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檔案室管理制度

時間:2023-07-25 16:13:11 制度 我要投稿

檔案室管理制度優(yōu)選15篇

  在學(xué)習(xí)、工作、生活中,越來越多地方需要用到制度,制度具有使我們知道,應(yīng)該做什么,不應(yīng)該做什么,懲惡揚善、維護(hù)公平的作用。什么樣的制度才是有效的呢?以下是小編為大家收集的檔案室管理制度,僅供參考,歡迎大家閱讀。

檔案室管理制度優(yōu)選15篇

檔案室管理制度1

  1、貫徹執(zhí)行檔案工作的政策和法規(guī),熱愛本職工作,刻苦鉆研業(yè)務(wù),不斷提高檔案工作水平。

  2、負(fù)責(zé)對各部門檔案立卷的業(yè)務(wù)指導(dǎo),做好各類檔案的接收、歸檔工作。

  3、按照“六防”要求,做好庫房管理和檔案保管工作,定期進(jìn)行檢查,保證各類檔案的`完整安全。

  4、按規(guī)定作好檔案的利用接待工作,并根據(jù)利用者要求做到熱情接待,詳細(xì)提供。

  5、加強組織紀(jì)律,嚴(yán)守檔案秘密,嚴(yán)禁檔案信息私自外傳。

檔案室管理制度2

  為有效地保存制度,特制度《檔案鑒定、銷毀制度》。

  一、必須建立由檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)職能科室負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)和檔案員組成的檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組。定期對檔案進(jìn)行全面和部分檔案的鑒定。

  二、根據(jù)國家和有關(guān)部門規(guī)定,確定各類檔案的保管期限,正確劃分需要保密檔案的密級。

  三、對檔案的全面鑒定每五年進(jìn)行一次,對部分檔案根據(jù)實際需要確定。通過鑒定的檔案,必須寫出鑒定報告,注明鑒定意見和日期,并由鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)簽名。

  四、通過鑒定的`檔案,力求達(dá)到保定期限準(zhǔn)確,保管單位質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn),對在鑒定中發(fā)現(xiàn)的問題,應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門和人員整改;對已超過保管期或失去價值的檔案,必須慎重處理,嚴(yán)格掌握,還有一定價值的檔案可暫封存,待觀察后再行銷毀。

  五、對確定銷毀的檔案,應(yīng)先造好清冊,提交銷毀報告,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后,報送檔案主管機(jī)關(guān)備案,在銷毀檔案時要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定。

  六、要檔案的保管過程中,要切實做好檔案銷毀后的善后工作。

檔案室管理制度3

  檔案室安全管理制度:

  1、檔案室是學(xué)校黨政文書資料、人事檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案保存使用的場所,列為學(xué)校安全管理要害部位,工作人員應(yīng)特別做好安全工作。

  2、檔案室是機(jī)密部位,非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn),不得隨便進(jìn)入室內(nèi)。

  3、各類資料進(jìn)入檔案室,必須嚴(yán)格登記制度、借還制度,機(jī)密資料、人事檔案嚴(yán)防丟失、嚴(yán)防泄密事件的發(fā)生。

  4、檔案室應(yīng)通風(fēng)、透氣、干燥,做好防濕、防蟲蛀的`工作。

  5、室內(nèi)消防器材、報警設(shè)備常年完好,性能良好有效。

  6、嚴(yán)禁將任何火種帶入室內(nèi),任何人不準(zhǔn)在檔案室內(nèi)吸煙。

  7、門窗堅固防盜,工作人員隨手關(guān)窗鎖門,假期、節(jié)日要特別加強看護(hù),確保安全。

檔案室管理制度4

  一、目的:

  為進(jìn)一步嚴(yán)格實施食品生產(chǎn)許可制度,強化日常監(jiān)管,提高食品企業(yè)生產(chǎn)條件和質(zhì)量管理能力,建立健全突發(fā)事件應(yīng)急管理和不安全食品召回體系,確保人民群眾身體健康和生命安全。建立食品生產(chǎn)企業(yè)信用檔案和監(jiān)管檔案,完善信用體系建設(shè)基礎(chǔ)工作。

  二、適用范圍:

  適用于××所有食品生產(chǎn)企業(yè)。

  三、內(nèi)容:

  (一)信用檔案的建立:食品生產(chǎn)企業(yè)信用檔案信息分為:企業(yè)基礎(chǔ)信息、表彰及不良行為記錄信息、信用等級的評定等方面內(nèi)容。1、企業(yè)基本概況:生產(chǎn)企業(yè)名稱、生產(chǎn)企業(yè)許可證、法定代表人(企業(yè)負(fù)責(zé)人)、質(zhì)量負(fù)責(zé)人、注冊地址、生產(chǎn)或經(jīng)營地址(含托生產(chǎn)地址和跨省設(shè)立生產(chǎn)場地)、生產(chǎn)或經(jīng)營范圍、郵編、聯(lián)系電話等;2、嚴(yán)格執(zhí)行食品原輔料、食品添加劑、食品相關(guān)產(chǎn)品采購查驗制度和產(chǎn)品的過程檢驗、出廠檢驗以及產(chǎn)品銷售記錄制度;

  3、變更事項:《食品生產(chǎn)企業(yè)許可證》許可事項及登記事項變更情況記錄;4、質(zhì)量體系考核報告或認(rèn)證證書及跟蹤檢查記錄;5、監(jiān)督檢查、抽查記錄及跟蹤檢查記錄;6、質(zhì)量投訴、舉報核查和處理記錄;7、重產(chǎn)品質(zhì)量事故、不良事件的調(diào)查、處理報告;8、日常檢查情況記錄和整改情況報告;9、表

  彰記錄、處罰記錄、不良行為記錄;10、信用管理、信用評定記錄;11、監(jiān)督管理部門依法實施檢查的其他記錄。

  (二)信用檔案的管理:企業(yè)信用檔案可與業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一管理,應(yīng)做到及時更新和完善,保證企業(yè)信用信息實時、真實、準(zhǔn)確、完整。

  (三)信用等級評定:企業(yè)信用等級分為A級(誠信等級)、B級(基本誠信等級)、C級(警示等級)、D級(失信等級)四級分類管理;企業(yè)信用等級實行動態(tài)管理,食品生產(chǎn)企業(yè)信用等級按照年度信用得分高低每年評定進(jìn)行一次評定,滿分為100分,最低分為0分。得分在90-100分為A級,80-90分為B級,70-80分為C級,70(不含70)分以下為D級。

