“作廢”標(biāo)識(shí),防止誤用,并由人事行政部收回管理;

  6.5.1、公司制定的制度,由于經(jīng)營(yíng)管理不斷更新或與國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)政策相違背,已不適應(yīng)或過(guò)時(shí),須進(jìn)行撤銷;

  6.5.2、制度的撤銷是由人事行政部在分發(fā)新文件是回收舊文件,或每年對(duì)發(fā)文進(jìn)行一次清理,對(duì)不適當(dāng)或過(guò)時(shí)文件填寫《文件銷毀登記表》,經(jīng)質(zhì)量管理部、質(zhì)量負(fù)責(zé)人同意后進(jìn)行銷毀;

  6.6、文件的起草、修訂、審核、批準(zhǔn)、分發(fā)、保管、以及修改、撤銷、替換、銷毀等應(yīng)當(dāng)按照文件管理操作規(guī)程進(jìn)行,并保存相關(guān)記錄;

  6.8、每季度審核、修訂文件、使用的文件應(yīng)當(dāng)為現(xiàn)行有效的文本,已廢紙或者失效的文件除留檔備查外,不得在工作現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn);

  6.9、非本部門執(zhí)行文件,需要供讀時(shí)需向人事行政部登記《文件借閱登記表》,填寫文件編號(hào)、文件名、借出日期、借用途、歸還時(shí)間。

  6.10、各崗位獲得與工作內(nèi)容相對(duì)應(yīng)的必要文件,并嚴(yán)格按照規(guī)定開(kāi)展工作。

文件制度管理9

  第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我集團(tuán)的實(shí)際情況,特制訂本制度。

  第二條 根據(jù)文件信息依賴存儲(chǔ)介質(zhì)的不同可將文件分為電子版文件和紙質(zhì)版文件。按性質(zhì)種類區(qū)分:行政類〈有關(guān)規(guī)章制度、事項(xiàng)決策、通知、會(huì)議紀(jì)要等〉,業(yè)務(wù)類〈有關(guān)業(yè)務(wù)合同、客戶函件等經(jīng)營(yíng)事項(xiàng)〉,人事類〈有關(guān)人員招聘、安排、獎(jiǎng)懲等〉,技術(shù)類〈有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工程技術(shù)文件等〉,其它類〈不宜歸入上述各類的〉。具體內(nèi)容主要包括上級(jí)函、電、來(lái)文,同級(jí)函、電、來(lái)文,本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件資料、合同、CAD圖、效果圖、預(yù)結(jié)算文件、財(cái)務(wù)帳套、資產(chǎn)配套的說(shuō)明書、保修卡等。

  第三條 公文的簽收

  1.公司所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)或各部門訂閱的辦公文件外)均由辦公室文秘登記簽收、拆封。在簽收和拆封時(shí),辦公室文秘需注意檢查封口,對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

  2.對(duì)上級(jí)部門發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行文件、文號(hào)、編號(hào)的核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門,并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

  第四條 公文的編號(hào)保管

  辦公室文秘拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上"文件處理傳閱單",作分類登記編號(hào)、保管。 2.本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交辦公室文秘進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存,如員工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。 第五條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

  1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由辦公室文秘分送承辦部門經(jīng)理和承辦部門閱辦,重要文件或急件應(yīng)立刻呈送總經(jīng)理(或分管副總經(jīng)理)閱批后分送相關(guān)部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

  2.一般性質(zhì)的函、電、單據(jù)等,可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及多個(gè)公司或部門會(huì)辦的文件,由辦公室負(fù)責(zé)與各公司、各部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

  3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),辦公室文秘應(yīng)在接到文件的當(dāng)天或第二天將文件送到承辦部門經(jīng)理和承辦部門,如關(guān)系到兩個(gè)以上部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。

  第六條 文件的傳閱與催辦

  1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、員工宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

  2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室文秘,閱批文件一般不得超過(guò)兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見(jiàn)"辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

  3.閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。

  4.文件閱完后,應(yīng)交辦公室文秘,切忌橫傳。

  5.辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦、檢查、督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔。

  6.按照閱文范圍,一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由辦公室通知到單位閱文。

  第七條 發(fā)文的規(guī)定

  1.單位上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中在集團(tuán)辦公室、集團(tuán)人事、各分公司辦公室,其他部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。如若確屬工作合作關(guān)系、可發(fā)送工作聯(lián)系單。 2.部門需要向上反映匯報(bào)重要工作或向下安排布置重要工作要求發(fā)文時(shí)應(yīng)分別向集團(tuán)辦公室、各分公司辦公室提出發(fā)文申請(qǐng),并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文,方可擬定發(fā)文。

  3.對(duì)單位影響較大,涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

  第八條 發(fā)文的范圍:

  1.凡是以集團(tuán)辦公室、集團(tuán)人事部、各分公司辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要,均屬發(fā)文范圍。

  2.集團(tuán)或各分公司辦公室下發(fā)文件主要用于:

  (1)公布單位規(guī)章制度;

  (2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件;

  (3)公布單位組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)或人事任免事項(xiàng);

  (4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、行政、生活福利等工作的決定;

  (5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);

  (6)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;

  (7)其他有關(guān)重大事項(xiàng);

  3.集團(tuán)各單位日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、效果圖修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。

  第九條 發(fā)文程序規(guī)定:

  1.各部門需要發(fā)文,應(yīng)事先向集團(tuán)或各分公司辦公室提出發(fā)文申請(qǐng);

  2.集團(tuán)或各分公司辦公室同意發(fā)文后,主辦部門應(yīng)以不違反國(guó)家法令,上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿;

  3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。

  4.文稿擬好后,擬搞人應(yīng)填發(fā)文申請(qǐng)單,詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人。

