當(dāng)前位置：日記300字>實(shí)用文>制度> 收發(fā)文件管理制度

收發(fā)文件管理制度

時(shí)間：2023-08-02 16:05:13 澤楠制度我要投稿

公司文件收發(fā)管理制度推薦度：
集團(tuán)公司文件收發(fā)管理制度推薦度：
相關(guān)推薦

收發(fā)文件管理制度（精選17篇）

　　在我們平凡的日常里，需要使用制度的場(chǎng)合越來(lái)越多，制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。那么擬定制度真的很難嗎？以下是小編整理的收發(fā)文件管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對(duì)大家有所幫助。

收發(fā)文件管理制度（精選17篇）

　　收發(fā)文件管理制度 1

　　第一章總則

　　第一條為使機(jī)關(guān)的公文處理工作規(guī)范化、制度化，根據(jù)有關(guān)文件規(guī)定和工作需要，特制定本制度。

　　第二條辦公室文件收發(fā)、管理工作在秘書(shū)長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，由秘書(shū)科承擔(dān)，各專委會(huì)和辦公室其他科室配合。

　　第三條辦公室秘書(shū)科確定專職人員負(fù)責(zé)文件收發(fā)、管理工作。

　　第四條辦公室設(shè)立文件收發(fā)和保管的檔案室。檔案室按有關(guān)要求配置相應(yīng)設(shè)備。

　　第五條文件收發(fā)、管理工作，必須嚴(yán)格執(zhí)行《國(guó)家保密法》及相關(guān)法律、法規(guī)。

　　第二章收文處理

　　第六條簽收。外單位送交的公文，統(tǒng)一由辦公室秘書(shū)科負(fù)責(zé)簽收。非緊急、特殊情況，不得直接送交市政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)。簽收公文要認(rèn)真檢查包裝是否完整，核對(duì)投遞單上收文單位和編號(hào)與文件袋上的收文單位和編號(hào)是否一致，逐件清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)采取處理措施。

　　第七條登記。秘書(shū)科對(duì)當(dāng)日收到的公文要及時(shí)逐件進(jìn)行分類、登記。登記應(yīng)將公文標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、密級(jí)、份數(shù)、收文日期及傳遞辦理情況逐項(xiàng)填寫(xiě)清楚。急件隨到隨登記，立即分辦送閱。收文登記本和存入電腦的文件目錄應(yīng)視同機(jī)要件保存。

　　第八條分送。秘書(shū)科對(duì)當(dāng)日收到的公文登記后，送分管領(lǐng)導(dǎo)提出擬辦意見(jiàn)。凡涉及到安排市政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)出席的重要會(huì)議、重要活動(dòng)，送秘書(shū)長(zhǎng)閱批協(xié)調(diào)。

　　第九條擬辦。辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公文內(nèi)容，提出公文辦理意見(jiàn)。需提出辦理意見(jiàn)的文件主要是：

　　(1)上級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)、并需要貫徹落實(shí)的文件；

　　(2)本機(jī)關(guān)所屬部門(mén)主送本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示件；

　　(3)平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要答復(fù)的文件。有些重要或機(jī)密性較強(qiáng)的文件雖不需辦理，也要提出閱讀分發(fā)意見(jiàn)。做好擬辦工作，要認(rèn)真研究來(lái)文的內(nèi)容和發(fā)文機(jī)關(guān)的要求，周密考慮適宜的處理方案，擬辦意見(jiàn)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要。

　　第十條傳閱。需主席、副主席、秘書(shū)長(zhǎng)閱批的公文及信件，由秘書(shū)科及時(shí)送交主席、副主席、秘書(shū)長(zhǎng)閱批，領(lǐng)導(dǎo)閱批后，秘書(shū)科及時(shí)取回辦理。只供閱讀的文件，一般先送主要領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)，再送其他領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)需要辦理的文件，則先送主管領(lǐng)導(dǎo)，再送主要領(lǐng)導(dǎo)和其他領(lǐng)導(dǎo)。特殊情況下，也可按實(shí)際需要調(diào)整傳閱順序。傳閱文件由文件管理人員逐人送取，閱文對(duì)象之間不橫傳。收回閱文夾時(shí)，要檢查閱文對(duì)象是否簽字，清點(diǎn)送閱的文件是否齊全。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)閱文時(shí)作的批示，要及時(shí)落實(shí)或交辦。

　　第十一條批辦。政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)、秘書(shū)長(zhǎng)對(duì)公文進(jìn)行批示，提出辦理意見(jiàn)。辦理意見(jiàn)應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明，并指明承辦部門(mén)或承辦人，緊急公文應(yīng)注明辦理時(shí)限。

　　第十二條承辦。凡需要市政協(xié)貫徹執(zhí)行的公文，由辦公室或?qū)Ｎ瘯?huì)承辦。

　　(一)承辦公文應(yīng)按照即來(lái)即辦的原則，正確區(qū)分輕重緩急有序辦理，不得延誤、推諉。辦理結(jié)果要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)反饋。

　　(二)對(duì)需要轉(zhuǎn)發(fā)貫徹執(zhí)行的公文，辦公室要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示草擬轉(zhuǎn)發(fā)文件，并按照發(fā)文程序?qū)徟?/p>

　　(三)對(duì)只需要知曉內(nèi)容、了解情況的公文，在公文處理單上簽名即可。

　　(四)公文承辦完畢，承辦人要在來(lái)文處理單上注明承辦結(jié)果、承辦人和完成時(shí)間。

　　第十三條催辦。辦公室秘書(shū)科對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門(mén)辦理的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦、重要公文重點(diǎn)催辦、一般公文定期催辦。對(duì)逾期未辦的公文，要查明情況和責(zé)任。需要催辦的公文主要有以下幾類：一是需要答復(fù)的上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)市政協(xié)的公文；二是向政協(xié)聯(lián)系工作、商洽事務(wù)的公文；三是各縣(市)區(qū)政協(xié)向市政協(xié)的請(qǐng)示、報(bào)告類公文；四是市政協(xié)轉(zhuǎn)交辦理，需要對(duì)方回復(fù)的公文。

　　第十四條立卷。公文辦結(jié)后應(yīng)及時(shí)將公文底稿、文印件和有關(guān)材料整理立卷。

　　第十五條歸檔。公文歸檔應(yīng)根據(jù)公文的特征、相互聯(lián)系和保存價(jià)值進(jìn)行分類、整理、立卷，完整地反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，并便于保管、查找和利用。歸檔文件應(yīng)設(shè)立兩套案卷、及時(shí)移交檔案室。

　　第三章發(fā)文處理

　　第十六條對(duì)以辦公室名義制發(fā)的文件，要認(rèn)真做好審核、登記、送印、施印、分裝、傳遞、歸檔工作。

　　第十七條公文簽發(fā)

　　(一)《政協(xié)株洲市委員會(huì)文件》、《中共政協(xié)株洲市委員會(huì)黨組文件》，經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)審核并簽署意見(jiàn)后，由主席、黨組書(shū)記或其授權(quán)的常務(wù)副主席、黨組副書(shū)記簽發(fā)。涉及其他副主席分管的工作，須經(jīng)分管副主席審閱后，再簽發(fā)。

　　(二)經(jīng)常委會(huì)議和主席會(huì)議通過(guò)的向市委、市政府提出的建議案，經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)或分管副秘書(shū)長(zhǎng)審核后，由主席或其授權(quán)的'常務(wù)副主席簽發(fā)；轉(zhuǎn)送有關(guān)部門(mén)的調(diào)查、視察報(bào)告，經(jīng)分管副秘書(shū)長(zhǎng)審核，分管副主席審閱后，由秘書(shū)長(zhǎng)簽發(fā)。

　　(三)《政協(xié)株洲市委員會(huì)辦公室文件》、《政協(xié)株洲市委員會(huì)辦公室便函》、《政協(xié)株洲市委員會(huì)辦公室專報(bào)》，經(jīng)分管副秘書(shū)長(zhǎng)審核并簽署意見(jiàn)后，由秘書(shū)長(zhǎng)簽發(fā)。

　　(四)市政協(xié)與市委、市人大、市政府聯(lián)合發(fā)文，經(jīng)分管副主席或秘書(shū)長(zhǎng)審核并簽署意見(jiàn)后，由主席簽發(fā)；市政協(xié)辦公室與市委辦公室、市人大辦公室、市政府辦公室聯(lián)合行文，由分管副秘書(shū)長(zhǎng)審核并簽署意見(jiàn)后，由秘書(shū)長(zhǎng)簽發(fā)。