  (四)激勵與懲戒:監(jiān)管部門可根據(jù)企業(yè)的信用情況實行分類管理對信譽好的企業(yè),應(yīng)給予表彰和鼓勵;對被認(rèn)定為警示等級的'企業(yè),應(yīng)加強日常監(jiān)管,督促企業(yè)完善生產(chǎn)管理,增強誠實守信意識,規(guī)范其生產(chǎn)經(jīng)營行為;對被認(rèn)定為失信等級的企業(yè),要增加檢查頻次。對嚴(yán)重失信行為或嚴(yán)重違法違規(guī)行為必要時可向社會公布或曝光。

  四、監(jiān)督與責(zé)任:

  食品生產(chǎn)企業(yè)的工作人員,提供不真實的企業(yè)信用等級信息,或利用工作之便,違規(guī)定提供、更新、披露、使用企業(yè)信用檔案信息,侵犯其合法權(quán)益,造成不良后果的,追究當(dāng)事人責(zé)任。

  上海市企業(yè)信用檔案管理辦法

  第一條為加強企業(yè)信用檔案管理,促進(jìn)檔案工作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和社會誠信體系建設(shè)服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《上海市檔案條例》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》和上海市人民政府《關(guān)于加強本市社會誠信體系建設(shè)的意見》,制定本辦法。

  第二條本辦法所稱企業(yè)信用檔案,是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、日常管理、信用借貸等活動中形成的映本企業(yè)、客戶、合作者信譽狀況,對國家、社會和企業(yè)具有保存價值的各種記錄。

  第三條本辦法適用于本市國有和國有控股企業(yè)、市和區(qū)(縣)檔案館,其他企業(yè)參照執(zhí)行。

  第四條企業(yè)信用檔案是企業(yè)檔案和社會誠信體系的重要組成部分,企業(yè)應(yīng)將信用檔案納入檔案全宗、國有資產(chǎn)管理和信用制度建設(shè)范圍,依法實行統(tǒng)一管理。

  第五條企業(yè)信用檔案管理工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

  第六條企業(yè)檔案部門負(fù)責(zé)本企業(yè)信用檔案管理,并對所屬機(jī)構(gòu)、下屬(控股)企業(yè)信用檔案管理實行監(jiān)督、指導(dǎo)。

  第七條企業(yè)應(yīng)將本企業(yè)各部門形成的信用文件材料按規(guī)定納入歸檔范圍(歸檔范圍見附件一),并確定保管期限和密級,實行歸檔保存?蛻舴⻊(wù)、技術(shù)服務(wù)等部門形成的映客戶信用和企業(yè)售后服務(wù)等情況的材料,可根據(jù)需要,延長在所在部門的存放期限,但須辦理歸檔手續(xù),編報檔案目錄。

  第八條映本企業(yè)、客戶、合作者信用狀況的電子數(shù)據(jù),應(yīng)按國家有關(guān)電子文件歸檔管理的'規(guī)定進(jìn)行歸檔。重要的電子信用文件(含數(shù)據(jù))應(yīng)打印成紙質(zhì)文本保存。歸檔的電子信用數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)應(yīng)拷貝至耐久性好的載體上,脫機(jī)保存。

  第九條企業(yè)檔案部門應(yīng)定期收集企業(yè)所屬部門、下屬(控股)企業(yè)形成的信用檔案目錄、重要信用檔案信息,加強對本企業(yè)系統(tǒng)信用檔案的監(jiān)管。

  第十條歸檔信用文件材料的整理應(yīng)遵循企業(yè)檔案分類原則,保持歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確。

  第十一條市屬國有和國有控股企業(yè)、市檔案館檔案接收范圍內(nèi)的企業(yè)應(yīng)于每年6月底以前,將上一年形成的重要信用檔案信息按市檔案行政管理部門規(guī)定的數(shù)據(jù)格式報送市檔案館(信息報送范圍見附件二)。

  第十二條區(qū)(縣)屬國有和國有控股企業(yè)、區(qū)(縣)檔案館檔案接收范圍內(nèi)的企業(yè)應(yīng)于每年6月底以前,將上一年形成的重要信用檔案信息按市檔案行政管理部門規(guī)定的數(shù)據(jù)格式報送區(qū)(縣)檔案館(信息報送范圍見附件二)。

  第十三條鼓勵其他企業(yè)向其工商注冊地的市或區(qū)(縣)檔案館報送企業(yè)信用檔案信息。

  第十四條企業(yè)應(yīng)將信用檔案管理納入企業(yè)檔案信息化和企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè),采用先進(jìn)技術(shù),提高信用檔案管理水平。

  第十五條企業(yè)檔案部門應(yīng)匯編文件級信用檔案目錄、重要信用檔案全文,及時開發(fā)信用檔案資源,做好提供利用工作。

  第十六條政府職能部門、司法部門因國家或公共利益需要利用企業(yè)信用檔案的,企業(yè)應(yīng)當(dāng)提供。

  第十七條市和區(qū)(縣)檔案館應(yīng)主動做好企業(yè)信用檔案信息的收集工作,開辟企業(yè)信用檔案信息服務(wù)窗口,按國家有關(guān)規(guī)定提供查詢服務(wù)。

  第十八條企業(yè)。檔案館提供利用和公布信用檔案,應(yīng)當(dāng)遵守國家有關(guān)規(guī)定,不得損害國家、社會和其他組織的利益,不得侵犯他人的合法權(quán)益。

  第十九條在企業(yè)信用檔案管理中有違檔案法律、法規(guī)行為的,由檔案行政管理部門或者有關(guān)組織依法查處。

  第二十條本辦法由上海市檔案局負(fù)責(zé)解釋。

  第二十一條本辦法自20xx年5月1日起施行。

檔案室管理制度5

  1、非本室工作人員,未經(jīng)同意,不得進(jìn)入庫房。

  2、檔案室內(nèi)不得存放與檔案工作無關(guān)的物品,并始終保持室內(nèi)整潔。

  3、按照防火、防塵、防盜、防潮、防光、防蟲鼠的要求,設(shè)置窗簾、樟腦精,配置氣體滅火機(jī),適時進(jìn)行庫房密閉通風(fēng)等措施。

  4、檔案裝具統(tǒng)一,存放排列整齊,箱(柜)統(tǒng)一編號并標(biāo)明所存檔案類別及年代。

  5、定期清點核實存檔案,級差檔案褪變,破損情況,發(fā)現(xiàn)問題及時匯報、及時解決。

檔案室管理制度6

  1、檔案室是保管學(xué)校檔案的機(jī)要重地,必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案室技術(shù)保護(hù)管理辦法,認(rèn)真做好保密和防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵等保護(hù)工作。

