文件制度管理15篇
在學習、工作、生活中，人們運用到制度的場合不斷增多，制度是國家機關、社會團體、企事業(yè)單位，為了維護正常的工作、勞動、學習、生活的秩序，保證國家各項政策的順利執(zhí)行和各項工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規(guī)性或指導性與約束力的應用文。大家知道制度的格式嗎？下面是小編收集整理的文件制度管理，歡迎大家分享。
文件制度管理1
第一章總則
第一條為加強對公司各類文件、檔案的規(guī)范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經營管理服務,特制訂本制度。
第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立,在建司、經營、管理工作和活動中形成的,具有備用、備查價值的各類資質證照,文書、公文、公函,合同、圖紙,影像、實物等不同形式的歷史記錄。
第三條本制度適用于公司各部門。
第二章基本原則及管理范圍
第四條檔案工作的基本原則:集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案,維護檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。
第五條根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會計檔案和資金類檔案,須由公司相應職能部門負責制定三類專項檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監(jiān)督和指導的責任。
第三章管理機構及主要職責
第六條管理模式
公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門,采取總經理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內容、業(yè)務管理和考核等工作均由公司總經理直線管理。
第七條管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術類檔案兩種。
一、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監(jiān)察、經營管理、營銷策劃、計劃管理、行政廣告和銷售合同、資產、聲像、實物等檔案;
二、技術類檔案主要包括:各工程項目的開發(fā)報建、招投標和預決算檔案,以及工程管理性材料、工程項目合同、施工中形成的技術文件材料和竣工技術文件等檔案。
第八條重要檔案基本管理要求
合同造價部、招投標采購部、總工室、工程部和營銷策劃部等專業(yè)性很強的部門必須設置專門的檔案室或檔案柜,并設專職人員保管,其它部門根據(jù)管理需要設兼職檔案管理員。
第九條檔案管理部門(行政人事部)主要職責
一、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關法律、法規(guī)和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規(guī)章制度,確定公司系統(tǒng)全宗編號原則和檔案分類體系;
二、統(tǒng)籌規(guī)劃并負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作,加強檔案工作規(guī)范化、標準化建設;
三、監(jiān)督落實同步歸檔制度,指導各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;
四、維護檔案的完整和安全,做好安全防范、修復和保護工作;
五、推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設。
第四章檔案的歸檔、立卷和移交
第十條檔案歸檔范圍及歸檔時間
一、對于公司規(guī)定的應當立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個人不得據(jù)為己有、拒絕移交;
二、必須嚴格按照歸檔時間進行歸檔。如無正當理由延遲歸檔者,將對相關人員進行失職問責。
第十一條歸檔要求
一、歸檔專業(yè)技術要求
(一)歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時存復印件并加蓋紅章注明原件存放處;
(二)歸檔的文件材料應對照歸檔范圍完整、準確、系統(tǒng)收集,工程技術類檔案應符合國家有關規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整;
(三)文件書寫和載體材料應能耐久保存,文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存;
(四)聲像類、實物類檔案要清晰完整,符合有關規(guī)范和標準,并按歸檔要求提供拍攝內容、時間、背景、作者等信息。
二、相關工作要求
(一)如因工作需要不能及時歸檔的,應主動向公司行政人事部備案,并安排專人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;
(二)原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項原因導致的檔案遺失、損壞等,一律對當事人和部門負責人失職問責嚴肅處理;
(三)新成立公司,在取得營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、公司章程和印章印模后3個工作日內,必須將上述內容的原件存公司行政人事部。
第十二條檔案立卷
一、立卷原則
綜合檔案按性質、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律,當年立前一年的卷,并預立當年的卷。技術檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊;
二、立卷時間:綜合檔案立卷時間為每年年末或次年年初。技術檔案在該項目開發(fā)報建工作完成后立即開始立卷,該工程項目完工后45天內完成組卷工作;
三、各部門專兼職資料管理員應注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門人員及時歸檔,并做好檔案預立卷工作。
第十三條檔案移交
一、檔案對外移交要求:按照政府規(guī)定辦理檔案對外移交時,須上報公司總經理審批。凡政府部門批復的文件及附圖,在政府有關部門需回收時,公司行政人事部須留存復印件備查。
二、公司內部移交要求:
(一)行政人事部接收檔案時,應根據(jù)移交目錄,與移交人共同逐頁清點,雙方在每一頁都要簽名確認。對重要、機密類的案卷,更需要仔細核對,經查驗無誤方可辦理簽收手續(xù)。(檔案移交登記表格式見附表一)
(二)全部移交手續(xù)辦理完畢后,移交部門和行政人事部經理均簽署“同意”意見,并加蓋部門印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。
三、對調出、離職等人員,在辦理調離手續(xù)前,必須清還檔案。沒有行政人事部經理簽字,不得辦理調離手續(xù)。
四、電子檔案管理(略)
第五章檔案的`利用
