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檔案管理制度

時間:2024-06-14 12:02:07 制度 我要投稿

檔案管理制度范本

  在生活中,制度使用的頻率越來越高,制度一經(jīng)制定頒布,就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用,是他們行動的準則和依據(jù)。想學(xué)習(xí)擬定制度卻不知道該請教誰?以下是小編精心整理的檔案管理制度范本,希望對大家有所幫助。

檔案管理制度范本

檔案管理制度范本1

  一、文書檔案歸檔制度

  1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。

  2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。

  3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。

  4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔,還應(yīng)留有書面材料存檔。

  5.凡歸檔的文件必須留原件存檔,書寫整齊,用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫,如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。

  6.重要文件如部門需用可進行復(fù)印,但原件必須歸檔。

  7.機關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

  二、專職檔案工作人員崗位責(zé)任制

  1.認真學(xué)習(xí)專業(yè)知識,貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》,熱愛本職工作,忠于職守,維護黨和國家利益,工作盡職盡責(zé),自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。

  2.負責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。

  3.負責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

  4.負責(zé)檔案庫房各項制度的落實。

  5.積極提供檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認真總結(jié)經(jīng)驗,為領(lǐng)導(dǎo)決策和機關(guān)各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學(xué)習(xí)網(wǎng)提供!

  三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制

  1.各部門配備一名兼職檔案員,負責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

  2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作,熟悉業(yè)務(wù),工作認真負責(zé),把好案卷質(zhì)量關(guān),按時完成兼管檔案的任務(wù)。

  3.兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。

  4.嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。

  5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識,不斷提高業(yè)務(wù)水平。

  四、部門立卷制度

  1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

  2.各部門兼職檔案員,負責(zé)對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

  3.兼職檔案員要嚴格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項要求立卷,保證立卷質(zhì)量。

  五、檔案保管制度

  1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負責(zé)檔案的保管工作。

  2.按照檔案管理有關(guān)規(guī)定,對各類檔案應(yīng)做到存放合理,排列有序,查找方便。

  3.檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查,對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時跟蹤追還,防止丟失。

  4.庫房要保持清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常保持在14—24℃,相對濕度要保持在45—60%,防止危害檔案的`現(xiàn)象發(fā)生。

  5.檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲,定期檢查。

  6.庫房內(nèi)嚴禁吸煙,嚴禁存放易燃、易爆危險品,停電時,一律用手電照明,不得使用易燃器具。

  7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進入,隨時關(guān)好庫房門窗,確保安全。

  六、檔案保密規(guī)則

  1.檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀律,堅持原則,認真執(zhí)行各項制度。

  2.凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認真遵守安全保密制度,嚴格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準帶出檔案室,確需帶出時須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準并在指定時間內(nèi)歸還檔案室。

  3.查閱檔案時,不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準進入檔案室。

  4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所,不準帶回家中,要及時交給檔案管理部門。

  5.對于違反保密規(guī)定,泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定,嚴肅處理并追究其責(zé)任。

  七、檔案借閱制度

  1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。

  2.凡借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準。外單位人員借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內(nèi)按時歸還。

  3.借閱人員對檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

  4.借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準,不得復(fù)印、抄寫檔案資料。

  5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查,確認檔案材料完好無損時,方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料,經(jīng)認真核對,正確無誤時,方能簽字蓋章。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學(xué)習(xí)網(wǎng)提供!

  6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報,并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

  八、其他

  解釋權(quán)歸公司行政人事部。

檔案管理制度范本2

  為保證公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作,維護文件檔案的完整和安全,特制定本制度。

  一、公司設(shè)立文件檔案管理專員,切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,保證文件檔案資料的齊全完整,提高案卷質(zhì)量,使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求,并逐步實現(xiàn)電子信息化管理。

  二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

  三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的`收集、整理、立卷、管理工作,確保資料完整。

  四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進行管理。

  五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映公司的主要情況,以便于保管和利用。

  六、文件資料檔案的保管、查閱。

  1、所有檔案必須入框上架,科學(xué)排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。

  2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生,認真做好文件檔案“八防”工作,特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈,要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料,發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄,確保文件檔案資料的完整與安全。

  七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料,須報請公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準,外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案,必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后,方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案,公司檔案管理員都必須如實進行登記,注清查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。