  2、非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入。

  3、檔案室內(nèi)應(yīng)配備空調(diào)設(shè)備、去濕設(shè)備和滅火器材,并有專人定期檢查其效果。

  4、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁存放與保護(hù)檔案無關(guān)的各種閑雜物品以及易燃物品,室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,不許使用電熱器。

  5、檔案室門窗必須保持堅固,出入應(yīng)隨手關(guān)門,以確保安全。

  6、調(diào)閱或出借檔案,應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本校制訂的檔案查(借)閱制度。

  7、適時做好檔案室的通風(fēng)、除濕工作,并經(jīng)常打掃,保持清潔衛(wèi)生。

  8、對檔案室的.各類檔案進(jìn)行科學(xué)分類,排列編號、上架、入框,框架要符合標(biāo)準(zhǔn)。

  9、定期檢查檔案保管情況,發(fā)現(xiàn)破損或字跡變化及時修補復(fù)制。

  10、對檔案室的檔案,每年進(jìn)行一次檢查核對,并做好記錄,發(fā)現(xiàn)可疑情況應(yīng)迅速追查。

  11、檔案管理人員,臨時或下班離開檔案室,應(yīng)關(guān)好門窗,關(guān)掉電燈。

檔案室管理制度7

  一、高度認(rèn)識檔案保密工作的重要性,嚴(yán)格遵守有關(guān)法規(guī)和制度。

  二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料,須經(jīng)有關(guān)部門和辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),必要時報請有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱時須嚴(yán)格履行登記手續(xù),注明查閱目的'和內(nèi)容。

  三、未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不得私自帶檔案出館;檔案工作人員不得私自摘抄、復(fù)制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內(nèi)容 。

  四、因需要經(jīng)批準(zhǔn)摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的,須妥善保管,用后銷毀,如發(fā)生涉密問題,后果由利用者負(fù)責(zé)。

  五、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料,須交由學(xué)校集中銷毀。

  六、在校保密委員會的指導(dǎo)下,做好檔案密級變更和解密工作。

  七、檔案館工作人員或利用者,如有違反保密規(guī)定的,視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。

檔案室管理制度8

  為了進(jìn)一步加強檔案的安全保管工作,制定檔案管理制度如下:

  1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保管和保密工作責(zé)任制。管理人員對全校檔案的保管和保密工作負(fù)責(zé);

  2.檔案管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查借閱制度,履行借閱登記手續(xù)!氨C芫怼钡戎匾牧系慕栝,必須審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的'要求;

  3.檔案管理員向檔案利用者提供、出具有關(guān)證明時,一定要以檔案材料原始記載為依據(jù),不得弄虛作假,出具假證;

  4.檔案管理人員切實做好防蟲、防鼠、防塵、防潮、防曬工作。保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。檔案室嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁將易燃易爆物品和私人物品帶入。定期檢查防火滅火系統(tǒng)、防盜系統(tǒng)、計算機(jī)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng);

  5.檔案管理人員務(wù)必做到每天上下班對庫房門、窗、電源等進(jìn)行安全檢查。做好節(jié)假日安全檢查工作,發(fā)現(xiàn)問題,及時處理;

  6.借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出的檔案材料,不得轉(zhuǎn)借他人,不得帶入公共場所;

  7.非檔案管理人員,未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案室。

檔案室管理制度9

  一、檔案的建立

 。ㄒ唬┙⒔∪8黝悪n案,目的主要在于為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、上級有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)全面分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學(xué)校工作作出決策提供科學(xué)可靠的依據(jù)。

 。ǘ┤嫦到y(tǒng)地建立健全學(xué)校檔案、教師檔案和學(xué)生檔案。學(xué)校檔案按類以時間為續(xù)建立,教師的一般人事檔案、一般職務(wù)檔案和業(yè)務(wù)檔案按人頭建立,學(xué)生學(xué)籍檔案按屆、按班分類建立。

  二、檔案立卷歸檔

 。ㄒ唬┓彩潜締挝辉邳h、政、工、團(tuán)、基建、教學(xué)、財務(wù)活動中形成的具有查考價值的文件材料均屬歸檔范圍。

 。ǘn案人員應(yīng)按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料,并將篩選后的'資料分類、裝訂、編制目錄,進(jìn)袋入檔。檔案袋、檔案卷的規(guī)格要符合上級有關(guān)部門統(tǒng)一要求。

 。ㄈw檔材料應(yīng)統(tǒng)一使用規(guī)定紙裝訂。文字必須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫。

 。ㄋ模┚碜诒仨氉⒚鞅4嫫谙蓿沧⒚鳌岸唐凇钡囊话阋晕迥隇橄蓿蛔⒚鳌伴L期”的由學(xué)校根據(jù)實際需要決定保存期限。

 。ㄎ澹┓矙n案資料收集范圍細(xì)目中未編入,但確有使用、保存價值的其他資料,學(xué)校可根據(jù)需要自行決定是否保存。

  三、檔案補充

 。ㄒ唬┙搪毠と蚊狻⒖己、晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù),獲得學(xué)位、學(xué)銜,調(diào)資,入黨入團(tuán),獎懲等材料要及時收入個人檔案。

  (二)外來文件、函件由檔案人員統(tǒng)一分類編號登記,交校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后即立卷歸檔。

 。ㄈ┬(nèi)印發(fā)的文件是檔案補充的重點,平時校長室、教務(wù)處、德育處、總務(wù)處、工會、團(tuán)隊等部門應(yīng)將有關(guān)材料分類保存,每學(xué)期結(jié)束時,集中交檔案人員立卷歸檔。

  四、檔案傳遞

  (一)教職工因工作調(diào)動,需要轉(zhuǎn)遞檔案,必須按上級有關(guān)部門通知的轉(zhuǎn)遞項目逐項登記,嚴(yán)密包封,并加蓋密封章,通過機(jī)要轉(zhuǎn)遞,不得公開郵寄或交本人自帶。

  五、檔案查閱

 。ㄒ唬┬M馊藛T來校查閱檔案,必須持有單位介紹信,經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可到檔案資料室查閱檔案;未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料,經(jīng)同意摘抄的材料須經(jīng)檔案管理人員仔細(xì)核對簽署意見;查閱者不得將檔案材料拿出檔案資料室。

 。ǘ┬(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)性檔案,學(xué)生學(xué)籍檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱,并要辦理登記手續(xù),在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。

