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檔案借閱管理制度
在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中,制度起到的作用越來越大,制度具有合理性和合法性分配功能。那么什么樣的制度才是有效的呢?下面是小編為大家收集的檔案借閱管理制度,僅供參考,希望能夠幫助到大家。
檔案借閱管理制度1
檔案借閱是檔案管理工作的主要形式之一。為充分發(fā)揮檔案的作用,既方便檔案利用,又確保檔案的安全完整,特制訂本制度。
(一)借閱檔案,必須辦理借閱手續(xù)。檔案原則上不能外借,特殊情況下只借復(fù)制件,外借原件需辦理特批手續(xù),并嚴(yán)格限制借出時(shí)間。
(二)學(xué)校內(nèi)部各單位借閱本單位檔案,須持有本單位介紹信,以證明其身份和查閱目的;跨部門借閱重要的檔案資料,須持有原歸檔文件整理單位同意的證明;院外利用者須持有本單位的介紹信和本人的身份證。借閱者要認(rèn)真填寫《檔案借閱登記簿》。利用結(jié)束后,利用者應(yīng)如實(shí)填寫《檔案利用效果登記表》
(三)查閱、摘錄、復(fù)制尚未開放的檔案,須經(jīng)有關(guān)部門同意,并經(jīng)綜合檔案館(室)主任批準(zhǔn)后,按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱屬于控制使用范圍的`機(jī)密檔案,須經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合檔案館(室)主任及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。利用檔案的單位和個(gè)人未經(jīng)檔案主管單位的同意,不得擅自公布檔案內(nèi)容。
(四)借閱者應(yīng)對(duì)檔案的保密、安全和完整負(fù)責(zé),不得把檔案中的內(nèi)容隨意轉(zhuǎn)告他人。利用者未經(jīng)有關(guān)部門或綜合檔案館(室)的同意,不得轉(zhuǎn)借、涂改、圈劃、批注、增刪、抽頁、剪裁、拆卷、摘抄、拍照等,不得擅自公布檔案內(nèi)容。嚴(yán)禁出售檔案和不歸檔文件材料,因泄密造成不良影響的,要追查責(zé)任,根據(jù)情節(jié)輕重依法處理。
(五)檔案借出以后,閱覽室要定期催還;歸還檔案時(shí),要當(dāng)面檢查清點(diǎn),檢查無誤后:注銷外借手續(xù),按檔號(hào)放入檔案柜內(nèi)。外借檔案如發(fā)現(xiàn)有轉(zhuǎn)借、損壞、丟失等現(xiàn)象,應(yīng)寫出書面報(bào)告,根據(jù)不同情況,上報(bào)學(xué)校嚴(yán)肅處理。
(六)綜合檔案館(室)同意摘錄或復(fù)制的檔案、資料,經(jīng)校對(duì)、蓋章以后生效。
(七)根據(jù)《檔案法實(shí)施辦法》第二十六條,凡利用屬收費(fèi)范圍內(nèi)的檔案,按有關(guān)部門核定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)。
(八)凡向綜合檔案館(室)移交、捐贈(zèng)、寄存檔案的單位和個(gè)人,對(duì)其檔案享有優(yōu)先利用權(quán),并可對(duì)檔案中不宜公開的部分提出限制利用的意見,檔案館將維護(hù)他們的合法權(quán)益。
檔案借閱管理制度2
檔案是我校各項(xiàng)工作活動(dòng)的歷史記錄,是當(dāng)前和今后工作查考的重要依據(jù),也是學(xué)校寶貴的文化財(cái)富。因此,愛護(hù)檔案資料,人人有責(zé),借閱檔案資料必須履行借閱手續(xù),切實(shí)保證其完整與安全。
一、檔案員負(fù)責(zé)檔案資料管理和提供利用工作,經(jīng)手查找調(diào)卷,督促借閱者履行手續(xù),無關(guān)人員非經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不準(zhǔn)入檔案室開箱取閱材料。
二、凡借閱檔案資料者,均要按照《查閱檔案資料登記卡》的欄目進(jìn)行登記,本校人員調(diào)閱其業(yè)務(wù)范圍的檔案材料,可直接由檔案員提供,借閱非隸屬業(yè)務(wù)范圍的材料,需經(jīng)辦公室主任或校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能調(diào)閱。
三、外單位借閱檔案資料,必須持借閱單位的'介紹信,經(jīng)本校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱,但一般不外借。
四、借閱者要確保檔案材料的機(jī)密與安全,不得折縐、污損、拆散、私取或裁剪檔案材料或在文件上劃線、圈點(diǎn)、打叉、涂改等,違者依法追究責(zé)任。