  八、對于公司機密文件及檔案的管理,要有專柜存放并單獨設(shè)鎖,無關(guān)人員不準接觸,工作人員要嚴守機密。

檔案管理制度范本3

  1、目的

  為實現(xiàn)工程技術(shù)檔案的標準化、規(guī)范化、科學(xué)化管理,更好地為科研生產(chǎn)服務(wù),特制定本辦法。

  2、適用范圍

  本制度適用于工程項目設(shè)計的底圖、藍圖、工程技術(shù)資料、文字記錄和電子文件等(以下稱:設(shè)計資料)的歸檔、保管、使用和銷毀。

  3、檔案資料管理

  3.1歸檔資料要求

  3.1.1工程項目設(shè)計完成以后,工程主持人應(yīng)及時組織各專業(yè)負責(zé)人匯集、整理以下資料:

  a.底圖,按圖紙編號排序;計算書裝訂成冊;相關(guān)設(shè)計文件、技術(shù)資料按照分類進行整理;

  b.設(shè)計過程ISO 9001需要保留的記錄、表單;

  c.專業(yè)設(shè)計圖紙、資料電子版文件;(必須是經(jīng)過校審驗證、甲方或主管部門確認、審查機構(gòu)審查并經(jīng)過修改,通過的最終版本;)

  3.1.2在報送施工圖二審?fù)ㄟ^,《通知單》返回一個月之內(nèi),工程主持人將清點、整理的各專業(yè)資料,按要求填寫QR-6.9-01《工程項目設(shè)計圖紙資料歸檔單》,送交主管技術(shù)副總經(jīng)理審驗、簽署。

  3.1.3工程主持人按照以下分類辦理歸檔手續(xù):

  a類資料送交工程檔案室辦理歸檔手續(xù)。

  b類資料送交貫標辦審驗辦理歸檔手續(xù)。

  c類資料經(jīng)計算機中心辦理歸檔手續(xù)。

  3.2工程檔案資料保管

  3.2.1設(shè)計底圖保管:

  歸檔后,檔案管理人員應(yīng)按照工程設(shè)計年度、工程編號及工程名稱,加裝封皮、標注案卷號后入柜保存。

  3.2.2設(shè)計藍圖保管:

  檔案管理人員應(yīng)將曬印存檔的藍圖疊成A3標準,按專業(yè)及圖紙排序裝訂成冊,立案保存,以便調(diào)審、查閱。

  3.2.3設(shè)計文件資料保管:

  圖檔管理人員應(yīng)對與設(shè)計有關(guān)的`文字資料進行組卷,編制目錄和備考表,標明文字資料立案日期、頁數(shù),保管期限、密級、與檔案號等。

  3.3工程圖紙、資料借閱:

  3.3.1工程檔案資料一般只供設(shè)計人員在資料室內(nèi)參閱。特殊情況需要外借時,須經(jīng)項目設(shè)計部長同意,憑借閱單,辦理外借手續(xù)。

  3.3.2工程計算書一概不予借閱,特殊情況,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準。

  3.4過期檔案資料銷毀

  3.4.1工程底圖、藍圖、文字等技術(shù)資料

  a.檔案管理人員應(yīng)會同相關(guān)部門,按照公司《檔案統(tǒng)一管理制度》,對超過保存期限的科技檔案進行清理、造冊、鑒定,銷毀。

  b.超過保存期限的工程技術(shù)檔案,在銷毀前,須造冊、開列清單,經(jīng)技術(shù)部主管領(lǐng)導(dǎo)鑒定、批準、簽署。

  c.銷毀過程應(yīng)由圖檔部門、技術(shù)管理部門共同實施。

  3.4.2設(shè)計過程質(zhì)量管理性活動記錄(ISO質(zhì)量管理體系要求的記錄、表單)一般保存一年(或保存至工程竣工),由技術(shù)部·貫標辦負責(zé)處置。

  3.4.3工程項目設(shè)計的電子版文件,由計算機中心負責(zé)刻錄光盤,永久保存。

檔案管理制度范本4

  為加強校研究生會辦公室檔案的科學(xué)管理,保證檔案資料的系統(tǒng)性與完整性,現(xiàn)結(jié)合實際情況,特制定本制度。

  一、立卷、歸檔

  第一條 各部門平時要做好文件的收集、整理,文件的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務(wù),必須認真做好。

  第二條 各類文件材料由辦公室負責(zé)整理立卷、歸檔。辦公室對各部門文件立卷工作進行監(jiān)督和指導(dǎo),并做好應(yīng)歸檔文件案卷的接收歸檔工作。