 。ㄈ┓参唇(jīng)整理、登記完畢的檔案,一律不得外借或查閱。

  六、檔案安全保密

 。ㄒ唬﹪(yán)守有關(guān)保密守則,加強檔案管理人員的組織紀(jì)律。

 。ǘn案資料室門窗要加固,要備有消防器材,保持整潔干燥,自然通風(fēng),嚴(yán)禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

  (三)檔案管理人員不得將無關(guān)人員帶進(jìn)檔案資料室,不得外泄檔案中的機(jī)密,檔案室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等不得亂扔亂拋,應(yīng)按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。

檔案室管理制度10

  為摸清家底,核實數(shù)據(jù),從數(shù)據(jù)中反映檔案的成效,特制訂《檔案統(tǒng)計制度》。

  一、檔案統(tǒng)計的范圍包括收集管理歸檔入庫的檔案、移交的檔案、鑒定銷毀的檔案和查閱利用的各類檔案。

  二、檔案統(tǒng)計的.基礎(chǔ)是做好登記。必須對入庫、移交的檔案進(jìn)行分類和總量登記;鑒定銷毀的檔案必須進(jìn)行造冊和數(shù)量登記;查閱和利用檔案必須進(jìn)行總量和定向分析數(shù)量的統(tǒng)計。

  三、凡入庫的檔案每年歸檔后及時分類統(tǒng)計;凡移交的檔案,在移交時及時統(tǒng)計;凡鑒定銷毀的檔案,在登記造冊、審批核銷后一次性統(tǒng)計;凡查閱利用檔案按月、按查閱人次、利用各類案卷的數(shù)量統(tǒng)計,并作好統(tǒng)計后的查閱利用檔案分析。

  四、檔案統(tǒng)計必須簡明清楚、記載完整、數(shù)字正確。

檔案室管理制度11

  1、本單位工作人員因工作需要均可利用有關(guān)檔案。

  2、利用檔案原則上只準(zhǔn)查閱,不得外借,如有特殊情況需要借閱者,須辦理借閱手續(xù),借閱時間不超過一周。

  3、外單位需利用本單位檔案者,須持單位介紹信,說明利用目的,并經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能借閱。

  4、利用者必須絕對愛護(hù)檔案,不得隨意抽頁、涂改、圈劃、轉(zhuǎn)借。查閱時不得吸煙、喝茶。

  5、利用檔案必須辦理登記手續(xù),并及時向檔案員反饋利用效果信息。

檔案室管理制度12

  一、查閱利用本館開放檔案、資料者,須持身份證(或工作證、學(xué)歷證書)等有效證件,同時填寫查閱登記表;受他人委托者,還須出具他人上述任一證件(含復(fù)印、傳真件)及委托查閱申請書。

  二、查閱重要的或密級檔案,按《檔案保密制度》辦理;查閱本職范圍外的重要檔案,須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);查閱珍貴檔案時,以復(fù)印件代替原件利用。

  三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的',除出具所在單位證明外,()須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并辦理外借手續(xù)(限5天內(nèi)歸還);若續(xù)借,需辦續(xù)借手續(xù)。

  四、提供利用檔案時,按學(xué)校有關(guān)規(guī)定收費。

  五、外國組織和人員利用開放檔案、資料,按國家有關(guān)規(guī)定辦理。

  六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規(guī)者,有權(quán)給予勸告、責(zé)令賠償或其它處置,直至追究法律責(zé)任。

  七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或辦公室授權(quán),任何單位、個人無權(quán)公布檔案內(nèi)容。

檔案室管理制度13

  校舍檔案是維護(hù)學(xué)校權(quán)益,查勘維修房屋,合理使用校舍,映學(xué)校建設(shè)歷史的重要資料。為了加強校舍檔案管理,更好地為學(xué)校教育教學(xué)工作服務(wù),根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定,特制定本制度:

  一、檔案的收集

  要充分認(rèn)識校舍檔案收集的意義,在思想上重視采取多種方法、途徑加以收集,檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。

  1、收集之前要明確歸檔范圍、時間、要求。

  2、應(yīng)有積極態(tài)度和主動精神,不能坐門等客。

  3、一式二份,正本放教育員會,副本存學(xué)校。

  4、當(dāng)撤銷學(xué)校的.校舍檔案,應(yīng)全部移交給市教育員會。

  二、校舍檔案管理

  1、邊鑒定邊整理,按要求進(jìn)行分類、組卷,文件排列、案卷的裝訂,案卷的排列,案卷目錄的編制等工作。

  2、嚴(yán)格遵守檔案整理工作原則。最限度地保持文件之間的歷史聯(lián)系,利用原有基礎(chǔ),便于保管和利用。

  3、檔案整理要充分利用原有的基礎(chǔ)。

  4、檔案的整理必須便于保管和利用。

  三、檔案的保管

  按要求設(shè)立庫房,庫房的要求達(dá)到“十防”,按要求設(shè)置保管設(shè)備,材料要達(dá)到防光、防塵及有害氣體對檔案的直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致,移出檔案要說明原因、移往何處、時間、數(shù)量、名稱。

  四、檔案的移交

  交接雙方必須根據(jù)案卷目錄清點核對,并在交接收據(jù)上簽名蓋章,其收據(jù)一式三份,交接雙方各一份,會計一份。

  五、查閱和借閱

  1、首先辦理查閱或借閱手續(xù),外單位查閱或借閱須持介紹信和領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)手續(xù)。

  2、查閱或借閱,只允許在檔案室進(jìn)行。

  3、查閱或借閱不允許折疊、涂改、轉(zhuǎn)讓他人閱覽、缺頁等,嚴(yán)守保密規(guī)定,歸還時清點清楚。

  4、查閱或借閱時,嚴(yán)禁吸煙、桌上放水杯、量水瓶等,以防污染檔案。

  六、檔案保密

  檔案室必須有安全保證,措施到位,查閱、借閱必須在檔案室內(nèi)查閱。閱后不能亂說,閱覽時不能隨便翻閱和抄錄。對無用的材料登記造冊,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后,二人以上人員監(jiān)銷。

  七、清銷

  1、清銷之前,首先由管理員定期和不定期對檔案進(jìn)行統(tǒng)計,如發(fā)現(xiàn)確實因污染、損壞等原因造成無使用保留價值,經(jīng)鑒定小組的鑒定同意后方可清銷。