  5.辦公室應(yīng)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示和有關(guān)制度規(guī)定,對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿;

  6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容負(fù)責(zé));

  7.對(duì)審核時(shí)修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚;

  8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽;

  9.文稿審核會(huì)簽后,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā);

  10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室文秘統(tǒng)一編號(hào)送辦公室打;

  11.文件打印初稿,應(yīng)由擬稿人校對(duì),并簽名;

  12.文件打字后,由辦公室派專人按數(shù)印刷,再由辦公室文秘分發(fā)并檢查發(fā)文的落實(shí)情況,向辦公室主任匯報(bào)文件抵達(dá)情況。

  第十條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫,辦公室主任簽字,并填寫文件借閱單,對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。

  第十一條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。

  第十二條 辦公室主任對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者,并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

  第十三條 文件的歸檔范圍:

  1.凡下列文件統(tǒng)一分別由各公司辦公室文秘負(fù)責(zé)歸檔:

  (1)政府部門來(lái)文,包括上級(jí)對(duì)單位報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);

  (2)集團(tuán)或各分公司辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;

  (3)公司及部門各種會(huì)議記錄;

  (4)公司組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)等;

  (5)有保存價(jià)值的來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果;

  (6)參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)材料等;

  (7)政府領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;

  (8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品;

  (9)工作日志和公司大事記;

  (10)單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的.文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

  2.各部門日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。

  第十四條 立卷要求

  1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

  2.立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

  3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。

  4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完

  第十五條 文件的時(shí)效性

  是指文件內(nèi)容在一定時(shí)間階段是有效的,超過(guò)這個(gè)時(shí)間段,該文件上記載的信息則是無(wú)效的,只供備查使用。超過(guò)時(shí)效性且無(wú)保存價(jià)值的文件。進(jìn)入文件的銷毀管理程序。 第十六條 文件銷毀流程

  對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件(紙張),辦公室應(yīng)定期責(zé)成相關(guān)職能部門辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù),認(rèn)真填寫文件資料銷毀申請(qǐng)表,對(duì)無(wú)價(jià)值文件進(jìn)行銷毀,并登記造冊(cè)。 第十七條 文件銷毀要求

  經(jīng)審核同意銷毀的文件,應(yīng)在檔案管理員和資料分管領(lǐng)導(dǎo)及辦公室主任的共同監(jiān)督下銷毀。對(duì)銷毀的檔案,必須化為紙漿或焚毀,不準(zhǔn)出賣和作它用。參與銷毀文檔的員工要在“檔案銷毀清冊(cè)”上簽字,以示負(fù)責(zé),未經(jīng)審批,任何人不得私自銷毀檔案材料。

文件制度管理10

  文件資料的歸檔應(yīng)做到分類保存、編目清晰、標(biāo)識(shí)明確、裝訂整齊。資料的填寫應(yīng)做到字跡工整、簽字齊全、規(guī)范,內(nèi)容正確。

  1、收發(fā)文件管理制度

  1)對(duì)外發(fā)文應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批簽發(fā),做好收發(fā)文記錄,接收人簽字。

  2)文件包括公司外發(fā)文件、公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件兩部分。

  3)外發(fā)文件的具體要求

  公司外發(fā)文件在發(fā)放記錄上注明原件存放處,辦公司室統(tǒng)一標(biāo)識(shí)發(fā)放文件編號(hào)。

  4)公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件的具體要求

  (1)公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件在收發(fā)、傳閱記錄上簽字,注明原件存放處。

  (2)建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對(duì)公司的`發(fā)文,由辦公室統(tǒng)一接收,并及時(shí)上報(bào)公司經(jīng)理,由公司經(jīng)理簽署意見(jiàn)。

  (3)建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對(duì)項(xiàng)目部的發(fā)文,由項(xiàng)目部接收,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn),項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)具體情況上報(bào)公司。

  (4)項(xiàng)目發(fā)放施工隊(duì)的文件規(guī)定:

  發(fā)放施工隊(duì)的文件、通知(不含技術(shù)交底),均在項(xiàng)目備案,同時(shí)由發(fā)放責(zé)任人保存原件和發(fā)放記錄。

  2、竣工資料

  1)項(xiàng)目經(jīng)理部按竣工驗(yàn)收條件的規(guī)定,認(rèn)真整理工程竣工資料。

  2)竣工資料的內(nèi)容應(yīng)包括:工程技術(shù)檔案、工程質(zhì)量保證資料、工程檢驗(yàn)評(píng)定資料、竣工圖,規(guī)定的其它應(yīng)交資料。

  3)竣工資料的整理應(yīng)符合下列要求:

  (1)工程技術(shù)檔案的整理應(yīng)始于工程開(kāi)工,終于工程竣工,真實(shí)記錄施工全過(guò)程,可按形成規(guī)律收集,采用表格方式分類組卷。

  (2)工程質(zhì)量保證資料的整理應(yīng)按專業(yè)特點(diǎn),根據(jù)工程的內(nèi)在要求,進(jìn)行分類組卷

  (3)工程檢驗(yàn)評(píng)定資料的整理應(yīng)按單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程劃分順序,進(jìn)行分類組卷。

  (4)竣工圖的整理應(yīng)區(qū)別情況按竣工驗(yàn)收的要求組卷。

  4)交付竣工驗(yàn)收的施工項(xiàng)目必須有與竣工資料目錄相符的分類組卷檔案。承包人向發(fā)包人移交由分包人提供的竣工資料時(shí),檢查驗(yàn)證手續(xù)必須完備。

  3、文件、資料保密規(guī)定

  1)公司全體員工要樹(shù)立愛(ài)護(hù)公司資料,保守公司秘密的觀念。

  2)未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意,任何人不得私自拷備或復(fù)印資料,轉(zhuǎn)借他人使用酌情給予處罰。

