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檔案管理制度

時間:2023-07-15 14:21:17 制度 我要投稿

檔案管理制度[精選15篇]

  在當今社會生活中,很多地方都會使用到制度,制度具有合理性和合法性分配功能。那么什么樣的制度才是有效的呢?下面是小編為大家收集的檔案管理制度,歡迎閱讀,希望大家能夠喜歡。

檔案管理制度[精選15篇]

檔案管理制度1

  第一條根據(jù)財政部、國家檔案局關于印發(fā)《會計檔案管理辦法》的通知的規(guī)定,為加強公司會計檔案管理,保證會計檔案妥善保管有序存放、方便查閱,嚴防毀損、散失和泄密,特制定本制度。

  第二條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。具體包括:

  一、會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證。

  二、會計賬簿類:總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿和其他會計賬簿。

  三、財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告。

  四、其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊和會計檔案銷毀清冊。

  第三條每年形成的會計檔案,由財務部按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。

  一、當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財務部保管一年,期滿之后,應當由財務部編制移交清冊,移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管。

  二、移交檔案部門保管的'會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝。個別重要拆封重新整理的,檔案部門應當會同財務部和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責任。

  第四條財務部和檔案部門保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經(jīng)總經(jīng)理批準,可以提供查閱或復制,并辦理登記手續(xù)。查閱或復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

  一、由檔案部門建立健全會計檔案查閱、復制、登記制度。

  二、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。

  三、會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

  第五條本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限,各類檔案的保管按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。

  第六條保管期滿的會計檔案,除本第七條規(guī)定的情形外,可以按照以下程序銷毀:

  一、本單位檔案部門會同財務部提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

  二、總經(jīng)理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

  三、銷毀會計檔案時,由檔案部門和財務部共同派員監(jiān)銷。

  四、監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告總經(jīng)理。

  第七條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設期間的建設單位,其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

  第八條使用電子計算機進行會計核算,應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。使用磁盤、光盤等磁性介質(zhì)保存會計檔案,應報財政局備案。

  第九條建設單位在項目建設期間形成的會計檔案,應當在辦理竣工結(jié)算后移交給建設項目的接受單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

  第十條單位之間交接會計檔案的,交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案的單位,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號,應保管期限、已保管期限等內(nèi)容。

  交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接,并由交接雙方的單位負責人負責監(jiān)交。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

  第十一條預算、計劃、制度等文件材料,應當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,不適用本辦法。本制度解釋權(quán)歸公司財務部。

檔案管理制度2

  一、總則

  1、為加強本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發(fā)展服務,特制定本制度。

  2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

  3、公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

  二、文件材料的收集管理

  1、公司指定專人負責文件材料的管理。

  2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。

  3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。

  三、歸檔范圍

  1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。

  2、本公司對外的`正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

  3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

  4、本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

  5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

  6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

  四、歸檔要求

  1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。

  2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

  3、在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。

  4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。

  5、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

  6、案卷封面,應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

  五、檔案管理人員職責

  1、按照有關規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

  2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。

  3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。

  六、檔案的利用

  1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。

  2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報總經(jīng)理處理。

  3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追求責任。

  4、不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領導批準才能摘抄或復制。

  5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

  6、不準轉(zhuǎn)借,必須專人專用。

  7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

  七、本制度即日起開始執(zhí)行。

檔案管理制度3

  1.目的

  通過對防火檔案進行規(guī)定,確保商場的安全性。

  2.適用范圍

  適用于商場各類防火檔案的管理。

  3.主要職責

  嚴格按規(guī)定執(zhí)行,確保商場的安全性。

  4.內(nèi)容

  商場物業(yè)需根據(jù)政府規(guī)定建立完善的防火檔案,并予以妥善保管。

  4.1物業(yè)商場物業(yè)分管的檔案

  4.1.1各級防火組織及其成員名單。

  4.1.2各部門防火責任制。

  4.1.3商場各項消防安全管理制度。

  4.1.4公安消防部門的來文。

  4.1.5消防安全檢查記錄。

  4.1.6員工消防安全培訓教材。

  4.1.7消防演習計劃、記錄。

  4.1.8火警、火災事故的調(diào)查處理資料。

  4.1.9消防工作年度總結(jié)報告。

  4.2.0獎罰記錄。

  4.2.1其他有關消防資料。

  4.2工程部分管的檔案:

  4.2.1各種消防設施器材的布局平面圖。

  4.2.2各種消防設施器材的技術資料。

  4.2.3自動報警系統(tǒng)的檢測資料。

  4.2.4自動噴淋系統(tǒng)的檢測資料。

  4.2.5防排煙設備、防火門、消火栓等到防火器材的檢測資料。

  4.2.6供水系統(tǒng)的檢測資料。

  4.2.7避雷裝置系統(tǒng)的'檢測資料

  4.2.8危險品使用、保管安全制度及資料。

  4.2.9動用明火作業(yè)的申請及作業(yè)記錄資料。

  4.2.10電氣設備的開關、線路及照明燈具的檢修資料。

  4.2.11更改消防設施的報告、批文及作業(yè)記錄等資料。

  4.2.12其他消防器材設施方面的資料。

檔案管理制度4

  一、總則

  為加強公司會計檔案的科學管理,特制定本辦法。

  二、會計檔案的界定和主管

  會計檔案是指公司會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算材料。

  財務部為會計檔案主管部門。

  財務部建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度。

  公司接受上級財政機關和檔案業(yè)務機關的業(yè)務指導、監(jiān)督與檢查。

  三、會計檔案管理

  財務部對每年形成的會計檔案,按照歸檔的要求,負責整理立卷或裝訂成冊。當年會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財務部保管1年。期滿后原則上編造清冊移交公司檔案部門。

  檔案部門接受保管的會計檔案,原則應當保持原卷冊的封裝;個別需拆封重新整理的,會同財務部和經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清責任。

  會計檔案應妥善保管、存放有序、查找方便,嚴格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。

  公司內(nèi)查閱會計檔案要按規(guī)定辦理手續(xù)。上級機關或外單位需要查閱的,要經(jīng)公司領導批準,且派專人陪同閱看;原件不得借出。

  下屬單位(分、子公司)撤并,會計檔案應隨同轉(zhuǎn)移到上級控股公司或指定部門,并辦理好交接手續(xù)。

  各種會計杰案的保管期限,可分人永久、定期二類,詳見會計檔案保管期限表。保管期限從會計年度終了后的.第一天起算。

  會計檔案保管期滿,需要銷毀的,由公司檔案或財務部提出銷毀意見,并嚴格審查,編造會計檔案銷毀清冊,報經(jīng)主管批準后銷毀。對尚未了結(jié)的債權(quán)、債務和法律糾紛涉及的原始資料,應單獨抽出、另行立卷,直至案件結(jié)束為止。

  由財務和檔案部門共同派員監(jiān)銷。會計檔案銷毀前,監(jiān)銷人應認真清點核對:銷毀后在銷毀清冊上簽名,并將監(jiān)銷情況上報有關領導。

  四、附則

  本辦法由財務部會同檔案部門解釋、執(zhí)行,經(jīng)總經(jīng)理批準頒行。

檔案管理制度5

  一、 為規(guī)范公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,特制定本制度。

  二、 歸檔范圍

  公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

  三、 公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。

  四、 檔案管理員的職責:保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

  五、 資料的收集與整理

  1. 公司的'歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

  2. 在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應積極配合與支持。

  3. 凡應該及時歸檔的資料,由檔案管理員負責及時歸檔。

  4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

  5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

  六、 資料的分類與歸檔

  1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。

  2. 公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

  七、 檔案的借閱

  1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

  2. 因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時,由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

  3. 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別,絕密級檔案禁止調(diào)閱,機密級檔案只能在檔案室閱覽,不準外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

  4. 檔案借閱者必須做到:

  ① 愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改。

 、 注意安全保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

  八、 檔案的銷毀

  1. 公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

  2. 當某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

  3. 凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。

  4. 經(jīng)批準銷毀的公司檔案,檔案管理員須認真核對,將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

  5. 在銷毀公司檔案資料時,必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

檔案管理制度6

  一、居民建檔率要符合市衛(wèi)生局的要求。設立健康檔案資料室,以戶為單位,一人一檔的準則為家庭和居民建立健康檔案。

  二、健康檔案要集中檔案室保管,按行政村名和編號順序存放,檔案專柜存放,保持整齊、美觀和規(guī)范有序,逐漸實行計算機化管理。

  三、居民健康檔案應由全科醫(yī)師負責填寫,責任醫(yī)生要對健康檔案進行按照65歲以老人、兒童、孕產(chǎn)婦、慢性病人及重性精神病人等進行分類專冊登記,檔案盒要設目錄和分類信息登記。