  2、清銷應(yīng)有二人以上人員監(jiān)銷,以防失泄機(jī)密。

  3、要遵守保密規(guī)定,堅持杜絕任意和自銷毀文件或賣給廢物收購站。

  4、學(xué)校檔案室管理制度

  1、檔案室是機(jī)要重地,非檔案管理人員嚴(yán)禁入內(nèi)。

  2、檔案庫房必須堅固,采取防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵等措施,并經(jīng)常檢查各項措施是否有效。

  3、對庫房內(nèi)各種檔案進(jìn)行科學(xué)分類、排列、編號,分別上架入柜,柜架排列科學(xué)、合理。

  4、庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放與保存檔案無關(guān)的非檔案物品。

  5、經(jīng)常清理環(huán)境衛(wèi)生保持庫房整潔美觀。

  6、庫房內(nèi)置放溫、濕度檢測設(shè)置,定期檢查、記錄、分析,庫內(nèi)溫度應(yīng)經(jīng)常保持在1424攝氏度,相對濕度保持在45%-60%。

  7、檔案管理人員定期檢查檔案保管情況,做好記錄,發(fā)現(xiàn)破損和字跡模糊及時修補、復(fù)制。

  8、檔案管理人員離開時應(yīng)熄燈、關(guān)好門窗。

檔案室管理制度14

  一、檔案的建立

  (一)建立健全校各類檔案,目的主要在于為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、上級有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)全面分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學(xué)校工作作出決策提供科學(xué)可靠的依據(jù)。

  (二)全面系統(tǒng)地建立健全學(xué)校檔案、教師檔案和學(xué)生檔案。

  二、檔案立卷歸檔

  (一)凡是本單位具有查考價值的文件材料均屬歸檔范圍。

  (二)檔案人員應(yīng)按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料,并將篩選后的資料分類、編制目錄,進(jìn)袋入檔。

  (三)凡檔案資料收集范圍目錄中未編入,但確有使用、保存價值的其他資料,學(xué)?筛鶕(jù)需要自行決定是否保存。

  三、檔案補充

  (一)教職工考核、晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù),獲得獎懲等材料要及時收入個人檔案。

  (二)文件、函件由檔案人員統(tǒng)一分類編號登記,交校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后即立卷歸檔。

  (三)校內(nèi)印發(fā)的'文件是檔案補充的重點,平時校長室、教務(wù)處、德育處、總務(wù)處、工會、團(tuán)隊等部門應(yīng)將有關(guān)材料分類保存,每學(xué)期結(jié)束時,集中交檔案人員立卷歸檔。

  四、檔案查閱

  (一)校內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)性檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱,并要辦理登記手續(xù),在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。

  (二)凡未經(jīng)整理、登記完畢的檔案,一律不得外借或查閱。

  五、檔案安全保密

  (一)嚴(yán)守有關(guān)保密守則,加強檔案管理人員的組織紀(jì)律。

  (二)檔案資料室門窗要加固,要備有消防器材,保持整潔干燥,自然通風(fēng),嚴(yán)禁吸煙。

檔案室管理制度15

  第一條根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》的規(guī)定,為加強本中學(xué)校檔案的科學(xué)管理,更好地為教育事業(yè)服務(wù),特制定本辦法。

  第二條檔案工作是教學(xué)行政管理工作的重要組成部分,它是為領(lǐng)導(dǎo)決策,為教育教學(xué)工作提供信息和依據(jù),是提高教學(xué)行政管理工作效率和工作質(zhì)量的必要條件,是維護(hù)單位歷史真實面貌的一項重要的工作。

  第三條堅持實行集中統(tǒng)一管理檔案的原則,維護(hù)本單位檔案的完整與安全,實現(xiàn)檔案的有效利用。

  第二節(jié)檔案工作體制、機(jī)構(gòu)和干部配備

  第四條各處室必須參與檔案工作,配備兼職檔案管理人員,并制定崗位責(zé)任制。

  第五條辦公室負(fù)責(zé)本單位檔案室工作,業(yè)務(wù)上受區(qū)檔案局的監(jiān)督和指導(dǎo)。

  第六條各處室的檔案工作受辦公室領(lǐng)導(dǎo),并有一名處室同志分管,與校檔案室建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

  第七條檔案干部要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識和教育專業(yè)知識,不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì),更好地開展檔案工作。

  第八條上級領(lǐng)導(dǎo)要支持和關(guān)心檔案管理人員,在職稱評定、福利待遇等方面享受與其他專業(yè)人員同等待遇。檔案管理人員要相對穩(wěn)定。對有檔案專業(yè)職稱的檔案干部在調(diào)離檔案工作崗位時,應(yīng)聽取授予職稱的檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)的意見,同時檔案干部調(diào)離前應(yīng)辦理交接手續(xù)。

  第三節(jié)檔案工作的任務(wù)

  第九條負(fù)責(zé)本單位黨、政、工、團(tuán)等組織和內(nèi)部機(jī)構(gòu)所產(chǎn)生的全部檔案,為本單位各項工作服務(wù),并對各處室和部門執(zhí)行制度的情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查,確保檔案完整準(zhǔn)確。

  第十條負(fù)責(zé)開發(fā)檔案的信息資源,根據(jù)提供利用的實際情況需要,編制各種檢索工具和開展檔案編研工作。

  第十一條參加單位科研項目評審鑒定,工程項目竣工驗收和設(shè)備儀器開箱等活動。

  第四節(jié)文件材料的立卷與歸檔

  第十二條建立、健全文件材料的歸檔制度。凡工作活動形成的具有保存價值的文件材料(包括黨、政、團(tuán)、教學(xué)、財會以及各處室形成的文件材料),均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進(jìn)行收集、整理、立卷并定期向檔案室歸檔。

  第十三條檔案室對歸檔檔案的案卷應(yīng)進(jìn)行檢查,對不符合歸檔要求的案卷,應(yīng)退回重新整理,以保證案卷的質(zhì)量,便于保管和利用。

  第十四條各處室的檔案一般應(yīng)在第二年上半年統(tǒng)一向檔案室歸檔,交接雙方應(yīng)根據(jù)案卷目錄,核對無誤后履行簽字手續(xù)。

  第十五條科學(xué)技術(shù)研究活動中形成的科技文件材料在科研項目評審鑒定后一個月內(nèi),由項目負(fù)責(zé)人按歸檔范圍向檔案室移交歸檔。

  第十六條基本建設(shè)活動中形成的科技文件材料,在基建項目竣工驗收后一個月內(nèi),由項目負(fù)責(zé)人按歸檔范圍向檔案室移交歸檔。

  第十七條凡價值一萬元以上的儀器設(shè)備在購置、安裝、使用活動中形成的科技文件材料采取隨時歸檔的方法,設(shè)備部門應(yīng)通知有關(guān)人員參加儀器設(shè)備的開箱驗收活動。