  3)歸檔的公司文件未經(jīng)公司經(jīng)理同意不得外借;

文件制度管理11

  第一章總則

  第一條為使機(jī)關(guān)的公文處理工作規(guī)范化、制度化,根據(jù)有關(guān)文件規(guī)定和工作需要,特制定本制度。

  第二條辦公室文件收發(fā)、管理工作在秘書長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行,由秘書科承擔(dān),各專委會(huì)和辦公室其他科室配合。

  第三條辦公室秘書科確定專職人員負(fù)責(zé)文件收發(fā)、管理工作。

  第四條辦公室設(shè)立文件收發(fā)和保管的檔案室。檔案室按有關(guān)要求配置相應(yīng)設(shè)備。

  第五條文件收發(fā)、管理工作,必須嚴(yán)格執(zhí)行《國(guó)家保密法》及相關(guān)法律、法規(guī)。

  第二章收文處理

  第六條簽收。外單位送交的公文,統(tǒng)一由辦公室秘書科負(fù)責(zé)簽收。非緊急、特殊情況,不得直接送交市政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)。簽收公文要認(rèn)真檢查包裝是否完整,核對(duì)投遞單上收文單位和編號(hào)與文件袋上的收文單位和編號(hào)是否一致,逐件清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)采取處理措施。

  第七條登記。秘書科對(duì)當(dāng)日收到的公文要及時(shí)逐件進(jìn)行分類、登記。登記應(yīng)將公文標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、密級(jí)、份數(shù)、收文日期及傳遞辦理情況逐項(xiàng)填寫清楚。急件隨到隨登記,立即分辦送閱。收文登記本和存入電腦的文件目錄應(yīng)視同機(jī)要件保存。

  第八條分送。秘書科對(duì)當(dāng)日收到的公文登記后,送分管領(lǐng)導(dǎo)提出擬辦意見(jiàn)。凡涉及到安排市政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)出席的重要會(huì)議、重要活動(dòng),送秘書長(zhǎng)閱批協(xié)調(diào)。

  第九條擬辦。辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公文內(nèi)容,提出公文辦理意見(jiàn)。需提出辦理意見(jiàn)的文件主要是:(1)上級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)、并需要貫徹落實(shí)的文件;(2)本機(jī)關(guān)所屬部門主送本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示件;(3)平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要答復(fù)的文件。有些重要或機(jī)密性較強(qiáng)的文件雖不需辦理,也要提出閱讀分發(fā)意見(jiàn)。做好擬辦工作,要認(rèn)真研究來(lái)文的內(nèi)容和發(fā)文機(jī)關(guān)的要求,周密考慮適宜的處理方案,擬辦意見(jiàn)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要。

  第十條傳閱。需主席、副主席、秘書長(zhǎng)閱批的公文及信件,由秘書科及時(shí)送交主席、副主席、秘書長(zhǎng)閱批,領(lǐng)導(dǎo)閱批后,秘書科及時(shí)取回辦理。只供閱讀的文件,一般先送主要領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo),再送其他領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)需要辦理的文件,則先送主管領(lǐng)導(dǎo),再送主要領(lǐng)導(dǎo)和其他領(lǐng)導(dǎo)。特殊情況下,也可按實(shí)際需要調(diào)整傳閱順序。傳閱文件由文件管理人員逐人送取,閱文對(duì)象之間不橫傳。收回閱文夾時(shí),要檢查閱文對(duì)象是否簽字,清點(diǎn)送閱的文件是否齊全。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)閱文時(shí)作的批示,要及時(shí)落實(shí)或交辦。

  第十一條批辦。政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)、秘書長(zhǎng)對(duì)公文進(jìn)行批示,提出辦理意見(jiàn)。辦理意見(jiàn)應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明,并指明承辦部門或承辦人,緊急公文應(yīng)注明辦理時(shí)限。

  第十二條承辦。凡需要市政協(xié)貫徹執(zhí)行的公文,由辦公室或?qū)N瘯?huì)承辦。

  (一)承辦公文應(yīng)按照即來(lái)即辦的原則,正確區(qū)分輕重緩急有序辦理,不得延誤、推諉。辦理結(jié)果要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)反饋。

  (二)對(duì)需要轉(zhuǎn)發(fā)貫徹執(zhí)行的公文,辦公室要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示草擬轉(zhuǎn)發(fā)文件,并按照發(fā)文程序?qū)徟?/p>

  (三)對(duì)只需要知曉內(nèi)容、了解情況的公文,在公文處理單上簽名即可。

  (四)公文承辦完畢,承辦人要在來(lái)文處理單上注明承辦結(jié)果、承辦人和完成時(shí)間。

  第十三條催辦。辦公室秘書科對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門辦理的公文,應(yīng)當(dāng)及時(shí)催辦,做到緊急公文跟蹤催辦、重要公文重點(diǎn)催辦、一般公文定期催辦。對(duì)逾期未辦的公文,要查明情況和責(zé)任。需要催辦的公文主要有以下幾類:一是需要答復(fù)的上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)市政協(xié)的公文;二是向政協(xié)聯(lián)系工作、商洽事務(wù)的公文;三是各縣(市)區(qū)政協(xié)向市政協(xié)的請(qǐng)示、報(bào)告類公文;四是市政協(xié)轉(zhuǎn)交辦理,需要對(duì)方回復(fù)的公文。

  第十四條立卷。公文辦結(jié)后應(yīng)及時(shí)將公文底稿、文印件和有關(guān)材料整理立卷。

  第十五條歸檔。公文歸檔應(yīng)根據(jù)公文的特征、相互聯(lián)系和保存價(jià)值進(jìn)行分類、整理、立卷,完整地反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況,并便于保管、查找和利用。歸檔文件應(yīng)設(shè)立兩套案卷、及時(shí)移交檔案室。