　　(五)各專委會(huì)需以辦公室名義發(fā)的文件，應(yīng)送辦公室按程序簽發(fā)。

　　(六)簽發(fā)文件或修改文稿一律使用鋼筆或毛筆，要簽署本人的姓名、意見(jiàn)和時(shí)間。文件起草人、核稿人、翻譯人、打字員、核對(duì)人員也要在文件底稿上簽名。

　　第十八條登記。秘書(shū)科要設(shè)立專門(mén)的發(fā)文登記本，對(duì)已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審簽的文稿進(jìn)行登記。登記的項(xiàng)目有：發(fā)文字號(hào)、文件標(biāo)題、秘密等級(jí)、分發(fā)范圍、印刷份數(shù)、送印日期。登記前，應(yīng)仔細(xì)檢查領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的手續(xù)是否完備，文件版式格式標(biāo)注的項(xiàng)目有無(wú)遺漏和差錯(cuò)，附件是否齊全，辦文程序是否正確。

　　第十九條送印。對(duì)擬印的文件作好登記后，文件起草單位要及時(shí)送文印室，付印時(shí)要履行文稿交接手續(xù)。文稿的校對(duì)工作，由文件起草單位負(fù)責(zé)。

　　第二十條施印。除會(huì)議紀(jì)要和有特定版頭的普發(fā)性文件以及鉛印的文件外；其他文件都應(yīng)加蓋相應(yīng)的印章。文件施印必須壓蓋文件署名和成文日期，印痕平正。

　　第二十一條傳遞。文件的傳遞可根據(jù)不同情況，分別采用內(nèi)送和外投的方式，發(fā)辦公室領(lǐng)導(dǎo)和內(nèi)部單位的文件一般采用內(nèi)送方式；受文單位較遠(yuǎn)的采用外投方式，一般通過(guò)郵政部門(mén)投遞到受文單位，也可由文件起草單位派專車、專人直接送達(dá)。

　　第二十二條歸檔。文件發(fā)出后，文件管理人員應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)批示、文件底稿和若干份數(shù)正式文件以及其他必須歸檔的資料及時(shí)收集整理，定期歸檔。

　　第四章文件管理

　　第二十三條文件的閱讀傳達(dá)。文件的閱讀傳達(dá)應(yīng)嚴(yán)格按發(fā)文機(jī)關(guān)的要求執(zhí)行。如需擴(kuò)大閱讀傳達(dá)范圍，必須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。

　　第二十四條文件的復(fù)制。因工作需要翻印或復(fù)制上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)給的文件，須經(jīng)文件制發(fā)機(jī)關(guān)同意，并請(qǐng)示保密機(jī)關(guān)。經(jīng)批準(zhǔn)同意翻印或復(fù)制的文件，翻印件和復(fù)制件上要標(biāo)明翻印、復(fù)制機(jī)關(guān)的名稱。翻印，復(fù)印的文件按正式文件一樣管理，不得任意擴(kuò)大閱讀范圍。

　　第二十五條文件的匯編。匯編上級(jí)機(jī)關(guān)的秘密以上文件需向上級(jí)機(jī)關(guān)寫(xiě)出書(shū)面請(qǐng)示，并附上匯編文件的目錄，經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批復(fù)授權(quán)后方可匯編。經(jīng)批準(zhǔn)匯編的文件，匯編本應(yīng)按編入文件的最高密級(jí)標(biāo)注密級(jí)，并按機(jī)要文件進(jìn)行管理。匯編文件只發(fā)組織，不發(fā)個(gè)人。

　　第二十六條文件的清退、銷毀。文件管理人員每年要對(duì)上年度的文件進(jìn)行清理，要按要求清退并寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告。對(duì)上交、歸檔以后余留的文件，要進(jìn)行登記整理，經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到保密部門(mén)指定的地方銷毀。

　　收發(fā)文件管理制度 2

　　一、總則

　　1、為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我企業(yè)實(shí)際情況，特制定本制度。

　　2、文件管理內(nèi)容包括：上級(jí)政府部門(mén)函、電、來(lái)文，同級(jí)合作企業(yè)函、電、來(lái)文，本企業(yè)上報(bào)、下發(fā)的各種文件、資料。

　　3、本企業(yè)各類文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

　　二、發(fā)文管理

　　1、凡以我公司名義上報(bào)或下發(fā)的文件（報(bào)告、請(qǐng)示、紀(jì)要、通知、函件等），由承辦部門(mén)擬稿，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。

　　2、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類編號(hào)并保留一份原件存檔。

　　3、發(fā)出的文件、傳真應(yīng)追蹤落實(shí)對(duì)方是否收到，對(duì)沒(méi)有收到的應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)發(fā)或改用其他方式發(fā)送。

　　4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應(yīng)統(tǒng)一登記，并標(biāo)注發(fā)送單位、日期，由發(fā)件人簽名。其他部門(mén)自主發(fā)送的，由發(fā)送部門(mén)自行負(fù)責(zé)。

　　5、發(fā)文辦理工作程序：

　�。�1）擬稿：公司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部門(mén)負(fù)責(zé)擬稿，擬稿要求內(nèi)容要情況屬實(shí)、觀點(diǎn)明確、條理清楚。

　�。�2）核稿：核稿是指由擬稿部門(mén)經(jīng)理對(duì)擬好的文稿進(jìn)行審查、核對(duì)、修改，為簽發(fā)做好準(zhǔn)備。

　　（3）會(huì)簽：凡公文涉及到其他部門(mén)有關(guān)事宜，需給有關(guān)部門(mén)會(huì)簽。有關(guān)部門(mén)會(huì)簽后送辦公室主任處對(duì)公文進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核的主要內(nèi)容為是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種、公文格式是否正確等。

　　（4）簽發(fā)：以公司名義報(bào)送的所有公文一律送總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)公文時(shí)如有修改，應(yīng)在原文上圈改并簽署姓名和日期。

　�。�5）發(fā)文登記：此時(shí)的發(fā)文登記是指對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，符合要求的文稿由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)成文稿的內(nèi)容，并對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行編注發(fā)文字號(hào)，確定份數(shù)后印制。

　�。�6）用�。河糜∈侵皋k公室對(duì)已印制好的公文進(jìn)行蓋章。

　�。�7）存檔：在發(fā)文辦理流程結(jié)束后，檔案管理人員按照文書(shū)檔案的歸檔要求對(duì)所發(fā)公文進(jìn)行存檔（應(yīng)包含底稿、正文兩份，及有關(guān)電子文檔，并定期將電子檔備份到專門(mén)的硬盤(pán)）。沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)可以定期銷毀，銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

　　三、收文管理

　　1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門(mén)傳達(dá)的公文、業(yè)務(wù)往來(lái)文件等)，由辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號(hào)，送總經(jīng)理閱示或送有關(guān)部門(mén)辦理，為避免文件擠壓，一般應(yīng)在當(dāng)天完成送閱。

　　2、接收傳真應(yīng)明確來(lái)文單位、接收人或部門(mén)，辦公室接收后負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交，并由接收人簽收。

　　3、外出辦公帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理上報(bào)或移交辦公室，直接上報(bào)總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)向上級(jí)報(bào)告或指定專人、轉(zhuǎn)交其他有關(guān)部門(mén)辦理，并由辦公室保留原件或復(fù)印件存檔。

　　4、辦公室收到文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)全面統(tǒng)籌，送總經(jīng)理批示或交有關(guān)部門(mén)閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請(qǐng)示總經(jīng)理后辦理，根據(jù)文件內(nèi)容、總經(jīng)理批示予以催辦。

　　5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍，所有文件如需外借或復(fù)印必須辦理文件借閱手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

　　6、個(gè)人或部門(mén)閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人，閱讀完后應(yīng)及時(shí)交還給檔案管理員。

　　7、收文辦理工作程序：

　�。�1）簽收：簽收是指收件人在對(duì)方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公室簽收、拆封，對(duì)需納入收文辦理的，應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行收文登記。

　�。�2）收文登記：收文登記是指對(duì)收進(jìn)的公文進(jìn)行注冊(cè)、編寫(xiě)收文號(hào)等。將收到的文件先按來(lái)文機(jī)關(guān)或部門(mén)進(jìn)行分類按收文日期、收文序號(hào)、來(lái)文單位、來(lái)文字號(hào)、文件標(biāo)題、份數(shù)、等逐項(xiàng)進(jìn)行登記。