  第十八條財務(wù)管理中形成的報表、帳冊、憑證等文件材料,除帳冊和憑證在財務(wù)部門保存兩年后向檔案室移交歸檔,其它文件材料在次年的上半年向檔案室移交歸檔。

  第十九條各處室工作人員因公外出參觀、學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議收集獲得的文件材料,要按歸檔范圍的規(guī)定,及時向檔案室移交歸檔。

  第二十條凡歸檔的文件材料應(yīng)經(jīng)過整理和編目,做到字跡清楚、簽署完備,不能用鉛筆、圓珠筆和純藍(lán)墨水筆書寫,以利于長久保存。

  第二十一條聲像檔案形成后要隨時整理,及時歸檔,即由承辦人員在完成攝錄后三個月內(nèi)向檔案室移交歸檔。

  第五節(jié)檔案的整理和保管

  第二十二條檔案的系統(tǒng)整理應(yīng)按部門分類、初步立卷、卷內(nèi)文件整理編目、卷內(nèi)案卷初步排列、案卷加工整理、案卷調(diào)整與編號、編制案卷目錄七個步驟進(jìn)行。

  1、定檔案分類方案,按照此方案指導(dǎo)文件分類、排列組合。

  2、將文件按一定特征分門別類,組合成一個有緊密聯(lián)系的文件組合體即案卷。

  3、將案卷內(nèi)文件排列順序調(diào)整后固定下來編寫頁號,填寫卷內(nèi)文件目錄。

  4、將同一類案卷按一定標(biāo)準(zhǔn)初步排列起來。

  5、填寫備考表、裝訂、填寫案卷封面。

  6、確定案卷排列順序,按排列順序逐卷編制案卷號。

  7、按照案卷排列順序,將案卷的標(biāo)題、保管期限、卷內(nèi)文件起止時間和頁數(shù)等逐項登記,形成為一本名冊,即為案卷目錄。

  第二十三條檔案應(yīng)有專門的檔案庫或檔案柜保存,存放地點應(yīng)堅固干燥、通風(fēng),并做到防火、防蟲、防光、防鼠、防盜、防潮、防塵、防高溫等安全措施,定期檢查保管狀況,發(fā)現(xiàn)問題及時處理,保證檔案的安全。

  第六節(jié)檔案的提供利用

  第二十四條檔案室保存的檔案主要供本單位和上級主管機(jī)關(guān)利用,為本單位開展的各項工作服務(wù)。

  第二十五條檔案室應(yīng)根據(jù)工作需要編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,積極主動開展檔案利用工作,為本單位各項工作服務(wù),逐步提高檔案利用效果。

  第二十六條檔案室應(yīng)建立檔案借閱制度,借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),寫明借閱的目的,點交清楚,歸還時要進(jìn)行檢查,及時注銷。

  第二十七條借閱檔案者要遵守借閱制度,不得在檔案上圈點、涂改、劃道污損,如有違者,按《檔案法》第二十四條規(guī)定承擔(dān)法律責(zé)任。

  第二十八條借閱人因公出差、出國、調(diào)動、離退休等須將所借檔案歸還,借閱的時間一般不超過半個月,必要時辦續(xù)借手續(xù)。

  第二十九條制發(fā)檔案證明和答復(fù)函調(diào)(證明要注明出處和根據(jù),不得擅自解釋)制發(fā)證明要仔細(xì)核對,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后,加蓋辦公室公章。

  第七節(jié)檔案的鑒定和銷毀

  第三十條檔案室應(yīng)根據(jù)1988年8號文件,市檔案局轉(zhuǎn)發(fā)國家檔案局印發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》、《文書檔案保管期限表》、《上海市中、小學(xué)校檔案管理暫行辦法》,編制單位的文書檔案保管期限表。

  第三十一條檔案室應(yīng)定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定檔案必須在辦公室負(fù)責(zé)人主持下,由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組對無保存價值的檔案進(jìn)行登記造冊,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)報上級部門審核后銷毀。

  第三十二條毀檔案要明確銷毀人和監(jiān)銷人,進(jìn)行實地監(jiān)銷。銷毀后在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀的具體日期,并簽名蓋章。

  第八節(jié)檔案的統(tǒng)計與移交

  第三十三條檔案室應(yīng)建立檔案的統(tǒng)計制度,對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計并按照規(guī)定分別向上級機(jī)關(guān)和檔案業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)報送檔案工作的基本情況統(tǒng)計表。

  第三十四條各部室的檔案由本單位檔案室集中統(tǒng)一管理,根據(jù)保管期限妥善保存。

  第三十五條機(jī)構(gòu)撤消、合并時,要在機(jī)構(gòu)變動前組織專人整理好檔案,按規(guī)定向有關(guān)部門移交,并辦理移交手續(xù)。

  第九節(jié)附則

  第三十六條本制度如與上級規(guī)定有抵觸時,則依上級規(guī)定執(zhí)行。

  第三十七條本辦法自公布之日起施行。

  第二章文書工作制度

  第一節(jié)文書處理制度

  1、嚴(yán)格執(zhí)行《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》,公文處理必須規(guī)范化制度化。

  2、公文必須按照行政公文寫作規(guī)則和要求,用A4紙擬稿和鋼筆書寫,正確應(yīng)用文種,格式符合要求,請求應(yīng)堅持“一文一事”,避免請示與報告混雜。

  3、發(fā)文必須按規(guī)定審批程序,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)統(tǒng)一編號行文,并做好發(fā)文登記。

  4、收到外來文件后,必須先登記,傳閱文件要合理安排、嚴(yán)格管理,做到及時、準(zhǔn)確、安全,并做好催傳、催閱工作,以免積壓和散失。組織傳閱,應(yīng)本著先急后4、緩,先領(lǐng)導(dǎo)后一般,先主辦后協(xié)辦,先辦理后閱知的原則進(jìn)行。

  5、凡外出人員公務(wù)活動中形成的帶回的文件,均應(yīng)交辦公室簽收、登記、歸檔,任何人不得據(jù)為已有拒絕歸檔。

  第二節(jié)文書材料的立卷歸檔制度

  1、在工作活動中形成的各類文件材料(文書、科技、聲像,會計等)均應(yīng)及時收集、立卷歸檔。

  2、立卷工作要做到年年清,不得借故拖延和積壓,每年六月底以前必須完成上一年度的文件材料的立卷工作。

  3、堅持平時立卷和專題立卷,每辦一件事,每開一次會或每搞一項中心工作,要及時做好文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。