  第三章發(fā)文處理

  第十六條對(duì)以辦公室名義制發(fā)的文件,要認(rèn)真做好審核、登記、送印、施印、分裝、傳遞、歸檔工作。

  第十七條公文簽發(fā)

  (一)《政協(xié)株洲市委員會(huì)文件》、《中共政協(xié)株洲市委員會(huì)黨組文件》,經(jīng)秘書長(zhǎng)審核并簽署意見(jiàn)后,由主席、黨組書記或其授權(quán)的常務(wù)副主席、黨組副書記簽發(fā)。涉及其他副主席分管的工作,須經(jīng)分管副主席審閱后,再簽發(fā)。

  (二)經(jīng)常委會(huì)議和主席會(huì)議通過(guò)的向市委、市政府提出的建議案,經(jīng)秘書長(zhǎng)或分管副秘書長(zhǎng)審核后,由主席或其授權(quán)的常務(wù)副主席簽發(fā);轉(zhuǎn)送有關(guān)部門的調(diào)查、視察報(bào)告,經(jīng)分管副秘書長(zhǎng)審核,分管副主席審閱后,由秘書長(zhǎng)簽發(fā)。

  (三)《政協(xié)株洲市委員會(huì)辦公室文件》、《政協(xié)株洲市委員會(huì)辦公室便函》、《政協(xié)株洲市委員會(huì)辦公室專報(bào)》,經(jīng)分管副秘書長(zhǎng)審核并簽署意見(jiàn)后,由秘書長(zhǎng)簽發(fā)。

  (四)市政協(xié)與市委、市人大、市政府聯(lián)合發(fā)文,經(jīng)分管副主席或秘書長(zhǎng)審核并簽署意見(jiàn)后,由主席簽發(fā);市政協(xié)辦公室與市委辦公室、市人大辦公室、市政府辦公室聯(lián)合行文,由分管副秘書長(zhǎng)審核并簽署意見(jiàn)后,由秘書長(zhǎng)簽發(fā)。

  (五)各專委會(huì)需以辦公室名義發(fā)的文件,應(yīng)送辦公室按程序簽發(fā)。

  (六)簽發(fā)文件或修改文稿一律使用鋼筆或毛筆,要簽署本人的姓名、意見(jiàn)和時(shí)間。文件起草人、核稿人、翻譯人、打字員、核對(duì)人員也要在文件底稿上簽名。

  第十八條登記。秘書科要設(shè)立專門的發(fā)文登記本,對(duì)已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審簽的文稿進(jìn)行登記。登記的項(xiàng)目有:發(fā)文字號(hào)、文件標(biāo)題、秘密等級(jí)、分發(fā)范圍、印刷份數(shù)、送印日期。登記前,應(yīng)仔細(xì)檢查領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的.手續(xù)是否完備,文件版式格式標(biāo)注的項(xiàng)目有無(wú)遺漏和差錯(cuò),附件是否齊全,辦文程序是否正確。

  第十九條送印。對(duì)擬印的文件作好登記后,文件起草單位要及時(shí)送文印室,付印時(shí)要履行文稿交接手續(xù)。文稿的校對(duì)工作,由文件起草單位負(fù)責(zé)。

  第二十條施印。除會(huì)議紀(jì)要和有特定版頭的普發(fā)性文件以及鉛印的文件外;其他文件都應(yīng)加蓋相應(yīng)的印章。文件施印必須壓蓋文件署名和成文日期,印痕平正。

  第二十一條傳遞。文件的傳遞可根據(jù)不同情況,分別采用內(nèi)送和外投的方式,發(fā)辦公室領(lǐng)導(dǎo)和內(nèi)部單位的文件一般采用內(nèi)送方式;受文單位較遠(yuǎn)的采用外投方式,一般通過(guò)郵政部門投遞到受文單位,也可由文件起草單位派專車、專人直接送達(dá)。

  第二十二條歸檔。文件發(fā)出后,文件管理人員應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)批示、文件底稿和若干份數(shù)正式文件以及其他必須歸檔的資料及時(shí)收集整理,定期歸檔。

  第四章文件管理

  第二十三條文件的閱讀傳達(dá)。文件的閱讀傳達(dá)應(yīng)嚴(yán)格按發(fā)文機(jī)關(guān)的要求執(zhí)行。如需擴(kuò)大閱讀傳達(dá)范圍,必須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。

  第二十四條文件的復(fù)制。因工作需要翻印或復(fù)制上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)給的文件,須經(jīng)文件制發(fā)機(jī)關(guān)同意,并請(qǐng)示保密機(jī)關(guān)。經(jīng)批準(zhǔn)同意翻印或復(fù)制的文件,翻印件和復(fù)制件上要標(biāo)明翻印、復(fù)制機(jī)關(guān)的名稱。翻印,復(fù)印的文件按正式文件一樣管理,不得任意擴(kuò)大閱讀范圍。

  第二十五條文件的匯編。匯編上級(jí)機(jī)關(guān)的秘密以上文件需向上級(jí)機(jī)關(guān)寫出書面請(qǐng)示,并附上匯編文件的目錄,經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批復(fù)授權(quán)后方可匯編。經(jīng)批準(zhǔn)匯編的文件,匯編本應(yīng)按編入文件的最高密級(jí)標(biāo)注密級(jí),并按機(jī)要文件進(jìn)行管理。匯編文件只發(fā)組織,不發(fā)個(gè)人。