五、借閱者未經(jīng)本校領(lǐng)導(dǎo)或檔案室同意,不得摘錄翻印、復(fù)制或公布檔案材料。
六、借閱者均要在檔案室內(nèi)閱讀,嚴(yán)禁帶到公共場(chǎng)所閱讀,如有違反或遺失,要追究責(zé)任。
檔案借閱管理制度3
1、檔案屬公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案、材料,須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料,屬借閱部門經(jīng)辦的,由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);借閱非本部門經(jīng)辦的檔案、材料須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的'時(shí)間不得超過一周,必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案員催還。需要長期借出的。須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、借出檔案時(shí),應(yīng)在借出的檔案位置上,放一代替卡,標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱部門或借閱人,以便查閱和催還。
6、調(diào)閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無損。否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。
7、借出檔案資料。因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。
檔案借閱管理制度4
檔案應(yīng)為學(xué)院的教學(xué)、科研、黨政管理等工作服務(wù),為做好檔案有效利用工作,開發(fā)檔案信息資源,制定本制度。
一、本單位工作人員可隨時(shí)向檔案室借閱工作所需的檔案。如需借閱其他部門檔案,特別是人事、組織和黨委常委會(huì)、院長辦公會(huì)會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等機(jī)密性較強(qiáng)的檔案時(shí),必須經(jīng)分管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),但只準(zhǔn)在閱檔室內(nèi)查閱。
二、本單位人員借閱檔案要嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)。所借閱檔案一般應(yīng)在閱檔室看,如需將檔案帶出室外時(shí),須經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),但要在兩周內(nèi)歸還。
三、外單位人員借閱檔案要持單位介紹信。查閱重要的.檔案需經(jīng)分管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理借閱登記后,方可查閱,但一律不借出。
四、借閱檔案者要保持檔案資料的整潔、完好、安全,不得拆卷、勾畫、涂改、抽換、取頁、損壞,不得轉(zhuǎn)借他人和復(fù)印抄錄。因工作需要復(fù)印時(shí),須經(jīng)分管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
五、檔案工作人員對(duì)歸還的檔案要認(rèn)真查驗(yàn),辦理注銷手續(xù)和填寫檔案利用效果登記表。因利用者保管不善,造成損壞、丟失的,應(yīng)依《檔案法》及其他規(guī)定予以處罰。
檔案借閱管理制度5
1、我校各職能部門因工作需要可直接到檔案館借閱本部門形成的檔案,一般限于在檔案館閱覽。需借出時(shí),除按規(guī)定履行借閱手續(xù)外,還應(yīng)做到不污染、不損壞,不任意涂改、抽拆、勾劃,不得轉(zhuǎn)借他人,按期歸還。
2、因工作需要查閱非本部門檔案或涉密檔案,除借閱者部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)外,還需經(jīng)檔案立卷部門及檔案館館長的同意。
3、對(duì)于機(jī)密、絕密檔案和未公開發(fā)表的檔案資料(科研成果、產(chǎn)品)僅供部門負(fù)責(zé)人或課題組負(fù)責(zé)人查閱,非負(fù)責(zé)人查閱時(shí),應(yīng)持負(fù)責(zé)人委托查閱的文字依據(jù)。
4、對(duì)己公開發(fā)展的或技術(shù)己轉(zhuǎn)讓的.一般檔案資料,我校教職工可憑工作證在檔案館查閱。
5、外單位借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,并經(jīng)館長同意方可借閱。