  (1)歸檔的文件材料,必須符合要求,用A4紙和鋼筆書寫,正件原件齊全。

  (2)卷內(nèi)文件的排列,必須保持文件間的歷史聯(lián)系。

  (3)卷內(nèi)文件的排列,應(yīng)堅持先近后遠(yuǎn),先重點后次要,先批復(fù)后請求的原則,并在每頁的右上角編上頁號。

  (4)提倡立薄卷、專題卷,每一案卷的卷內(nèi)文件一般不超過200頁。

  (5)案卷標(biāo)題要簡明確切,符合“三要素”(作者、內(nèi)容、文種)要求。

  第三節(jié)印章管理制度

  1、公章和介紹信,由辦公室專人保管。

  2、嚴(yán)格執(zhí)行審批制度,凡涉及到各處室的文件報表等,由各部門核準(zhǔn),分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽名后加蓋公章。

  3、用印后必須登記。

  4、嚴(yán)禁在空白介紹信、證明信、支票上預(yù)先加蓋印章。

  5、蓋章時,注意收集具有保存價值的文件材料。

  第三章檔案工作制度

  第一節(jié)檔案庫房管理制度

  1、檔案庫房是保管檔案的重要場所,非檔案管理人未經(jīng)許可,一律不準(zhǔn)入內(nèi)。

  2、嚴(yán)格加強檔案庫房管理,認(rèn)真做好保密和防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蛀等保護(hù)工作。

  3、檔案庫房內(nèi)不得堆放其他物品,更不能堆放易燃物品和私人物品,嚴(yán)禁吸煙。

  4、庫房門窗必須保持堅固,出入庫房隨手關(guān)門,確保庫房安全。

  5、檔案庫房要定期做好通風(fēng)降溫和衛(wèi)生工作。

  6、定期檢查檔案保管狀況,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

  第二節(jié)檔案保密制度

  1、嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法的規(guī)定,經(jīng)常開展保密工作的學(xué)習(xí)和活動,提高貫徹保密法的自覺性。

  2、檔案工作人員對所保管的檔案必須嚴(yán)格保守機(jī)密和安全,嚴(yán)格遵守檔案室工作規(guī)則,做到手續(xù)清楚,不發(fā)生差錯和文件遺失。

  3、檔案工作人員不與無關(guān)人員在任何場所談?wù)摍n案工作,模范遵守制度。

  4、對機(jī)密檔案要嚴(yán)格控制調(diào)閱范圍,依照制度提供利用,不私自帶回家中。

  5、保密文件未經(jīng)上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn),不得復(fù)制和摘抄。

  第三節(jié)檔案利用借閱制度

  1、借閱檔案者必須嚴(yán)格國家保密法,以保證檔案的`絕對安全,維護(hù)國家機(jī)密。

  2、檔案室保存的檔案主要為本單位服務(wù),如借閱對象和范圍超出本單位人員或部門業(yè)務(wù)范圍,需征得本單位及檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)的同意。

  3、查閱絕密級檔案應(yīng)經(jīng)總支書記、校長批準(zhǔn),機(jī)密級和密級要經(jīng)主管主任的批準(zhǔn)。

  4、查閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點。對檔案要愛護(hù),不得任意涂改、損撕文件材料,如有上述行為,一經(jīng)查實要即上報,依法追究責(zé)任。

  5、歸還時借閱人應(yīng)向檔案室工作人員清點所借檔案,經(jīng)核實收回借閱單后才能離開。

  6、摘錄、復(fù)制檔案需經(jīng)檔案管理人員同意,復(fù)制檔案還需填寫申請單,摘錄件、復(fù)制件經(jīng)檔案管理人員核對(內(nèi)容、頁數(shù)、份數(shù))無誤后由檔案室蓋章后方有效。

  第四節(jié)檔案的保管制度

  1、單位黨、政、工、團(tuán)、教學(xué)、會計等檔案實行集中統(tǒng)一管理。

  2、每年檔案按要求分類整理,編好案卷歸檔號。

  3、檔案按類、年分別排列入架。

  4、檔案資料的收入和移出要有登記和統(tǒng)計,并按規(guī)定向上級報告檔案工作的基本情況。

  5、借閱檔案要有登記。

  6、定期檢查檔案保管狀況,對永久、長期檔案已破損、退色的要及時進(jìn)行修復(fù)。

  第五節(jié)檔案統(tǒng)計制度

  1、檔案統(tǒng)計工作必須做到準(zhǔn)確、及時、科學(xué)。

  2、檔案統(tǒng)計數(shù)字要實事求是,如實反映情況,防止弄虛作假。

  3、按時按規(guī)定向上級機(jī)關(guān)報送《檔案工作基本情況統(tǒng)計表》。

  4、檔案統(tǒng)計資料要妥善保存。

  5、做好檔案利用效益的統(tǒng)計,凡獲有一定經(jīng)濟(jì)效益、社會效益的利用情況,要填寫檔案利用情況登記表。

  第六節(jié)檔案移交制度

  1、移交文件材料必須填寫《檔案材料移交清單》一式兩份,雙方各執(zhí)一份。

  2、檔案管理人員變動時,要做好檔案的移交工作,認(rèn)真辦理交接手續(xù)。

  第七節(jié)檔案鑒定銷毀制度

  1、檔案鑒定工作應(yīng)堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點,全面地考察檔案的價值,正確地制定檔案保管期限,確保檔案的質(zhì)量。

  2、鑒定工作必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行,由辦公室主任主持該項工作,由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé),由檔案部門組成鑒定小組。

  3、鑒定人員直接地具體地審閱每個案卷的內(nèi)容,重要的案卷還要求一頁一頁地審閱文件內(nèi)容,判定檔案價值,確定存毀意見。

  4、銷毀失去保存價值的檔案,應(yīng)逐頁登記造冊,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、上級部門審核后才能進(jìn)行。

  5、銷毀文件檔案,必須依規(guī)定在指定的地點進(jìn)行。

  6、銷毀檔案必須有2人以上監(jiān)督銷毀,防止丟失泄密。

  7、監(jiān)銷人員監(jiān)銷后在銷毀檔案清冊上注明銷毀日期并簽名蓋章。

  第八節(jié)檔案的預(yù)立卷制度

  學(xué)校檔案預(yù)立卷是學(xué)校檔案管理的基礎(chǔ)工作之一,是學(xué)校實行部門立卷制度的一個重要環(huán)節(jié)。規(guī)范我校的檔案預(yù)立卷工作,對做好平時歸檔工作,提高立卷質(zhì)量,方便歸檔前的查利用具有重要作用。