  四、定期開展隨訪工作,按疾病分期隨訪病人,結(jié)合參加合作醫(yī)療農(nóng)村居民和育齡已婚婦女每年一次的健康體檢,以及兒童防備接種和體檢、孕產(chǎn)婦系統(tǒng)管理和常見婦女病檢查、臨床診斷治療、職業(yè)體檢和健康隨訪服務等資料內(nèi)容,及時記錄在健康檔案中,對體檢和隨訪發(fā)現(xiàn)的健康問題,進行有針對性的'以健康教育為重點的健康干預。

  五、資料管理人員及責任醫(yī)師,應及時登記已經(jīng)獲取的各種信息,并進行分析統(tǒng)計,及時反饋。

檔案管理制度7

  教學檔案是教學實踐和教學研究過程中形成的重要文獻材料。加強教學檔案管理,收集整理并逐年積累教學資料和教學檔案,為學院工作及時準確提供所需要的資料、數(shù)據(jù),是教學工作的重要組成部分。為加強教學檔案,特制定本制度。

  一、管理體制

  (一)教學檔案分為院、系、室三級管理,教務處為一級管理,系為二級管理,教研室與實驗室為三級管理。

  (二)各部門要有一名領導分管檔案工作,教務處配備一名專職檔案人員承擔檔案管理工作。各系檔案管理由教務干事兼管,教研室與實驗室檔案管理由主任或副主任兼管。專兼職檔案管理人員統(tǒng)一管理本部門、本系統(tǒng)的教學文件,并由教務處統(tǒng)一向?qū)W院檔案室移交檔案。

  二、檔案工作范圍

 。ㄒ唬n案工作包括有關教學的各類檔案及相關資料的接收、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、裝訂、保管。

 。ǘ└鞑块T負責的歸檔范圍如下:

  教務處歸檔范圍

  1、上級教育主管部門下達的指令性、指導性文件,計劃、規(guī)定及各種規(guī)章制度、辦法等。

  2、教師業(yè)務檔案;學生檔案。

  3、綜合性教學文件材料:本部門產(chǎn)生及制定的`各種教學制度、規(guī)定、辦法、條例、教師與實驗技術人員基本情況及工作量和教學工作的各種統(tǒng)計表等。

  4、教學、教材等方面的材料:專業(yè)教學計劃、課程教學大綱、課程授課計劃、各類課程表,教師任課安排等,有關專業(yè)設置、規(guī)劃、建設、評估、教改方案,總結(jié)。各系各專業(yè)教材(含自編教材)使用目錄,教材征訂申請表、教材帳、卡、清單,教材建設材料,課程的試題庫、試卷庫等。

  5、學籍管理方面的材料:有關學生名冊、成績、學籍及有關變更材料等。

  6、教學過程監(jiān)控材料:教學運行文件、教學信息反饋材料及分析、總結(jié)材料,教學檢查資料,教學座談會記錄,教學紀律,教學調(diào)度方面的材料等。

  7、教育研究方面的材料:有關教學質(zhì)量、教學改革的研討、計劃、總結(jié)、調(diào)查表、教學論文等材料。教育科研課題和教學改革項目立項、驗收等有關材料,優(yōu)秀教學成果獎評定的有關材料等。

  8、實踐教學方面的材料:實驗教學大綱、計劃、課表,實驗指導書;實習(包括基礎訓練、認識實習、生產(chǎn)實習、專業(yè)訓練、畢業(yè)實習)計劃、大綱、實習指導書、實習講義,校外實習協(xié)議書;課程設計、畢業(yè)設計的題目、計劃;實驗室及實習基地建設規(guī)劃、論證、合同、評估、設立及各實踐教學環(huán)節(jié)的總結(jié)和各類統(tǒng)計表等。

  9、教學設備管理及維護方面的材料:設備購置計劃、批復、合同、論證材料、設備帳目、清單、卡片,報廢計劃、帳目,大型精密儀器及大中小型計算機檔案,設備維護計劃、帳目,有關設備管理等方面的總結(jié)和統(tǒng)計報表等。

  10、教學、教學設備經(jīng)費方面的材料:經(jīng)費預算、決算、計劃執(zhí)行過程中產(chǎn)生的各種統(tǒng)計報表、總結(jié)表。