6、本校在校生查閱檔案,須持本人學(xué)生證和所在學(xué)院開具的介紹信。
7、檔案管理人員,對(duì)歸還的檔案應(yīng)認(rèn)真檢查,查對(duì)無誤后,方可辦理歸還手續(xù),如發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)處理。
8、檔案管理人員在辦理借閱手續(xù)時(shí),要嚴(yán)格統(tǒng)登項(xiàng)目。
檔案借閱管理制度6
一、屬開放范圍的檔案或本人經(jīng)辦的檔案,本校師生員工持本人證件,說明利用檔案的范圍和目的',即可查閱。
二、凡需利用本館尚未開放的檔案,按下列規(guī)定辦理:
1、本校人員利用黨群類、行政類檔案,須經(jīng)有關(guān)管理利用部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱黨政重要會(huì)議記錄等重要檔案或密級(jí)檔案,必須經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),指定專人借閱。
2、本校人員查閱非本人經(jīng)辦的或限制他人利用的一般科研檔案、教學(xué)檔案,須經(jīng)課題組負(fù)責(zé)人同意。查閱秘密、機(jī)密級(jí)科研檔案,本課題組人員須持有負(fù)責(zé)人簽字的系介紹信,其他人員須經(jīng)科研處批準(zhǔn),查閱絕密檔案均須經(jīng)校保密委員會(huì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),指定專人查閱。
3、本校人員查閱會(huì)計(jì)檔案須經(jīng)財(cái)務(wù)部門同意。
4、校外人員利用檔案,除持有正式介紹信外,還須按以上規(guī)定辦理審批手續(xù)。
三、利用檔案原則上只限在本館閱覽室查閱,不得借出。情況特殊,確須借出時(shí),只限開放檔案或本人經(jīng)辦的非密級(jí)的一般檔案,時(shí)間不超過一周。其他檔案一律不借出。
四、利用檔案須認(rèn)真填寫借閱登記表,歸還時(shí)須經(jīng)檔案館工作人員當(dāng)面驗(yàn)收、注銷。必要時(shí)還需填寫利用效果登記表。
五、復(fù)制、摘抄檔案,須經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人同意。復(fù)制由檔案館統(tǒng)一辦理,摘抄由檔案館工作人員負(fù)責(zé)核對(duì)、蓋章。
檔案借閱管理制度7
一、各單位工作人員可直接查閱本單位一般檔案資料,查閱有密級(jí)檔案,須持簽有單位負(fù)責(zé)人明確意見的條據(jù),方可查閱;
二、各單位借閱本單位一般檔案,必須辦理借閱手續(xù),必須注明預(yù)計(jì)歸還日期和聯(lián)系電話。借閱有密級(jí)檔案,須寫《檔案借出審批單》并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱;
三、如延長借閱時(shí)間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時(shí)催還。若催還未果,檔案管理員要向部門負(fù)責(zé)人反映。
四、如情況特殊,外單位人員或集團(tuán)其他單位人員查閱檔案須持檔案歸屬單位的`介紹信,可查閱無密級(jí)檔案。檔案主要供本集團(tuán)公司利用,一般不外借。
五、珍貴的實(shí)物檔案、重要的照片、底片、縮微膠卷等檔案一律不借出;
六、檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全,不得私自影印復(fù)制、擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證、裁剪、撕毀等。若有遺失,應(yīng)及時(shí)聯(lián)系檔案管理人員。
七、凡有私下抄錄、拍攝、描繪、拆散、刪刮、撕毀檔案等行為者,嚴(yán)格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律責(zé)任。
檔案借閱管理制度8
為了加強(qiáng)本單位檔案管理,搞好各門類檔案的提供利用工作,特制定以下制度:
1、本單位各部門借閱檔案,必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。
2、外單位來人查閱本單位檔案,需持單位介紹信并經(jīng)單位有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn),方可查閱,不得抄錄或借出。
3、機(jī)密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標(biāo)準(zhǔn)》中的.要求辦理。
