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公司檔案管理制度

時間:2023-08-24 11:32:49 制度 我要投稿

(經(jīng)典)公司檔案管理制度

  在社會一步步向前發(fā)展的今天,很多情況下我們都會接觸到制度,制度具有使我們知道,應(yīng)該做什么,不應(yīng)該做什么,懲惡揚善、維護公平的作用。大家知道制度的格式嗎?下面是小編為大家整理的公司檔案管理制度,希望能夠幫助到大家。

(經(jīng)典)公司檔案管理制度

公司檔案管理制度1

  為規(guī)范和加強公司安全生產(chǎn)檔案(臺賬)、記錄管理工作,確保各項安全生產(chǎn)檔案(臺賬)的準確和完善,通過安全生產(chǎn)檔案(臺賬)的記錄、整理和歸檔,不斷增強安全管理工作的針對性、系統(tǒng)性和可追溯性、閉合性,提高公司安全生產(chǎn)監(jiān)督管理水平,結(jié)合公司實際,特制定本制度。

  本制度適用于公司安全生產(chǎn)檔案(臺賬)、記錄管理工作。

  3.1安全生產(chǎn)檔案(臺賬):是指各部門、項目部全生產(chǎn)管理過程中形成的具有保存價值的各種文件資料、圖像、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。

  3.2 數(shù)據(jù)電文:是指以電子、光學(xué)、磁或者類似手段生成、發(fā)送、接收和儲存的信息。

  5.1 公司安全管理部負責公司安全生產(chǎn)檔案(臺賬)的綜合管理工作,對各項目部、各部門安全生產(chǎn)的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查。負責根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定擬定公司安全記錄歸檔和保管、使用、統(tǒng)計等相關(guān)規(guī)章制度。負責公司各類安全生產(chǎn)記錄的分類、編號和備案工作。

  5.2各部門分別負責本部門職責范圍內(nèi)的安全生產(chǎn)檔案(臺賬)管理工作。統(tǒng)一使用公司制定的格式進行安全生產(chǎn)記錄。

  5.3各項目部負責本項目部安全生產(chǎn)檔案、記錄管理,填寫、收集、整理、保管、利用本項目部在安全生產(chǎn)管理活動中形成的各類記錄。

  5.4各項目部的安全生產(chǎn)管理部門及各職能部門按照本單位的《安全生產(chǎn)管理體系文件》及相關(guān)制度履行相應(yīng)職責。

  6.1.1.1安全生產(chǎn)委員會或安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組人員名單及變動記錄。

  6.1.1.2安全生產(chǎn)組織機構(gòu)、安全生產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)圖等。

  6.1.1.3安全生產(chǎn)責任制度、安全生產(chǎn)管理制度(云南省安全生產(chǎn)條例規(guī)定的11項制度必須建檔)等文件。

  6.1.1.4與工種崗位和設(shè)備工具相對應(yīng)的安全操作規(guī)程和使用規(guī)程。

  6.1.1.5上級有關(guān)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門制定和下發(fā)的制度性文件、通知、通報等。

  6.1.1.6安全管理人員花名冊、相關(guān)人員證書(含三類人員證書、注冊安全工程師等相關(guān)資格證書)。

  6.1.1.7年度安全生產(chǎn)工作總結(jié)和計劃、階段性專項安全生產(chǎn)工作總結(jié)。

  6.1.1.8安全生產(chǎn)責任書、安全生產(chǎn)責任目標分解、執(zhí)行、考核記錄。

  6.1.2 安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)臺賬包括以下方面內(nèi)容:

  6.1.2.1安全宣傳教育培訓(xùn)計劃(含特種作業(yè)人員教育)、學(xué)習、活動資料;

  6.1.2.5危險化學(xué)品管理人員花名冊及相關(guān)身份證明、資格證書;

  6.1.3.2根據(jù)安全生產(chǎn)工作需要,臨時組織的各類會議,包括傳達貫徹上級文件,收看收聽電視電話會議通知、記錄、紀要等;

  6.1.4.1重大危險源的檢測、評估、監(jiān)控報告或記錄;

  6.1.4.2針對重大危險源制定的應(yīng)急預(yù)案,包括危險性分析、可能發(fā)生的事故特征、應(yīng)急組織機構(gòu)與職責、預(yù)防措施、應(yīng)急處置程序、應(yīng)急培訓(xùn)和應(yīng)急保障等內(nèi)容;

  6.1.4.3重大危險源監(jiān)督管理:名稱、負責人、地點(部門)、聯(lián)系人、聯(lián)系方式;

  6.1.5.1職業(yè)健康目標管理和責任制,單位負責人及管理人員職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)證明(復(fù)印件);

  6.1.5.2職業(yè)健康管理制度,職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標準、文件;

  6.1.5.3年度職業(yè)健康計劃和實施方案,個人防護用品發(fā)放(使用)記錄,職業(yè)健康宣傳教育培訓(xùn)記錄(培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)考核記錄、宣傳圖片、紙質(zhì)和攝像資料)等;

  6.1.5.4用人單位職業(yè)監(jiān)護檔案,職工個人職業(yè)健康監(jiān)護檔案,接觸職業(yè)危害人員登記表及體檢記錄(上崗前、在崗、離崗時的職業(yè)健康檢查表),職業(yè)病人登記表,職業(yè)病人診斷證明等;(如果有)

  6.1.6.1相關(guān)方單位資質(zhì)及簽訂的安全協(xié)議(合同)、安全告知等;

  6.1.6.2相關(guān)方特種作業(yè)人員資質(zhì)證明(復(fù)印件);

  6.1.6.3外用工、外包工等外來務(wù)工人員的教育記錄;

  6.1.7.1專業(yè)安全檢查、季節(jié)性檢查、重大節(jié)假日安全檢查記錄及考核記錄(或安全檢查表);

  6.1.7.2專項安全檢查及考核記錄(或安全檢查表);

  6.1.7.3日常、綜合性安全檢查及考核記錄(或安全檢查表);

  6.1.7.4隱患檢查記錄、隱患排查治理(計劃)登記表;

  6.1.7.6重大事故隱患治理方案,包括以下內(nèi)容:安全事故隱患的類別、所屬工藝、地點、影響范圍及程度、治理的目標和任務(wù)、采取的方法及措施、經(jīng)費和物資的落實、負責治理的責任人和部門(或單位)、治理的時限和要求、安全措施和應(yīng)急預(yù)案、本單位專業(yè)技術(shù)人員(或?qū)<遥⿲χ卮笫鹿孰[患治理情況的評估報告;

  6.1.7.7其它與安全檢查、隱患排查工作有關(guān)的`記錄。

  6.1.9 生產(chǎn)安全事故管理檔案包括以下方面內(nèi)容:

  6.1.9.5按事故處理“四不放過”原則,進行處理的相關(guān)記錄。

  6.1.10.2安全工作費用投入過程中相關(guān)票據(jù)復(fù)印件等。

  6.1.11《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責任書》規(guī)定的其它臺賬。

  6.1.12法律法規(guī)規(guī)定的其他需要記錄、建立臺賬的內(nèi)容。能夠證明安全生產(chǎn)過程管理的其他記錄資料等。

  6.2.1安全生產(chǎn)檔案(臺賬)紙質(zhì)文件材料應(yīng)齊全完整,字跡清晰,日期明確,簽認手續(xù)完備;

  6.2.2各項目部要求確定專人負責安全生產(chǎn)檔案(臺賬)的記錄、收集和整理;

  6.2.3各項目部安全生產(chǎn)檔案(臺賬)應(yīng)分類存檔,按時間順序(以年度為界),每年年終將安全生產(chǎn)檔案(臺賬)裝訂成冊;

  6.2.4檔案(臺賬)以數(shù)據(jù)電文形式存在的,應(yīng)當符合《中華人民共和國電子簽名法》(20xx年修正)的相關(guān)要求。

  6.3.1各部門、各項目部記錄管理人負責收集、整理、保存本單位、本部門的安全生產(chǎn)記錄(記錄管理人由單位、各部門根據(jù)崗位職責進行確定),填寫“在檔記錄清單”;