  系歸檔范圍

  1、上級與本系、部有關的各種文件、計劃、規(guī)定、辦法等。

  2、本系(部)產(chǎn)生的各種文件、計劃、規(guī)定、辦法、總結(jié)與統(tǒng)計報表、人員考核等。

  3、各類教學文件

  專業(yè)教學計劃、課程教學大綱、學期授課計劃、實驗指導書、課程設計大綱、課程設計任務書、課程設計指導書、實驗實習大綱、實習指導書、畢業(yè)設計大綱、畢業(yè)設計任務書、畢業(yè)設計指導書;課程設計、畢業(yè)設計的原始資料。

  教學檢查制度和執(zhí)行記錄、教學聽課制度和執(zhí)行記錄、對畢業(yè)的跟蹤調(diào)查記錄、系領導聽課記錄。學風建設規(guī)劃與實施記錄、實驗實訓建設規(guī)劃。設備管理制度、設備使用臺帳、校外實訓基地協(xié)議。

  人才市場需求調(diào)查和分析(調(diào)查原始表格、分析報告)、專業(yè)建設指導委員會成立的文件、聘書、成員職稱復印件,及其會議記錄。

  其它有關教學研究和教學改革方面的資料。

  教研室歸檔范圍

  1、上級與本教研室有關的各種文件、計劃、規(guī)定、辦法等。

  2、教研室產(chǎn)生的各類教學材料:教學計劃、方案、大綱;教學改革方案;教學與實驗授課計劃、試題庫、試卷庫;有關實踐教學(包括實習、課程設計、畢業(yè)設計)計劃、大綱、講義、學生畢業(yè)設計(論文);自編教材;教研活動記錄;有關教學的各種計劃、經(jīng)驗總結(jié)、考核、質(zhì)量分析、教學情況的檢查、情況調(diào)查及統(tǒng)計表等。

  實驗室歸檔范圍

  1、上級與本實驗室有關的各種文件、計劃、規(guī)定、辦法等。

  2、實驗室產(chǎn)生的各類教學材料:實驗教學計劃、課表、教學或?qū)嶒灤缶V、教材或?qū)嶒炛笇、實驗卡片、實驗報告;設備運行記錄、維修記錄;實驗室建設規(guī)劃、實驗日志;有關實驗教學的各種考核、質(zhì)量分析、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。

 。ㄈw檔時間:按學年度歸檔在次年6月底前歸檔,按度歸檔的檔案在每年寒假以前歸檔。

  三、檔案管理

 。ㄒ唬n案的分類、編號、裝訂、保管期限按國家教育部《高等學校檔案工作規(guī)范》執(zhí)行,分為永久、長期(15年以上至30年)、短期(15年以下)三種。

  (二)檔案的查閱、摘錄、復制等要按制度執(zhí)行,應辦理借閱手續(xù)。

  (三)專兼職檔案人員要認真執(zhí)行有關檔案管理規(guī)定,認真履行好自己的職責。

 。ㄋ模┮M快實現(xiàn)教學檔案的計算機規(guī)范化管理。

檔案管理制度8

  物業(yè)公司員工培訓檔案管理

  員工培訓是一項繁雜、艱巨、長期的工作,這就要求我們負責培訓工作的各級干部員工,必須認真負責地做好員工培訓檔案的'歸檔和管理工作。

  1.0由各部門(各子公司、各管理處)建立員工個人《員工培訓檔案》(表格or-004),將該員工參加的所有培訓,按《員工培訓簽到表》(表格or-005)所列內(nèi)容,詳細填寫,作為員工晉升、調(diào)薪、年度考評的條件之一。

  2.0除非該員工離職(或被辭退、除名),否則該員工的培訓檔案將長期保存,并隨該員工在本公司內(nèi)部工作單位的調(diào)動而調(diào)轉(zhuǎn)。

  3.0無論那一種類培訓,從培訓申請到考核結(jié)束,各部門(各子公司、各管理處)培訓負責人每次都應認真做好培訓記錄,按規(guī)要求填寫相應記錄表格,在培訓結(jié)束后歸檔備查。