第十四條檔案借閱基本程序
僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息,辦理普通登記手續(xù)即可,查閱重要密級資料,須按借閱管理權限呈公司總經理簽字同意,且必須在檔案室當場查閱后歸還,不得私自帶出復印。(檔案查詢審批表見附表二)
第十五條檔案借閱事項規(guī)定
一、借閱檔案必須按時歸還,并及時辦理清戶手續(xù)。逾期無法歸還應提前辦理延期使用手續(xù);(檔案借閱審批表見附表三)
二、借閱檔案最長應在7個工作日內歸還,一次性借閱時間超過10天以上,須上報公司總經理審批;
三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無損,不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標記;
四、嚴格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;
五、涉及根據(jù)公司領導指示開展具有查處辦案性質的工作,檔案、資料借閱須上報公司總經理審批各檔案室即可辦理;
六、新入職和未轉正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報公司總經理簽字同意;
七、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動時,必須及時歸還檔案;
八、借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,應立即向公司行政人事部報備,按公司規(guī)定失職問責處理;
九、密級檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經公司總經理同意方可借出;
十、外單位借閱檔案,應持蓋有該單位公章的介紹信,寫明借閱內容,經公司總經理批準,由相關部門人員帶領方可借閱;
十一、實物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復制件提供利用。
第十六條檔案資料借閱規(guī)定
一、公司絕密類的檔案一律不得復制;
二、復印完畢須注明用途,根據(jù)情況加蓋“再復印無效”印章。
第十七條檔案密級確定與管理
公司檔案密級分為絕密、機密和秘密三類。(密級事項劃分表見附表四)。密級檔案保管要求如下:
一、未經具備相應管理權限的領導批準,不得復制和摘抄;
二、查閱機密檔案資料,只能在閱覽室內查閱;
三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀,必須由專人負責執(zhí)行,采用電腦技術存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負責保密;
四、須在設備完好的保險裝置中保存密級檔案,且檔案室內門、柜應做到隨開隨鎖;
五、檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況,應及時報告公司總經理,查明情況嚴肅處理;
六、不準在私人交往、通信、網絡中泄露公司秘密,不準在公共場所談論公司秘密,不準通過其他方式傳遞公司秘密;
七、檔案屬下列情況之一者,不與開放利用:
(一)涉及公司商業(yè)機密;
(二)涉及公司專利或技術秘密;
(三)涉及公司員工個人隱私;
(四)檔案形成部門規(guī)定限制使用。
第十八條檔案統(tǒng)計
公司行政人事部應在每年年終對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進行統(tǒng)計。統(tǒng)計工作必須做到實事求是,如實反映情況,務必確保提供的數(shù)據(jù)準確,符合客觀實際,不得虛報、瞞報、漏報和偽造。(檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計表格式見附表五)
第六章檔案的保管和鑒定
第十九條檔案室設置及管理規(guī)定
一、公司應設置獨立的檔案室,并保證檔案室安全。檔案室由專人管理,無關人員一律不許進入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時關好門窗,確保檔案安全;
二、檔案室應按照“十防”進行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥善保管好各類檔案,并定期檢查、通風;
三、檔案室內嚴禁存放與檔案無關的物品,嚴禁吸煙,嚴防火災;
四、定期對檔案室進行檢查,每半年進行一次全面盤查,對檔案室設施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。
第二十條檔案鑒定與銷毀流程
檔案一經立卷、歸檔,未經鑒定,未報公司領導批準,任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經理組織,行政人事部與相關部門負責人組成鑒定小組。
一、檔案鑒定要求
(一)經鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價值時,應繼續(xù)保存至次年再進行鑒定;
(二)技術檔案鑒定時,需附工程技術部門的專業(yè)意見;
(三)鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。
二、檔案銷毀規(guī)定
(一)經批準銷毀的檔案,由公司行政人事部負責妥善安排,不得作其它用途或當作廢紙出售;
(二)銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應認真復核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字;
(三)檔案室應及時做好檔案整理、檢索工具調整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報告、銷毀清冊等材料應立卷歸檔、長久保存。
第二十一條檔案保管期限
檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期等,公司各類檔案具體保管期限見相關文件管理規(guī)定。
第七章獎懲規(guī)定
第二十二條公司行政人事部每半年一次對公司和各部門的檔案管理工作進行全面檢查,對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻,或者進步非常突出的部門或個人,整理相關材料上報公司總經理,給予相應表彰和獎勵。
第二十三條罰則
一、工作不負責任,未認真貫徹執(zhí)行公司及檔案管理工作要求,導致檔案管理工作混亂,根據(jù)實地檢查情況,對于檔案管理人員給予相應行政和經濟處分。
(一)檔案保管期限內,檔案嚴重缺失,或因管理、使用不當,造成檔案材料損壞、遺失等;
(二)未根據(jù)公司統(tǒng)一制度規(guī)定制定檔案管理細則,導致工作流程不清晰,關鍵環(huán)節(jié)工作失控等;
(三)未按規(guī)定嚴格執(zhí)行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項工作流程規(guī)定,未經批準,檔案管理人員擅自外借檔案材料等;