  6.3.2記錄的填寫要及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰,不得隨意涂改;如因某種原因不能填寫的項目,應(yīng)說明理由,并將該項用雙斜杠劃去;

  6.3.3各相關(guān)欄目負責人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原記錄,應(yīng)采用雙斜杠劃去原記錄,在其上方寫上更正后的記錄,加蓋或簽上更正人的印章或姓名及更正日期;

  6.3.4記錄填寫應(yīng)與運行活動同步進行,不得后補或編造。

  6.5.1各部門負責本部門的運行記錄的發(fā)放;記錄發(fā)放范圍僅限公司范圍內(nèi);記錄發(fā)放部門應(yīng)填“發(fā)文記錄”,記錄的接收部門應(yīng)填“收文記錄”。

  6.5.2記錄表格需經(jīng)部門負責人同意后,方可使用或復(fù)制,并由各部相關(guān)部門記錄管理人負責登記發(fā)放。

  6.5.3各部門的記錄需借閱或復(fù)制者要經(jīng)相應(yīng)部門負責人批推,由各部門相關(guān)記錄管理人登記備案。

  6.6.1記錄如超過保存期限或其他特殊情況需要銷毀時,由各相關(guān)部門記錄管理人填寫《文件銷毀申請單》,交部門負責人審核,經(jīng)安全管理部確認,由記錄使用部門標記過期或執(zhí)行銷毀。同時在“在檔記錄清單”上注明銷毀的項目、方式、數(shù)量等信息。

  6.6.2對于保存期限內(nèi)需向其他移交或提供的運行記錄,除應(yīng)在“記錄清單” 上注明移交或提供記錄項目、數(shù)量等信息外,還應(yīng)填寫“文件移交清單”接收移置運行記錄的部門應(yīng)在“運行記錄移置清單”上簽字確認。

  6.7.1各部門、各項目部需指定記錄管理員,記錄管理員必須把單位所有記錄分類,依據(jù)記錄的類型整理、標識,便于查閱并可追溯相關(guān)活動。

  6.7.2記錄應(yīng)存放于通風、干燥的地方,所有記錄保持清潔,字跡清晰。不得丟失或破壞、防止泄密。

  6.7.3文書檔案保管期限按照公司相關(guān)文件管理規(guī)定或《國家檔案局關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》要求的《文書檔案保管期限表》執(zhí)行。

  7.1公司安委辦對各項目部安全生產(chǎn)檔案(臺賬)的建立情況,定期進行監(jiān)督、檢查,檢查時間為每年度至少一次。

  7.2按照公司《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責任書》涉及安全生產(chǎn)檔案、臺賬、記錄管理工作的內(nèi)容進行檢查考核。

公司檔案管理制度2

  第一章總則

  第一條為規(guī)范集團檔案管理,特制訂本工作細則。

  第二條本工作細則適用于江蘇xx實業(yè)集團有限公司檔案工作人員。

  第二章日常事務(wù)工作細則

  第三條檔案人員崗位職責

  (一)貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級有關(guān)檔案工作的指示規(guī)定、辦法等。

  (二)負責制訂集團公司有關(guān)檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作的發(fā)展規(guī)劃。

  (三)督促、檢查和指導(dǎo)各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進行完整、系統(tǒng)、正確的立卷歸檔。

  (四)負責集團專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。

  (五)負責接收、整理、分類、保管和統(tǒng)計集團公司的各類檔案。

  (六)負責檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的.數(shù)量、狀況、利用情況及利用效果進行統(tǒng)計。

  (七)做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的編研工作。

  (八)收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資料,并提供利用。

  (九)對檔案室所藏已過保管期的檔案負責組織鑒定,并提出處理意見。

  (十)認真做好檔案保管工作,對庫房要做到'八防'(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風、更換防蟲用品,延長檔案壽命。

  (十一)承辦公司交辦的其他工作。

  第四條流程圖

  (一)接收流程:

  材料齊全

  缺少材料

  1.執(zhí)行標準

  (1)應(yīng)歸檔文件齊全完整;

  (2)應(yīng)歸檔文件為原件;

  (3)及時登記;

  2.處理措施

  (1)檔案資料發(fā)生損毀時,由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。

  (2)未能及時登記,扣除責任人績效1-5分/次;

  (二)借閱流程

  1.執(zhí)行標準

  (1)借閱登記;

  (2)保持文檔完整;

  (3)遵守檔案管理制度。

  2.處理措施

  (1)違反檔案管理制度規(guī)定的,視具體情況扣除責任人績效1-5分/次;

  (2)涉嫌泄密的,予以記過處理,并視情節(jié)輕重責任人扣除績效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規(guī)的,按國家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。

  (3)由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。

  (4)檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當事人行政法律責任。

  第三章附則

  第五條檔案管理考核辦法

  (一)為切實提高檔案管理水平,結(jié)合檔案工作目標的考核,對檔案工作實行必要的獎懲考核;

  (二)檔案達標工作作為全年工作目標之一,考核集團行政部檔案室以及檔案網(wǎng)絡(luò)成員的工作;

  (三)集團各部門、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標管理的主要內(nèi)容,納入全年目標,落實責任人;

  (四)檔案工作結(jié)合全年工作進行全面綜合的考核評比;

  (五)考核內(nèi)容:各部門、分子公司、項目部的年度目標責任書中檔案管理工作指標是否完成。

  (六)考核由集團檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負責,對工作成績突出者給予適當?shù)谋碚玫莫剟?對違反規(guī)定或工作不負責的人員視情節(jié)輕重,將給予必要的教育或扣發(fā)目標管理獎。

  第六條本工作細則解釋權(quán)歸行政部,監(jiān)督執(zhí)行權(quán)歸總經(jīng)辦。

  第七條本工作細則自頒布之日起正式執(zhí)行。

公司檔案管理制度3

  一、檔案的建立。

  1.1檔案的建立按下列流程建立:收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

  1.2明確建檔內(nèi)容,實行系統(tǒng)收集、集中管理。

  1.2.1房屋檔案:包括本物業(yè)的設(shè)計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;

  1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案:包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;

  1.2.3業(yè)主檔案:包括業(yè)主入住時所填寫的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務(wù)協(xié)議"、"接房登記表"等。

  1.2.4文秘檔案:包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進行管理的各項規(guī)章制度等;

  1.2.5員工檔案:包括員工供職申請表、簡歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;

  1.2.6財務(wù)檔案:包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務(wù)報表、納稅報表、維修基金使用的預(yù)算、計劃、業(yè)委會批準使用的文件等。

  1.3建檔要求:制度化、標準化、電腦化。

  二、檔案管理

  2.1為避免檔案的損壞、遺失,使重要檔案能永久保存,而又方便經(jīng)常使用,對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理,并保存復(fù)印件。

  2.2檔案管理要求:

  2.2.1進行標準化的'檔案管理。

  2.2.2采用多種形式的信息儲存方式,如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等,并采用適當?shù)谋4娣椒ā?/p>

  2.2.3加強保密意識培養(yǎng),確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。

  2.2.4實行檔案管理手段的現(xiàn)代化,運用計算機檢索手段,開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。

  2.2.5堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化。

  2.2.6作到檔案分類科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,按工作部門分柜保存。

  2.2.7實行檔案管理工作檢查經(jīng);。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。

公司檔案管理制度4

  第一章總則

  第一條為加強公司XX資產(chǎn)管理有限公司(以下簡稱“公司”或“本公司”)檔案管理工作,根據(jù)《中華人民共和國證券投資基金法》、《私募投資基金監(jiān)督管理暫行辦法》、《私募投資基金管理人內(nèi)部控制指引》等法律法規(guī)、規(guī)范性法律文件及相關(guān)監(jiān)管要求制定本制度。

  第二條檔案是公司及各部門在各項工作中形成的文件材料。

  第三條加強檔案管理工作,是規(guī)范公司內(nèi)部管理的重要內(nèi)容,對亍提高公司管理水平具有重要意義。

  第二章歸檔范圍

  第四條公司檔案分為以下幾種:

 。ㄒ唬┕炯壸C件

  營業(yè)執(zhí)照正副本;組織機構(gòu)代碼證正副本;稅務(wù)登記證正副本;開戶許可證;機構(gòu)信用代碼證、會員證等其他證件。

 。ǘ┓ㄈ酥卫斫Y(jié)構(gòu)

  1、股東會、董事會、監(jiān)事會等決議及會議材料;

  2、高管人員資料檔案;

  3、股東情況相關(guān)資料

  4、其他相關(guān)資料。

  (三)公司文書檔案

  1、外發(fā)文件:外發(fā)紅頭文件等;

  2、外收文件:

 。1)監(jiān)管部門的.批文、批復(fù)、通知等;

 。2)上級管理部門、股東單位頒發(fā)的需要公司執(zhí)行的指示、決定、命令、條例、規(guī)定、辦法和通知等;

  (3)其他金融機構(gòu)的往來文件;

  (4)社會有關(guān)部門頒發(fā)的文件、材料和公函;

 。5)其他需要立卷歸檔的外來文件。

  3、內(nèi)部文件:各部門通知、通報、請示、報告、制度及其他需要立卷歸檔的材料等。

 。ㄋ模┗鸾灰准盎鹎逅

  包括不限于:投資決策委員會會議記、風控委員會議記、清算指令等。

 。ㄎ澹┖弦(guī)檔案

  各種風控合規(guī)報告及提示函等。

 。┬姓飿I(yè)

  1、辦公樓相關(guān)文檔:裝修工程招標、工程報批、監(jiān)理、投標書、工程合同、竣工驗收、辦公物業(yè)租賃文檔,財產(chǎn)保險相關(guān)文檔等;

  2、辦公家具類文檔;

  3、電話、安保、音視頻相關(guān)文檔;

  4、物業(yè)管理相關(guān)文檔;

  5、空調(diào)、電梯相關(guān)資料;

  6、辦公樓消防、水系統(tǒng)圖紙等等;

  7、購置各類設(shè)備的圖紙、說明書等;

  8、其他需要歸檔的文件。

 。ㄆ撸┬畔⑾到y(tǒng)

  信息系統(tǒng)工程建設(shè)等資料。

公司檔案管理制度5

  1、總則

  1.1為了加強對檔案的管理和收集、整理工作,有效地保護和利用檔案,為公司的發(fā)展和經(jīng)營服務(wù),特制定本制度。

  1.2本制度所稱的檔案,是指公司各個部門以及個人在從事工作和經(jīng)營管理活動中直接形成的對公司有保存價值和利益關(guān)系的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料和記錄。

  1.3公司所有部門和個人均有保護公司檔案的義務(wù)。

  1.4公司的檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的方式,共同維護檔案的完整與安全,便于公司在經(jīng)營中的借鑒和利用。

  1.5本制度適用于公司所有檔案資料的管理。

  2、檔案管理的機構(gòu)與職責

  2.1公司的檔案工作實行部門收集保管,辦公室統(tǒng)一歸檔的原則。

  2.2公司辦公室為公司檔案管理的主管部門,對公司的檔案資料實行統(tǒng)一的歸檔和日常管理,并對公司各部門的檔案管理進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。具體工作由辦公室的檔案管理員負責。

  2.3公司各部門為檔案管理的分管部門,負責管理本部門的檔案資料。公司各部門負責人均應(yīng)指定專人(兼職檔案員)負責收集、保管本部門的檔案資料并督促其及時歸檔。

  2.4辦公室的檔案管理員和各部門的兼職檔案員均為公司的檔案工作人員,應(yīng)保持相對穩(wěn)定,名單須報到辦公室進行備案,各部門的檔案工作人員如有變動須及時通知辦公室。

  2.5檔案工作人員出現(xiàn)工作變動或離職時,應(yīng)將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚,嚴禁擅自帶走或銷毀。 2.6所有檔案工作人員應(yīng)忠于職守,遵守公司保密制度,嚴守公司秘密,不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。

  3、檔案管理

  3.1檔案的歸檔

  3.1.1公司應(yīng)歸檔的檔案資料包括:行政文書檔案、人事檔案、營銷業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備儀器檔案、生產(chǎn)技術(shù)資料檔案和基建項目檔案等。

  3.1.2對于應(yīng)當立卷歸檔的材料,各部門須按照規(guī)定,定期向本部門的檔案工作人員移交、集中管理,任何個人不得據(jù)為已有。

  3.1.3除人事檔案由公司人力資源部負責外,其它檔案資料均由辦公室負責整理分類,立卷和歸檔管理。人力資源部的檔案管理亦遵循本制度。

  3.1.4公司各部門(人力資源部除外)的檔案工作人員應(yīng)于每年的12月20日將本部門本年度的檔案材料移交到辦公室。

  3.2檔案保管

  3.2.1公司所有檔案資料均進行專人、專柜管理。

  3.2.2檔案管理員應(yīng)做好檔案資料的立卷、案卷排列和編制案卷目錄等工作。具體的立卷工作,相關(guān)部門的檔案工作人員應(yīng)配合檔案管理員進行。

  3.2.3檔案工作人員應(yīng)做好案卷的準確、及時歸檔,并根據(jù)檔案的密級和保管期限的不同,分類進行管理。

  3.2.4檔案工作人員應(yīng)參照國家的規(guī)定和公司<保密制度>,對檔案資料進行密級劃分,并確定保管期限,上報董事會,經(jīng)批準后執(zhí)行。

  3.2.5所有檔案資料劃分四個密級:普通級、秘密級、機密級和絕密級。具體劃分標準見<保密制度>。

  3.2.6檔案工作人員應(yīng)注意檔案資料的保護工作,檔案的存放地點要做到“八防”:防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲、防霉、防光。

  3.2.7對于檔案的管理和利用,密級的變更和解密,參照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  3.3檔案的查閱、借閱

  3.3.1公司員工查閱、借閱檔案時,應(yīng)嚴格辦理查閱(借閱)手續(xù),由檔案管理員對查閱(借閱)人、所查閱檔案名稱、查閱(借閱)時間和歸還時間進行詳細登記。

  3.3.2查閱(借閱)密級檔案時,如查閱人為<保密制度>中知曉范圍外的員工或公司外部人員,須填寫<檔案查閱(借閱)申請單>,經(jīng)檔案管理員審核,批準人審批后方可進行查閱(借閱)。公司員工不得查閱(借閱)檔案內(nèi)容與本身工作無關(guān)的檔案。

  3.3.3檔案查閱(借閱)的`批準權(quán)限:普通檔案由辦公室主任審批;秘密級檔案由行政總監(jiān)審批;機密級檔案由總經(jīng)理審批,絕密級檔案由董事長審批。

  3.3.4原則上檔案原件概不外借,檔案室可對常用的檔案資料復(fù)制副本,供需要部門借閱,副本在使用部門使用完畢后,由檔案室回收、保管和銷毀,其處理等同于檔案原件。

  3.3.5查閱、借閱公司檔案者應(yīng)愛護檔案,不得在文件上作任何標記、標志和涂改,不得損壞檔案。

  3.3.6嚴禁公司員工未經(jīng)允許私自對檔案資料進行復(fù)印和復(fù)制,否則將按照公司<保密制度>的有關(guān)規(guī)定予以處罰。

  3.4檔案的銷毀

  3.4.1對于超過保管期限或確已失去價值的檔案,檔案工作人員應(yīng)定期銷毀。銷毀前,檔案管理員應(yīng)將銷毀檔案

  3.4.2清單上報辦公室主任,經(jīng)辦公室主任審核,報批準人批準后,方可銷毀。

  3.4.3任何人不得私自銷毀檔案。普通檔案和秘密級檔案的銷毀由總經(jīng)理審批,機密級和絕密級檔案的銷毀由董事長審批。檔案的銷毀具體見<檔案銷毀程序>。

  3.4.4檔案銷毀時應(yīng)有2人以上進行現(xiàn)場監(jiān)督,嚴禁私自銷毀檔案。

  4、附則

  4.1本制度由公司辦公室制訂,并負責解釋和組織實施。

  4.2本制度報總經(jīng)理批準后施行,修改時亦同。

  4.3本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度自行終止,與本制度有抵觸的制度以本制度為準。

  4.4本制度自頒布之日起施行。實用的企業(yè)檔案管理制度

  1.目的

  規(guī)范全公司的檔案管理。

  2.適用范圍

  本制度適用于公司及所屬各部門檔案管理。

  3.管理原則

  分類分部門管理,行政部統(tǒng)一監(jiān)管。

  4.職責與權(quán)限

  4.1各部門必須設(shè)兼職的檔案管理員,規(guī)范部門檔案管理。

  4.2行政部不定期對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查(每月至少抽查一次),對違反本制度的部門有權(quán)進行處罰。

