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公司檔案管理制度

時間:2023-07-25 12:12:18 制度 我要投稿

公司檔案管理制度精品15篇

  在學(xué)習(xí)、工作、生活中,各種制度頻頻出現(xiàn),制度是指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則。那么相關(guān)的制度到底是怎么制定的呢?以下是小編為大家收集的公司檔案管理制度,希望能夠幫助到大家。

公司檔案管理制度精品15篇

公司檔案管理制度1

  為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。

  一、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

  1、公司檔案工作實行二級管理,一級管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

  2、綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。

  3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。

  4、綜合辦公室檔案管理員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。

  二、歸檔制度

  1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

  2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個人不得擅自留存。

  3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的,綜合部保存復(fù)印件。

  4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

  5、所有科室的業(yè)務(wù)活動方面的.資料,應(yīng)將相關(guān)資料的復(fù)印件報綜合辦公室備案。

  6、由公司對外簽訂的合同,至少應(yīng)保留一份原件,交由綜合管理部保存。

  7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制,歸檔范圍外的由各部門自行保管。

  三、檔案保管制度

  1、公司綜合辦公室設(shè)存放檔案的專門檔案柜,各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

  2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。

  3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找。

  4、檔案要分類,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。

  5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

  6、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

  7、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

  8、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。

  9、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。

  三、檔案借閱制度

  1、檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

  2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。

  4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損,否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。

  5、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。

  6、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意,必須外借的,由經(jīng)理審批。

  四、二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要,每三年移交一次,資料原件交綜合管理部統(tǒng)一保存。

公司檔案管理制度2

  為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作,夯實檔案工作基礎(chǔ),切實提高檔案管理水平,有效地保護(hù)和利用檔案,根據(jù)《干部人事檔案工作條例》,現(xiàn)制定管理辦法如下:

  本辦法適用于我縣機(jī)關(guān)事業(yè)單位副科級以下的管理人員、專業(yè)技術(shù)人員和工勤人員的檔案管理工作,實行單位一把手負(fù)責(zé)制,選配政治素質(zhì)好、作風(fēng)正派的專門工作人員(以下簡稱人事干部)負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、接交和利用工作,并保證人員相對穩(wěn)定。

  檔案工作應(yīng)遵循五大原則,即黨管干部、黨管人才,依規(guī)依法、全面從嚴(yán),分級負(fù)責(zé)、集中管理,真實準(zhǔn)確、完整規(guī)范,方便利用、安全保密。

  各單位人事干部主要負(fù)責(zé)本單位檔案材料的收集、整理、移交和保管保密工作,負(fù)責(zé)本單位檔案的查(借)閱等檔案利用工作,負(fù)責(zé)接交的檔案材料真實準(zhǔn)確,完整規(guī)范,堅決杜絕非專職人員辦理檔案相關(guān)事宜。

  一、檔案內(nèi)容

  檔案材料主要涉及干部職工工作及學(xué)習(xí)過程中形成的供組織考察的各類資料,包括十大類:一是履歷類材料,二是自傳和思想類材料,三是考核鑒定,四是學(xué)歷學(xué)位、職稱、論文、培訓(xùn),五是政審、審計類,六是黨、團(tuán)材料,七是表彰獎勵材料,八是處分材料,九是工資、任免、招工、入伍、考察、職級并行、(境)審批,十是報到(派譴)證、計生材料。

  二、檔案管理

  檔案管理包括檔案材料的收集、鑒別、整理和接交。

  收集檔案材料時應(yīng)確保收集材料屬歸檔范圍,確保收集材料填寫規(guī)范、真實完整。具體要求:①檔案材料應(yīng)當(dāng)為原件;②檔案材料載體使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長297毫米,寬210毫米)公文用紙,用黑色的中性筆填寫(或打印);③屬成套材料的,必須頭尾完整。

  經(jīng)鑒別,符合歸檔范圍的材料自材料形成之日起一個月內(nèi)按要求履行移交手續(xù)送交檔案室。自文件下發(fā)之日起,未及時移交的`檔案材料,檔案室不再接收。

  三、檔案利用

  檔案利用主要包括查(借)閱、復(fù)制和摘錄等。嚴(yán)禁拍攝復(fù)印檔案內(nèi)容,因工作需要取證的,經(jīng)審查批準(zhǔn)后方可復(fù)印。

  查(借)閱檔案一般要求2名以上共產(chǎn)黨員按程序申請,

  由檔案室根據(jù)規(guī)定,確定是否提供和提供什么材料。嚴(yán)禁個人查(借)閱本人及其直系親屬的檔案。檔案一般不外借。確因工作需要外借的,由借閱單位履行審批手續(xù),限期歸還,不得轉(zhuǎn)借。

  查檔(含復(fù)制、摘錄)程序:查閱單位填寫《查閱檔案審批表》,經(jīng)單位和主管單位負(fù)責(zé)人同意后,報檔案室分管領(lǐng)導(dǎo)審批,人事干部持本人二代身份證及審批后的《查閱檔案審批表》到檔案室辦理。不得憑借調(diào)查證明材料查檔。

公司檔案管理制度3

  一、目的

  加強(qiáng)文件檔案管理,規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法,確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。

  二、適用范圍

  適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

  三、術(shù)語和定義

  1、檔案:指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

  2、檔案管理:就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。

  四、職責(zé)

  1、行政人事部:

  1)負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作,并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理;

  2)建立健全公司檔案管理制度,指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況;

  3)收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料;

  4)負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理,監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程,確保公司檔案的安全;

  5)提高檔案信息的利用效率,促進(jìn)信息傳遞和溝通;

  6)負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。

  2、其他各部門相關(guān)人員:

  1)負(fù)責(zé)在工作變動時,做好或協(xié)助移交工作,并及時通知行政人事部;

  2)向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件;

  3)負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔;

  4)財務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料;

  3、各部門檔案主管人員

  負(fù)責(zé)部門檔案的管理。

  4、各部門負(fù)責(zé)人

  1)負(fù)責(zé)對部門檔案管理監(jiān)督檢查。

  五、工作程序

  1、檔案資料的收集

  1)各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集,并編制部門《文件(合同)管理記錄目錄》 。

  2)各部門文件、合同等資料原件需要保存的,各部門分別進(jìn)行整理,并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。

  a)歸檔范圍及移交時間:每季度結(jié)束后次月10日前。

  b)檔案資料的標(biāo)識各部門對各自保管的檔案資料編號,編號規(guī)則見后。

  c)檔案資料的日常管理:

 、烹娮宇惡贤蚱渌枰9艿碾娮游募,應(yīng)當(dāng)及時存放于指定電腦硬盤內(nèi)。

 、莆募、合同資料要登記詳細(xì)信息,并編制《文件(合同)管理記錄目錄》,以便檢索利用。

  ⑶文件資料、合同要科學(xué)排列,按編號順序存放于文件盒內(nèi),并加以標(biāo)識,整齊排放在文件/檔案柜中。

  d)檔案借閱

 。1)借閱檔案要履行借閱手續(xù),填寫《借閱審批單》 。借閱檔案原件只限在公司內(nèi),不能帶出;必須帶出公司查閱的,需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);