(四)未按照公司統(tǒng)一全宗編號規(guī)定編排目錄,立卷歸檔不及時,且目錄與內容嚴重不符等;
(五)未組織專兼職檔案資料管理人員培訓學習,導致公司整體管理水平偏低,各項檢查嚴重不達標等;
(六)專兼職管理員態(tài)度不端正,工作責任心不強,未按要求管理本部門的檔案資料,經檢查管理混亂等。
二、因管理或使用不當,違反公司檔案保密規(guī)定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經允許,私自將檔案材料抄錄、復制與轉借他人等情況,公司將根據(jù)情節(jié)嚴重性給予相應處分。
第八章附則
第二十四條本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。
附表:一、《檔案移交登記表》
二、《檔案查詢審批表》
三、《檔案借閱審批表》
四、《公司密級事項劃分表》
文件制度管理2
1、目的:
對外來文件的接收、處理、歸檔管理實施控制,確保文件的正常管理和能及時處理、遵守和執(zhí)行。
2、適用范圍:
適用于政府主管部門及上級公司、上級物業(yè)主管部門及其它管理關系單位發(fā)給公司的文件。
3、引用文件:
3、1質量手冊第4、5章
3、2 iso9002標準第4、5章
4、職責:
4、1總經理或副總經理負責審批各類外來文件、責成有關部門處理。
4、2綜合辦公室負責處理除工程維修部工程技術文件、分承包合同、工程移交文件、經營管理部的經營合同、協(xié)議書以外的外來文件,包括上級公司、政府主管部門傳來的文件及有關物業(yè)管理的法令、法規(guī)、各類規(guī)章制度的接收、登記、整理并保存原始件,將各部門傳來的文件整理呈交總經理或副總經理審批,工程維修部及經營管理部的文件由綜合辦公室登記后保存一份原件。
4、3各部門負責本部門業(yè)務往來中的外來文件及有關物業(yè)管理合同的法令、法規(guī)的接收,經公司副總經理批準后,負責根據(jù)領導的批示處理有關文件。
5、工作程序:
5、1外來文件的接收:
5、1、1上級公司文件由綜合辦公室派專人領取,政府主管部門下發(fā)的'文件由收發(fā)員送綜合辦公室,綜合辦公室應填寫《外來文件接收登記表》。
5、1、2公司各部門的業(yè)務往來文件接收后,統(tǒng)一送交綜合辦公室進行分類,登記在《外來文件接收登記表》上。
5、2外來文件的處理:
5、2、1上級公司、政府主管部門的文件由綜合辦公室填寫《外來文件處理表》,綜合辦公室主任填寫呈辦意見并由總經理或副總經理批閱,綜合辦公室根據(jù)批示轉相關部門,并督促確保文件按總經理或副總經理批示執(zhí)行。
5、2、2外來的有關物業(yè)管理的法令、法規(guī),經總經理批示后,由經營管理部送交綜合辦公室并存檔,有關部門需要時,綜合辦公室將復印件蓋上受控文件專用章,并做好《文件/資料發(fā)放登記表》。
5、2、3傳真由綜合辦公室在《外來文件接收登記表》上登記后,轉相關部門,并由綜合辦公室存檔。
5、3外來文件的檔案管理:
5、3、1上級公司和政府主管部門的文件由綜合辦公室在年底或次年初提出銷毀、立卷、歸檔意見,報公司領導批準后,對不需要使用查閱的文件填寫《外來文件銷毀登記表》后進行銷毀,對有價值的文件進行裝訂成冊,并保存。
5、3、2日常業(yè)務文件由綜合辦公室征求相關部門意見后,提出具體處理措施報有關領導進行相應處理,建立文件處理檔案。
5、3、3歸檔文件借閱時受綜合辦公室監(jiān)督,并做好借閱登記。
6、支持性文件與質量記錄:
6、1《外來文件接收登記表》ej-qr-qp6、3-01
6、2《外來文件處理表》ej-qr-qp6、3-02
6、3《外來文件銷毀登記表》ej-qr-qp6、3-03
6、4《文件/資料借閱登記表》 ej-qr-qp6、1-01
6、5《文件/資料發(fā)放登記表》 ej-qr-qp6、1-04
文件制度管理3
一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件，具體由辦公室負責。
二、對上級部門發(fā)來的`文件，要進行文件、文號、機要編號的核定、登記。
三、本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。
四、凡正式文件在經登記后由辦公室主任（或副主任）根據(jù)文件內容和性質閱簽后，分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急件應立刻呈送領導（或分管領導）閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
五、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
文件制度管理4
1、公文辦理一般包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序;
2、凡酒店的收文(信、函)包括領導的親收件,由總經理室秘書處簽收、登記,轉交董事長或總經理;
3、公文登記后,根據(jù)總經理的批示,由總經理辦公室轉交各位領導傳閱,如需轉交有關部門閱辦,應由總辦秘書送交,并經登記、簽收后方可送交;
4、閱讀文件應按規(guī)定范圍,秘密級以上文件須到總經理辦公室閱讀,因工作需要借閱文件應辦理手續(xù),用完后及時退還,秘密級以上文件,各級領導及有關人員均不得攜離辦公室;
5、各部門或個人對承辦的公文,必須認真負責,按規(guī)定期限迅速辦理,不得拖延積壓;
6、各部門均應實行公文催辦制度。負責辦理公文的人員,對自己經手處理的公文,應件件有著落,事事有下文,轉辦要及時,催辦有結果,防止積壓誤事;
7、公文辦完后,應根據(jù)文書立卷、歸檔的有關規(guī)定,及時將公文定稿,正本和有關材料整理立卷,當年文件應于第二年第二季度移交完畢;
8、各級干部調動時,應將文件(含保密記錄本)清理移交,凡參加會議帶回的`文件,應及時送總辦秘書處登記保管;
9、沒有保存價值的文件,經過鑒別和主管領導批準,由總經理定期銷毀。銷毀秘密文件,要進行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷,秘密級以上文件不準作廢出售,一律集中銷毀。
文件制度管理5
第一章總則
第一條為使機關的公文處理工作規(guī)范化、制度化，根據(jù)有關文件規(guī)定和工作需要，特制定本制度。
第二條辦公室文件收發(fā)、管理工作在秘書長的領導下進行，由秘書科承擔，各專委會和辦公室其他科室配合。
第三條辦公室秘書科確定專職人員負責文件收發(fā)、管理工作。
第四條辦公室設立文件收發(fā)和保管的檔案室。檔案室按有關要求配置相應設備。
第五條文件收發(fā)、管理工作，必須嚴格執(zhí)行《國家保密法》及相關法律、法規(guī)。
第二章收文處理
第六條簽收。外單位送交的公文，統(tǒng)一由辦公室秘書科負責簽收。非緊急、特殊情況，不得直接送交市政協(xié)領導。簽收公文要認真檢查包裝是否完整，核對投遞單上收文單位和編號與文件袋上的收文單位和編號是否一致，逐件清點，發(fā)現(xiàn)問題，及時采取處理措施。
第七條登記。秘書科對當日收到的公文要及時逐件進行分類、登記。登記應將公文標題、發(fā)文字號、發(fā)文機關、密級、份數(shù)、收文日期及傳遞辦理情況逐項填寫清楚。急件隨到隨登記，立即分辦送閱。收文登記本和存入電腦的文件目錄應視同機要件保存。