  為了促進(jìn)我校檔案管理水平的整體提高,現(xiàn)就加強我校檔案預(yù)立卷工作提出如下條例:

  1、確立和堅持平時歸卷制度,做好收集、整理,并按類目歸卷,便于查找利用。

  2、建立規(guī)范的預(yù)立卷類目表,并依次設(shè)置條款編號。

  3、立卷部門可根據(jù)工作實際向檔案室提出對預(yù)立卷類目進(jìn)行調(diào)整建議。

  4、明確預(yù)立卷工作職責(zé),檔案室人員負(fù)責(zé)對立卷部門的預(yù)立卷工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)并檢查平時歸卷情況。

  第四章各級各類檔案工作職責(zé)

  第一節(jié)檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

  1、分管校長職責(zé):認(rèn)真貫徹《檔案法》,規(guī)劃本校的檔案工作,并把檔案管理工作落在實處,加強檔案管理的教育,增強全體教職工的檔案意識,努力創(chuàng)造條2、件,不斷促進(jìn)本校檔案工作發(fā)展。

  3、辦公室主任職責(zé):領(lǐng)導(dǎo)檔案室工作,認(rèn)真貫徹宣傳《檔案法》,強化檔案工作,積極開發(fā)檔案信息資源,為本校各項工作提供服務(wù)。

  4、各處室主任:落實本處室兼職檔案員,加強對處室檔案員考核,以確保處室的材料收集齊全、整理規(guī)范、按時歸檔。

  5、對網(wǎng)絡(luò)人員工作進(jìn)行年度考核,實行獎懲辦法,鼓勵先進(jìn),促使檔案納入學(xué)?己朔秶

  第二節(jié)文書工作人員職責(zé)

  1、必須嚴(yán)格執(zhí)行《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》,文書處理必須做到準(zhǔn)確、及時、安全。

  2、負(fù)責(zé)公文的收發(fā)、公辦、用印、立卷、歸檔,上級來文和部門的文件材料必須分類登記,專柜保存。

  3、嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,不得將文件隨意亂放、折疊、丟失或帶回家,調(diào)借閱文件材料發(fā)須登記。

  4、按公文寫作的規(guī)定和要求,認(rèn)真做好公務(wù)文書的擬寫、校對工作和發(fā)文登記。

  5、參加校內(nèi)召開的各類會議時,認(rèn)真做好出席統(tǒng)計和會議記錄。

  6、堅持平時立卷,按時完成每年的立卷歸檔任務(wù)。

  7、認(rèn)真做好文件清退工作。

  第三節(jié)檔案工作人員職責(zé)

  1、嚴(yán)格按照《檔案法》集中統(tǒng)一管理本校各類檔案,為教育科研、教學(xué)等工作服務(wù)。

  2、要忠于職守、刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識,嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作制度。

  3、認(rèn)真做好各類檔案的接收、歸檔工作,把好案卷質(zhì)量關(guān),對各處室歸檔的案卷,逐一審查、登記,對不符合要求的堅決退回,及時改正。

  4、凡設(shè)備開箱、基建項目竣工,檔案人員必須到現(xiàn)場收集有關(guān)資料。

  5、做好督促、指導(dǎo)工作,定期召開檔案網(wǎng)絡(luò)人員會議,進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

  6、定期核對清點檔案,保持帳物相符。

  7、定期檢查檔案庫房,嚴(yán)格“八防”措施。維護(hù)檔案的完整與安全,如發(fā)現(xiàn)案卷污損應(yīng)及時修補。

  8、在每年6月底和12月底以前做好上一年度檔案的排列入庫工作,編制案卷目錄,并及時向上級機(jī)關(guān)報送《檔案工作基本情況表》。

  9、積極主動開展檔案提供利用服務(wù),做好編研工作。

  第四節(jié)檔案網(wǎng)絡(luò)人員職責(zé)

  1、嚴(yán)格遵照《檔案法》實行檔案集中統(tǒng)一管理的原則。

  2、負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門本年度所形成的文件材料。

  3、本部門形成的文件材料不得用圓珠筆、彩色筆、鉛筆書寫。

  4、做好上級來文和外出人員開會帶回文件的收集、登記工作。

  5、及時向檔案室提供信息,協(xié)助檔案室做好平時立卷歸檔工作。

  6、主動與檔案室辦理一年一度的移交工作。

  7、每一次活動結(jié)束后,應(yīng)及時向檔案室移交有保存價值的各種文字、圖象等不同形式的歷史記錄。

  第五節(jié)電子檔案工作職責(zé)

  1、電子文件從形成到歸檔的管理過程中,應(yīng)明確職責(zé),責(zé)任到人。電子文件的形成、承辦、運轉(zhuǎn)、整理等工作由承辦部門負(fù)責(zé);電子文件歸檔案管理的日常監(jiān)督、指導(dǎo)和保管開發(fā)利用等工作,由本校檔案室負(fù)責(zé)。

  2、本校檔案的電子文件,與其他門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理,檔案室配備計算機(jī)系統(tǒng),使歸檔的電子文件能有效機(jī)讀。

  3、專職檔案員應(yīng)具備計算機(jī)專業(yè)知識,熟悉計算機(jī)系統(tǒng),積極主動提供服務(wù),發(fā)揮歸檔電子文件的作用。

  第五章檔案分類及檔案人員網(wǎng)絡(luò)圖

  文書檔案:黨支部、校長室、教導(dǎo)處、總務(wù)處、工會、團(tuán)隊

  教學(xué)檔案:綜合類、學(xué)籍管理類、課堂教學(xué)類、德育教育類、藝術(shù)科技教育類、衛(wèi)生工作類、教材類、教師隊伍建設(shè)類

  會計檔案:憑證類、帳冊類、報告類、其它

  基建檔案:項目

  設(shè)備檔案:辦公(輔助)設(shè)備、交通工具

  科研檔案:課題、論文

  聲像檔案:照片、底片

  電子檔案:光盤、磁盤

  榮譽檔案:獎狀、證書、獎牌(杯)、其它

  教師業(yè)務(wù)檔案:語、數(shù)、處、政史地心、理化生、音體美勞計(正副本)

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