　�。�3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關(guān)規(guī)定的.，辦公室應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)、緩急程度提出辦理意見(jiàn)和建議，送請(qǐng)總經(jīng)理批示后交有關(guān)部門(mén)辦理。

　�。�4）批辦：批辦是指總經(jīng)理對(duì)收文的辦理寫(xiě)出指示性意見(jiàn)，并指定辦理部門(mén)和傳閱范圍。

　�。�5）承辦：承辦是指按照總經(jīng)理的批辦意見(jiàn)，指定承辦部門(mén)及傳閱范圍。承辦部門(mén)接到需辦文件后，要認(rèn)真及時(shí)辦理，急件隨到隨辦。需兩個(gè)以上部門(mén)承辦的文件，主辦部門(mén)要主動(dòng)會(huì)同相關(guān)部門(mén)協(xié)商辦理，并負(fù)責(zé)回復(fù)辦理結(jié)果。

　　（6）催辦：催辦是指根據(jù)總經(jīng)理的批辦意見(jiàn)，由辦公室督促承辦部門(mén)盡快上報(bào)辦理結(jié)果。

　�。�7）注結(jié)：文件辦理完畢,應(yīng)在《收文登記簿》或公文處理單上注結(jié)，注明辦理日期，并簡(jiǎn)要寫(xiě)明辦理結(jié)果。

　　（8）存檔：在收文辦理結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒(méi)有存檔和查存價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷保證不丟失、不落銷。

　　四、保密文件管理

　　1、嚴(yán)格遵守保密制度，保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷毀等，并嚴(yán)格把關(guān)。

　　2、制發(fā)保密文件時(shí)，經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍，標(biāo)明密級(jí)、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，報(bào)送總經(jīng)理審批后印發(fā)。

　　3、借閱、復(fù)印保密文件、保密資料必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)，嚴(yán)禁將保密資料保密文件拿到其他營(yíng)業(yè)性場(chǎng)所復(fù)印。

　　4、對(duì)保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時(shí)追查，防止丟失。

　　五、文件的銷毀

　　1、對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)期和無(wú)保存價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè)，按照公司有關(guān)規(guī)定，辦理銷毀手續(xù)報(bào)總經(jīng)理批示。

　　2、經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。

　　六、附則

　　1、本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

　　2、本制度自發(fā)文之日起實(shí)施。

　　收發(fā)文件管理制度 3

　　1.目的：為適應(yīng)當(dāng)前信息系統(tǒng)管理需要，充分節(jié)約紙張辦公，公司文件采用山西四建網(wǎng)站、飛信平臺(tái)、電子郵箱等電子文件的形式進(jìn)行傳遞和管理。使文件能及時(shí)傳遞到使用場(chǎng)所，確保文件的適用性、有效性，防止失效或作廢文件的使用。

　　2.適用范圍：適用于公司、分公司、項(xiàng)目部文件管理過(guò)程。

　　3.職責(zé)

　　3.1董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)批準(zhǔn)企業(yè)綜合管理手冊(cè)。

　　3.2總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)各系統(tǒng)管理分手冊(cè)。

　　3.3公司各分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本系統(tǒng)文件進(jìn)行審批，管理者代表負(fù)責(zé)審核各管理手冊(cè)中質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)內(nèi)容。

　　3.4公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公司紅頭文件和上級(jí)來(lái)文的管理，負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)公司及各單位文件的收發(fā)統(tǒng)一控制管理。

　　3.5企業(yè)管理部負(fù)責(zé)組織企業(yè)管理手冊(cè)的編寫(xiě)，組織文件接口討論，負(fù)責(zé)其發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作；定期評(píng)審各項(xiàng)管理制度、管理辦法、實(shí)施細(xì)則等管理性文件的適用性，負(fù)責(zé)山西四建網(wǎng)站及飛信平臺(tái)上發(fā)布的電子文件的.管理和電子郵箱地址的管理工作。

　　3.6公司各職能部門(mén)負(fù)責(zé)編制和修訂本系統(tǒng)的管理手冊(cè)、負(fù)責(zé)本部門(mén)出臺(tái)的各項(xiàng)管理制度、管理辦法、實(shí)施細(xì)則、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、目標(biāo)指標(biāo)等管理性文件的會(huì)簽、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，并組織實(shí)施與管理。

　　3.7各職能部門(mén)識(shí)別出適用的法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求，盡量在網(wǎng)絡(luò)中查找，并下載，由企業(yè)管理部上傳到山西四建網(wǎng)站，資源共享。質(zhì)量監(jiān)控部、安全監(jiān)控部、技術(shù)管理部每年發(fā)布一次與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、技術(shù)相關(guān)的適用法律法規(guī)及其他要求清單。

　　3.8公司職能部門(mén)、分公司、項(xiàng)目部設(shè)專兼職文件管理員對(duì)文件進(jìn)行接收、發(fā)放等管理；

　　3.9分公司辦公室負(fù)責(zé)收集各項(xiàng)目部郵箱地址，并及時(shí)將文件傳遞到文件的使用場(chǎng)所。

　　收發(fā)文件管理制度 4

　　1、總經(jīng)辦設(shè)專人負(fù)責(zé)文件的管理工作，對(duì)收到的.公文做到及時(shí)拆封、分類、編號(hào)登記和傳閱。一般文件收到后應(yīng)在當(dāng)日內(nèi)或次日中午前送批，緊急文件或會(huì)議通知收到后立即拆封送閱。

　　2、一般通知、便函等可由總經(jīng)辦直接送至有關(guān)部門(mén)辦理；其余文件均應(yīng)交公司領(lǐng)導(dǎo)批示后，再由總經(jīng)辦專人按批示范圍進(jìn)行送閱，嚴(yán)禁個(gè)人、部門(mén)之間自行橫傳。

　　3、凡本公司外發(fā)的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照上級(jí)有關(guān)公文處理的辦法及公文格式進(jìn)行草擬、批發(fā)、打印、蓋章、報(bào)出；要求做到一文一事，按級(jí)上報(bào)，用詞及格式規(guī)范，嚴(yán)禁多頭主送，并由總經(jīng)辦統(tǒng)一進(jìn)行登記編號(hào)。

　　4、部門(mén)或個(gè)人借閱文件，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，總經(jīng)辦定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的文件按文書(shū)檔案管理有關(guān)規(guī)定分類整理，裝訂成冊(cè)，歸檔。

　　5、嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)有密級(jí)的文件應(yīng)嚴(yán)加管理，辦理完畢后應(yīng)立即退回，并核點(diǎn)份數(shù)，隨時(shí)存檔。絕密文件，僅限于直接有關(guān)人員經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在文件保管處閱讀。

　　6、如文件丟失或違反保密制度，發(fā)生泄密的，除及時(shí)報(bào)告組織人事部外，還須向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，情況嚴(yán)重的應(yīng)提交領(lǐng)導(dǎo)給予責(zé)任人必要的處理。

　　收發(fā)文件管理制度 5

　　一、編制目的

　　為維護(hù)公司文件收發(fā)和輪閱的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的利益，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的管理。

　　三、相關(guān)職責(zé)

　　1、公司員工必須嚴(yán)格依照本制度規(guī)定收發(fā)和輪閱文件。

　　2、綜合辦公室負(fù)責(zé)文件收發(fā)和輪閱管理制度的管理。

　　四、文件收發(fā)程序

　　1、凡上級(jí)和有關(guān)部門(mén)發(fā)、送本公司的`文件，均應(yīng)由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)開(kāi)拆、登記。

　　2、收到文件要及時(shí)拆封，及時(shí)分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次，對(duì)需送閱的文件應(yīng)登記后及時(shí)送閱。時(shí)效性較強(qiáng)的會(huì)議通知和文件等，應(yīng)立即交總經(jīng)理閱簽。

　　3、各類文件送閱前由綜合辦公室負(fù)責(zé)人擬辦，并提出擬辦意見(jiàn)。

　　4、經(jīng)總經(jīng)理批辦的文件，由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)及時(shí)轉(zhuǎn)交有關(guān)職能部門(mén)辦理。如需復(fù)印、打印的文件，則由承辦部門(mén)按規(guī)定辦理。

　　5、各職能部門(mén)需要發(fā)文件，先由各職能部門(mén)自行擬稿，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審稿，交辦公室負(fù)責(zé)人核稿，再交分管副總經(jīng)理審核，最后由總經(jīng)理簽發(fā)。