第八條分送。秘書科對當日收到的公文登記后，送分管領導提出擬辦意見。凡涉及到安排市政協(xié)領導出席的重要會議、重要活動，送秘書長閱批協(xié)調。
第九條擬辦。辦公室分管領導根據(jù)公文內容，提出公文辦理意見。需提出辦理意見的文件主要是：(1)上級機關主送本機關、并需要貫徹落實的文件；(2)本機關所屬部門主送本機關的請示件；(3)平行機關或不相隸屬機關主送本機關需要答復的文件。有些重要或機密性較強的文件雖不需辦理，也要提出閱讀分發(fā)意見。做好擬辦工作，要認真研究來文的內容和發(fā)文機關的要求，周密考慮適宜的處理方案，擬辦意見應簡明扼要。
第十條傳閱。需主席、副主席、秘書長閱批的公文及信件，由秘書科及時送交主席、副主席、秘書長閱批，領導閱批后，秘書科及時取回辦理。只供閱讀的文件，一般先送主要領導、主管領導，再送其他領導。對需要辦理的文件，則先送主管領導，再送主要領導和其他領導。特殊情況下，也可按實際需要調整傳閱順序。傳閱文件由文件管理人員逐人送取，閱文對象之間不橫傳。收回閱文夾時，要檢查閱文對象是否簽字，清點送閱的文件是否齊全。對領導閱文時作的批示，要及時落實或交辦。
第十一條批辦。政協(xié)領導、秘書長對公文進行批示，提出辦理意見。辦理意見應當簡明，并指明承辦部門或承辦人，緊急公文應注明辦理時限。
第十二條承辦。凡需要市政協(xié)貫徹執(zhí)行的公文，由辦公室或專委會承辦。
(一)承辦公文應按照即來即辦的原則，正確區(qū)分輕重緩急有序辦理，不得延誤、推諉。辦理結果要及時向領導匯報反饋。
(二)對需要轉發(fā)貫徹執(zhí)行的公文，辦公室要根據(jù)領導的指示草擬轉發(fā)文件，并按照發(fā)文程序審批。
(三)對只需要知曉內容、了解情況的公文，在公文處理單上簽名即可。
(四)公文承辦完畢，承辦人要在來文處理單上注明承辦結果、承辦人和完成時間。
第十三條催辦。辦公室秘書科對領導批示或轉交有關部門辦理的公文，應當及時催辦，做到緊急公文跟蹤催辦、重要公文重點催辦、一般公文定期催辦。對逾期未辦的公文，要查明情況和責任。需要催辦的公文主要有以下幾類：一是需要答復的上級機關對市政協(xié)的公文；二是向政協(xié)聯(lián)系工作、商洽事務的公文；三是各縣(市)區(qū)政協(xié)向市政協(xié)的請示、報告類公文；四是市政協(xié)轉交辦理，需要對方回復的公文。
第十四條立卷。公文辦結后應及時將公文底稿、文印件和有關材料整理立卷。
第十五條歸檔。公文歸檔應根據(jù)公文的特征、相互聯(lián)系和保存價值進行分類、整理、立卷，完整地反映本機關的主要工作情況，并便于保管、查找和利用。歸檔文件應設立兩套案卷、及時移交檔案室。
第三章發(fā)文處理
第十六條對以辦公室名義制發(fā)的文件，要認真做好審核、登記、送印、施印、分裝、傳遞、歸檔工作。
第十七條公文簽發(fā)
(一)《政協(xié)株洲市委員會文件》、《中共政協(xié)株洲市委員會黨組文件》，經秘書長審核并簽署意見后，由主席、黨組書記或其授權的常務副主席、黨組副書記簽發(fā)。涉及其他副主席分管的工作，須經分管副主席審閱后，再簽發(fā)。
(二)經常委會議和主席會議通過的向市委、市政府提出的建議案，經秘書長或分管副秘書長審核后，由主席或其授權的常務副主席簽發(fā)；轉送有關部門的調查、視察報告，經分管副秘書長審核，分管副主席審閱后，由秘書長簽發(fā)。
(三)《政協(xié)株洲市委員會辦公室文件》、《政協(xié)株洲市委員會辦公室便函》、《政協(xié)株洲市委員會辦公室專報》，經分管副秘書長審核并簽署意見后，由秘書長簽發(fā)。
(四)市政協(xié)與市委、市人大、市政府聯(lián)合發(fā)文，經分管副主席或秘書長審核并簽署意見后，由主席簽發(fā)；市政協(xié)辦公室與市委辦公室、市人大辦公室、市政府辦公室聯(lián)合行文，由分管副秘書長審核并簽署意見后，由秘書長簽發(fā)。
(五)各專委會需以辦公室名義發(fā)的文件，應送辦公室按程序簽發(fā)。
(六)簽發(fā)文件或修改文稿一律使用鋼筆或毛筆，要簽署本人的姓名、意見和時間。文件起草人、核稿人、翻譯人、打字員、核對人員也要在文件底稿上簽名。
第十八條登記。秘書科要設立專門的發(fā)文登記本，對已經領導審簽的文稿進行登記。登記的項目有：發(fā)文字號、文件標題、秘密等級、分發(fā)范圍、印刷份數(shù)、送印日期。登記前，應仔細檢查領導簽發(fā)的手續(xù)是否完備，文件版式格式標注的項目有無遺漏和差錯，附件是否齊全，辦文程序是否正確。
第十九條送印。對擬印的文件作好登記后，文件起草單位要及時送文印室，付印時要履行文稿交接手續(xù)。文稿的校對工作，由文件起草單位負責。
第二十條施印。除會議紀要和有特定版頭的普發(fā)性文件以及鉛印的文件外；其他文件都應加蓋相應的印章。文件施印必須壓蓋文件署名和成文日期，印痕平正。
第二十一條傳遞。文件的傳遞可根據(jù)不同情況，分別采用內送和外投的方式，發(fā)辦公室領導和內部單位的'文件一般采用內送方式；受文單位較遠的采用外投方式，一般通過郵政部門投遞到受文單位，也可由文件起草單位派專車、專人直接送達。
第二十二條歸檔。文件發(fā)出后，文件管理人員應將領導批示、文件底稿和若干份數(shù)正式文件以及其他必須歸檔的資料及時收集整理，定期歸檔。
第四章文件管理
第二十三條文件的閱讀傳達。文件的閱讀傳達應嚴格按發(fā)文機關的要求執(zhí)行。如需擴大閱讀傳達范圍，必須經發(fā)文機關批準。
第二十四條文件的復制。因工作需要翻印或復制上級機關發(fā)給的文件，須經文件制發(fā)機關同意，并請示保密機關。經批準同意翻印或復制的文件，翻印件和復制件上要標明翻印、復制機關的名稱。翻印，復印的文件按正式文件一樣管理，不得任意擴大閱讀范圍。
第二十五條文件的匯編。匯編上級機關的秘密以上文件需向上級機關寫出書面請示，并附上匯編文件的目錄，經發(fā)文機關批復授權后方可匯編。經批準匯編的文件，匯編本應按編入文件的最高密級標注密級，并按機要文件進行管理。匯編文件只發(fā)組織，不發(fā)個人。
第二十六條文件的清退、銷毀。文件管理人員每年要對上年度的文件進行清理，要按要求清退并寫出書面報告。對上交、歸檔以后余留的文件，要進行登記整理，經有關負責人批準后，到保密部門指定的地方銷毀。
文件制度管理6
一、總則
1、為提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)文書處理的有關規(guī)定，結合我企業(yè)實際情況，特制定本制度。
2、文件管理內容包括：上級政府部門函、電、來文，同級合作企業(yè)函、電、來文，本企業(yè)上報、下發(fā)的各種文件、資料。
3、本企業(yè)各類文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
二、發(fā)文管理
1、凡以我公司名義上報或下發(fā)的文件（報告、請示、紀要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經辦公室核稿后送總經理簽發(fā)。
2、經總經理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類編號并保留一份原件存檔。
3、發(fā)出的文件、傳真應追蹤落實對方是否收到，對沒有收到的應及時進行補發(fā)或改用其他方式發(fā)送。