  第三條 文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件(包括收、發(fā)文電,內(nèi)部文件,各種會議文件,文件匯編,簿、冊、圖表,出版編輯物原稿、磁盤等),均屬立卷歸檔范圍。

  第四條 立卷的原則。遵循文件的自然形成規(guī)律,保持文件之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分文件的保存價值,便于保管和利用。

  第五條 立卷方法。根據(jù)立卷原則、文件的分類,分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。

  1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。

  2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。

  3、分問題。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。

  4、分期限。根據(jù)文件的不同保存價值,將文件按不同的保管期限分開。

  5、保管期限分為永久、長期、短期三種。

  (1)永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的(例如章程、申請批文等)有長遠利用價值的文件,劃為永久保存。

  (2)長期保存。凡是在相當(dāng)長時間內(nèi)部門需要查考的文件,劃為長期保存。長期保存為15年至50年。

  (3)短期保存。凡是在較短時間內(nèi)部門需要查考的各種文件,劃為短期保存。短期保存為15年以下。

  第六條 文件的組合。組合的基本作法如下:

  1、法規(guī)性文件,如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件,應(yīng)組合在一起。

  2、會議文件應(yīng)單獨組合。

  3、統(tǒng)計、報表、名冊等各類表格文件,應(yīng)組合在一起。

  4、工作計劃、總結(jié)等文件,一般可按部門或社團名稱組合。

  5、特殊性文件材料,可根據(jù)具體情況進行組合。

  第七條 檔案袋內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程、批文在前,計劃、總結(jié)在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

  第八條 文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份,重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件,需要辦理銷毀手續(xù)。

  第九條 歸檔時間。部門應(yīng)于活動后一周內(nèi),將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷,向辦公室移交歸檔。

  第十條 歸檔文件案卷的要求。部門移交歸檔文件案卷,應(yīng)符合下列要求:

  1、歸檔文件齊全、完整。

  2、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面,填寫時用中性筆或鋼筆書寫,字跡工整、清晰。

  3、檔案袋的.名稱要注意內(nèi)容準確,文字簡練通順,結(jié)構(gòu)完整,必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。

  第十一條 案卷文件一式兩份,一份作為紙制文檔保存,另一份電子文檔保存在辦公室,電網(wǎng)檔案盒。

  二、檔案的管理和利用

  第十二條 辦公室按照校研究生會對檔案管理的要求,對存放的各類檔案進行分類整理,分類保管,編制各類檢索目錄,搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計等工作。

  第十三條 經(jīng)鑒定失去保存價值需要銷毀的檔案,應(yīng)經(jīng)分管主席審查批準后,按程序進行檔案銷毀。

  第十四條 辦公室的管理貫徹“以防為主,防治結(jié)合”的原則。經(jīng)常檢查防護設(shè)施和檔案保管狀況,對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案,要有計劃的進行修補、復(fù)制,保護檔案的安全與完整。

  第十五條 檔案的利用。利用檔案人員,按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表,檔案用完后應(yīng)及時歸還。

  第十六條 借用檔案人員必須愛護檔案,要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。歸還檔案時,辦公室人員要仔細檢查,檔案盒,發(fā)現(xiàn)對檔案有損壞或泄密者,應(yīng)及時向分管主席報告,按有關(guān)規(guī)定處理。

  第十七條 辦公室工作人員,接待檔案利用人員要熱情,認真負責(zé),按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

  第十八條 平時匯集,按實際順序或內(nèi)容分類、收集、整理,應(yīng)保持文件、材料之間的來源、時間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件,應(yīng)及時請求補發(fā)或取得復(fù)印件,干部檔案盒,以便存檔和查閱。

  第十九條 確保文件、材料的安全,做好保密工作。

檔案管理制度范本5

  一、衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檔案資料應(yīng)按上級文件、計劃總結(jié)、會議記錄、投訴舉報、轉(zhuǎn)交案件、宣傳培訓(xùn)、年度報表、被監(jiān)督單位本底資料、行政相對人監(jiān)督檔案等項目進行分類,并裝訂成冊。

  二、檔案分類及內(nèi)容:

  1、上級文件:上級衛(wèi)生行政部門和衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)下發(fā)的文件。

  2、計劃總結(jié):衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管室年度工作計劃、總結(jié)、情況匯報、檢查安排、其他專項工作小結(jié)及圖片資料等。