4、查閱各門類檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進(jìn)行,不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的,需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),但借出時(shí)間不得超過一周,不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù),確保檔案的完整與安全。
5、珍貴的實(shí)物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。
6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴(yán)格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現(xiàn)行責(zé)任。
檔案借閱管理制度9
為保管好人事檔案,使之安全有效地為學(xué)校工作服務(wù),借閱人事檔案必須遵守以下制度:
一、個(gè)人因出國、學(xué)習(xí)、探親,經(jīng)人事處批準(zhǔn)可憑工作證查閱本人或親屬人事檔案中的部分材料,如履歷表、成績單等,除此之外個(gè)人不準(zhǔn)查閱本人和親屬的檔案。
二、查閱人事檔案的注意事項(xiàng):
1、詳細(xì)填寫人事檔案查閱登記冊(cè);
2、查閱檔案的'人員應(yīng)注意保密,不準(zhǔn)公開議論檔案內(nèi)容,只準(zhǔn)查閱有關(guān)部分,不準(zhǔn)翻閱全部檔案;
3、如需摘抄檔案內(nèi)容,應(yīng)事先經(jīng)檔案管理人員同意,摘錄后要交檔案管理人員審查;
4、要愛護(hù)檔案,保持檔案的整潔,不準(zhǔn)在檔案上劃任何標(biāo)記,不準(zhǔn)涂改檔案,不準(zhǔn)折疊或拆散、損壞檔案材料;
5、經(jīng)批準(zhǔn)查閱的檔案一般只能在檔案館內(nèi)查閱,不得攜帶出館,需要部分經(jīng)批準(zhǔn)可以復(fù)制;
6、人事檔案一般情況不借出,確因情況特殊需要借出,可酌情處理;
7、借用時(shí)間不準(zhǔn)超過一周,如有特殊情況需事先說明,但最長不得超過十五天,借閱期滿需延長的,必須攜帶原檔案到檔案館辦理延借手續(xù);
8、對(duì)借用的檔案必須嚴(yán)格保管,嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借他人,檔案如有遺失或損壞等情況,要依法查處。
檔案借閱管理制度10
一、根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《武漢理工大學(xué)檔案管理辦法》等規(guī)定,制定本制度。
二、凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個(gè)人,可以利用本館已開放的檔案。
三、境外組織或者個(gè)人利用本館已開放的檔案,須經(jīng)學(xué)校外事部門介紹以及檔案館負(fù)責(zé)人同意。
四、利用本館未開放的檔案,須經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。涉及未公開的技術(shù)問題,須經(jīng)檔案形成部門或者本人同意,必要時(shí)報(bào)請(qǐng)校長審查批準(zhǔn)。涉密檔案資料按《武漢理工大學(xué)秘密資料管理辦法》查閱利用。
五、檔案利用者須履行登記手續(xù),填寫利用者姓名、單位、利用目的和內(nèi)容等。
六、檔案利用者須自覺遵守保密制度,不得翻閱其他與所查內(nèi)容無關(guān)的檔案,嚴(yán)禁涂改、污損、抽拆和增刪檔案內(nèi)容。
七、本館檔案原則上限館內(nèi)查閱,一般不外借。校內(nèi)有關(guān)部門確需借出檔案時(shí),須持有二級(jí)單位負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公章的借閱申請(qǐng),經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人簽字后方可借出。檔案借出時(shí)間不得超出兩周,不得轉(zhuǎn)借。需要續(xù)借應(yīng)持檔案到檔案館辦理續(xù)借手續(xù)。借出檔案者須對(duì)檔案的安全、完整和保密負(fù)責(zé)。
八、檔案利用者需要復(fù)制檔案的',由檔案館負(fù)責(zé)辦理。加蓋本館檔案證明章的檔案復(fù)制件,與原件具有同等效力。
九、查閱利用檔案用于公益目的的,本館不收取費(fèi)用;用于個(gè)人或者商業(yè)目的的,本館按照有關(guān)規(guī)定收取費(fèi)用。社會(huì)組織和個(gè)人利用其所移交、捐贈(zèng)的檔案,本館無償和優(yōu)先提供。