  4.0培訓記錄至少保存一年(員工個人員工培訓檔案除外)。

  5.0教育培訓部負責建立各部門(各子公司、各管理處)負責人的培訓檔案。

檔案管理制度9

  一、檔案工作是學校工作的重要組成部分,學校所有工作部門均應按照上級教育部門和的規(guī)定進行檔案的收集、整理、歸檔等工作。

  二、凡本學期的檔案,原則上由行政、德育、教學、總務、安全辦分塊建檔,每學期末,統(tǒng)一匯總交學校檔案室歸檔管理。學校檔案室工作目前由辦公室分管。

  三、行政辦公室、教務處和政教處必須明確專人分管本部門工作。如有人員調(diào)動,必須做好移交工作,檔案管理員和各處、室負責檔案工作的人員,應熟悉有關檔案工作的規(guī)定的業(yè)務,及時、認真、規(guī)范地做好檔案工作,并做好歸檔記錄。

  四、學校檔案室的檔案材料原則上不得外借,查閱檔案必須在檔案室內(nèi)進行。特殊情況須經(jīng)校長同意才能借出檔案室外,并于當天歸還。

  五、借閱檔案要履行借閱登記手續(xù)。檔案必須整本借閱,不得散借,摘錄檔案內(nèi)容需征得管理員同意。

  學校印章管理辦法

  一、印章是學校各項管理活動中行使職權(quán)的重要憑證和工具,印章的管理關系到學校各項管理活動的開展,為規(guī)范和加強對各類印章的管理,特制定本辦法。

  二、凡冠有“深圳市龍崗區(qū)xxxx初級中學”字樣的'各部門印章和各種業(yè)務專用章,以及校領導的簽名章,均適用本辦法。

  三、印章的刻制統(tǒng)一由學校辦公室審核、辦理、備案、保留印模、發(fā)文啟用并監(jiān)督使用。

  四、學校印章是學校職權(quán)的合法代表,主要使用在學校對外出示的證明、證書、合同、公文(函)等文書上。

  五、印章是行使組織權(quán)力的外在表現(xiàn)形式,學校任何部門必須嚴格在本部門的權(quán)限范圍內(nèi)使用印章,不得越權(quán)用印。

  六、學校各部門印章使用,應經(jīng)本部門領導審批同意后方可用印。

  七、經(jīng)學校研究決定撤銷的部門,應將原有印章交由學校辦公室統(tǒng)一歸檔。

  八、“深圳市龍崗區(qū)xxxx初級中學”印章和校領導簽名章統(tǒng)一由學校辦公室負責管理,學校各部門的印章由本部門負責管理。

  九、各部門領導對印章的管理負責,并指定政治上可靠,有高度組織性、紀律性的人作為部門的監(jiān)印人,負責管理本部門印章。

  十、監(jiān)印人必須親自用印,用印前必須按各級用印負責人的審批意見,審查用印文件的內(nèi)容、格式,確認無誤后方可用印。蓋印時要求圖章清晰、端正,位置適當(一般應蓋在文件的落款與日期之間,跨年壓月處),蓋印后要保存好用印依據(jù)材料,并做好詳細登記,以備查考。

  十一、監(jiān)印人對印章必須妥善保管,不準隨便將印章放在桌子上,監(jiān)印人不在時必須把印章鎖好,以防丟失,如有丟失要立即報失。

  十二、各部門越權(quán)用印,監(jiān)印人不按規(guī)定用印及因監(jiān)印人管理不善造成印章丟失的,屬工作失職行為并追究當事人責任;嚴重越權(quán)用印行為或造成學校重大損失的,按嚴重失職和重大責任事故處理,追究當事人的行政責任和經(jīng)濟責任。

  對于未經(jīng)、公章的,學校將追究部門領導的行政責任,對因此造成損失的,學校還將追究其經(jīng)濟責任或法律責任。

檔案管理制度10

  第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。

  第二條 檔案管理機構(gòu)及其職責

  1、公司檔案工作實行二級管理,一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

  2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

  3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認真細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。

  4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導,每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

  第三條 歸檔制度

  1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設等活動,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

  2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個人不得擅自留存。

  3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的,綜合部保存復印件。

  4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

  5、業(yè)務活動中涉及金融財稅方面的資料,由財務部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的,由規(guī)劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。

  6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同,應保留三份原件,綜合管理部保存一份,財務部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由綜合部保存原件。

  7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制,歸檔范圍外的.由各部門自行保管。

  第四條 檔案保管制度

  1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房,各部門應根據(jù)保存檔案數(shù)量,設置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