4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應統(tǒng)一登記，并標注發(fā)送單位、日期，由發(fā)件人簽名。其他部門自主發(fā)送的，由發(fā)送部門自行負責。
5、發(fā)文辦理工作程序：
�。�1）擬稿：公司公文、日常業(yè)務和事務性的文件由各涉及到的職能部門負責擬稿，擬稿要求內容要情況屬實、觀點明確、條理清楚。
（2）核稿：核稿是指由擬稿部門經理對擬好的文稿進行審查、核對、修改，為簽發(fā)做好準備。
（3）會簽：凡公文涉及到其他部門有關事宜，需給有關部門會簽。有關部門會簽后送辦公室主任處對公文進行復核，復核的主要內容為是否已協(xié)商、會簽；文種、公文格式是否正確等。
�。�4）簽發(fā)：以公司名義報送的所有公文一律送總經理簽發(fā)。簽發(fā)公文時如有修改，應在原文上圈改并簽署姓名和日期。
（5）發(fā)文登記：此時的發(fā)文登記是指對待發(fā)文稿進行復核，重點看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，符合要求的文稿由辦公室根據(jù)領導簽署意見成文稿的內容，并對待發(fā)文稿進行編注發(fā)文字號，確定份數(shù)后印制。
�。�6）用印：用印是指辦公室對已印制好的公文進行蓋章。
�。�7）存檔：在發(fā)文辦理流程結束后，檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對所發(fā)公文進行存檔（應包含底稿、正文兩份，及有關電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒定和總經理批準可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。
三、收文管理
1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門傳達的公文、業(yè)務往來文件等)，由辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號，送總經理閱示或送有關部門辦理，為避免文件擠壓，一般應在當天完成送閱。
2、接收傳真應明確來文單位、接收人或部門，辦公室接收后負責轉交，并由接收人簽收。
3、外出辦公帶回的文件及資料應及時向總經理上報或移交辦公室，直接上報總經理的根據(jù)總經理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內容和性質向上級報告或指定專人、轉交其他有關部門辦理，并由辦公室保留原件或復印件存檔。
4、辦公室收到文件，應根據(jù)文件內容和性質全面統(tǒng)籌，送總經理批示或交有關部門閱辦。需要辦理的公文，經請示總經理后辦理，根據(jù)文件內容、總經理批示予以催辦。
5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應嚴格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍，所有文件如需外借或復印必須辦理文件借閱手續(xù)，經總經理批準后方可借閱。
6、個人或部門閱讀文件應抓緊時間，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人，閱讀完后應及時交還給檔案管理員。
7、收文辦理工作程序：
�。�1）簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公
室簽收、拆封，對需納入收文辦理的，應統(tǒng)一進行收文登記。
（2）收文登記：收文登記是指對收進的公文進行注冊、編寫收文號等。將收到的.文件先按來文機關或部門進行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標題、份數(shù)、等逐項進行登記。
�。�3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關規(guī)定的，辦公室應根據(jù)文件的內容、性質、緩急程度提出辦理意見和建議，送請總經理批示后交有關部門辦理。
（4）批辦：批辦是指總經理對收文的辦理寫出指示性意見，并指定辦理部門和傳閱范圍。
�。�5）承辦：承辦是指按照總經理的批辦意見，指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后，要認真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文件，主辦部門要主動會同相關部門協(xié)商辦理，并負責回復辦理結果。
�。�6）催辦：催辦是指根據(jù)總經理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門盡快上報辦理結果。
（7）注結：文件辦理完畢,應在《收文登記簿》或公文處理單上注結，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結果。
（8）存檔：在收文辦理結束后，應根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價值的公文，經過鑒定和總經理批準，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監(jiān)銷保證不丟失、不落銷。
四、保密文件管理
1、嚴格遵守保密制度，保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷毀等，并嚴格把關。
2、制發(fā)保密文件時，經辦人要根據(jù)文件、資料的內容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，報送總經理審批后印發(fā)。
3、借閱、復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續(xù)，嚴禁將保密資料保密文件拿到其他營業(yè)性場所復印。
4、對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時追查，防止丟失。
五、文件的銷毀
1、對于多余、重復、過期和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，按照公司有關規(guī)定，辦理銷毀手續(xù)報總經理批示。
2、經審核同意銷毀的文件，應在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進行銷毀。
六、附則
1、本制度由公司辦公室負責解釋。
2、本制度自發(fā)文之日起實施。
文件制度管理7
1適用范圍
本程序適用于公司范圍內施工技術文件的編寫、審批、修改、出版、發(fā)布、管理和實施。
2目的
規(guī)定施工技術文件產生、發(fā)布、使用、修改、保管的控制要求,旨在規(guī)范技術文件的產生及實施過程。
3技術文件分類
3.1項目管理實施規(guī)劃/施工組織設計
項目管理實施規(guī)劃/施工組織設計,是組織和管理工程施工總的指導性文件。應依據(jù)施工承包合同、設計文件及施工組織設計綱要(公司投標文件)編定。經過批準的施工組織設計作為開工的必備條件。