  ⑵檔案外借一般只借復(fù)印件,需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),借閱的檔案交還時,必須當(dāng)面點交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報告直接上級;

 、墙栝啓n案用完后,應(yīng)及時送還,如超過借閱時間,須重新辦理手續(xù);

  ⑷借檔人必須愛護(hù)檔案,不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影,不得轉(zhuǎn)借或損壞;

  e)檔案銷毀⑴對已失去利用價值的檔案,銷毀時,必須寫申請銷毀報告,編制銷毀目錄,報部門總經(jīng)理批準(zhǔn),批準(zhǔn)后方可銷毀。

 、茍(zhí)行銷毀任務(wù)時,必須由行政人事部人員監(jiān)銷,監(jiān)銷人不得少于二人,并在銷毀目錄上簽字。最后,把銷毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件,一并存檔永久保存。

  2、檔案管理細(xì)則

  1)檔案資料的歸檔范圍

 、殴緦ν獍l(fā)出的公文,如給政府的請示報告類公文等;

 、乒臼盏降墓,如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件;

 、潜竟九c其他單位來往的文書及權(quán)益文書等;

 、裙绢I(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等;

  ⑸重要的會議材料,包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;

  ⑹反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等;

 、斯镜母鞣N工作計劃、計劃考核/ 總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報;

 、瘫竟九c有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料;

 、捅竟靖刹咳蚊獾奈募牧稀T工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料;

 、伪竟景l(fā)布的各類廣告、宣傳材料;

 、媳竟镜腵歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等;

 、型獬龉珓(wù)活動(如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等)所獲得或形成的檔案資料;

 、沿攧(wù)檔案資料;

  ⒁各種實物檔案;

 、悠渌哂欣煤捅4鎯r值的文件資料。

  3、檔案資料的歸檔要求

 、艢w檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確,如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。

 、埔话阗Y料按一份原件歸檔,重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要,按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門保管,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存,行政人事部以影印本歸檔。

 、锹曄駲n案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版,在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

 、茸游募(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存,并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。

 、筛鞣N實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈品等)必須原件歸檔,并保持其完好無損。

  4、檔案資料的歸檔時間

 、偶磿r歸檔下列文件(含電子、聲像資料等)應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔:

  a)公司規(guī)定的密級文件;

  b)重要文件,如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等;

  c)合同、協(xié)議書等正本及過程資料;

  d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料;

  e)其他認(rèn)為需要即時歸檔的資料。

 、贫ㄆ跉w檔

  a)部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件,編制檔案清單交行政人事部;

  b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料,并移交公司行政人事部;

 、请娮勇曄駲n案的歸檔

  a)重要電子聲像檔案應(yīng)實時進(jìn)行、隨辦隨歸。

  b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成,一般每三個月一次制成光盤脫機(jī)保管。

  c)每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集,行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。

  5、檔案交接⑴部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員(兼)工作變動或離職的,要填寫《檔案移交清單》,由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實無誤后簽字,行政人事部見證。

  6、檔案移交公司的流程

  a)經(jīng)辦部門檢查文件或檔案,編制移交清單;

  b)行政人事部根據(jù)移交清單,查收案卷與文件,并與部門每月提交的檔案清單核對;

  c)檔案完整、齊全且符合公司要求,移交雙方在移交清單上(一式兩份)簽字,雙方各保存一份;

  7、檔案保管

 、艡n案編號

  a)檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱,其名稱應(yīng)簡明扼要,以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則,并且要有一定范疇,不能籠統(tǒng)含糊。

  b)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,應(yīng)參照《檔案分類編號表》,將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。

  c)檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔,以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時,隨時增補之用。

  d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求,組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。

  e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi),便于查閱。

  8、附則:本辦法由公司行政人事部制定并負(fù)責(zé)解釋。

  六、相關(guān)記錄

  1、 《文件(合同)管理記錄目錄》

  2、 《文件檔案移交目錄》

  3、 《檔案移交清單表》

  4、 《檔案借閱審批單》

  5、 《檔案分類編號表》

  6、 《檔案管理流程》

公司檔案管理制度4

  一、制度內(nèi)容

  為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通,掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等,有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng),而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此,為充分利用客戶信息并管理好這些信息,特建立此制度。

  二、管理目標(biāo)

  客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。

  三、適用范圍

  客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。

  一般客戶檔案包括以下的.資料:

  1.收集客戶單位資料

  2.客戶繳費記錄包括各樣應(yīng)付之押金

  3.客戶裝修工程文件

  4.客戶遷入時填具之資料

  5.客戶資料補充

  6.客戶聯(lián)絡(luò)資料

  7.緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

  8.客戶與管理處往來文件

  9.客戶違規(guī)事項與欠費記錄

  10.客戶維修記錄

  11.客戶投訴記錄

  12.客戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序

  四、注意事項

  1.及時上行下達(dá)客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應(yīng)及時、準(zhǔn)確,認(rèn)真地登記并制作各種表格。

  2.協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系,加強(qiáng)橫向溝通;

  3.做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進(jìn);

  4.接聽客戶投訴,解決客戶投訴;

  5.接聽客戶工程報修電話,及時聯(lián)系修復(fù)。

  4、物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度

  1、辦公室負(fù)責(zé)指定接待員、檔案員負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;

  2、專管人員須將業(yè)主的`檔案資料分戶建立、逐一保存,建立統(tǒng)一目錄,同時建立電子檔備份。各類信息詳細(xì)排列,以便查閱;

  3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括:業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回處理文件及投訴建議等其他文件;

  4、專管人員須認(rèn)真填寫各項記錄表,紙文檔與電子文檔同時進(jìn)行。及時跟進(jìn)業(yè)主檔案的變更,保證信息的準(zhǔn)確性;

  5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴(yán)格管理,注意保密。嚴(yán)禁非相關(guān)人員查閱,以保護(hù)業(yè)主的隱私,維護(hù)公司良好形象;

  6、為確保文檔安全,文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;

  7、業(yè)主檔案永久保存,及時與業(yè)主溝通,及時變更業(yè)主信息,保證其準(zhǔn)確性。

公司檔案管理制度5

  一、目的

  加強(qiáng)檔案管理,規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法,確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。

  二、適用范圍

  1、公司內(nèi)部經(jīng)營形成的各種資料。

  2、外部政府機(jī)關(guān)、行業(yè)部門形成的與公司經(jīng)營或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批復(fù)等資料。

  三、術(shù)語和定義

  1、檔案:指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

  2、檔案管理:就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。

  四、職責(zé)

  1、行政部:

  1)負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作,并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理;

  2)建立健全公司檔案管理制度,指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況;

  3)收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料;

  4)負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理,監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程,確保公司檔案的安全;指導(dǎo)公司的檔案管理工作;

  5)提高檔案信息的利用效率,促進(jìn)信息傳遞和溝通;

  6)負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。

  2、其他各部門相關(guān)人員:

  1)負(fù)責(zé)在工作變動時,做好或協(xié)助移交工作,并及時通知行政部;

  2)向行政部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件;

  3)負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔;

  4)財務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國家財政制度規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料;