　　6、收到已簽發(fā)的文件后，辦公室專門(mén)人員應(yīng)及時(shí)編好文號(hào)，確定印制份數(shù)，并逐項(xiàng)將文件標(biāo)題、文號(hào)、發(fā)文日期、印編份數(shù)等記入發(fā)文登記簿。同時(shí)，留二份與底稿一并歸檔。

　　7、文件材料一般由各職能部門(mén)裝訂封發(fā)，送綜合辦公室郵寄。機(jī)密和掛號(hào)文件在封發(fā)時(shí)需注明，由綜合辦公室按有關(guān)規(guī)定辦理。

　　五、文件輪閱程序

　　1、文件輪閱由辦公室專人負(fù)責(zé)。各部門(mén)輪閱文件一般不超過(guò)兩天。因故不能及時(shí)輪閱的，應(yīng)將文件送回，待后補(bǔ)閱。

　　2、輪閱時(shí)不得擅自將有關(guān)輪閱文件取走。確因工作需要借閱的，應(yīng)經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意，辦理有關(guān)登記手續(xù)，借閱時(shí)間一般不超過(guò)五天，復(fù)印件應(yīng)妥善保管。

　　3、文件輪閱完畢，辦公室專門(mén)人員應(yīng)及時(shí)收集、整理，分類存查，并按規(guī)定立卷歸檔。

　　六、其他

　　1、本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。

　　2、本制度最終解釋權(quán)歸綜合辦公室。

　　收發(fā)文件管理制度 6

　　局辦公室負(fù)責(zé)我局對(duì)外行文和公文的收發(fā)處理工作，為使行文和收文處理規(guī)范化，特規(guī)定如下：

　　一、行文

　�。ㄒ唬┓惨晕揖置x上報(bào)或下發(fā)的文件（報(bào)告、請(qǐng)示、紀(jì)要、通知、函件等），由承辦科室擬稿，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)初審后，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要文件需由局領(lǐng)導(dǎo)審核，主管區(qū)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。聯(lián)合行文必須同時(shí)送有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽，方可發(fā)出。

　�。ǘ┙�(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿交辦公室統(tǒng)一登記、分類編號(hào)。由擬稿科室打印、校對(duì)、裝訂，上行文由辦公室發(fā)送并催辦，平行文和下行文由擬稿科室分發(fā)。

　　（三）行文規(guī)則參照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國(guó)發(fā)[20xx]23號(hào)）有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，行文流程按局辦公處理系統(tǒng)流程進(jìn)行。

　　二、收文處理

　�。ㄒ唬┧邪l(fā)至我局的公文（含傳真件公文和附有領(lǐng)導(dǎo)的批示或上級(jí)部門(mén)轉(zhuǎn)我局處理的公文），由局辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號(hào)，送局領(lǐng)導(dǎo)閱示或送有關(guān)科室辦理。

　�。ǘ┪募崔k件、閱件進(jìn)行分類。辦公室負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容和規(guī)定的傳閱范圍，提出辦文意見(jiàn)，送局領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)科室閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請(qǐng)示局領(lǐng)導(dǎo)后辦理，辦公室根據(jù)文件內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)批示予以催辦。

　�。ㄈ⿲�(duì)急辦件，辦公室應(yīng)立即將文件送交局領(lǐng)導(dǎo)批閱。領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，辦公室應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容及時(shí)限要求，交相關(guān)業(yè)務(wù)科室或人員辦理。事后及時(shí)向局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并做好督辦工作。

　�。ㄋ模┮话愎耐ㄟ^(guò)局內(nèi)網(wǎng)辦理和傳閱。保密文件一律由辦公室專人傳送。

　�。ㄎ澹┓餐獬鲩_(kāi)會(huì)、學(xué)習(xí)帶回的'文件及材料原件須交辦公室登記存檔。

　　三、保密文件收發(fā)管理

　�。ㄒ唬┳袷毓窘y(tǒng)計(jì)報(bào)表管理制度，保密資料統(tǒng)一由本局兼職保密員收發(fā)、傳遞、清退和銷毀，并嚴(yán)格把好收發(fā)關(guān)、傳閱關(guān)、清退關(guān)“三關(guān)”。

　�。ǘ┲瓢l(fā)文件時(shí)，經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍，標(biāo)明密級(jí)、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，送局領(lǐng)導(dǎo)審批后印發(fā)。

　�。ㄈ┍Ｃ芪募⒈Ｃ苜Y料必須在辦公室內(nèi)進(jìn)行傳閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍；不準(zhǔn)擅自復(fù)印或抄錄保密文件，不得將文件帶出辦公室；確因工作需要攜帶外出的，需經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并要妥善保管。

　　（四）復(fù)印保密文件、保密資料必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)。嚴(yán)禁將保密文件、保密資料拿到社會(huì)上營(yíng)業(yè)性場(chǎng)所復(fù)印。

　　（五）借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用，并辦理登記、簽字手續(xù)。用完后，要及時(shí)歸還。

　�。⿲�(duì)保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時(shí)追查，防止丟失。

　　（七）銷毀保密文件、保密資料時(shí)，必須登記造冊(cè)，經(jīng)主管局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，送區(qū)保密局指定的地點(diǎn)處理，嚴(yán)禁將文件出賣給廢品收購(gòu)站。

　　收發(fā)文件管理制度 7

　　文件管理內(nèi)容主要包括外部來(lái)函、電郵、資料和本公司內(nèi)部上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照統(tǒng)一收發(fā)集中管理的原則自即日起本公司各類文件外來(lái)和內(nèi)發(fā)統(tǒng)一由總經(jīng)辦歸口管理。

　　一、收文的管理與公文的簽收

　　1.公司所有文件(除董事長(zhǎng)、總經(jīng)理訂啟的外)均由總經(jīng)辦專人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時(shí)，需注意檢查封口，對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

　　2.對(duì)政府部門(mén)發(fā)來(lái)的文件要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門(mén)并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

　　二、公文的編號(hào)保管

　　1.文件拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”作分類登記編號(hào)、保管。

　　2.本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交總經(jīng)辦進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

　　三、公文的閱批與分轉(zhuǎn)

　　1.凡正式文件均需由總經(jīng)辦主任或行政主管根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后由收發(fā)員分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)閱辦，重要文件或急電應(yīng)立刻呈送主管領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

　　2.一般性質(zhì)的函、電郵、單據(jù)等可由總經(jīng)辦直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)部門(mén)會(huì)辦的文件應(yīng)同各部門(mén)聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

　　3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)如關(guān)系到兩個(gè)以上部門(mén)應(yīng)按批示次序依次傳閱最遲不得超過(guò)兩天特殊情況例外。

　　四、文件的傳閱與督辦。

　　1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的'文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

　　2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員，閱批文件一般不得超過(guò)兩天閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見(jiàn)”總經(jīng)辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

　　3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續(xù)以防止丟失泄密。 4.文件閱完后應(yīng)交收發(fā)員切忌橫傳。

　　5.總經(jīng)辦對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得總經(jīng)辦同意后，予以復(fù)印或摘抄原件應(yīng)及時(shí)歸檔保存。

　　6.按照閱文范圍。一線員工。一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)相關(guān)文件�；蛴煽偨�(jīng)辦通知到單位閱文。

　　五、發(fā)文的規(guī)定

　　1.公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中總經(jīng)辦和行政辦公室。各分公司和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

　　2.各下屬公司、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向總經(jīng)辦、行政辦公室提出發(fā)文申請(qǐng)并將文件底稿分別交總經(jīng)辦、行政辦公室審核�？偨�(jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文方可按公司發(fā)文規(guī)定設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以密×字、政×字發(fā)文。各分公司團(tuán)體文件由總經(jīng)辦批轉(zhuǎn)。

　　3.對(duì)公司影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

　　六、發(fā)文的范圍

　　1.凡是以公司名義、總經(jīng)辦、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。

　　2.總經(jīng)辦、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：

　　(1)公布公司規(guī)章制度

　　(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件

　　(3)公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)

　　(4)公布單位重大建設(shè)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定

　　(5)發(fā)布相關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)

　　(6)其他相關(guān)重大事項(xiàng)

　　3.總經(jīng)辦、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：

　　(1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定

　　(2)同兄弟公司聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

　　4.日常工程、技術(shù)、管理、建設(shè)工作中有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各部門(mén)書(shū)面或口頭自行通知執(zhí)行一般不用發(fā)文。