3.2施工措施,是指導工程某一個分部或某-個工序施工的文件,必要時進行編制。其內容應突出施工重點,更具有操作性。
3.3施工作業(yè)指導書
是以可操作性為主要特征的技術性文件。
3.4工藝手冊
是某些施工技術經過一定時間的應用、驗證后,總結形成的典型施工/加工方法的技術文件。
4職責和權限
4.1工程管理部
負責對公司施工技術文件的全面管理和控制,并保證其適用性和正確性。
4.2實施單位
4.2.1工程項目部/生產單位、隊及施工人員,必須依據(jù)批準/指定的施工技術文件
進行施工管理和施工操作。
4.2.2各級工程技術人員,按相應的分工職責,負責進行技術交底和工程施工過程的監(jiān)督、檢查工作。以保證全面、正確的貫徹和落實技術文件的內容。
4.3相關部門
各相關職能部門應以批準/指定的.施工技術文件為依據(jù),對工程項目進行管理、監(jiān)督、檢查及服務。
5施工技術文件的產生與實施管理
5.1施工技術文件流程。(詳見圖1)
5.2施工技術文件的編、審、批
5.2.1項目管理實施規(guī)劃/施工組織設計由項目經理組織、項目總工編制、機關主要生產職能部門會簽、工程管理部審核、主管副總經理批準。
5.2.2施工措施由施工隊專責技術員編制、項目總工審核、項目經理批準。
5.2.3施工作業(yè)指導書根據(jù)項目管理實施規(guī)劃/施工組織設計的技術資料清單、設備和材料供應要求組織編制。
一般作業(yè)指導書由技術員編制、項目總工審核、分公司主任工程師批準。重要和特殊的作業(yè)指導書由項目總工編寫,工程管理部審核,總工或者各專業(yè)副總批準。涉及有重大安全風險的作業(yè)指導書應有安全責任人員審查會簽。
帶電跨越施工作業(yè)指導書必須有項目總工和帶電跨越架搭設單位共同編寫,工程管理部、安全監(jiān)察部主任審核,公司總工程師批準。
5.2.4工藝手冊的編制與選用
工藝手冊中的工藝和施工方法屬成熟的工藝方法,由工程管理部組織編制,供工程中選用。選用者應對所選用的工藝手冊進行確認簽字,并報批準,確保其選用的符合性。
5.3出版、頒發(fā)及使用
5.3.1工程管理部負責公司技術文件的出版、頒發(fā)和使用管理,并對出版文件備份及歸擋。
5.3.2各施工單位批準的技術文件,由批準單位負責出版及報送公司有關職能部門備案。
5.3.3項目工程技術文件必須報工程管理部備案。
5.4.驗證
5.4.1施工技術文件編制應充分發(fā)揚技術民主,充分吸取有關專業(yè)人員和施工人員的意見,必要時應召集有關會議聽取意見和建議。
5.4.2施工作業(yè)指導書開始使用時,應進行可行性驗證,確認可行后正式使用。
5.5修改
施工技術文件一經批準出版后,任何單位/部門和個人,不得擅自修改。若有重大設計修改時,應提出修改報告,由原編審批人員修改文件。
5.6保管
5.6.1施工作業(yè)指導書/工藝手冊是本企業(yè)知識產權的一部分,領用單位和個人應在控制范圍內登記、領用并負責保管。
5.6.2領用人責任
a)遵守公司有關技術保密規(guī)定,除在指定工程中使用外,不得私自向外部提供本企業(yè)出版的施工技術資料。
b)工藝手冊是典型施工技術標準,可以長期和反復使用,領用人應妥善保管。需要重新印制或再版發(fā)行時,應按重新領用手續(xù)登記。
6標識
6.1文件編號
施工技術文件的編號由項目部資料員依據(jù)公司程序文件的要求和檔案管理的規(guī)定確認。
6.1責任署名
施工技術文件應有審批頁,由批準、審核、編寫者簽名以示責任標識。
6.2單位署名及出版日期
按公司文件統(tǒng)一規(guī)定格式在封面正下方標識。
7記錄及其管理
《技術文件審批表》由編制單位(部門)負責保管,保存期與技術文件同步。
文件制度管理8
（一）技術文件、往來文件、工地文件
�。ǘ┛⒐べY料
1、上級主管部門的有關文件，如施工證、開工證、各種報批報建所要辦理的手續(xù)、文件等。
2、建設單位和施工單位簽訂的'工程合同。
3、設計圖紙會審記錄，圖紙變更記錄及確認簽證。
4、施工組織設計方案。
5、施工日志。
6、工程例會記錄及工程整改意見聯(lián)系單。
7、采購的工程材料的合格證、商檢證及測驗報告。
8、隱蔽工程驗收報告。
9、自檢報告。
10、竣工驗收申請報告。
文件制度管理9
文件資料的歸檔應做到分類保存、編目清晰、標識明確、裝訂整齊。資料的填寫應做到字跡工整、簽字齊全、規(guī)范,內容正確。
1、收發(fā)文件管理制度
1)對外發(fā)文應由部門負責人或項目負責人審批簽發(fā),做好收發(fā)文記錄,接收人簽字。
2)文件包括公司外發(fā)文件、公司內發(fā)或傳閱文件兩部分。
3)外發(fā)文件的具體要求
公司外發(fā)文件在發(fā)放記錄上注明原件存放處,辦公司室統(tǒng)一標識發(fā)放文件編號。
4)公司內發(fā)或傳閱文件的具體要求
(1)公司內發(fā)或傳閱文件在收發(fā)、傳閱記錄上簽字,注明原件存放處。
(2)建設單位、設計單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對公司的發(fā)文,由辦公室統(tǒng)一接收,并及時上報公司經理,由公司經理簽署意見。
(3)建設單位、設計單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對項目部的發(fā)文,由項目部接收,由項目負責人簽署意見,項目負責人根據(jù)具體情況上報公司。
(4)項目發(fā)放施工隊的文件規(guī)定:
發(fā)放施工隊的文件、通知(不含技術交底),均在項目備案,同時由發(fā)放責任人保存原件和發(fā)放記錄。
2、竣工資料
1)項目經理部按竣工驗收條件的規(guī)定,認真整理工程竣工資料。
2)竣工資料的'內容應包括:工程技術檔案、工程質量保證資料、工程檢驗評定資料、竣工圖,規(guī)定的其它應交資料。
3)竣工資料的整理應符合下列要求:
(1)工程技術檔案的整理應始于工程開工,終于工程竣工,真實記錄施工全過程,可按形成規(guī)律收集,采用表格方式分類組卷。
(2)工程質量保證資料的整理應按專業(yè)特點,根據(jù)工程的內在要求,進行分類組卷
(3)工程檢驗評定資料的整理應按單位工程、分部工程、分項工程劃分順序,進行分類組卷。
(4)竣工圖的整理應區(qū)別情況按竣工驗收的要求組卷。
4)交付竣工驗收的施工項目必須有與竣工資料目錄相符的分類組卷檔案。承包人向發(fā)包人移交由分包人提供的竣工資料時,檢查驗證手續(xù)必須完備。
3、文件、資料保密規(guī)定
1)公司全體員工要樹立愛護公司資料,保守公司秘密的觀念。
2)未經公司領導同意,任何人不得私自拷備或復印資料,轉借他人使用酌情給予處罰。
3)歸檔的公司文件未經公司經理同意不得外借;
文件制度管理10
1、凡是店里員工一律不準玩游戲機。上班時間不準玩手機。如果服務員有意把顧客數(shù)字多記一點或是少記一點，被查出一次罰十倍，后果自負。
2、大堂經理的最高權限是顧客回家沒有打的`錢，最多50-100元，服務員和大堂經理簽字。
3、店里的處理額度一律為10％，大堂經理簽字。按規(guī)定僅能在第二天處理。
4、服務員錯帳一律要賠。顧客沒有會員卡一律不準上分。
5、上班時間大堂經理和服務員一律不準睡覺，如果因睡覺錯帳(機器上分偷去)機器門撬開，大堂經理和服務員一起賠錢。
6、地面和機器上面的衛(wèi)生，服務員一律要搞干凈。