  3、各部門檔案主管人員

  1)負(fù)責(zé)部門檔案的管理。

  4、各部門負(fù)責(zé)人

  1)批準(zhǔn)對自己部門資料或合同復(fù)印件的處置;

  2)負(fù)責(zé)對本部門檔案管理的監(jiān)督檢查。

  5、各公司總監(jiān)/副總

  1)負(fù)責(zé)對檔案管理監(jiān)督檢查報告的審批。

  五、工作程序

  1、檔案資料的收集

  1)各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集,并編制部門《文件(合同)管理記錄目錄》。

  2)各部門文件、合同等資料原件需要保存的,各部門分別進(jìn)行整理,并編制《移交目錄》,每季度向行政部移交。

  a)歸檔范圍及移交時間:每季度結(jié)束后次月10日前。

  b)檔案資料的標(biāo)識行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號,編號規(guī)則見《公司檔案管理規(guī)定》。

  c)檔案資料的日常管理:

 、烹娮宇惡贤蚱渌枰9艿碾娮游募,應(yīng)當(dāng)及時存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進(jìn)行編號保存;

  ⑵文件、合同資料要登記詳細(xì)信息,并編制《文件(合同)管理記錄目錄》,以便檢索利用;

  ⑶文件資料、合同要科學(xué)排列,按編號順序存放于文件盒內(nèi),并加以標(biāo)識,整齊排放在文件/檔案柜中。

  d)檔案借閱

 、沤栝啓n案要履行借閱手續(xù),填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi),不能帶出;確因工作需要將檔案帶出公司的必須經(jīng)部門主管、副總經(jīng)理和行政部批準(zhǔn),且只帶復(fù)印機(jī),不帶原件;

 、茩n案外借一般只借復(fù)印件,需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),借閱的檔案交還時,必須當(dāng)面點交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報告直接上級;

 、墙栝啓n案用完后,應(yīng)及時送還,如超過借閱時間,須重新辦理手續(xù);

 、冉铏n人必須愛護(hù)檔案,嚴(yán)禁擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影,不得轉(zhuǎn)借或損壞行為,如發(fā)現(xiàn)一次罰款200-20xx不等的罰款元。情節(jié)嚴(yán)重者,按《檔案法》和《保密法》給予行政處分,構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任。

 、煞潜竟韭毠せ騿挝恍璨殚啓n案時,必須持單位介紹信或本人身份證復(fù)印件,經(jīng)本公司高管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方能在閱覽室閱覽,不可將檔案帶出檔案室。

  e)檔案銷毀

 、艑σ咽ダ脙r值的檔案,銷毀時,必須寫申請銷毀報告,編制銷毀目錄,報部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定,最后報總經(jīng)理的批準(zhǔn),方可銷毀。

 、茍(zhí)行銷毀任務(wù)時,必須由行政部人員監(jiān)銷,監(jiān)銷人不得少于二人,并在銷毀目錄上簽字。最后,把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件,一并存檔永久保存。

  2、檔案管理細(xì)則

  1)檔案資料的歸檔范圍

  ⑴公司對外發(fā)出的公文,如給政府的請示報告類公文等;

 、乒臼盏降墓,如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件;

 、潜竟九c其他單位來往的文書及權(quán)益文書等;

 、裙绢I(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等;

  ⑸重要的會議材料,包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;

 、史从彻局饕毮芑顒拥膱蟾、總結(jié)、工作日記、工作備忘等;

  ⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報;

 、瘫竟九c有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料;

 、捅竟靖刹咳蚊獾奈募牧、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料;

  ⑽本公司發(fā)布的'各類廣告、宣傳材料;

 、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等;

 、型獬龉珓(wù)活動(如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等)所獲得或形成的檔案資料;

 、沿攧(wù)檔案資料;

 、腋鞣N實物檔案;

 、悠渌哂欣煤捅4鎯r值的文件資料。

  3、檔案資料的歸檔要求

 、艢w檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確,如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。

  ⑵一般資料按一份原件歸檔,重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要,按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門保管,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存,行政部以影印本歸檔。

 、锹曄駲n案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版,在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

 、入娮游募(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存,并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。

 、筛鞣N實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)、證書、牌匾、饋贈品等)必須原件歸檔,并保持其完好無損。

  4、檔案資料的歸檔時間

 、偶磿r歸檔下列文件(含電子、聲像資料等)應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔:

  a)公司規(guī)定的密級文件;

  b)重要文件,如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等;

  c)合同、協(xié)議書等正本及過程資料;

  d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料;

  e)其他認(rèn)為需要即時歸檔的資料。

 、贫ㄆ跉w檔

  a)部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件,編制檔案清單交行政部;

  b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料,并移交公司行政部;

 、请娮勇曄駲n案的歸檔

  a)重要電子聲像檔案應(yīng)實時進(jìn)行、隨辦隨歸。

  b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成,一般每三個月一次制成光盤脫機(jī)保管。

  c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集,行政部核實后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。

  5、檔案交接

 、挪块T內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員(兼)工作變動或離職的,要填寫《檔案移交清單》,由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實無誤后簽字,行政部見證。

  6、檔案移交公司的流程

  a)移交前,應(yīng)對破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊,對大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。

  b)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆填寫,要求字跡工整、清楚、準(zhǔn)確。

  c)結(jié)合文書材料的形成時間、彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。批復(fù)在前,請示在后;

  正件在前,附件在后;

  正本在前,定稿在后;

  結(jié)論在前,依據(jù)在后。

  d)經(jīng)辦部門檢查文件或檔案,編制移交清單;

  e)行政部根據(jù)移交清單,查收案卷與文件,并與部門每月提交的檔案清單核對;

  f)檔案完整、齊全且符合公司要求,移交紙質(zhì)移交清單及電子檔移交清單,確認(rèn)無疑后雙方在移交清單上(一式兩份)簽字,雙方各保存一份;

  7、檔案保管

 、艡n案編號

  a)檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱,其名稱應(yīng)簡明扼要,以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則,并且要有一定范疇,不能籠統(tǒng)含糊。

  b)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,應(yīng)參照《檔案分類編號表》,將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。

  c)檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔,以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時,隨時增補之用。

  d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政部結(jié)合工作和部門要求,組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。

  e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi),便于查閱。

  8、附則:本辦法由公司行政部制定并負(fù)責(zé)解釋。

公司檔案管理制度6

  一、人事檔案管理范圍:專業(yè)技術(shù)干部、管理干部、工人等各類人員(包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工)的人事檔案。

  二、除人事檔案管理人員外,無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫。

  三、檔案的管理

  (1)根據(jù)氣候的不同變化,經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。

  (2)對所管理的人事檔案必須逐人登記注冊。

  (3)每季度核對一次檔案的分類、編目、序號,發(fā)現(xiàn)編錯或放錯位置需糾正;裝卸檔案要按登記冊全面檢查檔案,發(fā)現(xiàn)漏缺檔案需查找。

  (4)任何人不得私自保存他人的檔案材料,對私自保存他人檔案材料拒不交出者,應(yīng)追究其責(zé)任。

  (5)要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù),逐步實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。