　　5.各部門(mén)如會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以部門(mén)名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

　　七、發(fā)文程序規(guī)定

　　1.總經(jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦部門(mén)應(yīng)以公司目前方針、政策和國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿

　　2.草擬文稿必須從本公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)

　　3.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿部門(mén)與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)

　　4.總經(jīng)辦應(yīng)根據(jù)董事長(zhǎng)和總經(jīng)理有關(guān)指示精神，相關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿部門(mén)重新擬稿

　　5.經(jīng)總經(jīng)辦審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)

　　6.對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門(mén)重新整理寫(xiě)清楚

　　7.文稿審核總經(jīng)辦簽署后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送董事長(zhǎng)、總經(jīng)理處審定批準(zhǔn)簽發(fā)

　　8.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交總經(jīng)辦收發(fā)員統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印

　　9.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名

　　10.文件打字后，由總經(jīng)辦派專人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員分發(fā)并檢查落實(shí)情況。

　　八、文件的借閱和清退

　　各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)辦主任同意后方可借閱。

　　借閱文件應(yīng)嚴(yán)格旅行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　總經(jīng)辦收發(fā)員對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

　　文件的立卷與歸檔范圍

　　1.凡下列文件統(tǒng)一分別由總經(jīng)辦收發(fā)員負(fù)責(zé)歸檔

　　(1)上級(jí)部門(mén)來(lái)文包括上級(jí)對(duì)本部門(mén)報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)

　　(2)總經(jīng)辦、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等

　　(3)高層會(huì)議、行政辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議、全體職工大會(huì)以及各種例會(huì)記錄

　　(4)總經(jīng)理辦公會(huì)議所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等

　　(5)有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果

　　(6)參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)表言材料等

　　(7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料

　　(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品

　　(9)單位日志和大事記

　　(10)單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

　　九、立卷要求

　　1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序分門(mén)別類地進(jìn)行整理歸檔。

　　2.立卷時(shí)要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持文件、材料的完整性。

　　3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料要及時(shí)立卷歸檔。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

　　十、文件的銷毀

　　1、對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，總經(jīng)辦應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。

　　2、經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在總經(jīng)辦收發(fā)員文書(shū)和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀。

　　收發(fā)文件管理制度 8

　　一、收文處理

　　每次收文之后，首先要與發(fā)文通知單對(duì)照檢查，看所收文件是否與通知單上所印文件種類、數(shù)量相同，如有不符，應(yīng)及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢。

　　二、發(fā)文處理

　　(一)發(fā)文范圍。文件的發(fā)放，要嚴(yán)格按文件特定的發(fā)放范圍和份數(shù)發(fā)放。主干線文件的發(fā)放范圍是市委常委、市政府、市人大、市政協(xié)、市紀(jì)檢委、市委各部辦委、各黨委。上級(jí)文件的發(fā)放范圍，主要是市人大、市政府、市政協(xié)、市紀(jì)檢委。

　　(二)發(fā)文程序。凡經(jīng)市委辦公室下發(fā)的文件，都由通信員親自送到各單位。

　　三、文件日常管理

　　文件登記、分發(fā)、傳閱后，要實(shí)行歸類管理。要留出三份文件存檔。剩余文件存入柜內(nèi)，以備查用；領(lǐng)導(dǎo)閱后文件要通過(guò)篩選，留有批示文件，其余銷毀。

　　四、文件的清繳與銷毀

　　文件清繳一年兩次。上半年的文件在七月中旬清繳，下半年的.文件在下一年的二月中旬清繳，清繳期為十至十五天。每次清繳文件時(shí)要下發(fā)文件清繳單。文件的銷毀一年兩次，上半年、下半年各一次。每次清繳文件結(jié)束后，對(duì)需銷毀的文件，用專車專人送到指定地點(diǎn)銷毀。

　　五、文件借閱

　　(一)借閱文件要認(rèn)真登記。

　　(二)絕密級(jí)文件，僅在閱文室借閱。未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)將文件帶出閱文室。

　　(三)文件借閱后三日內(nèi)要追回。

　　收發(fā)文件管理制度 9

　　一、文件收發(fā)管理

　　單位所有的公文歸口辦公室管理，實(shí)行專人負(fù)責(zé)，集中管理，以保證公文的使用效益和資料的完整性，有利于加強(qiáng)安全保密工作。

　　(一)公文的簽收呈辦

　　1、簽收：辦公室人員應(yīng)按時(shí)領(lǐng)取文件和信件。

　　2、呈辦：凡收到的文(函)件(包括領(lǐng)導(dǎo)帶回的會(huì)議文件)，應(yīng)及時(shí)登記、呈送、擬辦、傳遞。對(duì)收到的文(函)件，由分管的副主任提出擬辦意見(jiàn)后，再行傳遞。屬急件的隨收隨呈，及時(shí)辦理。

　　(二)公文的保密。

　　對(duì)“三密”文件應(yīng)按規(guī)定的.閱讀范圍傳遞，同時(shí)做到：不橫傳，不隨意從中抽出文件，不帶到公共場(chǎng)所和宿舍，不在保密室外過(guò)夜。并做到日清、月查、及時(shí)清退。

　　(三)公文的借閱承辦。各科室及有關(guān)人員須承辦和借閱文件時(shí)，均應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)，用后及時(shí)歸還。

　　二、內(nèi)部擬文

　　(一)行文規(guī)則

　　1、行文應(yīng)當(dāng)確屬需要，注重實(shí)效，堅(jiān)持少而精。

　　2、向上級(jí)請(qǐng)示問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)一文一事;不應(yīng)當(dāng)在非請(qǐng)示公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

　　3、向區(qū)直有關(guān)單位的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄報(bào)區(qū)委老干部局。

　　4、與我單位不相隸屬機(jī)關(guān)之間一般用函行文。

　　5、與其他同級(jí)單位間必要時(shí)可聯(lián)合行文。

　　(二)制發(fā)程序

　　主辦科室承辦人擬稿→科室負(fù)責(zé)人核稿→分管主任審核→主任簽發(fā)→辦公室校核公文格式并登記→編號(hào)→承辦科室校對(duì)→打愈裝訂→辦公室蓋章→封發(fā)。

　　(三)公文起草

　　1、起草公文一律用藍(lán)黑或碳素墨水書(shū)寫(xiě)或在微機(jī)上直接錄入打印，不得用紅色墨水、圓珠筆和鉛筆書(shū)寫(xiě)，草擬文稿首頁(yè)一律使用發(fā)文稿紙。字跡要工整，稿面要清晰。修改文字要運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)修改符號(hào)，不得書(shū)寫(xiě)在裝訂線以外。

　　2、科室完稿后，一律用藍(lán)黑或碳素墨水填寫(xiě)擬文稿簽，全稿按管理權(quán)限或分工逐級(jí)送領(lǐng)導(dǎo)審簽，擬稿者按審簽意見(jiàn)進(jìn)行修改、定稿。做到行文體式得當(dāng)，行文要素齊全，審簽程序規(guī)范，意思表達(dá)準(zhǔn)確。

　　(四)公文校核與校對(duì)

　　1、公文正式印制前，由辦公室對(duì)公文的審批手續(xù)、文件格式以及文字表達(dá)、主題詞等進(jìn)行校核，確定發(fā)文字號(hào)、印發(fā)范圍和印制份數(shù)。

　　2、公文的印制與校核由承辦科室負(fù)責(zé)，校樣要與原稿一致。公文印制好后，承辦科室要及時(shí)將文件、原稿及電子版交辦公室保存。

　　(五)公文裝訂、傳遞

　　1、公文裝訂、封發(fā)由辦公室或承辦科室負(fù)責(zé)。

　　2、需及時(shí)下發(fā)的會(huì)議通知和上報(bào)的重要報(bào)告、請(qǐng)示，經(jīng)中心領(lǐng)導(dǎo)簽批后可通過(guò)傳真下發(fā)、上報(bào)。

　　3、公文上報(bào)下發(fā)應(yīng)發(fā)給組織，一般不發(fā)給個(gè)人。

　　收發(fā)文件管理制度 10

　　一、學(xué)校的.文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，學(xué)校校長(zhǎng)簽發(fā)；學(xué)校各部門(mén)的文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)起草，校長(zhǎng)辦公室審核，校長(zhǎng)簽發(fā)。

　　二、文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打印，打印后送回起草部門(mén)校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤方能復(fù)印、蓋章。文件和原稿，由辦公室分類歸檔，保存?zhèn)洳椤?/p>