  3、會議記錄:衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管室召開或參加各類工作會議應(yīng)留有記錄。

  4、投訴舉報:群眾投訴舉報的`受理和查處結(jié)果記錄。

  5、轉(zhuǎn)交案件:衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管員向縣衛(wèi)生監(jiān)督所轉(zhuǎn)交案件的交接文字性材料以及處理結(jié)果。

  6、宣傳培訓(xùn):衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管開展衛(wèi)生法律法規(guī)宣傳活動的計劃、總結(jié)、宣傳資料、工作記錄及圖片影像資料;衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管參加縣衛(wèi)生監(jiān)督所組織的培訓(xùn)活動課件、學(xué)習(xí)筆記;衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管對衛(wèi)生監(jiān)督信息員開展培訓(xùn)活動的培訓(xùn)計劃、通知、課件、簽到冊、試卷及圖片資料。

  7、年度報表:每年報送衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管工作信息匯總表的存檔。

  8、被監(jiān)督單位本底資料:衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管轄區(qū)單位名冊。

  9、行政相對人監(jiān)督檔案:按照職業(yè)衛(wèi)生、公共場所衛(wèi)生、餐飲單位、供水單位和醫(yī)療機構(gòu)進行劃分,并做到一戶一檔。每戶行政相對人監(jiān)督檔案中應(yīng)包含:被監(jiān)管單位的名稱、地址、負責(zé)人、衛(wèi)生知識培訓(xùn)、從業(yè)人員健康證持有情況和衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管現(xiàn)場檢查記錄、衛(wèi)生監(jiān)督意見書及存在的主要問題等。

檔案管理制度范本6

  第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作

  保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。

  第二條檔案管理機構(gòu)及其職責(zé)

  1、公司檔案工作實行二級管理,一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

  2、綜合管理部檔案管理員負責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各部門的檔案管理員負責(zé)本部門檔案資料的使用管理。

  3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認真細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。

  4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo),每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

  第三條歸檔制度

  1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

  2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個人不得擅自留存。

  3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的,綜合部保存復(fù)印件。

  4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

  5、業(yè)務(wù)活動中涉及金融財稅方面的資料,由財務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的,由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報綜合管理部備案。

  6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同,應(yīng)保留三份原件,綜合管理部保存一份,財務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由綜合部保存原件。

  7、在歸檔范圍內(nèi)的'其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制,歸檔范圍外的由各部門自行保管。

  第四條檔案保管制度

  1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房,各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

  2、歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。

  3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找。

  4、檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。

  5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。

  6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

  7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進行整理、剔除。

  8、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

  9、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。

  10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。

  第五條檔案借閱制度

  1、檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準不得借閱。

  2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門負責(zé)人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門負責(zé)人批準。

  3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。

  4、借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。

  5、借出檔案時,應(yīng)在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。

  6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損,否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。

  7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。

  8、重要檔案、機密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,由總經(jīng)理審批。第六條二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要每三年移交一次,必須保留的盡量留復(fù)印件,其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

檔案管理制度范本7

  (一) 文件管理制度

  第一條 管理要點

  1、 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用。

  2、 文件管理的范圍包括:上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。

  3、 制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫,統(tǒng)一頁眉、頁腳,寫明公司全稱及文件性質(zhì);正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范,表達無歧義。

  4、 根據(jù)文件屬性、類別,對所有文件進行編號,根據(jù)編號定期歸檔,做好相應(yīng)的文字記錄,以備查閱。

  第二條 制度規(guī)范

  1、 文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責(zé)執(zhí)行。

  2、 公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部,各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

  3、 公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負責(zé)起草和審核,總經(jīng)理簽發(fā);各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負責(zé)起草,行政人事部負責(zé)審核,審核無誤后行政辦公室打印,打印后送回起草部門校對,校對無誤方可正式打印,由總經(jīng)理蓋章,簽發(fā)。

  4、 凡寄至公司的文件、傳真等,由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。

  5、 機密文件由行政人事部主管保管,辦公室人員對一般性文件進行分類管理,定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門主管。

  6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件,需嚴格履行借閱手續(xù),對有密級程度的文件,需行政人事主管審批,總經(jīng)理批準后方可借閱。

  7、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記,做好借閱記錄并限期清退。

  8、 按時間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進行整理,附件、批件、定稿等資料收集完全,存檔備案。半年一小清,年終一大清。

  9、 根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀,需上報行政人事主管簽字批準,按照文件管理制度進行處理。