  四、人事檔案是全面應(yīng)干部、工人歷史和現(xiàn)實情況的實物材料,構(gòu)成包括下列十項內(nèi)容。

  (1)履歷表及其他簡歷材料等。

  (2)自傳材料;報告?zhèn)人有關(guān)事項的材料。

  (3)各種鑒定;審計工作中形成的材料;

  (4)各類考核、評價材料及畢業(yè)成績單、學(xué)歷證明等。

  (5)歷史審查材料及甄別復(fù)查材料,更改或姓名認(rèn)定材料等。

  (6)黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。

  (7)表彰獎勵材料

  (8)執(zhí)紀(jì)執(zhí)法部門形成的涉及個人的材料。

  (9)任免呈報表,確定或晉升技術(shù)職務(wù)、學(xué)位、學(xué)銜審批表,出國人員審批表,調(diào)整工資審批表,工資級別登記表,離休、退休、退職審批表等。

  (10)健康檢查和處理工傷事故工作中形成材料。

  五、查閱和借用人事檔案,應(yīng)遵守下列規(guī)定:

  (1)不得隨意查閱人事檔案,如必須查閱有關(guān)人員檔案情況,需辦理借閱手續(xù)由檔案管理人員提供。

  (2)必須查閱檔案時,只限于組織、人事部門派出的中共黨員干部到檔案室查閱所需情況。

  (3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。

  (4)查閱檔案者,必須填寫對查閱問題,查閱日期等逐項進(jìn)行登記。

  (5)查閱檔案,必須嚴(yán)格遵守保密制度,嚴(yán)禁在檔案卷內(nèi)涂改,圈劃及撤換檔案材料,不得向無關(guān)人員泄漏被查檔案內(nèi)容,違者應(yīng)追究責(zé)任。

  (6)查閱檔案時,不得抄錄檔案內(nèi)容,如特殊情況,須經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人允許后方可抄錄,抄錄的材料應(yīng)盡快送回檔案室處理。

  (7)外調(diào)人員一般不得查閱檔案,如特殊情況需查閱時,必須持縣級以上組織、人事部門介紹信,并有兩名正式黨員方能查閱。

  (8)檔案在特殊情況下,經(jīng)批準(zhǔn)可以借出,但借出時要及時登記,按期歸還,如不按時歸還,要及時催收,以免遺失。

  六、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定:

  (1)檔案要通過機(jī)要交通或派專人轉(zhuǎn)遞,不能公開郵寄或本人自帶。

  (2)檔案轉(zhuǎn)出要及時追收回執(zhí),以防檔案丟失。

  (3)收到外單位的檔案,要及時核對,核對無誤差后,在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。

  七、凡歸檔的材料,均應(yīng)經(jīng)過認(rèn)真的'鑒別;屬于歸檔的材料,必須手續(xù)完備,完整無缺把好"入口關(guān)";需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的,應(yīng)蓋章簽字后才能歸檔。

  八、凡歸入檔案的材料,均應(yīng)按照組織部《關(guān)于干部檔案材料收集,歸檔的暫行規(guī)定》整理,不應(yīng)歸入干部檔案的材料,不得入檔;

  九、保管檔案工作人員守則如下:

  (1)嚴(yán)格遵守保密制度,不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內(nèi)容。

  (2)嚴(yán)禁在檔案庫吸煙,保護(hù)檔案安全,經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生。

  (3)不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。

  (4)熱愛本職工作,忠于職守,刻苦鉆研業(yè)務(wù),努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。

  (5)堅持黨的原則,認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨的政策,嚴(yán)格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事。

公司檔案管理制度7

  第一章 總則

  第一條 為了加強(qiáng)各級黨和國家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體(以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān))檔案工作,推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案科學(xué)、規(guī)范管理,豐富國家檔案資源,為各項工作提供有效服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī),制定本規(guī)定。

  第二條 本規(guī)定所稱的機(jī)關(guān)檔案,是指機(jī)關(guān)在公務(wù)活動中形成的,對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。

  第三條 機(jī)關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎(chǔ),是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)不可缺少的基礎(chǔ)性工作,是推進(jìn)依法行政、促進(jìn)科學(xué)決策、提高治理水平的必要條件,是保護(hù)單位和個人合法權(quán)益、維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作。

  第四條 機(jī)關(guān)檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。國家檔案行政管理部門負(fù)責(zé)全國機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度,負(fù)責(zé)中央和國家機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導(dǎo)下,負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè),負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。檔案行政管理部門履行檢查職責(zé)時,以進(jìn)入相關(guān)場所檢查,詢問有關(guān)人員,查閱、復(fù)制有關(guān)檔案資料等方式開展。中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)本專業(yè)的管理體制,在檔案行政管理部門指導(dǎo)下對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)時,應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。

  第五條 機(jī)關(guān)的全部檔案應(yīng)當(dāng)集中、統(tǒng)一管理。機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)當(dāng)維護(hù)檔案的真實、完整、可用和安全,便于檢索、利用和開發(fā)。

  第六條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo),將檔案工作納入整體規(guī)劃、和考核體系,與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實施、同步發(fā)展。檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護(hù)經(jīng)費,檔案日常管理工作經(jīng)費,檔案信息化建設(shè)經(jīng)費,檔案宣傳、培訓(xùn)等其他經(jīng)費應(yīng)當(dāng)列入機(jī)關(guān)年度財政預(yù)算。

  第二章 機(jī)構(gòu)和人員

  第七條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立由分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公廳(室)(或承擔(dān)該職能的其他綜合辦事機(jī)構(gòu),下同)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制,協(xié)調(diào)處理本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作重大事務(wù)和重要事項。

  第八條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按規(guī)定設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)。不具備檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)立條件的機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)指定檔案工作負(fù)責(zé)部門。檔案工作負(fù)責(zé)部門的名稱應(yīng)當(dāng)反映檔案工作屬性。經(jīng)同級檔案行政管理部門同意,辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數(shù)量較少的多個機(jī)關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機(jī)構(gòu),對相應(yīng)機(jī)關(guān)的檔案進(jìn)行集中管理。

  第九條 機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作負(fù)責(zé)部門(以下簡稱機(jī)關(guān)檔案部門)應(yīng)當(dāng)配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員,具體承擔(dān)機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。機(jī)關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)指定人員,承擔(dān)相應(yīng)部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立以機(jī)關(guān)檔案部門為中心,由相關(guān)人員組成的機(jī)關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò)?h級或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)可以綜合考慮工作量等情況,配備適當(dāng)數(shù)量的專(兼)職檔案工作人員。

  第十條 機(jī)關(guān)檔案工作的基本任務(wù)是:

  (一)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策,建立健全檔案工作,并將規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案;

  (二)制定并組織實施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計劃;

  (三)對機(jī)關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),對所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo);

  (四)負(fù)責(zé)管理機(jī)關(guān)的全部檔案并提供利用,協(xié)助做好機(jī)關(guān)政府信息公開工作;

  (五)負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案信息化工作并統(tǒng)籌機(jī)關(guān)及所屬機(jī)構(gòu)檔案信息一體化工作,推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理;

  (六)接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查,執(zhí)行年度制度,定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;

  (七)負(fù)責(zé)組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓(xùn),開展檔案宣傳、活動;

  (八)對檔案工作中取得突出成績的部門或個人,向機(jī)關(guān)提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門或個人,向機(jī)關(guān)提出處理建議。