  2、歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。

  3、檔案管理員要科學地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找。

  4、檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。

  5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。

  6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

  7、根據(jù)有關規(guī)定及公司實際情況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進行整理、剔除。

  8、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

  9、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。

  10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。

  第五條 檔案借閱制度

  1、檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領導批準不得借閱。

  2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。

  3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。

  4、借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。

  5、借出檔案時,應在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。

  6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復印、不得拆封、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損,否則,追究當事人責任。

  7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。

  8、重要檔案、機密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,由總經(jīng)理審批。

  第六條 二級檔案應根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要,每三年移交一次,必須保留的盡量留復印件,其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

  第七條 本制度從二O 一一年十月一日起執(zhí)行。

檔案管理制度11

  為加強職工培訓檔案管理,根據(jù)上級有關規(guī)定,制定本細則。

  一、凡參加培訓的人員,均建立規(guī)范的《企業(yè)職工安全教育培訓檔案》,記錄安全技術培訓考試、考核的相關信息。新招入礦人員只建立電子檔案,工作滿一年后建立《企業(yè)職工安全教育培訓檔案》。

  二、工作標準

  1. 培訓結(jié)束后三天內(nèi)將培訓資料分類匯總、整理、保存。

  2. 及時填寫《企業(yè)職工安全教育培訓檔案》,并將培訓信息錄入電子信息管理系統(tǒng)。

  3. 做好培訓檔案的.日常管理工作。

  三、安全技術培訓檔案的存檔資料

  1. 培訓考勤成績簽字表

  2.理論考試試卷

  3. 《企業(yè)職工安全教育培訓檔案》

  四、從業(yè)人員的安全技術培訓檔案分類(或分單位)整理,編號登記實行信息化管理。

  五、安全技術培訓檔案未經(jīng)有關負責人批準,不得外借,如需外借,必須辦理借閱手續(xù)。

  六、檔案資料設專人負責,經(jīng)常整理,以防丟失。檔案室內(nèi)嚴禁煙火,并保持清潔、通風。發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

  七、檔案的調(diào)整

  1. 從業(yè)人員轉(zhuǎn)崗、變動工作單位,要及時調(diào)整分類、歸口,并更新電子信息;

  2. 從業(yè)人員退休、離職、辭退后,及時清理檔案。

檔案管理制度12

  酒店員工培訓檔案管理規(guī)定

  1、總則

  為將員工的培訓情況及時準確地記入個人培訓檔案,以便準確掌握員工培訓情況,更好地進行監(jiān)督和管理,特制定本規(guī)定。

  2、適用范圍

  地面服務部所有經(jīng)過各類培訓的干部、員工。

  3、職責

  3.1 地面服務部市場業(yè)務部負責員工ⅰ級和ⅱ極培訓檔案的統(tǒng)一管理。

  3.2 各單位負責本部門員工ⅲ級培訓檔案的統(tǒng)一管理。

  4、培訓檔案管理

  培訓檔案是證明員工接受過某種培訓的依據(jù)。

  4.1 檔案記錄

  4.1.1 檔案記錄的內(nèi)容應包括:培訓時間、地點、內(nèi)容、課時、考勤、考試或考核成績、證書編號及有效期、教員姓名。

  4.1.2 檔案的記錄應及時準確。不需要發(fā)放證書的',應在培訓結(jié)束后5日內(nèi)完成檔案的記錄工作;需要發(fā)放證書的,應在收到證書后5日內(nèi)完成檔案的記錄工作。

  4.1.3檔案的管理者不得隨意更改檔案中的內(nèi)容。

  4.2檔案的維護

  4.2.1 檔案管理者應對保存的員工培訓檔案做定期維護,維護內(nèi)容包括:檔案記錄項目、內(nèi)容、格式的變更情況及資料整理情況。

  4.3 檔案的使用

  4.3.1應妥善保管檔案材料,凡需要查詢記錄情況的應向該部門提出申請,得到其行政正職同意后,方可使用檔案。

  4.3.1 檔案資料未經(jīng)管理職責部門經(jīng)理批準,不得帶出培訓檔案的保存地點或進行復制。

  4.3.2 各培訓檔案管理部門應對員工培訓檔案的使用情況做好記錄,并填寫《員工培訓檔案使用記錄》。

  4.4 檔案的保存

  4.4.1 員工的培訓檔案應長期保存。

檔案管理制度13

  1、財務檔案包括:原始憑證、記賬憑證、手工賬薄、財務報表、納稅申報表及稅務相關資料、各種票據(jù)領購使用登記薄、財務人員移交清單及交接登記薄、財務軟件計算機拷貝磁盤或光盤、各種經(jīng)濟合同、項目成本資料、資產(chǎn)評估報告、借款合同及抵押登記合同、驗資報告、審計報告、已作廢的各種票據(jù)、已使用完的各種票據(jù)存根、各項內(nèi)部審計報告等。