　　三、上級(jí)來(lái)文（除所領(lǐng)導(dǎo)親收者外），均由辦公室專人負(fù)責(zé)拆封登記，附文件閱批卡后，,然后送主管學(xué)生領(lǐng)導(dǎo)閱，再根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)具體安排落實(shí)并存檔。

　　四、機(jī)要文件應(yīng)按照機(jī)密程度及傳閱范圍規(guī)定穿越，不得隨意擴(kuò)大范圍。收發(fā)、傳遞、保管、歸檔要嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行，做到切實(shí)行動(dòng)。

　　五、規(guī)定傳閱的文件，閱后交辦公室專人歸檔，其他人員不得扣壓或丟失，需用時(shí)，應(yīng)履行借閱手續(xù)。

　　六、電子公文一定堅(jiān)持每天上、下午兩次查閱，并及時(shí)存檔備份。急件應(yīng)及時(shí)打印并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)閱辦。

　　收發(fā)文件管理制度 11

　　1、收文制度：

　�。�1）簽收。上級(jí)機(jī)關(guān)或外單位專人送來(lái)的收文，由校辦工作人員簽收：

　　到上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)取收文，由領(lǐng)取人簽收：簽收人應(yīng)將收件及時(shí)移交校辦。

　�。�2）拆封。拆封由校辦工作人員辦理，其他人員未經(jīng)同意不得私自拆封。

　　有具體領(lǐng)導(dǎo)“親收”的信件，應(yīng)交領(lǐng)導(dǎo)自己辦理。密件必須由校領(lǐng)導(dǎo)拆封。

　�。�3）批辦。由校長(zhǎng)根據(jù)收文的內(nèi)容和要求作出批示。

　�。�4）傳閱。傳閱范圍由校長(zhǎng)確定，再由校辦工作人員調(diào)度傳閱工作。

　�。�5）歸卷。文件閱辦完畢后分類歸檔。

　　2、發(fā)文制度：

　�。�1）擬稿。學(xué)校的.文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，各部門(mén)的文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)起草，并送分管領(lǐng)導(dǎo)審核。

　�。�2）簽發(fā)。各部門(mén)的文件及時(shí)送交校長(zhǎng)審核簽發(fā)。

　　（3）發(fā)文。文件經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由校辦進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)發(fā)文。

　　（4）歸卷。所有發(fā)文的底稿及正式文件進(jìn)行歸檔。

　　收發(fā)文件管理制度 12

　　一、總則

　　1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場(chǎng)上持續(xù)強(qiáng)勢(shì)競(jìng)爭(zhēng)力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。

　　2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料，確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理，特制訂本制度。

　　3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。

　　二、技術(shù)文件的編制

　　1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

　　具體包括:

　　1)開(kāi)發(fā)計(jì)劃階段:方案設(shè)計(jì)、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)計(jì)劃書(shū)、檢驗(yàn)要求。

　　2)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊(cè)、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫(xiě)文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊(cè)、軟件安裝包、驅(qū)動(dòng)程序、設(shè)計(jì)評(píng)審記錄表。

　　3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊(cè)、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄。

　　4)產(chǎn)品維護(hù)階段:設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊(cè)、產(chǎn)品使用手冊(cè)。

　　2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等務(wù)必貼合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。

　　3、技術(shù)文件由技術(shù)開(kāi)發(fā)部等相對(duì)應(yīng)部門(mén)編制，各部門(mén)應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。

　　三、技術(shù)文件的提交

　　1、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的整個(gè)周期中，設(shè)計(jì)人員務(wù)必按照技術(shù)文件規(guī)范認(rèn)真進(jìn)行各項(xiàng)文件的編寫(xiě)工作，以保證技術(shù)文件的.完整性。

　　2、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的各個(gè)階段，設(shè)計(jì)人員都務(wù)必按時(shí)提交設(shè)計(jì)文件，并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重大更改后，設(shè)計(jì)人員都務(wù)必重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件，保證開(kāi)發(fā)工作的可靠性。

　　3、設(shè)計(jì)文件的提交以starteam為準(zhǔn)，設(shè)計(jì)人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。

　　4、對(duì)于已提交的文件，任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。

　　四、技術(shù)文件的歸檔

　　1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn);技術(shù)文件的編制務(wù)必嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對(duì)、審核三級(jí)把關(guān)制度;明確各級(jí)的責(zé)、權(quán)、利。

　　2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號(hào)、名稱、日期，設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

　　3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤(pán)簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫(xiě)簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署，光盤(pán)簽署則在光盤(pán)封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。

　　4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤并且簽署完畢后，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用;一套刻錄成光盤(pán)，做封存保管。

　　5、用來(lái)存儲(chǔ)歸檔文件的光盤(pán)或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上須注明光盤(pán)的大致信息，如名稱、編號(hào)、簽署信息等。

　　6、歸檔文件時(shí)，須填寫(xiě)《設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔資料清單》，并對(duì)歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規(guī)范性檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可給予存檔。

　　五、技術(shù)文件的借閱

　　1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法持續(xù)不具權(quán)限的文件。

　　2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫(xiě)《借閱登記表》，然后方可通過(guò)獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。

　　3、對(duì)于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

　　4、如有特殊狀況需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時(shí)，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補(bǔ)充完整《借閱文件記錄表》。

　　六、職責(zé)追究

　　各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過(guò)處罰，情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律職責(zé)的權(quán)利。

　　收發(fā)文件管理制度 13

　　為加強(qiáng)公司職代會(huì)文件材料的收集、整理、歸檔，確保各類文件材料的完整，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)定。

　　一、歸檔范圍

　　1.公司工會(huì)職代會(huì)、工會(huì)換屆、辦公會(huì)等會(huì)議的文件材料;

　　(1)通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、大會(huì)發(fā)言、提案、選舉結(jié)果、討論通過(guò)的文件、決議、紀(jì)要、公報(bào)、主席團(tuán)會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)及重要的照片、音像等文件材料;

　　(2)賀信、賀電、討論沒(méi)有通過(guò)的文件材料;

　　2.上級(jí)工委頒發(fā)的文件材料;

　　3.典型材料、代表發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄;

　　4.原始記錄;

　　5.公司工會(huì)的請(qǐng)示與上級(jí)工委的批復(fù);

　　6.公司工會(huì)工作的總結(jié)、報(bào)告;

　　7.公司勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者等文件材料;

　　8.處理員工來(lái)信來(lái)訪的文件材料;

　　9.上級(jí)工委與公司工會(huì)簽署的目標(biāo)考核責(zé)任書(shū);

　　10.工會(huì)管理規(guī)章制度、實(shí)施計(jì)劃、調(diào)研、報(bào)告、總結(jié);

　　二、歸檔時(shí)間

　　1.文書(shū)檔案每季度整理一次。

　　2.每年的2月底前，由工會(huì)專責(zé)整理后，移交公司檔案室。

　　3.實(shí)物檔案根據(jù)實(shí)際情況自收到實(shí)物之日起1個(gè)月內(nèi)移交公司檔案室。

　　三、歸檔要求

　　1.歸檔文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，手續(xù)完備。

　　2.各種公文歸檔時(shí)，底稿應(yīng)簽發(fā)齊全，必須有相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字、文件編號(hào)及用印。

　　3.歸檔的各種公文、統(tǒng)計(jì)年報(bào)等底稿及領(lǐng)導(dǎo)審改、閱批、簽發(fā)，應(yīng)一律使用碳塑墨水或藍(lán)黑墨水的鋼筆、黑色簽字筆書(shū)寫(xiě)。禁止使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和純藍(lán)墨水筆。

　　4.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、耐久，紙質(zhì)應(yīng)符合檔案保存要求。

　　5.在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件等合并一件裝訂。

　　6.歸檔文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，批復(fù)在前，請(qǐng)示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其他文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，按有關(guān)規(guī)定排列。

　　7.歸檔的`材料必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)文件歸檔目錄，所有目錄需錄入計(jì)算機(jī)，整理完畢后將紙質(zhì)目錄及電子目錄一同移交公司檔案室。

　　8.有關(guān)歸檔文件材料的情況說(shuō)明，應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)，若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將歸檔人、審核人的姓名和時(shí)間填上，以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)放置盒內(nèi)尾頁(yè)。

　　9.歸檔文件材料要去掉金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)托裱，書(shū)寫(xiě)材料不符合要求或字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并歸檔。歸檔材料應(yīng)使用不銹鋼釘裝訂或三孔一線的方法裝訂。