  第十一條 機(jī)關(guān)通過政府購買服務(wù)方式輔助實現(xiàn)檔案工作基本任務(wù)的,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格限定社會化服務(wù)范圍,嚴(yán)格審核服務(wù)供方的'信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì),并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會化服務(wù)限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件全文識別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作。社會化服務(wù)應(yīng)當(dāng)符合《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》(DA/T68)規(guī)定。

  第十二條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)為機(jī)關(guān)正式在編人員,且政治可靠、遵紀(jì)守法、忠于職守,具備勝任崗位要求的工作能力。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)熟悉機(jī)關(guān)工作,具備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識背景,并定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。不具備前述知識背景的檔案工作人員,應(yīng)當(dāng)經(jīng)過相關(guān)專業(yè)知識和技能培訓(xùn)。

  第十三條 檔案工作人員調(diào)離崗位或退休的,應(yīng)當(dāng)在離崗前辦好交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調(diào)離應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行。

  第三章 基礎(chǔ)設(shè)施

  第十四條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)分別設(shè)置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房,并根據(jù)工作需要設(shè)置展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機(jī)房等。檔案庫房應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分別設(shè)置,不具備條件的應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分區(qū)設(shè)置?h級或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)設(shè)置庫房以外其他檔案用房時,可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區(qū)設(shè)置。

  第十五條 檔案辦公用房面積按照《黨政機(jī)關(guān)辦公用房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行。閱覽用房面積應(yīng)當(dāng)滿足不同類型檔案閱覽需求,適應(yīng)涉密檔案與非涉密檔案分區(qū)閱覽的需要。檔案庫房面積應(yīng)當(dāng)滿足機(jī)關(guān)檔案法定存放年限需要,使用面積按(檔案存量年增長量×存放年限)×60m/萬卷(或10萬件)測算。檔案數(shù)量少于2500卷(或25000件)的,檔案庫房面積按15m測算。整理用房、展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機(jī)房等用房面積應(yīng)當(dāng)滿足業(yè)務(wù)開展需要。

  第十六條 檔案用房宜集中布置,自成一區(qū)。檔案辦公用房選址應(yīng)當(dāng)便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應(yīng)當(dāng)防潮、防火、避免陽光直射,利于檔案保護(hù)。檔案庫房不應(yīng)設(shè)置在地下或頂層,地處濕潤地區(qū)的還不宜設(shè)置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂(廚房)、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。

  第十七條 檔案辦公用房建筑設(shè)計應(yīng)當(dāng)符合《辦公建筑設(shè)計規(guī)范》(JGJ67)規(guī)定,整理用房、閱覽用房建筑設(shè)計應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。檔案庫房內(nèi)不得設(shè)置其他用房和明火設(shè)施,不應(yīng)設(shè)置除消防以外的給水點,其他給水排水管道不應(yīng)穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門窗設(shè)置應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。

  第十八條 檔案庫房應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要配備符合國家規(guī)定的密閉五節(jié)柜、密集架、光盤柜、底圖柜等檔案裝具,不得采用木質(zhì)柜、玻璃門柜等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應(yīng)當(dāng)滿足工作需要。檔案庫房配備的檔案裝具應(yīng)當(dāng)與檔案庫房樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值相匹配。庫房采用密集架的,樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值不應(yīng)小于8kN/m或按檔案裝載情況相應(yīng)增加。

  第十九條 檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備溫濕度監(jiān)測調(diào)控系統(tǒng),安裝漏水報警設(shè)備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。保存重要檔案或具備條件的,應(yīng)當(dāng)安裝恒溫恒濕設(shè)備,必要時可配備通風(fēng)換氣、空氣凈化設(shè)備。

  第二十條 檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備消防系統(tǒng)。根據(jù)檔案重要程度和載體類型的不同,可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細(xì)水霧滅火設(shè)備。檔案庫房應(yīng)當(dāng)安裝甲級防火門,配備火災(zāi)自動報警設(shè)備。

  第二十一條 檔案庫房應(yīng)當(dāng)安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護(hù)欄等防護(hù)設(shè)施,可以選擇設(shè)置智能門禁識別、紅外報警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。整理用房、閱覽用房、檔案數(shù)字化用房應(yīng)當(dāng)設(shè)置視頻監(jiān)控設(shè)備。

  第二十二條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照檔案信息化要求,建設(shè)或配備能夠滿足庫房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。智能庫房管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控、漏水監(jiān)測、消防報警、安全防范、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)集成管理以及其他智能管理需要。檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)定第五章要求?h級或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)按照本規(guī)定第十九條至第二十二條配備基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的,應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控、消防、安防和信息化工作的基本需求。

公司檔案管理制度8

  第1條 檔案的管理:

  (一)辦公室是檔案的執(zhí)行管理部門,并由專人負(fù)責(zé)檔案管理;

  (二)凡是能準(zhǔn)確反映公司各項業(yè)務(wù)活動的文件、材料、聲像、報表,都必須及時歸檔;

  (三)檔案管理人員堅持文書隨時立卷歸檔,并分門別類,做好收集、整理、立卷、歸檔工作,檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料;

  (四)檔案管理使用專用電腦,建立電子檔案和索引目錄以備科學(xué)查檔;未經(jīng)辦公室同意,其它員工一律不得擅自使用。

  第2條 檔案歸檔范圍:

  (一)公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;

  (二)政府、項目批文、合同,公司董事會形成的文件材料;

  (三)反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等);

  (四)資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等);

  (五)公司制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(工作流程、公司決定等),發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)等;

  (六)工程進(jìn)度計劃控制文件(含業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙,工程部門留用復(fù)印件備份等;

  (七)公司各部門年度工作計劃(財務(wù)資金計劃由財務(wù)部歸檔);

  (八)公司有效證照、證件;

  (九)具有法律效力及保存價值的文件;

  (十)公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;

  (十一)員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;

  (十二)公司獲得的各種社會榮譽資料;

  (十三)會計統(tǒng)計、年度計劃、統(tǒng)計報表、財務(wù)會計預(yù)算報表及其說明,各種季度報表、月報表,政府主管部門下發(fā)的有關(guān)財務(wù)類文件材料(此類檔案由公司財務(wù)部自行保管存查);

  (十四)組織人事教育培訓(xùn)、員工變動表、花名冊、教育培訓(xùn);

  (十五)其他需要歸檔管理的資料,包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料,上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

  第3條 檔案立卷要求:

  (一)辦公室應(yīng)及時做好檔案歸檔分類保管工作;財務(wù)和物業(yè)應(yīng)自行及時的將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查;

  (二)公司各部門應(yīng)及時向辦公室移交發(fā)生的檔案材料,如材料還需使用,也應(yīng)向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交歸檔的文件材料;

  (三)各部門向辦公室提交檔案時,要嚴(yán)格履行移交手續(xù);檔案管理人員按文件材料分類造冊,并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時間;

  (四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規(guī)律和特點,保持檔案質(zhì)檢的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用;

  (五)卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按材料排序,依次編寫頁號;

  (六)有關(guān)卷內(nèi)材料的情況說明,都應(yīng)逐填寫在目錄備注內(nèi);