  第二十六條文件的清退、銷毀。文件管理人員每年要對(duì)上年度的文件進(jìn)行清理,要按要求清退并寫出書面報(bào)告。對(duì)上交、歸檔以后余留的文件,要進(jìn)行登記整理,經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,到保密部門指定的地方銷毀。

文件制度管理12

  為了加強(qiáng)學(xué)校檔案的科學(xué)管理,保證檔案的系統(tǒng)性與完整性,有效地為學(xué)校管理服務(wù),結(jié)合本校實(shí)際情況,特制定本制度。

  一、總則

  第一條學(xué)校成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組,明確一位校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作,負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、解決檔案工作中存在的問(wèn)題。

  第二條學(xué)校設(shè)立綜合檔案室,隸屬教導(dǎo)處領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)一管理學(xué)校各部門形成的各種門類和載體的檔案,并負(fù)責(zé)指導(dǎo)其他各部門做好當(dāng)年的檔案管理工作。

  第三條根據(jù)檔案工作實(shí)際需要,綜合檔案室配備專職檔案人員負(fù)責(zé)檔案的接收、管理,提供利用等工作,各部門設(shè)兼職檔案人員,負(fù)責(zé)部門文件材料的形成、積累、整理,并按規(guī)定向綜合檔案室移交。

  二、立卷、歸檔

  第四條各部門平時(shí)要做好文件、資料的收集、整理,文件、資料的整理、上繳工作是各部門的一項(xiàng)重要任務(wù),必須認(rèn)真做好。

  第五條各類文件、資料由綜合檔案室負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔。

  第六條文件、資料立卷歸檔范圍。凡是工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的各種文件(包括上級(jí)文件,內(nèi)部資料,活動(dòng)資料及簿、冊(cè)、圖表,出版物、照片、光碟等),均屬立卷歸檔范圍。

  第七條立卷的原則。遵循文件、資料的自然形成規(guī)律,保持文件、資料之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分文件、資料的保存價(jià)值,便于保管和利用。

  第八條立卷方法。學(xué)校檔案按文書、教學(xué)(含學(xué)籍和教師業(yè)務(wù)檔案)、會(huì)計(jì)、基建分類,聲像檔案獨(dú)立編目組卷。

  1、文書檔案按保管期限、年度分類,由檔案管理員組卷歸檔。

  2、會(huì)計(jì)檔案,按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其會(huì)計(jì)文件材料分別排列,由財(cái)務(wù)室整理歸檔。

  3、學(xué)籍檔案,按教學(xué)年度、屆分類,按年級(jí)、班級(jí)組卷,由學(xué)生處負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。

  4、教師業(yè)務(wù)檔案,以人為單位分類、整理,由教務(wù)處負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。

  5、基建檔案,按基建項(xiàng)目組卷,由總務(wù)處收集、整理,工程竣工后移交檔案室。

  6、聲像檔案,按載體性質(zhì)、形狀分類排列,由電教室人員整理、歸檔。

  7、學(xué)校各部門每學(xué)期工作計(jì)劃、總結(jié)及制定的各種規(guī)章制度等年終移交綜合檔案室。

  第九條保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。

  1、永久保存。凡是反映部門主要職能活動(dòng)和歷史面貌的有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件,劃為永久保存。

  2、長(zhǎng)期保存。凡是在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)需要查考的文件,劃為長(zhǎng)期保存。長(zhǎng)期保存為15年至50年。

  3、短期保存。凡是在較短時(shí)間內(nèi)需要查考的各種文件、資料,劃為短期保存。短期保存為15年以下。

  第十條文件的組合。組合的基本作法如下:

  1、法規(guī)性文件,如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問(wèn)題組合。同一問(wèn)題的請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件,應(yīng)組合在一起。

  2、會(huì)議文件應(yīng)單獨(dú)組合。

  3、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等各類表格文件,應(yīng)組合在一起。

  4、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件,一般可按部門名稱組合。

  5、特殊性文件材料,可根據(jù)具體情況進(jìn)行組合。

  第十一條檔案盒內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程、批文在前,計(jì)劃、總結(jié)在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。

  第十二條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份,重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對(duì)無(wú)保存價(jià)值和重復(fù)文件,需要辦理銷毀手續(xù)。

  第十三條歸檔時(shí)間。

  1、階段歸:凡專項(xiàng)工作、基建工程中形成的文件、材料,在任務(wù)完成后,相關(guān)部門一個(gè)月內(nèi)要將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好,由專項(xiàng)負(fù)責(zé)人審定后,交綜合檔案室歸檔。

  2、隨時(shí)歸:上級(jí)文件、通知,人事調(diào)動(dòng)材料,在落實(shí)好文件精神或辦好調(diào)動(dòng)手續(xù)后交綜合檔案室歸檔。

  3、年度歸:各項(xiàng)管理中形成的文件、材料,各部門一律在次年第一季度內(nèi),將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好,由各部門負(fù)責(zé)人審定后,向綜合檔案室移交。

  第十四條歸檔文件案卷的要求。各部門移交歸檔文件案卷,應(yīng)符合下列要求:

  1、歸檔的文件、材料必須準(zhǔn)確地反映學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況和歷史過(guò)程。

  2、歸檔文件、材料必須系統(tǒng)齊全、完整。

  3、每個(gè)案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號(hào)、頁(yè)號(hào)、案卷封面,填寫時(shí)用黑色筆書寫或打印,字跡要工整、清晰。

  4、檔案盒的名稱要注意內(nèi)容準(zhǔn)確,文字簡(jiǎn)練通順,結(jié)構(gòu)完整,必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。

  第十五條案卷文件一式兩份,一份作為紙制文檔保存,另一份以電子文檔保存。

  三、檔案的管理和利用

  第十六條綜合檔案室按照學(xué)校對(duì)檔案管理的要求,對(duì)存放的各類檔案進(jìn)行分類整理,分類保管,編制各類檢索目錄,搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計(jì)等工作。