  5.檔案的分類

  (1)證照類:如營業(yè)執(zhí)照及各類證照。

  (2)文件類:分外來文件和內(nèi)部文件。

  (3)制度類。

  (4)合同類。

  (5)計劃總結(jié)和會議紀要類。

  (6)財務(wù)類。

  (7)圖紙類:工藝文件、圖紙、說明書等。

  (8)人事管理類:人事檔案、培訓(xùn)記錄、健康檔案、安全、消防等等。

  6.檔案的歸口存放部門

  (1)公司級檔案存放在行政部。

  (2)其它檔案由歸口部門負責存放。

  7.檔案建檔要求

  建立檔案時要有檔案編號和檔案目錄。

  8.檔案裝訂

  檔案須裝訂成冊保存,某些特殊珍貴的手稿、照片等,采用卷盒、相冊等保管。

  9.保存年限

  原則上公司重要檔案永久保存,進行檔案銷毀時經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。

  10檔案日常管理

  10.1借閱

  10.1.1借閱手續(xù)

  (1)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時,應(yīng)出示經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準的《檔案資料借閱登記表》,經(jīng)辦人在公司借閱登記表上簽字后方可借閱。

  (2)檔案歸還時,檔案管理員填寫歸還日期。 10.1.2檔案借閱審批權(quán)限

  (1)證照類:由公司總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。

  (2)文件類:由行政部審批,財務(wù)、技術(shù)類等重要文件借閱須由總經(jīng)理或者其授權(quán)人批準。

  (3)制度類:由行政部審批。

  (4)合同類:由公司總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。

  (5)計劃總結(jié)和會議紀要類:由行政部審批。 (6)財務(wù)類:由總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。 (7)圖紙類:由總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。 (8)人事管理類:人力資源部審批。

  10.1.3借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、損壞、復(fù)印所借檔案。

  10.1.4借閱人必須在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案資料。借用檔案原則上當日必須歸還,特殊情況不得超過七天。 10.1.5若人為丟失或損壞檔案,給公司造成經(jīng)濟損失的,行政部對相關(guān)責任人進行內(nèi)部行政或經(jīng)濟處罰。 10.2銷毀

  10.2.1公司任何個人或部門非經(jīng)公司批準,不得銷毀公司檔案。

  10.2.2銷毀前按照清冊清點,銷毀時由行政部監(jiān)督銷毀,銷毀后相關(guān)人員在清冊上簽名,并將監(jiān)銷情況存檔。《檔案銷毀審批表》由行政部永久保存。

  10.3移交

  10.3.1需要進行移交的檔案,需由檔案員編制《檔案移交登記表》,報公司負責人審核批準并指定其監(jiān)交人后,方可進行移交。

  10.3.2移交前,按照清冊清點;移交后,在清冊上簽字,《檔案移交登記表》一式兩份,移交方和接收方各一份并永久保管。

  11.如有違反本制度規(guī)定的,公司對其進行行政、經(jīng)濟處罰,嚴重時移交司法機關(guān)。

  12.附則

  本制度解釋權(quán)歸人力資源部,經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。

公司檔案管理制度6

  一、為規(guī)范公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,特制定本制度。

  二、歸檔范圍

  公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

  三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。

  四、檔案管理員的職責:保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

  五、資料的收集與整理

  1、公司的歸檔資料實行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

  2、在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

  3、凡應(yīng)該及時歸檔的資料,由檔案管理員負責及時歸檔。

  4、各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

  5、檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

  六、資料的分類與歸檔

  1、公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  2、公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

  七、檔案的借閱

  1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

  2、因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時,由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

  3、公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別,絕密級檔案禁止調(diào)閱,機密級檔案只能在檔案室閱覽,不準外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準?偨(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

  4、檔案借閱者必須做到:

 、賽圩o檔案,保持整潔,嚴禁涂改。

 、谧⒁獍踩C埽瑖澜米苑、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

  八、檔案的銷毀

  1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

  2、當某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

  3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。

  4、經(jīng)批準銷毀的公司檔案,檔案管理員須認真核對,將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

  5、在銷毀公司檔案資料時,必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。第6篇:公司員工檔案管理制度

  1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工,其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。

  2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工,自簽訂勞動合同試用期滿后,按本企業(yè)調(diào)檔要求,將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的',本人須向人資行政部提交詳細的書面說明材料,未經(jīng)批準不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動合同。

  3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。

  4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定:

 。1)查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由人資行政部統(tǒng)一辦理,其它任何部門無權(quán)查閱員工原始檔案。

 。2)查閱員工原始人事檔案所獲資料,由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。

 。3)員工存檔卡由人資行政部負責統(tǒng)一保管,員工離職辦理完畢各種手續(xù)后,退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。

 。4)非本企業(yè)人員查閱原始檔案,原則上不予辦理,政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案,按原始人事檔案查閱審批程序,人資行政部協(xié)調(diào)辦理。

 。5)員工在本企業(yè)工作期間,如有些情況需存入其原始人事檔案中,需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由人資行政部辦理。

  5、員工業(yè)績、培訓(xùn)檔案:

  員工業(yè)績、培訓(xùn)檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料,包括員工的身份證、學(xué)歷證書等相關(guān)證件的復(fù)印件,員工在工作期間的各種培訓(xùn)及對員工評價、考核等。

 。1)人資行政部負責員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案的整理歸檔及日常管理。

 。2)員工培訓(xùn)、業(yè)績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下(不含主管級)培訓(xùn)、業(yè)績檔由人事文員管理。

 。3)部門部長可以調(diào)閱本部門員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案。

 。4)員工培訓(xùn)、業(yè)績檔案按國家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。

 。5)員工離職后,員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查。

公司檔案管理制度7

  第一條 范圍及職責

  1、公司的各類規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計資料、員工工資資料、經(jīng)營狀況資料、人事檔案資料、宣傳策劃資料及公司各類公文,有參考價值的文件,均列入檔案管理范圍。

  2、各部門需存檔的資料:

  2.1 財務(wù)部:各類財務(wù)報表、記帳憑證、帳冊、部門崗位職責等;

  2.2 人事行政部:各類重要文件及人事、勞資、行政、物資管理資料;

  2.3 策劃部:各類營銷活動方案、策劃思路、平面設(shè)計廣告、相關(guān)媒體資料;

  2.4 信息部:部門管理制度、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)實施方案、內(nèi)部信息管理系統(tǒng)方案、配送中心設(shè)計方案等;

  2.5 商場

  2.6 招商部:

  2.7 學(xué)校:學(xué)校章程及各類學(xué)員、教師管理制度等。

  3、各部門須設(shè)兼職檔案管理員負責本部門檔案管理工作,明確責任,保證原始資料及單據(jù)的齊全完整及秘密檔案的.安全性。

  4、各部門資料建檔、歸檔,應(yīng)按資料類別、性質(zhì)、檔案管理要求分檔歸存并接受人事行政部隨時抽查。

  5、各部門檔案管理員須定期(每月5日前)將部門資料歸檔情況上報人事行政部,人事行政部專人定期(每月)整理公司文檔歸存情況,制作報表上報主管領(lǐng)導(dǎo),對于公司各部門重要機密資料,將由人事行政部專人復(fù)制、收集后統(tǒng)一管理。

  第二條 借閱

  1、公司各部門主管級以上干部需查閱部門檔案資料,可直接由檔案管理員登記、辦理查閱手續(xù)。其他人員須報分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可辦理查閱手續(xù)。