　　10.榮譽(yù)檔案、音像檔案按照榮譽(yù)檔案、音像檔案歸檔要求執(zhí)行。

　　11.歸檔文件移交時(shí)，必須將對(duì)應(yīng)的電子文件一同移交。

　　12.歸檔時(shí)擬定移交清冊(cè)，一式兩份，分別在清冊(cè)上簽字或蓋章。

　　收發(fā)文件管理制度 14

　　一、檔案人員崗位責(zé)任制

　　1、努力學(xué)習(xí)政治理論和專業(yè)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。忠于職守，遵守紀(jì)律，積極參加各級(jí)各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并經(jīng)考核取得崗位資格證書(shū)。

　　2、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家及本系統(tǒng)(行業(yè))有關(guān)檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認(rèn)真履行本單位各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。對(duì)造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為的，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，追究當(dāng)事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人的行政責(zé)任或刑事責(zé)任。

　　3、熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作，了解本單位各類文件材料的形成過(guò)程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。

　　4、切實(shí)做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭(zhēng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

　　5、同鑒定小組其他人員一同定期對(duì)室藏檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限的.檔案資料認(rèn)真鑒定分析，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見(jiàn)，造具銷毀清冊(cè)，寫(xiě)出鑒定分析報(bào)告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，和有關(guān)人員一起進(jìn)行認(rèn)真負(fù)責(zé)地銷毀。

　　6、保持庫(kù)房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認(rèn)真做好檔案“八防”工作，堅(jiān)持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對(duì)檔案資料，做好記錄，及時(shí)處理檔案保管、保護(hù)方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命。

　　7、編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動(dòng)地提供檔案資料，做好咨詢服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，堅(jiān)持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實(shí)例和檔案信息。

　　8、積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫(xiě)一些有價(jià)值的檔案資料，以滿足各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的需要。

　　9、做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，及時(shí)、準(zhǔn)確地向檔案管理部門(mén)填報(bào)機(jī)關(guān)檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他調(diào)查統(tǒng)計(jì)表。

　　10、在做好單位內(nèi)部檔案管理的同時(shí)，還要對(duì)單位內(nèi)部各科室和所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

　　二、檔案保管制度

　　1、檔案實(shí)行專人管理，非檔案管理人員不得隨便開(kāi)啟檔案箱、櫥。

　　2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內(nèi)容及存放位置等情況。

　　3、科學(xué)管理檔案，檔案查閱完畢，隨時(shí)歸還原處;檔案按保管期結(jié)合年代排列存放，資料按類別排列存放。

　　4、檔案箱、櫥進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，自門(mén)口開(kāi)始從左至右，自上而下編號(hào)。

　　5、維護(hù)檔案安全，每個(gè)箱櫥必須保持整潔，并放置防霉去蟲(chóng)劑。

　　6、檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦理交接手續(xù)。

　　三、檔案保密制度：

　　1、檔案工作人員必須嚴(yán)格遵守紀(jì)律，保守秘密，不得擅自擴(kuò)大檔案利用范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。

　　2、嚴(yán)格檔案借閱制度，健全手續(xù)，做到萬(wàn)無(wú)一失。

　　3、不利于保密的地方不得存放機(jī)密文件和資料。

　　4、不得擅自摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，不得私自將機(jī)密文件和檔案帶回家中和公共場(chǎng)所查閱。

　　5、不在普通電話、明碼電報(bào)、通信中涉及檔案機(jī)密。

　　四、檔案移交制度：

　　1、檔案室應(yīng)按有關(guān)規(guī)定向上級(jí)檔案館移交檔案。

　　2、應(yīng)移交的檔案包括文書(shū)檔案、專門(mén)檔案、會(huì)議檔案等各門(mén)類、載體的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的全部檔案。

　　3、檔案移交時(shí)應(yīng)將目錄等檢索工具及編制的組織沿革、文件匯編、參考資料等隨同一起移交。

　　4、交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并在交接文據(jù)上簽字蓋章。

　　5、檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，也必須辦理上述移交手續(xù)，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)繁體字認(rèn)證后方可離開(kāi)崗位。

　　五、檔案立卷歸檔制度

　　1、本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成和使用的各種有保存價(jià)值的文件以及其它有關(guān)材料、錄章錄像帶、照片、文電等應(yīng)立卷歸檔。

　　2、必須按本部門(mén)立卷歸檔分類方案，將各種有保存價(jià)值的文件材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。

　　3、每年將有保存價(jià)值的文件材料，按照“年度”和文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，分類準(zhǔn)確，合理組卷。

　　4、立卷要做到書(shū)面材料規(guī)范，排列順序正確，目錄、頁(yè)碼清楚，標(biāo)量確切簡(jiǎn)明，保管期限劃分準(zhǔn)確，案卷裝訂整齊美觀。

　　5、文書(shū)檔案在第二年四月底前立卷歸檔，其它門(mén)類檔案按有關(guān)規(guī)定按期歸檔。文書(shū)檔案應(yīng)在第二年六月前移交檔案室，其它門(mén)類檔案的移交按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄，向檔案室移交，交接雙方按移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。檔案室對(duì)接帳的案卷要進(jìn)行質(zhì)量檢查，及時(shí)登記，編目上架。

　　7、檔案室對(duì)文書(shū)檔案和其它門(mén)類檔案的立卷工作進(jìn)行督促檢查與指導(dǎo)幫助。

　　六、檔案統(tǒng)計(jì)制度：

　　1、建立、健全科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)工作，準(zhǔn)確地反映本單位檔案數(shù)量質(zhì)量及其管理狀況。

　　2、建立檔案、資料、設(shè)備等實(shí)物統(tǒng)計(jì)工作和登記臺(tái)帳，做到數(shù)字準(zhǔn)確。

　　3、堅(jiān)持做好檔案資料統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作，做好平時(shí)原始數(shù)據(jù)登記工作，注意積累統(tǒng)計(jì)資料。

　　4、每年對(duì)全部檔案資料進(jìn)行全面檢查，并做詳細(xì)記錄。

　　5、逐步實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)工作完整性，統(tǒng)計(jì)分類標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化。

　　七、檔案的開(kāi)發(fā)利用

　　1、充分利用檔案為教育教學(xué)服務(wù)。

　　2、查閱檔案時(shí)必須保持案卷整潔，嚴(yán)禁涂改。

　　3、對(duì)檔案的利用要及時(shí)登記。

　　八、檢查與考核

　　1、檔案工作應(yīng)列入學(xué)校和各部門(mén)工作計(jì)劃，并列入有關(guān)人員的職責(zé)范圍及工作標(biāo)準(zhǔn)。

　　2、本標(biāo)準(zhǔn)由市社區(qū)服務(wù)中心辦公室每年進(jìn)行一次全面檢查，并作為考核有關(guān)部門(mén)、有關(guān)人員的依據(jù)。

　　收發(fā)文件管理制度 15

　　一、總則：

　　為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性特制訂本制度。

　　二、技術(shù)文件的編制、審核、批準(zhǔn)：

　　1、技術(shù)文件由工程部負(fù)責(zé)編制，工程部應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的正確性、合理性負(fù)責(zé)。

　　2、工程部部長(zhǎng)負(fù)責(zé)技術(shù)文件的`審核。

　　3、總經(jīng)理負(fù)責(zé)技術(shù)文件的批準(zhǔn)。

　　4、技術(shù)文件包括：

　　a、圖紙；

　　b、工藝操作規(guī)程；

　　c、設(shè)備操作規(guī)程；

　　d、產(chǎn)品內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)；

　　e、產(chǎn)品檢驗(yàn)規(guī)范；

　　f、采購(gòu)技術(shù)要求等。

　　三、技術(shù)文件的更改：

　　1、技術(shù)文件更改的前提：

　　a、顧客要求更改；

　　b、由于開(kāi)發(fā)試制的疏忽而必須更改；

　　c、技術(shù)要求過(guò)高，生產(chǎn)設(shè)備無(wú)法達(dá)到而必須進(jìn)行更改等。

　　2、各部門(mén)如確需對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行更改，須由各部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)技術(shù)文件更改申請(qǐng)單，報(bào)工程部審核，廠務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)；