  第十七條綜合檔案室的管理貫徹“以防為主,防治結(jié)合”的原則,切實(shí)做好“六防”工作,即:防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防盜。經(jīng)常檢查防護(hù)設(shè)施和檔案保管狀況,對(duì)破損、字跡褪色、紙張變色的檔案,要有計(jì)劃的進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制,保護(hù)檔案的安全與完整。

  第十八條檔案的利用。利用檔案人員,按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表,檔案用完后應(yīng)及時(shí)歸還。

  第十九條借用檔案人員必須做到:

  1、調(diào)閱人員應(yīng)自覺(jué)維護(hù)檔案的完整、安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。

  2、調(diào)閱的檔案只限在檔案室室查閱,借用前必須登記,用后應(yīng)及時(shí)歸還,歸還時(shí)要進(jìn)行清查、核對(duì)和注銷。

  3、調(diào)閱一般檔案由教導(dǎo)處主任批準(zhǔn)。調(diào)閱帶密級(jí)或重要的管理檔案,須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意方可進(jìn)行。只有在上一級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或司法機(jī)關(guān)必須以檔案原件作為證據(jù)或者學(xué)校某項(xiàng)工作必須的`特殊情況下,經(jīng)學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn),方可將檔案原件借出室外使用。

  4、調(diào)閱人員摘抄、復(fù)制檔案時(shí),應(yīng)征得檔案管理人員同意。

  第二十條檔案室工作人員應(yīng)做到:

  1、接待檔案利用人員要熱情,認(rèn)真負(fù)責(zé),按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

  2、要仔細(xì)檢查歸還檔案,發(fā)現(xiàn)對(duì)檔案有損壞或泄密者,應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,按有關(guān)規(guī)定處理。

  3、確保文件、材料的安全,做好保密工作。

  4、平時(shí)匯集,按實(shí)際順序或內(nèi)容分類、收集、整理,應(yīng)保持文件、材料之間的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級(jí)漏發(fā)文件,應(yīng)及時(shí)請(qǐng)求補(bǔ)發(fā)或取得復(fù)印件,以便存檔和查閱。

  四、檔案的鑒定與銷毀

  第二十一條建立由分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、主要部門負(fù)責(zé)人員參加的鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)學(xué)校檔案鑒定、銷毀。

  第二十二條制定各類檔案保管期限,作為檔案鑒定銷毀的依據(jù)。

  第二十三條銷毀檔案程序

  1、對(duì)已到保管期限的檔案,經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的要擬寫銷毀報(bào)告并登記造冊(cè)。

  2、會(huì)計(jì)檔案的銷毀,應(yīng)經(jīng)上級(jí)主管部門的批準(zhǔn)。

  3、其他檔案銷毀應(yīng)由學(xué)校鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組簽字,兩人以上參加銷毀,密件按規(guī)定要求銷毀。

  4、銷毀的文件要造冊(cè)存檔備查。

  五、建立檔案保密制度,維護(hù)檔案的完整和安全

  第二十四條檔案管理員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保密法》及有關(guān)法規(guī),嚴(yán)格遵守國(guó)家統(tǒng)一制發(fā)的“保密守則”和本單位有關(guān)保密規(guī)章制度。

  第二十五條檔案工作人員必須做到對(duì)涉及黨和國(guó)家以及本系統(tǒng)、本單位的機(jī)密守口如瓶。

  第二十六條非檔案人員未經(jīng)許可,不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。

  第二十七條借閱檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,認(rèn)真履行借閱手續(xù)。

  第二十八條利用檔案中的密件,必須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),在調(diào)閱室內(nèi)閱讀,不準(zhǔn)帶走。

文件制度管理13

  1、總經(jīng)辦設(shè)專人負(fù)責(zé)文件的管理工作,對(duì)收到的公文做到及時(shí)拆封、分類、編號(hào)登記和傳閱。一般文件收到后應(yīng)在當(dāng)日內(nèi)或次日中午前送批,緊急文件或會(huì)議通知收到后立即拆封送閱。

  2、一般通知、便函等可由總經(jīng)辦直接送至有關(guān)部門辦理;其余文件均應(yīng)交公司領(lǐng)導(dǎo)批示后,再由總經(jīng)辦專人按批示范圍進(jìn)行送閱,嚴(yán)禁個(gè)人、部門之間自行橫傳。

  3、凡本公司外發(fā)的.文件,應(yīng)嚴(yán)格按照上級(jí)有關(guān)公文處理的辦法及公文格式進(jìn)行草擬、批發(fā)、打印、蓋章、報(bào)出;要求做到一文一事,按級(jí)上報(bào),用詞及格式規(guī)范,嚴(yán)禁多頭主送,并由總經(jīng)辦統(tǒng)一進(jìn)行登記編號(hào)。

  4、部門或個(gè)人借閱文件,應(yīng)辦理借閱手續(xù),總經(jīng)辦定期做好文件的清退工作,做到每月小清退一次,年終大清退一次,清退的文件按文書檔案管理有關(guān)規(guī)定分類整理,裝訂成冊(cè),歸檔。

  5、嚴(yán)格遵守保密制度,對(duì)有密級(jí)的文件應(yīng)嚴(yán)加管理,辦理完畢后應(yīng)立即退回,并核點(diǎn)份數(shù),隨時(shí)存檔。絕密文件,僅限于直接有關(guān)人員經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在文件保管處閱讀。

  6、如文件丟失或違反保密制度,發(fā)生泄密的,除及時(shí)報(bào)告組織人事部外,還須向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,情況嚴(yán)重的應(yīng)提交領(lǐng)導(dǎo)給予責(zé)任人必要的處理。