  (七)案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆或簽字筆書寫,字跡要工整、清晰。

  第4條 檔案歸檔時間:

  (一)公司每半年進(jìn)行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結(jié)論;

  (二)財務(wù)部門需按時間要求將檔案歸檔清整結(jié)論情況以書面形式報總經(jīng)理批示后交辦公室存查;

  (三)物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整情況及結(jié)論報辦公室存查;根據(jù)公司要求獨立建立清查歸檔并將結(jié)果書面報辦公室存查。

  第5條 檔案的`借閱:

  (一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調(diào)換、撕毀等損壞檔案行為,并應(yīng)及時歸還。

  (二)各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿,方可借閱;

  (三)公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),否則不予借閱;

  (四)借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點,并在登記薄上注銷;

  (五)借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn);

  (六)借閱的檔案用完后,應(yīng)及時歸還,借用時間一般不得超過10天;檔案管理責(zé)任人需追述借閱歸還并做好記錄;

  (七)借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失;

  (八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理;

  (九)會計檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財務(wù)同意并報總經(jīng)理批準(zhǔn)。外單位因特殊需要,查閱有關(guān)會計檔案時,應(yīng)持正式公文,并經(jīng)總經(jīng)理同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復(fù)印,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意方可辦理。

  第6條 檔案保密級別:

  (一)檔案分一般檔案和密級檔案兩類。檔案的密級由公司總經(jīng)理核定簽注;

  (二)有密級的檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)辦公室主任同意翻閱和復(fù)印使用;

  (三)有密級檔案只限檔案管理員管理;

  (四)一般檔案管理,屬業(yè)務(wù)工作使用范疇,對內(nèi)予以及時提供利用;對外按借閱手續(xù)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)辦理。

公司檔案管理制度9

  第一章總則

  一、目的

  為規(guī)范公司客戶檔案管理,增強(qiáng)公司客戶檔案的實用性、有效性和保密性,促進(jìn)銷售工作的順利進(jìn)行,特制定本制度。

  二、范圍

  與公司發(fā)生業(yè)務(wù)或即將發(fā)生業(yè)務(wù)的客戶,即企業(yè)的過去、現(xiàn)在和未來的直接客戶與間接客戶,都是本制度的管理范圍。

  三、職責(zé)

  公司銷售檔案管理由營銷總監(jiān)總負(fù)責(zé);各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門客戶檔案管理;人力資源部為本制度的監(jiān)督、處罰部門。

  第二章檔案的內(nèi)容和建檔方法

  一、客戶檔案的內(nèi)容包括以下四項資料:

  1、客戶基礎(chǔ)資料?蛻艋A(chǔ)資料主要包括客戶的名稱、地址、電話;經(jīng)營管理者、法人(這三項應(yīng)包括其個人性格、嗜好、家庭、學(xué)歷、年齡、能力等方面);創(chuàng)業(yè)時間、與本公司交易時間、企業(yè)組織形式、業(yè)種、資產(chǎn)等方面。

  2、客戶特征。服務(wù)區(qū)域、銷售能力、發(fā)展?jié)摿、?jīng)營觀念、經(jīng)營方針與政策、企業(yè)規(guī)模(職工人數(shù)、銷售額等)、經(jīng)營管理特點等。

  3、業(yè)務(wù)狀況。主要包括目前及以往的銷售實績、經(jīng)營管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競爭公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。

  4、交易活動現(xiàn)狀。主要包括客戶的'銷售活動狀況、存在的問題、保持的優(yōu)勢、未來的對策;企業(yè)信譽與形象、信用狀況、交易條件、以往出現(xiàn)的信用問題等。

  二、建立客戶檔案卡。檔案的分別為兩類,一是經(jīng)銷商客戶檔案,區(qū)域提供,二是終端客戶檔案,業(yè)務(wù)部和營業(yè)部提供。具體內(nèi)容見《經(jīng)銷商客戶檔案卡》和《終端客戶檔案卡》。

  三、建檔方法

  銷售人員接待或拜訪客戶后,當(dāng)天登陸客戶管理系統(tǒng)填寫或完善客戶檔案。不全面的客戶檔案,銷售人員要進(jìn)一步了解,每月最少完善一次?蛻魴n案不及時更新,銷售人員違反每次罰款20元。

  第四章保密規(guī)定

  一、公司客戶檔案密級為機(jī)密級檔案,分級管理。公司級檔案由營銷總監(jiān)負(fù)責(zé)管理,營銷總監(jiān)、營銷副總經(jīng)理、總經(jīng)理可以查閱,其他人查閱需營銷總監(jiān)批準(zhǔn);部門級客戶檔案由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)管理,其他人查閱需營銷副總批準(zhǔn)部門經(jīng)理批準(zhǔn);個人級客戶檔案由銷售人員負(fù)責(zé)管理,他人查閱需部門經(jīng)理批準(zhǔn)。

  二、檔案的保存

  公司檔案以客戶檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理,營銷總監(jiān)為系統(tǒng)管理員,每月1日對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份,以防止數(shù)據(jù)丟失。

  三、客戶檔案的查閱

  1、查閱公司的客戶檔案必須經(jīng)過審批。填寫《查閱檔案審批表》,經(jīng)本部門經(jīng)理簽字,總經(jīng)理批準(zhǔn)后,檔案管理負(fù)責(zé)人才可以讓其查閱。

  2、未經(jīng)審批私自查看客戶檔案,每次處50元罰款;未經(jīng)審批,擅自將客戶檔案賬號提供給人查閱,每次處50元罰款。

公司檔案管理制度10

  建筑分公司合同檔案管理員崗位責(zé)任

  一、遵守國家《建筑法》、《合同法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)。認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件,協(xié)助本部門領(lǐng)導(dǎo)搞好貫標(biāo)工作。

  二、建立健全建設(shè)工程合同臺帳,運用微機(jī)實現(xiàn)建設(shè)工程合同動態(tài)管理。分析匯總各時期合同簽訂及經(jīng)濟(jì)指標(biāo)完成情況,為領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門提供及時、準(zhǔn)確、真實的數(shù)據(jù)信息。

  三、按照建設(shè)工程投標(biāo)評審程序做好建設(shè)工程《合同評審記錄》及《合同會簽》,及時發(fā)送建設(shè)工程合同文本到相關(guān)部門,并做好發(fā)送登記。完成每年度合同文本的`裝訂、立卷、歸檔,做到建設(shè)工程合同臺帳與文本檔案相統(tǒng)一,完備、整潔、規(guī)范。

  四、建立分包合同及各類經(jīng)濟(jì)合同臺帳,整理備案分包合同及各類經(jīng)濟(jì)合同文本。

  五、嚴(yán)格保守企業(yè)經(jīng)濟(jì)機(jī)密。

  六、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

公司檔案管理制度11

  一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度,確保檔案和案卷機(jī)密安全。

  二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。

  三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人,檔案責(zé)任人(檔案員)對本部門檔案的'收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。

  四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀(jì)要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。

  五、各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設(shè)計、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。

  六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財務(wù)部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。

  七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項目技術(shù)部、市場營銷部等業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。

  八、歸檔資料必須符合下列要求:

 、傥募牧淆R全完整;

  ②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;

 、鄹鶕(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系,區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷,案卷標(biāo)題簡明確切,便于保管和利用。

  九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導(dǎo)。

  十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進(jìn)行鑒定,提交檔案報告,并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。

  十一、加強(qiáng)檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。

公司檔案管理制度12

  一、目的

  更的的員工人事檔案妥善管理,的保守機(jī)密;人事檔案的完整,防止材料損壞,便于高效、有序的`檔案資料,特制定本檔案管理辦法。

  二、檔案管理內(nèi)容

  1、員工入職檔案:個人簡歷

  員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、合同及協(xié)議。

  2、員工培訓(xùn)檔案:培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表(證書原件)、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。

  3、績效管理檔案:將員工績效考核資料按月歸類整理。

  4、員工離職檔案:員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關(guān)系,死亡等情形。

  三、檔案規(guī)定

  1、基礎(chǔ)管理

  1.1原則:分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

  1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的性、性核查,如有虛假,可不予錄用和解聘。

  1.3對人事檔案按入職分類歸檔,按在職人員、離職人員整理,并登記于《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》(見附件二),并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號,人事檔案原則上是永久保存。

  1.4當(dāng)在職員工的資料有變動時(如學(xué)歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等),應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔,原件當(dāng)場查驗。

  1.5調(diào)動和錄用入公司的員工,應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前,對調(diào)入或新的檔案都應(yīng)登記。

  1.6對員工考察、考核、培訓(xùn)、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性,歸檔的材料鑒別,材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的,應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

  1.7員工離職檔案每月清查,存檔,檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。

  1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

  1.9檔案應(yīng)分類編號存放,員工編號,防止重名重姓員工檔案交叉,制電子目錄,以便查閱。

  2、檔案的查、借閱

  2.1檔案分為保密與非保密,保密檔案禁止查閱,只能在檔案室閱覽,外借;非保密級檔案因工作需要查、借閱,須填寫《查、借閱人事檔案單》(附件三),行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。

  2.2任何垮查、借閱人事檔案,下級員工查、借閱員工的人事檔案。

  2.3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

  2.4所有批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部(除特殊情況可延長),對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。

  2.5人力資源部查、借閱登記,并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件三)。

  3、查、借閱檔案注意

  3.1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

  3.2擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容,如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

  3.3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容,違反者視情節(jié)嚴(yán)重,予以懲處。

  4、檔案的銷毀

  4.1公司任何個人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。

  4.2某些檔案到了銷毀期時,由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》(附表五),經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。

  4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案,人力資源部須核對,將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔,登記表永久保存。

  四、制定、修訂、廢除與實施

  本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后,由人力資源部實施,修訂和廢止亦同。

公司檔案管理制度13

  一、檔案的建立。

  1.1檔案的建立按下列流程建立:收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

  1.2明確建檔內(nèi)容,實行系統(tǒng)收集、集中管理。

  1.2.1房屋檔案:包括本物業(yè)的設(shè)計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;

  1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案:包括各種設(shè)施設(shè)備的'線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;

  1.2.3業(yè)主檔案:包括業(yè)主入住時所填寫的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務(wù)協(xié)議"、"接房登記表"等。

  1.2.4文秘檔案:包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進(jìn)行管理的各項規(guī)章制度等;

  1.2.5員工檔案:包括員工供職申請表、簡歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;

  1.2.6財務(wù)檔案:包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務(wù)報表、納稅報表、維修基金使用的預(yù)算、計劃、業(yè)委會批準(zhǔn)使用的文件等。

  1.3建檔要求:制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。

  二、檔案管理

  2.1為避免檔案的損壞、遺失,使重要檔案能永久保存,而又方便經(jīng)常使用,對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進(jìn)行嚴(yán)密管理,并保存復(fù)印件。

  2.2檔案管理要求:

  2.2.1進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。

  2.2.2采用多種形式的信息儲存方式,如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等,并采用適當(dāng)?shù)谋4娣椒ā?/p>

  2.2.3加強(qiáng)保密意識培養(yǎng),確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。

  2.2.4實行檔案管理手段的現(xiàn)代化,運用計算機(jī)檢索手段,開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。

  2.2.5堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化。

  2.2.6作到檔案分類科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,按工作部門分柜保存。

  2.2.7實行檔案管理工作檢查經(jīng);。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進(jìn)行一次全面的檢查。

公司檔案管理制度14

  1、文件檔案的管理:

  1.1文件檔案主要是指公司各種有價值的憑證信函,文字記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容。

  1.2公司各部門負(fù)責(zé)本部門歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。

  1.3歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),文件書寫和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規(guī)范。

  1.4檔案資料如因特殊情況,需修改,復(fù)印,摘抄,涂改等,屬絕密或機(jī)密文件的必須由總經(jīng)理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批,各部門保密文件由各部門部長審批。

  1.5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成,手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。

  1.6文件檔案紙張的規(guī)格以a4紙為標(biāo)準(zhǔn),特殊類型的紙張經(jīng)整理后達(dá)到210mm*297mm尺寸標(biāo)準(zhǔn)。

  2、電子文檔的管理:

  2.1收集、積累要求:

  ■記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時,如果保管部門已開始向計算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實際條件或需要,確定是否保留。

  ■保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時,要與紙質(zhì)等文件之間,相互保證準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。

  ■在'無紙化'計算機(jī)辦公或事物系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份,存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機(jī)保存的載體上,并對有存檔價值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留。

  ■用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性。

  ■用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮方法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

  ■用計算機(jī)輔助設(shè)計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時必須保證其對設(shè)備的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

  ■用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件,收集時必須保證收集其壓縮

  方法和軟件;用音頻設(shè)備獲得的文件,收集時必須保證收集其屬性標(biāo)識和相關(guān)軟件。

  ■由計算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時必須保證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。

  ■通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時應(yīng)注意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的`電子文件,收集時必須連同專用軟件一并收集。

  ■計算機(jī)系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。

  2.2收集、積累方法:

  ■及時按照要求制作電子文件備份。

  ■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

  ■電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。

  ■電子文件登記表如果制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。

  2.3歸檔要求:

  ■把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時,復(fù)制第三套,異地保存。對于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作。

  ■本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

  ■存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。

  ■將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

  ■需要長期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上,如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件,也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

  ■原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時間至少一年。

  3、聲像檔案的管理:

  3.1聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說明。

  3.2文字說明的編寫要求:

  ■基本內(nèi)容應(yīng)包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。

  ■應(yīng)能準(zhǔn)確解釋檔案材料的內(nèi)容,概括其反映的全部信息,標(biāo)注項目正確齊全。

  ■照片的自然張應(yīng)由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字說明。

  3.3聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進(jìn)行檢查。

  3.4底片冊、錄音、錄像帶、軟盤,應(yīng)放在專用架內(nèi),嚴(yán)禁擠壓堆放,并避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。

  3.5原版聲像檔案一般不得借出檔案室,如有特殊需要,需由部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借使用。

公司檔案管理制度15

  一、目的加強(qiáng)文件檔案管理,規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法,確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。

  二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

  三、術(shù)語和定義1、檔案:指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

  2、檔案管理:就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。四、職責(zé)1、行政人事部:

  1)負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作,并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理;

  2)建立健全公司檔案管理制度,指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況;

  3)收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料;

  4)負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理,監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程,確保公司檔案的安全;

  5)提高檔案信息的利用效率,促進(jìn)信息傳遞和溝通;

  6)負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。

  2、其他各部門相關(guān)人員:

  1)負(fù)責(zé)在工作變動時,做好或協(xié)助移交工作,并及時通知行政人事部;

  2)向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件;

  3)負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔;

  4)財務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料;

  3、各部門檔案主管人員1)負(fù)責(zé)部門檔案的管理。

  4、各部門負(fù)責(zé)人1)負(fù)責(zé)對部門檔案管理監(jiān)督檢查。

  五、工作程序1、檔案資料的收集1)各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集,并編制部門《文件(合同)管理記錄目錄》 。

  2)各部門文件、合同等資料原件需要保存的,各部門分別進(jìn)行整理,并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。

  a)歸檔范圍及移交時間:每季度結(jié)束后次月10日前。

  b)檔案資料的標(biāo)識各部門對各自保管的檔案資料編號,編號規(guī)則見后。

  c)檔案資料的日常管理:

 、烹娮宇惡贤蚱渌枰9艿碾娮游募,應(yīng)當(dāng)及時存放于指定電腦硬盤內(nèi)。

 、莆募、合同資料要登記詳細(xì)信息,并編制《文件(合同)管理記錄目錄》,以便檢索利用。

 、俏募Y料、合同要科學(xué)排列,按編號順序存放于文件盒內(nèi),并加以標(biāo)識,整齊排放在文件/檔案柜中。

  d)檔案借閱(1)借閱檔案要履行借閱手續(xù),填寫《借閱審批單》 。借閱檔案原件只限在公司內(nèi),不能帶出;

  必須帶出公司查閱的,需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);

  ⑵檔案外借一般只借復(fù)印件,需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),借閱的檔案交還時,必須當(dāng)面點交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報告直接上級;

  ⑶借閱檔案用完后,應(yīng)及時送還,如超過借閱時間,須重新辦理手續(xù);

 、冉铏n人必須愛護(hù)檔案,不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影,不得轉(zhuǎn)借或損壞;

  e)檔案銷毀⑴對已失去利用價值的檔案,銷毀時,必須寫申請銷毀報告,編制銷毀目錄,報部門總經(jīng)理批準(zhǔn),批準(zhǔn)后方可銷毀。

  ⑵執(zhí)行銷毀任務(wù)時,必須由行政人事部人員監(jiān)銷,監(jiān)銷人不得少于二人,并在銷毀目錄上簽字。最后,把銷毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件,一并存檔永久保存。

  2、檔案管理細(xì)則1)檔案資料的歸檔范圍⑴公司對外發(fā)出的公文,如給政府的請示報告類公文等;

 、乒臼盏降墓模缯毮懿块T發(fā)來的與本公司有關(guān)的'條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件;

 、潜竟九c其他單位來往的文書及權(quán)益文書等;

 、裙绢I(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等;

 、芍匾臅h材料,包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;

 、史从彻局饕毮芑顒拥膱蟾、總結(jié)、工作日記、工作備忘等;

 、斯镜母鞣N工作計劃、計劃考核/ 總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報;

 、瘫竟九c有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料;

 、捅竟靖刹咳蚊獾奈募牧、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料;

 、伪竟景l(fā)布的各類廣告、宣傳材料;

 、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等;

 、型獬龉珓(wù)活動(如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等)所獲得或形成的檔案資料;

 、沿攧(wù)檔案資料;

 、腋鞣N實物檔案;

  ⒂其他具有利用和保存價值的文件資料。

  3、檔案資料的歸檔要求⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確,如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。

  ⑵一般資料按一份原件歸檔,重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要,按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門保管,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存,行政人事部以影印本歸檔。

 、锹曄駲n案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版,在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

 、茸游募(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存,并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。

 、筛鞣N實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)、證書、牌匾、饋贈品等)必須原件歸檔,并保持其完好無損。

  4、檔案資料的歸檔時間⑴即時歸檔下列文件(含電子、聲像資料等)應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔:

  a)公司規(guī)定的密級文件;

  b)重要文件,如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等;

  c)合同、協(xié)議書等正本及過程資料;

  d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料;

  e)其他認(rèn)為需要即時歸檔的資料。

  ⑵定期歸檔a)部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件,編制檔案清單交行政人事部;

  b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料,并移交公司行政人事部;

 、请娮勇曄駲n案的歸檔a)重要電子聲像檔案應(yīng)實時進(jìn)行、隨辦隨歸。

  b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成,一般每三個月一次制成光盤脫機(jī)保管。

  c)每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集,行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。

  5、檔案交接⑴部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員(兼)工作變動或離職的,要填寫《檔案移交清單》,由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實無誤后簽字,行政人事部見證。

  6、檔案移交公司的流程a)經(jīng)辦部門檢查文件或檔案,編制移交清單;

  b)行政人事部根據(jù)移交清單,查收案卷與文件,并與部門每月提交的檔案清單核對;

  c)檔案完整、齊全且符合公司要求,移交雙方在移交清單上(一式兩份)簽字,雙方各保存一份;

  7、檔案保管⑴檔案編號a)檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱,其名稱應(yīng)簡明扼要,以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則,并且要有一定范疇,不能籠統(tǒng)含糊。

  b)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,應(yīng)參照《檔案分類編號表》,將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。

  c)檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔,以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時,隨時增補之用。

  d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求,組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。

  e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi),便于查閱。

  8、附則:本辦法由公司行政人事部制定并負(fù)責(zé)解釋。

  六、相關(guān)記錄1、 《文件(合同)管理記錄目錄》 2、 《文件檔案移交目錄》 3、 《檔案移交清單表》 4、 《檔案借閱審批單》 5、 《檔案分類編號表》 6、 《檔案管理流程》文件(合同)管理記錄目錄記錄編號:日期:

  序號文件(合同)編號標(biāo)題需抄送的相關(guān)部門接收原/復(fù)接收人備注部門移交目錄記錄編號:日期:

  序號文件(合同)編號標(biāo)題名稱頁數(shù)原/復(fù)備注移交單位移交人日期收件單位日期注:本表一式貳份,移交人、收件人各執(zhí)一份。

  記錄編號:移交性質(zhì)檔案類別合計移交說明接收意見檔案移交清單表日期:

  □離職□調(diào)崗□歸檔檔案所屬年度保管期限數(shù)量永久長期短期移交人:

  接收人:

  移交人(部門)接收人(部門)經(jīng)辦人:

  經(jīng)辦人:

  移交日期:

  年月日接收日期:

  年月日見證人:

  日期:

  年月日注:本表一式貳份,移交人、收件人各執(zhí)一份。

  檔案借閱審批單記錄編號:借閱部門借閱人日期:

  借閱部門經(jīng)理總經(jīng)理副總行政人事部部門經(jīng)理使用目的序號借閱內(nèi)容復(fù)印借閱歸還日期備注檔案目錄卷宗號:

  目錄號:

  部門:

  日期:

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