7、店里的錢服務員一定要放好．遺失要賠，若服務員遺失店里的錢財，要按原價、原數(shù)賠償。
8、天天遵守店里的8條服務態(tài)度。
文件制度管理11
一、病房護士長負責醫(yī)療文件的管理，護長不在時，由當班護士負責管理，各班人員均需按管理要求執(zhí)行。
二、住院期間的醫(yī)療文件要求存放有序，病歷中各種表格均應排列整齊，不得撕毀毀，涂改或丟失，病歷用后必須歸還原處。
三、病人不得自行攜帶病歷出科室，外出會診或轉院時攜帶病歷摘要。
四、病人出院或死亡后，病歷次序按規(guī)定排列，一周內送病案室保留管理。
五、病房交接班記錄，必須按要求書寫，并妥善保管一年，以備查閱。
六、病房醫(yī)囑本的'保存期限，按各醫(yī)院規(guī)定，一般不少于一年。
七、護士長必須定期檢查護理文件書寫質量。
文件制度管理12
一、總則及范圍
為了保持公司技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。
本標準適用于技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的管理。
二、管理業(yè)務與分工
1.技術部負責人。負責本制度的制定及有關技術文件各項管理業(yè)務的審批及有關事項的確定。
2.技術員。負責總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進行技術文件的管理工作。
三、管理內容與要求
1.技術文件的種類
�。�1）技術類文件
由技術部負責的圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導書。
（2）管理類文件
由技術部負責的項目的合同；項目資料；項目預算單、決算單等。
2.文件登記
（1）技術部必須建立《技術文件管理臺賬》，掌握技術部全__文件的情況。其臺賬應包括：編號、名稱、數(shù)量、文件編制時間。
（2）文件接收后，技術員應及時對文件進行分類編號并作記錄。
3.文件的歸檔及保管
技術文件的保管由技術員按檔案類型進行保管。
4.文件的借用
�。�1）文件的借閱應開具借條并由技術部領導批準，方可借閱。
5.文件的修改與審批
�。�1）當某專業(yè)的工程技術人員或使用單位的`有關人員提出對不合理或者已經落后的技術文件時，由技術部該專業(yè)的工程師（或專業(yè)的業(yè)務負責人）分析確定是否需要修改。
（2）技術文件確定修改后，由技術部該專業(yè)工程師（或專業(yè)的業(yè)務負責人）填寫《設計更改單》。
《設計更改單》應包括下列內容：
�。╝）技術文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；
（b）更改理由；
�。╟）會審意見、會審簽名；
�。╠）設計、工藝負責人簽名；
（e）修改內容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現(xiàn)）。
�。�3）技術文件的xx與批準
一般性的內容更改只須將填好的《設計更改單》交技術部負責人進行xx和簽字批準即可。重大內容的更改與涉及安全、質量、投資等影響面較大的內容更改由技術部召集有關人員參加審定，會議通過審定后，由技術部負責人簽字后交公司批準。
�。�4）技術員接到《設計更改單》后，應立即著手工作，更改時，必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術文件一次全部修改完畢以保證技術文件的統(tǒng)一性（圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外，應同時將舊圖紙收回并登記）。
（5）技術文件的管理應以紙質和電子版形式存檔（在登記時應作出標記）。
文件制度管理13
文件及技術檔案管理工作,是工程施工的延續(xù),但常常因項目經理部的解散、人員調動等原因而滯后,為了使本項目在該方面的管理工作上一個新臺階,同時為以后的工作提供依據(jù),體現(xiàn)'重生產同樣重技術檔案管理'的方針,實現(xiàn)生產和內業(yè)雙豐收,特制定文件、技術檔案管理制度。
(1)文件及技術檔案管理的任務、意義
�、傥募凹夹g檔案管理的任務是
按照一定的原則和要求,系統(tǒng)地收集記述工程建設全過程中具有保存價值的'用于指導施工的技術文件材料,并按歸檔制度加以分類整理,以便完工驗收后,完整地移交給有關技術檔案管理部門。
�、谖募凹夹g檔案管理的意義是
可以保證技術文件的完整性、正確性和及時性,組織有序的交流,及時滿足施工生產的需要,出了問題,有據(jù)可查,從而起到穩(wěn)定正常生產的作用。
(2)文件及技術檔案管理制度
①文件管理制度
施工過程中發(fā)生的往來文件,項目經理部應設專職人員,按照is09001:20xx 的要求進行專門管理,并形成硬性規(guī)定,并由此建立文件管理制度。
�、诩夹g檔案管理制度
施工過程中產生的技術資料,項目經理部應設專職人員,按照is09001:20xx 的要求進行專門管理,并形成制度貫徹落實。
(3)文件及技術檔案管理的方法
�、傥募芾矸椒�
a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。
b、整理及編目:是在文件全面收集基礎上,對來文或發(fā)文進行科學地分類和有秩序地排列。分類應根據(jù)文件的行文類別區(qū)分。同時按文件的收發(fā)時間編制目錄,該受控的要建立受控文件清單并加蓋受控章。
�、诩夹g檔案管理辦法
a、收集:由項目經理部工程管理部統(tǒng)一管理。
b、整理及編目:是在技術檔案材料全面收集基礎上,對技術檔案材料進行科學地分類和有秩序地排列。分類按技術檔案本身的自然形成規(guī)律進行。工程技術檔案分類,原則上按工程項目劃分,使同一項工程的技術檔案都集中在一起,以便能夠反映該項目工程的全貌。而每一類別下,又可按專業(yè)分為若干類。編目方針為能夠揭示技術檔案的內容和他們之間聯(lián)系,便于檢查。
(4)交工驗收及資料整理
�、俳⒓夹g資料復核制,來源于施工過程中的資料,必須現(xiàn)場填寫且有人復核,決不允許一人一填到底,更不容許事后補填,且資料能夠反映工程實際。
�、诮还を炇召Y料的整理,要從工程施工一開始就著手抓,先化整為零,再化零為整。同時做到資料、圖紙和計量支付三者的統(tǒng)一。
�、奂訌娊还を炇占百Y料整理的管理工作,徹底根治此方面滯后的弊病。
(5)竣工資料整理、竣工圖繪制
�、僭诮还べY料的基礎上,進一步完善成竣工資料,摒棄持久戰(zhàn)。
�、诿恳环猪椆こ掏瓿珊�,要隨即把施工中變更的部分用鉛筆描繪在原施工圖紙上,并注明變更的依據(jù)及日期等。
�、郯芽⒐べY料的整理及竣工圖繪制與項目經理的業(yè)績掛鉤,作為獎罰的依據(jù)之一。
文件制度管理14
1、目的
為規(guī)范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。
2、職責
2.1總經理負責公司所有對外發(fā)文審批。
2.2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業(yè)部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。