  2、除決策層領(lǐng)導(dǎo)外,公司各級員工需借閱公司檔案、資料,須報分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可辦理借閱手續(xù)。

  3、借閱檔案,嚴禁隨意涂改、翻抄、轉(zhuǎn)借、遺失;如因工作需要摘錄或復(fù)制,須報分管領(lǐng)導(dǎo)批準。

  4、檔案借閱人須在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案。

  第三條 銷毀

  1、任何部門、個人未經(jīng)公司許可,不得銷毀公司檔案資料。

  2、若按規(guī)定需銷毀文件,凡屬密級的重要資料須呈總經(jīng)理批準后方可銷毀;一般性文件資料,須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準。

  3、凡經(jīng)批準銷毀的檔案資料,銷毀前須由經(jīng)辦人、監(jiān)銷人共同對所銷文檔資料進行清理、登記,并將登記表定期(每月)交人事行政部歸存;經(jīng)辦人、監(jiān)銷人應(yīng)保證所要求銷毀的文件、資料全部銷毀、無遺失、漏銷。

  第四條 其它

  1、本制度由人事行政部制定,經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

  2、本制度的解答權(quán)歸人事行政部。

公司檔案管理制度8

  第一章 總則

  第一條 為了加強各級黨和國家機關(guān)、人民團體(以下統(tǒng)稱機關(guān))檔案工作,推進機關(guān)檔案科學(xué)、規(guī)范管理,豐富國家檔案資源,為各項工作提供有效服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī),制定本規(guī)定。

  第二條 本規(guī)定所稱的機關(guān)檔案,是指機關(guān)在公務(wù)活動中形成的,對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。

  第三條 機關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎(chǔ),是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。機關(guān)檔案工作是機關(guān)不可缺少的基礎(chǔ)性工作,是推進依法行政、促進科學(xué)決策、提高治理水平的必要條件,是保護單位和個人合法權(quán)益、維護機關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作。

  第四條 機關(guān)檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。國家檔案行政管理部門負責全國機關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度,負責中央和國家機關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導(dǎo)下,負責本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè),負責本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。檔案行政管理部門履行檢查職責時,以進入相關(guān)場所檢查,詢問有關(guān)人員,查閱、復(fù)制有關(guān)檔案資料等方式開展。中央、地方專業(yè)主管機關(guān)應(yīng)當根據(jù)本專業(yè)的管理體制,在檔案行政管理部門指導(dǎo)下對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)。中央、地方專業(yè)主管機關(guān)進行監(jiān)督、指導(dǎo)時,應(yīng)當遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。

  第五條 機關(guān)的`全部檔案應(yīng)當集中、統(tǒng)一管理。機關(guān)檔案管理應(yīng)當維護檔案的真實、完整、可用和安全,便于檢索、利用和開發(fā)。

  第六條 機關(guān)應(yīng)當加強對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo),將檔案工作納入整體規(guī)劃、和考核體系,與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實施、同步發(fā)展。檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護經(jīng)費,檔案日常管理工作經(jīng)費,檔案信息化建設(shè)經(jīng)費,檔案宣傳、培訓(xùn)等其他經(jīng)費應(yīng)當列入機關(guān)年度財政預(yù)算。

  第二章 機構(gòu)和人員

  第七條 機關(guān)應(yīng)當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)(或承擔該職能的其他綜合辦事機構(gòu),下同)及相關(guān)部門負責人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機制,協(xié)調(diào)處理本機關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作重大事務(wù)和重要事項。

  第八條 機關(guān)應(yīng)當按規(guī)定設(shè)立檔案工作機構(gòu)。不具備檔案工作機構(gòu)設(shè)立條件的機關(guān),應(yīng)當指定檔案工作負責部門。檔案工作負責部門的名稱應(yīng)當反映檔案工作屬性。經(jīng)同級檔案行政管理部門同意,辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數(shù)量較少的多個機關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機構(gòu),對相應(yīng)機關(guān)的檔案進行集中管理。

  第九條 機關(guān)檔案工作機構(gòu)或檔案工作負責部門(以下簡稱機關(guān)檔案部門)應(yīng)當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員,具體承擔機關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。機關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當指定人員,承擔相應(yīng)部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關(guān)應(yīng)當建立以機關(guān)檔案部門為中心,由相關(guān)人員組成的機關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò)?h級或形成檔案數(shù)量較少的機關(guān)可以綜合考慮工作量等情況,配備適當數(shù)量的專(兼)職檔案工作人員。

  第十條 機關(guān)檔案工作的基本任務(wù)是:

  (一)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策,建立健全檔案工作,并將規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案;

  (二)制定并組織實施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計劃;

  (三)對機關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督和指導(dǎo),對所屬機構(gòu)的檔案工作進行監(jiān)督和指導(dǎo);

  (四)負責管理機關(guān)的全部檔案并提供利用,協(xié)助做好機關(guān)政府信息公開工作;

  (五)負責機關(guān)檔案信息化工作并統(tǒng)籌機關(guān)及所屬機構(gòu)檔案信息一體化工作,推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理;

  (六)接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查,執(zhí)行年度制度,定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;

  (七)負責組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓(xùn),開展檔案宣傳、活動;

  (八)對檔案工作中取得突出成績的部門或個人,向機關(guān)提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門或個人,向機關(guān)提出處理建議。

  第十一條 機關(guān)通過政府購買服務(wù)方式輔助實現(xiàn)檔案工作基本任務(wù)的,應(yīng)當嚴格限定社會化服務(wù)范圍,嚴格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì),并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。機關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會化服務(wù)限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件全文識別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作。社會化服務(wù)應(yīng)當符合《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》(DA/T68)規(guī)定。

  第十二條 檔案工作人員應(yīng)當為機關(guān)正式在編人員,且政治可靠、遵紀守法、忠于職守,具備勝任崗位要求的工作能力。檔案工作人員應(yīng)當熟悉機關(guān)工作,具備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識背景,并定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。不具備前述知識背景的檔案工作人員,應(yīng)當經(jīng)過相關(guān)專業(yè)知識和技能培訓(xùn)。

  第十三條 檔案工作人員調(diào)離崗位或退休的,應(yīng)當在離崗前辦好交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調(diào)離應(yīng)當按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行。

  第三章 基礎(chǔ)設(shè)施

  第十四條 機關(guān)應(yīng)當分別設(shè)置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房,并根據(jù)工作需要設(shè)置展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機房等。檔案庫房應(yīng)當根據(jù)載體類型分別設(shè)置,不具備條件的應(yīng)當根據(jù)載體類型分區(qū)設(shè)置?h級或形成檔案數(shù)量較少的機關(guān)設(shè)置庫房以外其他檔案用房時,可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區(qū)設(shè)置。

  第十五條 檔案辦公用房面積按照《黨政機關(guān)辦公用房建設(shè)標準》執(zhí)行。閱覽用房面積應(yīng)當滿足不同類型檔案閱覽需求,適應(yīng)涉密檔案與非涉密檔案分區(qū)閱覽的需要。檔案庫房面積應(yīng)當滿足機關(guān)檔案法定存放年限需要,使用面積按(檔案存量年增長量×存放年限)×60m/萬卷(或10萬件)測算。檔案數(shù)量少于2500卷(或25000件)的,檔案庫房面積按15m測算。整理用房、展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機房等用房面積應(yīng)當滿足業(yè)務(wù)開展需要。

  第十六條 檔案用房宜集中布置,自成一區(qū)。檔案辦公用房選址應(yīng)當便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應(yīng)當防潮、防火、避免陽光直射,利于檔案保護。檔案庫房不應(yīng)設(shè)置在地下或頂層,地處濕潤地區(qū)的還不宜設(shè)置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂(廚房)、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。

  第十七條 檔案辦公用房建筑設(shè)計應(yīng)當符合《辦公建筑設(shè)計規(guī)范》(JGJ67)規(guī)定,整理用房、閱覽用房建筑設(shè)計應(yīng)當符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。檔案庫房內(nèi)不得設(shè)置其他用房和明火設(shè)施,不應(yīng)設(shè)置除消防以外的給水點,其他給水排水管道不應(yīng)穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門窗設(shè)置應(yīng)當符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。