  第三條 文件管理流程設(shè)計

  1、 內(nèi)部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

  2、 外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

  3、 借閱流程:提出申請,辦理手續(xù)→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

  (二) 文書管理制度

  第一條 管理要點

  1、 為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進行,保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性,促進與提高組織管理工作的效率,充分發(fā)揮文書在各項工作中的指導(dǎo)作用。

  2、 文書管理范圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀要、總結(jié)匯編)、行政人事部發(fā)文文書(學(xué)習(xí)資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項文書資料。

  3、 除通知外,一般性文書沒有固定的格式,但必須標有頁眉頁腳,文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進行調(diào)整。

  4、 根據(jù)文書性質(zhì)進行編號整理,定期對文書進行歸檔整理,保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。

  第二條 制度規(guī)范

  1、 根據(jù)公司實際需要及上級安排,起草編寫內(nèi)部公開文書,張貼公示學(xué)習(xí)。

  2、 按照文書管理范圍,行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫《發(fā)文簿》,所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。

  3、 行政辦公室發(fā)出的`學(xué)習(xí)文書,需附上學(xué)習(xí)進度表;閱讀者需認真學(xué)習(xí)并簽名備注。

  4、 按時間、內(nèi)容等降序排列,整理歸檔,堅持平時歸檔與年終歸檔相結(jié)合,對照編號列出整理清單。

  5、 根據(jù)文書的時效性和保存的價值性,對文書進行整理銷毀;須上級審批同意,方可銷毀。

  6、 辦公室負責(zé)人為第一責(zé)任人,若發(fā)現(xiàn)文書丟失,辦公室人員必須查明原因,如實向主管部門報告,若未查明原因,則由辦公室負責(zé)承擔(dān)。

  7、 違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。

  第三條 流程設(shè)計

  起草文書→填寫《發(fā)文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀

  (三) 檔案管理制度

  第一條 管理要點

  1、 為了維護檔案的真實性和可查閱性,使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè),及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料,提高檔案管理質(zhì)量與效率。

  2、 檔案管理范圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。

  3、 根據(jù)文書整理和文件整理編號,對對應(yīng)資料進行相應(yīng)的歸檔、整理、備注,并存入專門的檔案文件柜保管。

  第二條 制度規(guī)范

  1、 應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負責(zé)收集,份數(shù)齊全,包括附件、批復(fù)、定稿等。

  2、 所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理,根據(jù)時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理,并貼上標簽。

  3、 堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合,對照編目,列出清單。

  4、 各部門需借閱相關(guān)檔案,須由行政人事部主管簽字,審核通過后方可借閱,不得抄錄、復(fù)制或借出。

  5、 檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定,履行保密手續(xù),特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管,確保檔案安全與完整。

  6、 檔案接收、移交,必須根據(jù)檔案管理制度嚴格做好記錄。

  第三條 流程設(shè)計

  根據(jù)文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理,編制編目→存檔→借閱→清退

檔案管理制度范本8

  1、檔案管理在校長、副校長的領(lǐng)導(dǎo)下,由辦公室具體抓好檔案建設(shè)工作。

  2、檔案管理人員要認真學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī),學(xué)習(xí)并熟悉檔案管理。

  3、檔案管理人員要嚴守有關(guān)檔案機密,確保檔案工作的嚴密性。

  4、檔案管理人員要堅守工作崗位,按時登記和整理相關(guān)資料歸檔,確保來件及時收存、及時歸類。

  5、學(xué)籍檔案、“兩基”檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、行政檔案等按習(xí)水縣教育局關(guān)于檔案管理的相關(guān)要求,制定管理措施,分門別類地完善工作,特別是加強教師業(yè)務(wù)檔案的完善工作,確保學(xué)校檔案能真實、客觀地記載教職工的.工作情況。

  6、學(xué)校檔案分門別類專柜管理,劃撥一定資金添置檔案設(shè)施,力求各類檔案放置有序、查找方便、管理順當(dāng)。

  7、每學(xué)期期末是整理和完善檔案的終結(jié)時間,各部門、各處、要認真收集開展工作的相關(guān)文字資料、圖片、表冊等整理,移交辦公室存檔。

  8、檔案管理人員必須熟悉檔案的建設(shè)情況,對外調(diào)檔案做到:“取一件、記一件、還一件、裝一件”,并負責(zé)追回外調(diào)時間較長的檔案,保證檔案不流失。

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