2.3部門主管負責本部門文件的擬制與審核，及負責本部門對公司內部發(fā)文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。
2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。
3、文件種類
3.1上行文:請示，報告，計劃，總結；
3.2下行文:批復，決定，通知，通告，通報，制度，規(guī)定；
3.3平行文:信函，會議紀要。
4、文件格式
4.1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。
4.2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。
4.3收文單位。是指用來處理或答復文件中有關問題和有關事項的單位。
4.4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:
4.5標題統(tǒng)一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；
4.6正文統(tǒng)一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則；
4.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補充說明材料:如果該文件有附件的，應在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側，專行空兩格注明"附件:xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須注明；
4.8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經理的名義發(fā)出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身分)署名:落款一般放在正文(或附件標記)的.右下角，相關于書信中具名的位置；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上頭加注一行"(此頁無正文)"字樣；落款字體與正文相同。
4.9日期:
4.9.1一般應寫發(fā)文日期；
4.9.2制度或會議經過的文件應寫經過的日期；
4.9.3重要的文件寫簽發(fā)的日期；
5、文號
5.1根據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序對文件進行統(tǒng)一編號；具體文號編制規(guī)則見附件。
5.2公司文號由行政人事部統(tǒng)一管理，管理中心文號由物業(yè)部統(tǒng)一管理；
5.3發(fā)文部門需到以上部門登記領取文號后，方可發(fā)文。
6、用印
6.1用印是發(fā)文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發(fā)文或內部重要文件都應加蓋印章。
6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進行登記；
6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7、文件管理
7.1包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:
7.2正規(guī)文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。
7.3簽發(fā)。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續(xù)辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；
7.4用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。
7.5發(fā)放。由發(fā)文部門填寫《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關人員或部門辦理。
7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發(fā)文單位、收文標題、文件編號、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情景、備注等。
7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。
7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進行保管。
7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。
8、相關文檔
8.1文號編碼規(guī)則
8.2《文件編號使用登記表》
8.3《對外發(fā)文登記表》
8.4《對內發(fā)文登記表》
8.5《收文登記表》
8.6《文件處理單》
8.7《傳閱單》
8.8《用印登記表》
8.9對外發(fā)文格式
8.10對內發(fā)文格式
8.11報告總結格式
8.12會議紀要格式
8.13會議記錄格式
9、修訂及實施
9.1本規(guī)定由全公司各部門實施，行政人事部進行監(jiān)督。
9.2本規(guī)定修訂權在公司。
9.3本規(guī)定從二零零四年五月一日實行。
文件制度管理15
第一條文件的接收。收到文件后及時檢查、核對,在收文登記薄上分類詳細登記,并注明密級。
外出參加會議人員應將帶回的文件交機要室統(tǒng)一登記管理。
第二條文件的保管。機要文件必需存放在保險柜中,由專人保管。去省委領取或消退文件應有專車接送,嚴防丟失。
第三條文件的傳閱。機要文件由機要人員直接呈送。閱文者應及時閱示,并于當日退回機要室,不得橫傳,不得留存文件。
第四條文件的借閱。借閱機要文件應當履行登記手續(xù),閱文和傳達文件要嚴格按規(guī)定的范圍,不得擴大,不得將文件帶入無關場所,不得攜帶機要文件順便辦理私事,文件用后及時歸還。省軍級文件一律不外借。
第五條文件的復制。嚴格執(zhí)行上級部門復制國家秘密載體的.管理規(guī)定。復制機要文件要履行審批手續(xù)。絕密級文件一律不得復制。其它文件復制必須經分管領導批準。復制的文件視同原件管理。
第六條文件的清退。省軍級、地市級文件每年按要求到上級發(fā)文單位進行清退,其它機要文件要認真填寫*中央、省委文件清退情況統(tǒng)計表,上報發(fā)文單位。
第七條文件的立卷、歸檔。按照檔案法和相關規(guī)章制度及學校檔案工作的規(guī)定和要求,及時分類立卷、歸檔,并辦理相關手續(xù)。
第八條文件的銷毀。各單位(部門)需要銷毀的文件資料交機要室統(tǒng)一辦理銷毀手續(xù),禁止把文件、內部資料當廢品出售。由機要秘書填寫“文件銷毀單”,經學校辦公室負責人簽批后方可送到省保密部門指定的文件銷毀站處理,必須2人押送,實行監(jiān)銷。
第九條文件的檢查。借出的文件及時檢查、催還。每學期末對外借文件進行一次檢查催還工作,如發(fā)現(xiàn)有丟失文件情況,及時上報校保密委員會。
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