文件制度管理14

  工廠管理文件和資料控制程序

  目的

  規(guī)定了質(zhì)量體系管理文件在運(yùn)行過(guò)程中的控制要求,以確保質(zhì)量體系運(yùn)行的各場(chǎng)合都能得到和使用相應(yīng)文件的有效版本。

  適用范圍

  適用于本廠質(zhì)量體系運(yùn)行中的管理文件和資料的控制活動(dòng)。

  定義

  文件和資料的管理:指與質(zhì)量體系有關(guān)文件的形成直到歸檔、更改、保管的全過(guò)程管理。

  職責(zé)

  質(zhì)保部質(zhì)管室負(fù)責(zé)質(zhì)量體系管理文件的控制和管理。

  各職能部門負(fù)責(zé)相關(guān)的管理性文件的編寫,并負(fù)責(zé)各自專用文件及資料的管理。

  工作程序

  文件的分類

  工廠的質(zhì)量體系文件分為四個(gè)層次:

  第一層次為《質(zhì)量手冊(cè)》;

  第二層次為《程序文件》;

  第三層次為《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》等;

  第四層次為《質(zhì)量記錄》。

  文件和資料分為內(nèi)、外部文件和資料以及受控文件和非受控文件。

  文件的編制

  《質(zhì)量手冊(cè)》在管理者代表領(lǐng)導(dǎo)下由質(zhì)保部負(fù)責(zé)編制。

  《程序文件》由各職能部門主管負(fù)責(zé)編制。

  《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》等由技術(shù)開(kāi)發(fā)部或有關(guān)部門負(fù)責(zé)編制。

  《質(zhì)量記錄》的第一版表式隨《程序文件》一起編制。

  其它管理文件由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)編制。

  《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》、《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》、《質(zhì)量記錄》的編制格式和標(biāo)識(shí)按照《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》要求執(zhí)行。

  文件的審批權(quán)限

  文件和資料在發(fā)布前由授權(quán)人員審批其適用性。

  《質(zhì)量手冊(cè)》由管理者代表審核、廠長(zhǎng)批準(zhǔn);

  《程序文件》由有關(guān)職能部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核、管理者代表批準(zhǔn);

  《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》等由有關(guān)職能部門主管領(lǐng)導(dǎo)審定;

  其它管理文件,屬部門級(jí)工作文件由各部門主管審核,部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),屬工廠級(jí)文件由部門領(lǐng)導(dǎo)審核、廠長(zhǎng)批準(zhǔn)。

  批準(zhǔn)后的文件由質(zhì)保部發(fā)布。

  文件的發(fā)放和使用

  文件管理部門負(fù)責(zé)文件的標(biāo)識(shí),文件受控目錄由文件管理部門提出,管理者代表批準(zhǔn),受控文件加蓋'受控文件'印章,并注分發(fā)號(hào)。

  文件的發(fā)放

  《質(zhì)量手冊(cè)》按審批的范圍發(fā)放;

  《程序文件》按審批的范圍發(fā)放;

  其他文件的發(fā)放,按編制部門建議的范圍經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)放。

  文件的發(fā)放由文件管理人員填寫《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》,按批準(zhǔn)發(fā)放范圍發(fā)放文件。

  文件領(lǐng)用人在《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》上簽名。領(lǐng)取具有唯一分發(fā)號(hào)和加蓋'受控文件'印章的文件,便于控制。

  工廠內(nèi)不得使用擅自復(fù)印的文件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)由文件管理人員收回銷毀。

  當(dāng)文件嚴(yán)重破損影響使用時(shí),文件使用人填寫《文件領(lǐng)用申請(qǐng)表》到文件管理部門辦理更新手續(xù),文件管理員負(fù)責(zé)將破損文件銷毀,并做好記錄。

  當(dāng)文件使用人將文件丟失,必須重新辦理文件領(lǐng)出手續(xù),但必須在領(lǐng)用中

  做出說(shuō)明(必要時(shí)作出檢討),文件管理員在補(bǔ)發(fā)文件時(shí),注明丟失文件作廢,必要時(shí)文件管理員通知有關(guān)使用部門,防止誤用。

  對(duì)使用的文件不得隨意涂改或抽取某頁(yè)另外保存,如對(duì)文件理解不清時(shí),由該文件的編制部門負(fù)責(zé)解釋。

  文件的更改

  如文件需要更改時(shí),應(yīng)由文件更改提出人或提出部門負(fù)責(zé)填寫《文件更改申請(qǐng)單》,說(shuō)明更改原因,對(duì)重要的更改(如技術(shù)參數(shù))還應(yīng)附有充分的證明材料。

  文件更改的審核、批準(zhǔn)應(yīng)由原審批部門進(jìn)行,若指定其他部門審批時(shí),該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。

  文件更改申請(qǐng)批準(zhǔn)后,由文件管理員根據(jù)批準(zhǔn)的《文件更改申請(qǐng)單》意見(jiàn)實(shí)施更改,并按《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》的名單發(fā)放更改后的文件,同時(shí)收回作廢的舊文件,以確保各部門所使用的文件均為有效版本。

  文件的'換版與作廢

  文件更改一般以換頁(yè)形式進(jìn)行,但必須在更改狀態(tài)欄中注明更改序號(hào);文件需進(jìn)行大幅度的修改,應(yīng)進(jìn)行換版,原版本文件作廢,換發(fā)新版本。

  作廢的文件由文件管理員按《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》收回并記錄,作廢文件加蓋'作廢'印章。需銷毀的作廢文件,由文件管理員填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》,文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。需作資料保留的作廢文件,申請(qǐng)人填寫《文件留用申請(qǐng)單》,經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,由文件管理員加蓋'作廢留用'印章可留用。