　　3、技術(shù)文件更改申請(qǐng)單應(yīng)包括以下內(nèi)容：

　　a、更改原因；

　　b、更改前參數(shù)；

　　c、更改后參數(shù)。

　　4、技術(shù)文件更改申請(qǐng)單的審批：

　　a、廠務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)文件更改進(jìn)行審批；

　　b、必要時(shí)廠務(wù)經(jīng)理可組織有關(guān)人員對(duì)技術(shù)文件的更改進(jìn)行評(píng)審或會(huì)簽；

　　c、廠務(wù)經(jīng)理下達(dá)技術(shù)文件更改指令（書(shū)面文件）；

　　5、生產(chǎn)部根據(jù)指令實(shí)施更改。

　　a、更改不得降低規(guī)定的產(chǎn)品質(zhì)量水平和顧客適用性要求；

　　b、更改不得違反有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法律、法規(guī)；

　　c、工程部負(fù)責(zé)更改，其他人員未經(jīng)受權(quán)無(wú)權(quán)更改，工程部做好技術(shù)文件更改記錄；

　　d、更改時(shí)所有部門(mén)及所有文件應(yīng)同步更改。

　　四、技術(shù)文件的管理：

　　1、技術(shù)文件發(fā)放：技術(shù)文件由工程部發(fā)放到相關(guān)責(zé)任部門(mén)，并在[文件發(fā)放記錄表]上登記，由領(lǐng)用人簽名。

　　2、文件使用和保管：

　　a、工程部根據(jù)工作需要合理發(fā)放給使用者；

　　b、使用者要妥善保管好文件，使用者未經(jīng)技術(shù)部許可，不得擅自復(fù)印、外借技術(shù)文件。有遺失及損壞情況應(yīng)及時(shí)報(bào)工程部辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù)；

　　c、工程部應(yīng)建立[技術(shù)文件一覽表]及[外來(lái)文件一覽表]；

　　d、技術(shù)文件由工程部歸口保管，工程部對(duì)上述文件應(yīng)進(jìn)行分類并妥善保管；

　　e、借閱技術(shù)文件須由技術(shù)部或廠務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)，并在[文件及資料借閱登記表]上做好記錄，由借閱人簽名；

　　f、對(duì)無(wú)使用及保存價(jià)值的文件，由工程部負(fù)責(zé)審批后及時(shí)收回銷毀，并填寫(xiě)[文件及資料回收登記表]；

　　g、對(duì)有保存參考價(jià)值的作廢文件，應(yīng)在該文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并用專柜保存，以防誤用。

　　收發(fā)文件管理制度 16

　　機(jī)要文件是傳遞黨中央、國(guó)務(wù)院和省委、省政府密級(jí)較高的文件，機(jī)要文件的管理要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。

　　一、辦理程序

　　(一)機(jī)要文件由機(jī)要人員簽收、啟封、核對(duì)、登記后，送辦公室主任提出擬辦意見(jiàn)報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)或主持工作的.領(lǐng)導(dǎo)簽批，文件應(yīng)于當(dāng)日處理，電報(bào)、急件隨到隨處理。

　　(二)按領(lǐng)導(dǎo)簽批的范圍進(jìn)行傳閱。

　　(三)需辦理的，按局領(lǐng)導(dǎo)指示及時(shí)傳閱有關(guān)科室辦理。

　　(四)歸檔，交上級(jí)部門(mén)。

　　二、傳閱

　　(一)傳閱文件要嚴(yán)格履行登記手續(xù)，按照文件閱讀范圍進(jìn)行傳閱。

　　(二)機(jī)要人員要隨時(shí)掌握文件行蹤和傳閱進(jìn)度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。

　　(三)對(duì)局領(lǐng)導(dǎo)閱后所作的批示，要及時(shí)通知有關(guān)科室辦理，并做好機(jī)要文件管理，防止文件丟失。

　　三、保密

　　(一)機(jī)要人員要忠于職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)守保密規(guī)定，做到不該說(shuō)的不說(shuō)。

　　(二)對(duì)于機(jī)要文件，要單獨(dú)存放，嚴(yán)加保管。

　　(三)借閱機(jī)密、秘密級(jí)文件，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)；絕密級(jí)文件一般不外借，確需借閱，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　(四)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)保密規(guī)定，不得將涉密文件留在辦公室過(guò)夜或帶回宿舍閱讀。

　　(五)涉密文件，不得復(fù)制或摘抄。

　　四、歸檔

　　(一)傳閱和辦理完畢的文件，應(yīng)及時(shí)清理收回，分類整理，堅(jiān)持整潔、清潔。

　　(二)凡參加會(huì)議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應(yīng)及時(shí)送交機(jī)要室登記歸檔。

　　(三)干部出差、調(diào)動(dòng)工作或離退休時(shí)必須將自我使用或傳閱的機(jī)要文件全部退回機(jī)要室。

　　(四)機(jī)要人員按上級(jí)要求及時(shí)將機(jī)要文件收回。

　　收發(fā)文件管理制度 17

　�。ㄒ唬┛倓t

　　第一條爲(wèi)減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)於文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實(shí)際情況，特制訂本制度。

　　第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本廠上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。

　　第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡(jiǎn)稱兩辦）歸口管理。

　�。ǘ┦瘴牡墓芾�

　　第四條公文的簽收

　　1、凡來(lái)廠公啓文件（除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啓的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外）後分別交兩辦機(jī)要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

　　2、對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的四對(duì)口核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

　　第五條公文的編號(hào)保管

　　1、兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封後應(yīng)及時(shí)附上文件處理傳閱單，并分類登記編號(hào)、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啓文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啓封後，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。

　　2、本廠外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。

　　第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)

　　1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽後，由機(jī)要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批後分送承辦部門(mén)閱辦避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2、一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系後再分轉(zhuǎn)處理。

　　3、爲(wèi)加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天（特殊情況例外）。

　　第七條文件的傳閱與催辦。

　　1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

　　2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完後應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱後應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見(jiàn)兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

　　3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

　　4、文件閱完後，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書(shū)，切忌橫傳。

　　5、兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意後，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。

　　6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。

　�。ㄈ┌l(fā)文的管理

　　第八條發(fā)文的規(guī)定

　　1、全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群衆(zhòng)團(tuán)體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

　　2、各群衆(zhòng)團(tuán)體、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨字、廠字發(fā)文。群衆(zhòng)團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。

　　3、對(duì)全廠影響較大，涉及兩個(gè)以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書(shū)記或廠長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

　　第九條發(fā)文的范圍：

　　1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。

　　2、黨委、廠部下發(fā)文件主要用於：

　�。�1）公布全廠規(guī)章制度；

　�。�2）轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠文件；

　�。�3）公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；

　　（4）公布全廠性的重大生産、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

　　（5）發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；

　　（6）其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng)；

　　3、黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用於：

　　（1）對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；

　�。�2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生産、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜。

　　4、在工廠日常生産、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)後，由主管業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。

　　5、凡各業(yè)務(wù)科室如開(kāi)專題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

　　6、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對(duì)外發(fā)函（應(yīng)各自編號(hào)備查）不用廠部名義發(fā)文。

　�。ㄋ模┌l(fā)文程式與要求

　　第十條發(fā)文程式規(guī)定：

　　1、各單位元需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請(qǐng)；

　　2、黨委、廠部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；

　　3、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)；

　　4、文稿擬就後，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)；

　　5、兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；

　　6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；

　　7、對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門(mén)重新謄寫(xiě)清楚；

　　8、需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付列印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽；

　　9、文稿審核會(huì)簽後，按批準(zhǔn)許可權(quán)的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；

　　10、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)後的文稿交兩辦機(jī)要秘書(shū)統(tǒng)一編號(hào)送打字室列印；

　　11、文件列印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；

　　12、文件打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。

　�。ㄎ澹┪募慕栝喓颓逋�

　　第十一條各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽寫(xiě)便條，對(duì)有密級(jí)的文件須兩辦主任同意後方可借閱。

　　第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　第十三條兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級(jí)要求限期清退的'文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般爲(wèi)月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

　　第十四條各部門(mén)應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　�。┪募�。立卷與歸檔

　　第十五條文件的歸檔范圍：

　　1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：

　　（1）上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)工廠報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；

　�。�2）黨委、廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生産經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；

　　（3）廠黨委會(huì)、廠長(zhǎng)辦公室、廠務(wù)會(huì)、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄；

　�。�4）廠黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等廠一級(jí)的黨群組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；

　�。�5）有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果；

　�。�6）叁加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)表言材料等；

　�。�7）上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；

　　（8）反映本廠生産、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；