  2、每月的原始憑證、記賬憑證應在每月賬務完成納稅申報后,由會計人員協(xié)同會計主管人員整理、裝訂,并登記編號入庫管理。對于財務報表、納稅申報資料、手工賬薄、各種登記薄、移交清單等在年終賬務完后整理裝訂入庫;對于計算機拷貝磁盤或光盤在拷貝后即刻納入檔案管理;對于其他財務資料應該入庫保管的,但根據(jù)工作需要暫時保管在不同會計人員手中,但對于十分重要的資料也應先辦理入庫手續(xù),然后由相關財務人員按照正常借閱手續(xù)借出,以明確責任,保證財務資料的安全。

  3、建立“財務檔案登記薄”,每項財務檔案歸檔前,由主管人員確定檔案的分類,按照不同的檔案類別分別編號登記管理,由檔案管理人員和會計主管人員在登記薄上簽字(蓋章)。

  4、建立“財務檔案調(diào)閱、借閱登記薄”,財務部門內(nèi)部需要查閱檔案的,需由檔案管理人員陪同查閱;需要復印財務資料的,必須由財務負責人批準,由檔案管理人員負責復印;財務部門以外的人員原則上不能直接查閱財務檔案資料,如有特殊需要,確需查閱、復印財務資料的,必須經(jīng)財務負責人批準,并且在“財務檔案調(diào)閱、借閱登記薄”上登記

  5、財務資料只能保留在公司范圍內(nèi),不能帶出公司。除了財務部門內(nèi)部工作需要以外,不能借閱給其他人員。如有司法機關工作人員因執(zhí)法需要調(diào)閱或借閱公司財務資料的`,按照國家法律規(guī)定,必須出具正式的“協(xié)助執(zhí)行通知書”或“判決書”等法律文件以及工作證件,并由財務負責人批準后,按照以上手續(xù)辦理借閱、調(diào)閱。

  6、財務檔案的保管按照《檔案法》及《會計基礎工作規(guī)范》的規(guī)定執(zhí)行。如果超過規(guī)定的保管時間需要銷毀的,應上報財務中心并建立“財務檔案銷毀清冊”,在保管人員、主辦會計及財務負責人共同監(jiān)督下銷毀,“銷毀清冊”作為財務檔案保管;其中未清債權(quán)債務雖超過期限也不得銷毀。

  7、財務檔案管理人員及其他財務人員不得擅自公布財務資料;不得擅自銷毀、涂改、偽造財務檔案;不得擅自提供、抄寫、復制財務檔案;不得損毀、分散、丟失財務檔案;如發(fā)生以上情況,應對當事人進行嚴肅處理,對公司造成損失的,應承擔經(jīng)濟賠償責任;情章嚴重,違反國家法律的,依法移送檢查機關追究法律責任。

  8、行政部門應為財務檔案的管理提供必需的條件。

  9、財務負責人應定期或不定期檢查財務檔案管理情況;集團財務中心定期對分支機構(gòu)的財務檔案管理情況進行檢查;內(nèi)部審計財務檔案管理情況作為審計重點,確保財務檔案的科學管理。