  第十八條 檔案庫房應(yīng)當根據(jù)需要配備符合國家規(guī)定的密閉五節(jié)柜、密集架、光盤柜、底圖柜等檔案裝具,不得采用木質(zhì)柜、玻璃門柜等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應(yīng)當滿足工作需要。檔案庫房配備的檔案裝具應(yīng)當與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。庫房采用密集架的,樓面均布活荷載標準值不應(yīng)小于8kN/m或按檔案裝載情況相應(yīng)增加。

  第十九條 檔案庫房應(yīng)當配備溫濕度監(jiān)測調(diào)控系統(tǒng),安裝漏水報警設(shè)備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。保存重要檔案或具備條件的,應(yīng)當安裝恒溫恒濕設(shè)備,必要時可配備通風換氣、空氣凈化設(shè)備。

  第二十條 檔案庫房應(yīng)當配備消防系統(tǒng)。根據(jù)檔案重要程度和載體類型的不同,可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設(shè)備。檔案庫房應(yīng)當安裝甲級防火門,配備火災(zāi)自動報警設(shè)備。

  第二十一條 檔案庫房應(yīng)當安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設(shè)施,可以選擇設(shè)置智能門禁識別、紅外報警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。整理用房、閱覽用房、檔案數(shù)字化用房應(yīng)當設(shè)置視頻監(jiān)控設(shè)備。

  第二十二條 機關(guān)應(yīng)當按照檔案信息化要求,建設(shè)或配備能夠滿足庫房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。智能庫房管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當滿足溫濕度調(diào)控、漏水監(jiān)測、消防報警、安全防范、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)集成管理以及其他智能管理需要。檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當符合本規(guī)定第五章要求?h級或形成檔案數(shù)量較少的機關(guān)按照本規(guī)定第十九條至第二十二條配備基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的,應(yīng)當滿足溫濕度調(diào)控、消防、安防和信息化工作的基本需求。

公司檔案管理制度9

  一、文書檔案歸檔制度

  1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。

  2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。

  3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。

  4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔,還應(yīng)留有書面材料存檔。

  5.凡歸檔的文件必須留原件存檔,書寫整齊,用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫,如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。

  6.重要文件如部門需用可進行復(fù)印,但原件必須歸檔。 7.機關(guān)工作人員外出學(xué)習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

  二、專職檔案工作人員崗位責任制

  1.認真學(xué)習專業(yè)知識,貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》,熱愛本職工作,忠于職守,維護黨和國家利益,工作盡職盡責,自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。

  2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。

  3.負責公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

  4.負責檔案庫房各項制度的落實。

  5.積極提供檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認真總結(jié)經(jīng)驗,為領(lǐng)導(dǎo)決策和機關(guān)各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。公司檔案管理規(guī)章制度

  三、兼職檔案工作人員崗位責任制

  1.各部門配備一名兼職檔案員,負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

  2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作,熟悉業(yè)務(wù),工作認真負責,把好案卷質(zhì)量關(guān),按時完成兼管檔案的任務(wù)。

  3.兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。

  4.嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。

  5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習檔案業(yè)務(wù)知識,不斷提高業(yè)務(wù)水平。

  四、部門立卷制度

  1.凡本部門在各項活動中形成的`文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

  2.各部門兼職檔案員,負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

  3.兼職檔案員要嚴格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項要求立卷,保證立卷質(zhì)量。

  五、檔案保管制度

  1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負責檔案的保管工作。

  2.按照檔案管理有關(guān)規(guī)定,對各類檔案應(yīng)做到存放合理,排列有序,查找方便。

  3.檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查,對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時跟蹤追還,防止丟失。

  4.庫房要保持清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常保持在14—24℃,相對濕度要保持在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

  5.檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲,定期檢查。

  6.庫房內(nèi)嚴禁吸煙,嚴禁存放易燃、易爆危險品,停電時,一律用手電照明,不得使用易燃器具。

  7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進入,隨時關(guān)好庫房門窗,確保安全。

  六、檔案保密規(guī)則

  1.檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀律,堅持原則,認真執(zhí)行各項制度。

  2.凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認真遵守安全保密制度,嚴格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準帶出檔案室,確需帶出時須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準并在指定時間內(nèi)歸還檔案室。

  3.查閱檔案時,不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準進入檔案室。

  4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所,不準帶回家中,要及時交給檔案管理部門。

  5.對于違反保密規(guī)定,泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定,嚴肅處理并追究其責任。

  七、檔案借閱制度

  1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。

  2.凡借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準。外單位人員借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內(nèi)按時歸還。

  3.借閱人員對檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

  4.借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準,不得復(fù)印、抄寫檔案資料。

  5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查,確認檔案材料完好無損時,方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料,經(jīng)認真核對,正確無誤時,方能簽字蓋章。公司檔案管理規(guī)章制度

  6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報,并追究有關(guān)人員的責任。

  八、其他

  解釋權(quán)歸公司行政人事部。

公司檔案管理制度10

  第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。

  第二條檔案管理機構(gòu)及其職責

  1、公司檔案工作實行二級管理,一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

  2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

  3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認真細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。

  4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo),每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

  第三條歸檔制度

  1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動,具有查考利用價值的'文件資料均屬歸檔范圍。

  2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個人不得擅自留存。

  3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的,綜合部保存復(fù)印件。

  4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

  5、業(yè)務(wù)活動中涉及金融財稅方面的資料,由財務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的,由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報綜合管理部備案。

  6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同,應(yīng)保留三份原件,綜合管理部保存一份,財務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由綜合部保存原件。

  7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制,歸檔范圍外的由各部門自行保管。

  第四條檔案保管制度

  1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房,各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

  2、歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。

  3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找。

  4、檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。

  5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。

  6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

  7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進行整理、剔除。

  8、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

  9、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。

  10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。

  第五條檔案借閱制度

  1、檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準不得借閱。

  2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。

  3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。

  4、借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。

  5、借出檔案時,應(yīng)在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。 6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損,否則,追究當事人責任。

  7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。

  8、重要檔案、機密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,由總經(jīng)理審批。

  第六條二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要,每三年移交一次,必須保留的盡量留復(fù)印件,其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

  第七條本制度從20xx年xx月xx日起執(zhí)行。

公司檔案管理制度11

  第一章總則

  第一條為加強zz石油(集團)工貿(mào)有限公司油品調(diào)運分公司(以下簡稱“油品調(diào)運分公司”或“公司”)會計資料檔案的科學(xué)管理,保證會計資料的完整安全,更好地服務(wù)于公司的各項經(jīng)營活動,根據(jù)《會計法》、《中華人民共和國國檔案法》和《zz石油(集團)工貿(mào)有限公司會計檔案管理辦法》,并結(jié)合公司實際,特制定本制度。

  第二條本制度所指的會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。

  第三條本制度適用于公司財務(wù)資產(chǎn)部、lng站、永平站、榆煉站。

  第二章組織機構(gòu)及職責

  第四條公司財務(wù)資產(chǎn)部門負責會計檔案的日常管理及保管工作。

  第五條公司機關(guān)綜合辦公室為公司所有會計檔案的最終歸檔部門。

  第三章會計檔案管理范圍

  第六條會計檔案一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。

  (一)會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。

  (二)會計賬簿包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

  (三)會計報表主要有財務(wù)指標快報及月、季、年度會計報表(包括資產(chǎn)負債表、損益表、財務(wù)情況說明書等)。

  (四)經(jīng)濟合同、財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等、實行會計電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料等由財務(wù)資產(chǎn)部門進行保管。

  第四章會計檔案的整理立卷

  第七條每月的會計資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。

  第八條會計年度終了后,應(yīng)采用“三統(tǒng)一”的辦法對會計資料進行整理立卷。

  (一)分類標準統(tǒng)一:一般將財務(wù)會計資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報表,四類文字資料及其他;

  (二)檔案形成統(tǒng)一:案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一;

  (三)管理要求統(tǒng)一:建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

  第九條會計憑證的立卷

  (一)按月立卷:次月將裝訂成冊的憑證,統(tǒng)一登記至會計檔案保管清冊。

  (二)憑證裝訂

  1.會計憑證裝訂前的準備工作:

  (1)分類整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號是否齊全;

  (2)摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持數(shù)字完整;

  (3)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫單、工資和獎金發(fā)放單是否隨附齊全;

  (4)記賬憑證上有關(guān)人員(如復(fù)核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;

  (5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據(jù)集團裝訂標準確定裝訂成冊的本數(shù)。

  2.會計憑證裝訂時的要求:

  (1)用“三針引線法”裝訂,裝訂憑證應(yīng)使用棉線,在左上角部位打上三個針眼,實行三眼一線打結(jié),結(jié)扣應(yīng)是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;

  (2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;

  (3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。

  3.會計憑證裝訂后的注意事項:

  (1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章;

  (2)在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標明憑證種類編號,以便于調(diào)閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;

  (3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

  第十條會計賬簿的立卷

  各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應(yīng)按年整理立卷;疽笫牵

  (一)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣,不填其它內(nèi)容;

  (二)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符,賬頁數(shù)是否齊全,序號排列是否連續(xù);

  (三)會計賬簿的裝訂順序:會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底;

  (四)保留已使用過的'賬頁,將賬頁數(shù)填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊;

  (五)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝,應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起;

  (六)會計賬簿應(yīng)牢固、平整,不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象;

  (七)賬簿裝訂的封口處,應(yīng)加蓋裝訂人印章;

  (八)裝訂后,會計賬簿的脊背應(yīng)平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

  第十一條會計報表的裝訂

  會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊,年度終了統(tǒng)一立卷保管。

  會計報表裝訂要求:

  (一)會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁數(shù),上邊和左邊對齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應(yīng)對其修補后,完整無缺地裝訂;

  (二)會計報表裝訂順序為:會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。

  第十二條其他會計核算資料的立卷

  會計核算其他會計核算資料應(yīng)按時整理立卷,要求如下:

  (一)分類整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;

  (二)整理檢查資料順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺失要查明原因。

  第五章會計檔案的歸檔

  第十三條當年的會計檔案在會計年度終了后,由財務(wù)資產(chǎn)部門保管一年,期滿后于次年1月10號前移交公司綜合辦公室統(tǒng)一歸檔。移交過程中,需財務(wù)資產(chǎn)部門會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進行移

  交,由財務(wù)資產(chǎn)部門負責人、綜合辦公室主任負責監(jiān)督移交。移交過程中需填寫《會計檔案移交單》(一式兩份),一份交予財務(wù)資產(chǎn)部門會計檔案管理人員保管,、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。

  第十四條會計檔案的保管

  會計檔案必須進行科學(xué)管理,要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作,確保會計檔案的安全。

  第十五條機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時,應(yīng)辦理交接手續(xù),由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接收。

  第六章會計檔案的借閱使用

  第十六條財務(wù)資產(chǎn)部門應(yīng)建立會計檔案清單和借閱登記冊。

  第十七條檔案在財務(wù)資產(chǎn)部門保管期間,凡需借閱會計檔案人員,須經(jīng)總會計師批準后,方可辦理借閱手續(xù);借閱人員不得在案卷中標畫,不得拆散原卷冊,不得抽換,不得將會計檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經(jīng)總會計師批準。

  第十八條會計檔案移交辦公室后,凡需借閱會計檔案人員需辦理檔案借閱手續(xù),具體參見檔案管理相關(guān)規(guī)定。

  第七章會計檔案的保管期限

  第十九條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類,具體見附件一。

  第二十條會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

  第二十一條會計檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。

  第八章會計檔案的銷毀

  第二十二條保管期滿的會計檔案,除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:

  (一)由綜合辦公室會同財務(wù)資產(chǎn)部門提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

  (二)會計檔案銷毀清冊需經(jīng)總會計師、經(jīng)理審批。

  (三)銷毀會計檔案時,綜合辦公室和財務(wù)資產(chǎn)部門共同派專人監(jiān)銷。

  (四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告總會計師、經(jīng)理。

  第二十三條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

  第九章附則

  第二十四條本制度由財務(wù)資產(chǎn)部負責解釋。

  第二十五條本制度未盡事宜,按國家相關(guān)法律法規(guī)和工貿(mào)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  第二十六條本制度自頒發(fā)之日起施行

公司檔案管理制度12

  一、嚴格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度,確保檔案和案卷機密安全。

  二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。

  三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責任人,檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。

  四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負責歸檔。

  五、各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設(shè)計、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負責歸檔。

  六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財務(wù)部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。

  七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項目技術(shù)部、市場營銷部等業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)分工負責歸檔。

  八、歸檔資料必須符合下列要求:

  ①文件材料齊全完整;

 、诟鶕(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;

 、鄹鶕(jù)檔案內(nèi)容的`歷史關(guān)系,區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷,案卷標題簡明確切,便于保管和利用。

  九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導(dǎo)。

  十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定,提交檔案報告,并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。

  十一、加強檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。

公司檔案管理制度13

  一、檔案歸檔制度

 。ㄒ唬┪募牧系臍w檔要求:

  1.公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

  2.公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理,并定期交檔案室集中管理,任何人不得拒絕歸檔。

  3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。

  4.歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。

  5.歸檔文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律,保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。

  6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

  7.歸檔的文件材料必須為正本,本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。

  8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

  9.非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。

  10.外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔,無譯文的要譯出標題后歸檔。

  11.為便于保管和利用,歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良,紙面清潔,書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍黑墨水,禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

 。ǘw檔范圍及保管期限

  (參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表)

  (三)歸檔時間:

  1.管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。

  2.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。

  3.外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記,安裝調(diào)試后歸檔。

  4.工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。

  5.每年形成的會計檔案,由財務(wù)部及有關(guān)部門保存一年,在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。

  6.電子文件邏輯歸檔實時進行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。

  7.榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。

  8.聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。

  9.相關(guān)會議(技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議),在會議結(jié)束后歸檔。

  10.外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。

  11.變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。

  12.公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

  13公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的'文件材料隨時歸檔。

  二、檔案查(借)閱制度

  檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作,是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式,為做好檔案管理工作,特制訂如下制度:

  1.凡本公司有關(guān)人員,因工作需要借閱檔案者,一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度,取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字,同時做登記。

  2.本公司有關(guān)人員如有實際情況必須借出者,須辦理相關(guān)手續(xù),超過兩天以上歸還者,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準簽字。但要如期歸還。

  3.借閱檔案者應(yīng)愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時,須當面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。

  4.外單位借閱檔案者,須持單位介紹信,且經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱,只限在本室查閱,一律不外借,且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。

  5.凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。

  三、檔案的保密制度

  1.凡屬密級檔案,必須正確地標明密級,并妥善存放。

  2.非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房,庫房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。

  3.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定,不失密。否則應(yīng)追究責任。

  4.凡查閱密級檔案,均須辦理審批和借閱手續(xù),一般只允許在閱檔室查閱,不得帶出或復(fù)制,確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。

  5.查閱人員對檔案內(nèi)容承擔保密義務(wù),違反規(guī)定造成后果者必須追究責任。

  6.檔案人員要忠于職守,認真執(zhí)行各項保密制度。

  7.定期對保密檔案保管情況進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

  四、檔案庫房管理制度

  一、檔案入庫檢查:

  1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對,做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案,及時進行修補和復(fù)制。

  2.入庫底圖應(yīng)批邊分類裝袋,照片、磁帶等聲像檔案應(yīng)存放入專用檔案盒(袋)內(nèi)。

  3.定期對檔案保管狀況進行全面檢查,做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施,保證檔案的安全。

  二、檔案庫房管理:

  1.檔案庫房未經(jīng)許可,外來人員不得擅自進入。

  2.檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀,便于調(diào)卷。

  3.庫房門窗須安裝窗簾,庫房內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100勒克期。

  4.避免光線直射檔案,更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

  5.庫房內(nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計等設(shè)施,及時做好溫濕度記錄,溫度應(yīng)控制在14度——24度,相對濕度控制在45——60%。