  文件的管理

  文件經(jīng)編制審核批準(zhǔn)后,由文件管理員列入《質(zhì)量體系文件清單》并填寫《歸檔文件資料目錄臺(tái)帳》,存檔保管,存入軟盤的文件也由文件管理員例行歸檔登記、標(biāo)識(shí)。為防止文件的丟失,所有存入軟盤的文件均應(yīng)有備份,每月檢查一次。

  需臨時(shí)借閱文件的人員,經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)可借閱文件,借閱者應(yīng)在指定日期歸還文件,到期不歸還者由文件管理員追回驗(yàn)收,原版文件一律不準(zhǔn)外借,以防止丟失或缺損。

  文件編制部門的負(fù)責(zé)人每年進(jìn)行一次適宜性審核(外來(lái)文件的審核,由技術(shù)開(kāi)發(fā)部負(fù)責(zé))。文件管理員應(yīng)每半年全面檢查各類在用文件的有效性,對(duì)于各使用者手中的文件,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。

  文件的保存

  文件的保存按規(guī)定的地點(diǎn)和方式有序存放,以便存取,質(zhì)量文件的保存應(yīng)嚴(yán)格管理,存放地點(diǎn)應(yīng)具有防水、防火、防盜設(shè)施,以確保文件的完整性。

  相關(guān)文件和記錄

  《質(zhì)量體系文件清單》

  《文件更改申請(qǐng)單》

  《歸檔文件/資料目錄臺(tái)帳》

  《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》

  《文件銷毀申請(qǐng)單》

  《文件留用申請(qǐng)單》

  《文件領(lǐng)用申請(qǐng)表》

文件制度管理15

  1目的

  為規(guī)范安全管理體系文件的管理,對(duì)包括職業(yè)健康安全在內(nèi)的管理體系運(yùn)行中使用的各類文件實(shí)施有效控制,以確保各過(guò)程、環(huán)節(jié)/場(chǎng)所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性,與體系運(yùn)行相關(guān)的部門均使用有效的現(xiàn)行版本文件,防止誤用作廢文件。

  對(duì)安全記錄檔案進(jìn)行有效控制,以證實(shí)符合規(guī)定要求,為安全管理體系有效運(yùn)行提供客觀證據(jù),在必要時(shí)實(shí)現(xiàn)可追溯性。

  2范圍

  本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過(guò)程。規(guī)定了各過(guò)程負(fù)責(zé)人的職責(zé),適用于各過(guò)程管理體系文件的控制。

  本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過(guò)程。適用于公司各部門的綜合管理體系運(yùn)行中形成的所有記錄的控制。

  3職責(zé)

  3.1各過(guò)程管理部門職責(zé):

  3.1.1負(fù)責(zé)確定所管理的過(guò)程的文件需求。

  3.1.2負(fù)責(zé)對(duì)所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫。

  3.1.3負(fù)責(zé)過(guò)程管理文件的(程序、規(guī)定、制度、表格)組織編制。

  3.1.4負(fù)責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行過(guò)程管理文件的規(guī)定,并按規(guī)定的表格做好相應(yīng)的記錄。

  3.1.5負(fù)責(zé)文件更改內(nèi)容等。

  3.2生產(chǎn)部職責(zé):

  3.2.1負(fù)責(zé)管理手冊(cè)的編制。

  3.2.2負(fù)責(zé)體系的認(rèn)證和日常維護(hù)管理工作。

  3.3各部門負(fù)責(zé)本部門各過(guò)程文件的編制、評(píng)審和批準(zhǔn)。

  3.4各部門負(fù)責(zé)本部門記錄的建立與管理。

  4程序內(nèi)容

  4.1確定文件種類

  4.1.1為便于文件管理,根據(jù)不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來(lái)文件、綜合管理體系文件。

  4.1.2外來(lái)文件:外來(lái)文件系指國(guó)家、地方政府部門發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和標(biāo)準(zhǔn)(見(jiàn)法律法規(guī)的識(shí)別與評(píng)價(jià)程序);上級(jí)部門下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦法;相關(guān)方的期望和要求。

  4.1.3綜合管理體系文件

  a.方針、目標(biāo)和指標(biāo);

  b.實(shí)現(xiàn)方針、目標(biāo)和指標(biāo)的策劃;

  c.控制各業(yè)務(wù)過(guò)程的`程序、規(guī)定、指導(dǎo)書、表格。

  4.1.4資料和記錄

  相關(guān)的資料包括但不限于:

  a.各類分析/評(píng)價(jià)/統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù);

  b.特種設(shè)備(如壓力容器等)及其附件的安全技術(shù)監(jiān)察(檢測(cè))資料;

  c.建設(shè)(工程)項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、HSE 預(yù)評(píng)價(jià)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)審查結(jié)論和批復(fù)意見(jiàn);

  d.各類檢查、教育培訓(xùn)、演習(xí)及其他活動(dòng)記錄;

  e.專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)、環(huán)境因素識(shí)別及環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告;

  f.化學(xué)危險(xiǎn)品安全標(biāo)簽、安全技術(shù)說(shuō)明書、儲(chǔ)存、使用防護(hù)指南;

  g.;窇(yīng)建立一欄三卡(職業(yè)危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡)

  h.設(shè)施的設(shè)計(jì)、運(yùn)行技術(shù)資料;

  i.供應(yīng)商和承包商檔案;

  j.作業(yè)許可證等;

  k.其他資料。

  4.2提出文件的編制和修改需求

  4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權(quán)利,但是必須向過(guò)程負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)。

  4.2.2過(guò)程負(fù)責(zé)人確定所管理的過(guò)程的文件需求。

  4.3指定編寫人

  4.3.1如需要編制或修改,對(duì)所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫。

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