檔案管理制度14

  1.目的

  為有效地利用和保護培訓文檔資料,加強培訓文檔管理工作,使培訓文檔管理工作規(guī)范化,特制定本規(guī)定。

  2.適用范圍

  公司行政人事部及各項目部相關部室對培訓文件檔案的管理。

  3.職責

  3.1行政人事部培訓經(jīng)理負責總部培訓文檔的保管工作。

  3.2項目部行政管理部培訓負責人負責本項目部培訓檔案的保管工作。

  3.3其他同公司《文件檔案管理規(guī)定》。

  4.術語

  無

  5.程序

  5.1培訓檔案歸檔范圍

  5.1.1各類培訓檔案存檔目錄

  5.1.1.1日常培訓檔案

  5.1.1.1.1日常培訓檔案應包括《簽到表》、《培訓工作記錄表》、培訓講義、《培訓考核成績單》。

  5.1.1.1.2其中的培訓講義應是授課教師的授課內(nèi)容。

  5.1.1.1.3根據(jù)《培訓考核管理制度》,無論筆試、口試及實操都應用《培訓考核成績單》記錄成績。

  5.1.1.1.4在培訓要求中注明'了解'的培訓課程,不需要進行考核,則應在培訓記錄表中進行記錄,不要求進行考核成績記錄。

  5.1.1.2'7+1'培訓檔案

  5.1.1.2.1'7+1'培訓檔案應包括《'7+1'培訓計劃》、《'7+1'培訓記錄表》及培訓講義。

  5.1.1.2.2其他同5.1.1.1.3及5.1.1.1.4

  5.1.1.3外派培訓檔案

  5.1.1.3.1外派培訓檔案目錄同日常培訓檔案存檔目錄。

  5.1.1.3.2根據(jù)《培訓風險防范管理規(guī)定》進行《外派培訓合同》的'存檔。

  5.1.2培訓教材檔案存檔目錄

  培訓教材檔案的存檔應包括《培訓教材工作單》及培訓教材(即授課教師講義、文字資料、錄象或光盤等),其他請詳見《培訓教材管理制度》。

  5.1.3培訓往來文件存檔目錄

  5.1.3.1有關于培訓方面通知、請示、報告、總結(jié)等根據(jù)《文件檔案管理規(guī)定》要求進行存檔。

  5.1.3.2根據(jù)《培訓管理制度》,項目部每月上報總部的月培訓計劃及培訓實施表應按時存檔。

  5.1.3.3有關于培訓評估的檔案根據(jù)《培訓評估管理制度》要求進行存檔。

  5.2培訓檔案存檔要求

  5.2.1歸檔的文件材料必須字跡清楚、工整,紙張要求為a4紙大小,文件格式需按照公司的標準文本。

  5.2.2歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。

  5.2.3歸檔的文件除特殊情況外,必須用原件。

  5.3.4歸檔的文件必須保持歸檔文件之間的歷史聯(lián)系。

  5.3.5對于可進行輸入電腦的資料及時輸入電腦。

  5.3.6各種文件資料收集、分類后,需在一個月內(nèi)歸檔完畢。

  5.3使用

  5.3.1借閱:

  同《文件檔案管理規(guī)定》

  5.5保存期限及銷毀

  同《文件檔案管理規(guī)定》

  6.監(jiān)督執(zhí)行

  行政總監(jiān)。

  7.相關/支持性文件

  《文件檔案管理規(guī)定》

  《培訓管理制度》

  《培訓評估管理制度》

  《培訓教材管理制度》

  《培訓風險防范管理規(guī)定》

  《培訓考核管理制度》

  8.質(zhì)量記錄及表格

  《檔案/圖書/資料借閱單》

  《文件資料銷毀登記表》

  《簽到表》

  《培訓工作記錄表》

  《培訓考核成績單》

  《'7+1'培訓計劃》

  《'7+1'培訓記錄表》

  《外派培訓合同》

  《培訓教材工作單》

檔案管理制度15

  1. 養(yǎng)殖場應當依法向縣畜牧獸醫(yī)局備案,取得畜禽養(yǎng)殖代碼,作為養(yǎng)殖檔案編號。

  2. 養(yǎng)殖場養(yǎng)殖免疫檔案,需完善以下內(nèi)容:免疫記錄、診療記錄、生產(chǎn)流水日報表、病死畜禽無害化處理表、飼料添加劑使用記錄、獸藥使用記錄、獸藥疫苗采購記錄、藥物添加劑及限用添加劑使用記錄、生產(chǎn)銷售記錄、飼料采購記錄、標識使用記錄等。

  3. 養(yǎng)殖場需妥善保管養(yǎng)殖免疫檔案,每年一月底前將上年度動物防疫條件情況和防疫制度執(zhí)行情況向發(fā)證機關報告,養(yǎng)殖檔案保存時間不得低于2年。

  4. 養(yǎng)殖場所停業(yè)后,于停業(yè)后30日內(nèi)將《動物防疫條件》交回發(fā)證機關注銷。

  5. 《動物防疫條件合格證》丟失的,于15日內(nèi)向發(fā)證機關申請補發(fā)。

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