  6.庫內(nèi)及庫外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表,庫房應(yīng)專門安裝空調(diào)設(shè)備。

  7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙,定期檢查,杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。

  8.檔案庫房要做到八防:防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

  9.對庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題,及時報告并采取措施予以處理。

  10.每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查,掌握檔案管理情況,為科學(xué)管理積累資料。

  五、檔案鑒定、銷毀制度

  1.根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關(guān)規(guī)定,編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

  2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限,保管期限從長。

  3.從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。

  4.檔案通過鑒定,要求保管期準確,案卷質(zhì)量達到規(guī)定標準。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確,不完整,應(yīng)及時責成有關(guān)部門修改、補充。

  5.銷毀檔案必須嚴格掌握,慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷,防止失密。

  檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷,并在清冊上簽字

  六、檔案保管統(tǒng)計制度

  1.檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開,并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設(shè)施,以確保檔案的安全與完整。

  2.檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物,嚴禁吸煙和使用明火。

  3.建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳。

  4.做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準確、及時、科學(xué)的統(tǒng)計工作。

  七、綜合檔案室主任職責

  1.認真學(xué)習《檔案法》,深刻領(lǐng)會上級檔案部門關(guān)于檔案工作的方針、政策,不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。

  2.、努力學(xué)習業(yè)務(wù),鉆研各類檔案理論基礎(chǔ)知識,充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況,做到心中有數(shù),操作自如。

  3.檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作,對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應(yīng)嚴格把關(guān)。

  4.組織檔案網(wǎng)絡(luò)成員進行業(yè)務(wù)學(xué)習,交流檔案管理經(jīng)驗與體會,開展檔案工作的檢查評比,不斷促進檔案工作的健康發(fā)展。

  5.定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作,爭取領(lǐng)導(dǎo)支持,做好檔案工作計劃的制訂和落實。

  6.組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發(fā)展規(guī)劃。

  7.負責綜合檔案與各部門分公司的工作協(xié)調(diào)。

  八、檔案工作人員崗位職責

  1.認真學(xué)習貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策,堅持以法治檔,忠于職守,全心全意為本部門各項工作做好服務(wù)。

  2.負責管理本部門的檔案,做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

  3.積極做好檔案的服務(wù)利用工作,編制必要的檢索工具和參考資料,及時準確地提供利用。

  4.做好檔案的“八防”工作,確保檔案的完整與安全。

  5.嚴格遵守“保密制度”工作,未經(jīng)批準,不得擅自擴大檔案的借閱范圍,不得泄露檔案的保密內(nèi)容。

  6.負責對本部門檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

公司檔案管理制度14

  1、文件檔案的管理:

  1.1文件檔案緊要是指公司各種有價值的憑證信函,文字記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容。

  1.2公司各部門負責本部門歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。

  1.3歸檔的文件材料必需完整、精準、系統(tǒng),文件書寫和載體材料必需耐保管,文件材料整理符合規(guī)范。

  1.4檔案資料如因特別情況,需修改,復(fù)印,摘抄,涂改等,屬絕密或機密文件的必需由總經(jīng)理審批,屬隱秘文件的必需由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批,各部門保密文件由各部門部長審批。

  1.5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成,手寫方式必需使用鋼筆或碳素筆。

  1.6文件檔案紙張的規(guī)格以a4紙為標準,特別類型的紙張經(jīng)整理后達到210mmx297mm尺寸標準。

  2、電子文檔的管理:

  2.1收集、積累要求:

  ■記錄了緊要文件的緊要修改過程,有查考價值的電子文件應(yīng)被保存。當正式文件是紙質(zhì)時,假如保管部門已開始向計算機全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當保存,否則可依據(jù)實際條件或需要,確定是否保存。

  ■保管與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時,要與紙質(zhì)等文件之間,相互保證精準、牢靠的標識關(guān)系。

  ■在'無紙化'計算機辦公或事物系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)實行更嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。同時必需隨時備份,存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機保管的載體上,并對有存檔價值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保存。

  ■用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性。

  ■用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,假如接受非標準壓縮方法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

  ■用計算機輔佑襄助設(shè)計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時必需保證其對設(shè)備的'倚靠性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

  ■用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件,收集時必需保證收集其壓縮

  方法和軟件;用音頻設(shè)備獲得的文件,收集時必需保證收集其屬性標識和相關(guān)軟件。

  ■由計算機多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時必需保證參數(shù)精準、數(shù)據(jù)完整。

  ■通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時應(yīng)注意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時必需連同專用軟件一并收集。

  ■計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。

  2.2收集、積累方法: ■適時依照要求制作電子文件備份。

  ■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

  ■電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保管。

  ■電子文件登記表假如制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保管,并附有紙張打印件。

  2.3歸檔要求:

  ■把帶有歸檔標識的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必需時,復(fù)制第三套,異地保管。對于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作。

  ■本標準推舉接受的載體按優(yōu)先次序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保管的載體。

  ■存儲電子文件的載體或包裝盒上必需貼有標簽,標簽內(nèi)填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。

  ■將相應(yīng)的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

  ■需要長期保管的電子文件應(yīng)當把歸檔電子文件與相應(yīng)的機讀目錄存在同一載體上,假如是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件,也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

  ■原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后,保存時間至少一年。

  3、聲像檔案的管理:

  3.1聲像資料的收集整理,原則上要保管聲像資料原件負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作,并負責督促引導(dǎo)部門檔案管理; 2)建立健全公司檔案管理制度,引導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況; 3)收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料; 4)負責公司檔案的利用和銷毀管理,監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程,確保公司檔案的安全;引導(dǎo)公司的檔案管理工作;

  5)提高檔案信息的利用效率,促進信息傳遞和溝通; 6)負責組織學(xué)習和培訓(xùn)檔案管理方法、使用學(xué)問。 2、其他各部門相關(guān)人員:

  1)負責在工作變更時,做好或幫忙移交工作,并適時通知行政部; 2)向行政部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件;

  3)負責本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔;

  4)財務(wù)管理部負責按國家財政制度規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料;

  3、各部門檔案主管人員

  1)負責部門檔案的管理。

  4、各部門負責人

  1)批準對本身部門資料或合同復(fù)印件的處置; 2)負責對本部門檔案管理的監(jiān)督檢查。

  5、各公司總監(jiān)/副總

  1)負責對檔案管理監(jiān)督檢查報告的審批。

公司檔案管理制度15

  1目的

  規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。

  2適用范圍

  適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

  3職責

  3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動中形成的各類檔案。

  3.2各部門負責管理本部門在管理服務(wù)活動中形成的各類檔案。

  3.3分公司總經(jīng)理負責上報分公司文件、對外公開文件的發(fā)放審批工作。

  3.4分公司總經(jīng)理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。

  4實施程序

  4.1歸檔保存的文件

  4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動中形成的'工作計劃、外來文件、報告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計資料等。

  4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術(shù)檔案。

  4.1.3在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。

  4.2文件、資料歸檔的要求。

  4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。

  4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

  4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準確性、系統(tǒng)性進行鑒定和驗收。

  4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進行科學(xué)分類、立卷和編號。

  4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。

  4.3檔案資料的保管。

  4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

  4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應(yīng)按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

  4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。

  4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時采取復(fù)制、拷貝。

  4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質(zhì)檔案,要及時進行修補和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺。

  4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。

  4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。

  4.4檔案資料借閱管理。

  4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

  4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。

  4.4.3在借閱檔案資料時,應(yīng)做到以下幾點:

  4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;

  4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;

  4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;

  4.4.4借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點手續(xù),由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。

  4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。

  4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

  4.5檔案鑒定和銷毀

  4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。

  4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):

  4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;

  4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。

  4.5.3確定保管期限原則

  4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術(shù)圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

  4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

  4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。

  4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整,應(yīng)及時責成有關(guān)人員負責修改和補充。

  4.5.6銷毀檔案的程序包括:

  4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報告要保存。

  4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經(jīng)理進行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。

  4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進行處理。

  5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格

  5.1《檔案管理制度》

  5.2《保密規(guī)定》

  5.3《文件發(fā)放登記表》

  5.4《文件借閱登記表》

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