文件檔案管理制度

　　隨著社會(huì)不斷地進(jìn)步，我們可以接觸到制度的地方越來越多，制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編收集整理的文件檔案管理制度，希望對(duì)大家有所幫助。

文件檔案管理制度1

　　一、一般

　　1.技術(shù)文件是我們公司的核心秘密，是我們公司持續(xù)發(fā)展和在市場(chǎng)上堅(jiān)持強(qiáng)勢(shì)競(jìng)爭(zhēng)力的有力保證，公司的技術(shù)文件歸公司所有。

　　2、為規(guī)范公司技術(shù)文件管理，明確文件編制的準(zhǔn)確性、完整性、技術(shù)文件編制、簽名、變更、保存等相關(guān)資料，確保技術(shù)文件的準(zhǔn)確性和有效管理，特制定本制度。

　　3、適用范圍：適用于本廠技術(shù)文件管理。

　　二、技術(shù)文件的編制

　　1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件和技術(shù)資料。

　　具體包括：

　　1)開發(fā)計(jì)劃階段：計(jì)劃設(shè)計(jì)、質(zhì)量保證概述、設(shè)計(jì)開發(fā)計(jì)劃書、檢查要求

　　2)開發(fā)設(shè)計(jì)階段3360原理圖、打印布局、產(chǎn)品編程手冊(cè)、機(jī)械原理圖、編程設(shè)備刻錄文件、可編程設(shè)備源代碼、硬件編程手冊(cè)、軟件安裝包、驅(qū)動(dòng)程序、設(shè)計(jì)審查記錄表

　　3)產(chǎn)品調(diào)試階段3360產(chǎn)品調(diào)試手冊(cè)、產(chǎn)品焊接明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄

　　4)產(chǎn)品維護(hù)階段3360設(shè)計(jì)開發(fā)摘要、軟件使用手冊(cè)、產(chǎn)品使用手冊(cè)

　　2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須遵守國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。

　　3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相關(guān)部門編制，各部門要對(duì)技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。

　　三、提交技術(shù)文件

　　1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個(gè)周期內(nèi)，設(shè)計(jì)師應(yīng)根據(jù)技術(shù)文檔規(guī)范認(rèn)真完成各文檔的編寫工作，以確保技術(shù)文檔的完整性。

　　2、在產(chǎn)品開發(fā)的每個(gè)階段，設(shè)計(jì)師都必須及時(shí)提交設(shè)計(jì)文件并保存在公司的服務(wù)器上。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重大更改時(shí)，設(shè)計(jì)師都必須重新提交文件，更新服務(wù)器上的文件，確保開發(fā)工作的可靠性。

　　3、設(shè)計(jì)文件的提交以starteam為準(zhǔn)，設(shè)計(jì)師應(yīng)根據(jù)提交的文件類別提交到starteam的`相應(yīng)目錄。

　　4、對(duì)于提交的文件，任何人都不能故意從服務(wù)器中刪除。

　　四、技術(shù)文件的保管

　　1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審查和批準(zhǔn)。技術(shù)文件編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對(duì)、審查三級(jí)把關(guān)制度。明確各級(jí)責(zé)任、權(quán)利、利益。

　　2、技術(shù)文檔必須在標(biāo)題欄的編號(hào)、名稱、日期、設(shè)計(jì)、校對(duì)、審計(jì)、批準(zhǔn)等欄中簽名完備，簽名不完善的技術(shù)文檔不能用于存檔。

　　3、文件簽名分為紙質(zhì)文件簽名、電子文件簽名、光盤簽名。其中紙質(zhì)文檔簽名必須用手寫在紙質(zhì)文檔上，電子文檔簽名必須作為注釋簽署starteam，光盤簽名必須作為一個(gè)整體簽署光盤封面上的標(biāo)簽。

　　4、各種存檔文件確認(rèn)后，簽名完成后才能進(jìn)行存檔工作。歸檔文件應(yīng)在公司服務(wù)器上保留1套2套3360套以供審閱。把一套烤成光盤保管。

　　5、應(yīng)在用于存儲(chǔ)歸檔文件的光盤或其盒子上粘貼標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)顯示光盤的大致信息(如名稱、編號(hào)、簽名信息等)。

　　6、歸檔文件時(shí)要填寫《設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔資料清單》，對(duì)歸檔文件進(jìn)行實(shí)際完整的規(guī)范性檢查，合格后才能歸檔。

　　五、技術(shù)文件貸款

　　1、任何職員不得個(gè)人傳閱技術(shù)文件，不得非法堅(jiān)持未經(jīng)授權(quán)的文件。

　　2、如果工作需要，需要借用技術(shù)文件，請(qǐng)要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《借閱登記表》。然后，您可以獲得相應(yīng)的批準(zhǔn)，從公司服務(wù)器下載該文件并進(jìn)行審閱。

　　3、對(duì)借來的文件不能私自印刷、傳閱，不能泄露借來的文件的秘密。

　　4、如果有特殊情況，需要將文件轉(zhuǎn)交他人或攜帶，必須得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。

　　5、查閱文件后，應(yīng)在相關(guān)人員監(jiān)督下徹底刪除貸款文件，并補(bǔ)充整個(gè)《借閱文件記錄表》。

　　六、追究責(zé)任

　　各部門要嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，如果因不遵守上述規(guī)定而丟失或泄露公司技術(shù)文件，公司將根據(jù)相關(guān)秘密規(guī)定受到罰款處罰和公司內(nèi)部處罰，情節(jié)嚴(yán)重的人將保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。

文件檔案管理制度2

　　一、公司員工必須切實(shí)做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的`要求。

　　二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

　　三、人事部門要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

　　四、文件資料檔案的保管、查閱。

　　1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、文件柜要保持整潔衛(wèi)生，要定期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

　　七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。

　　八、對(duì)于公司機(jī)密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。

文件檔案管理制度3

　　總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作，維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

　　一、文件的收集

　　公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片等都要齊全完整地收集，具體內(nèi)容包括：

　　1、上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；（主要收集部門：行政部）

　　2、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）

　　3、公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。（（主要收集部門：行政部）

　　4、會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件、紀(jì)要、決定等；（主要收集部門：行政部）

　　5、公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算及工作總結(jié)；；（主要收集部門：行政部）

　　6、公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件（主要收集部門：行政部）

　　7、公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；（主要收集部門：行政部）

　　8、公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料（包括計(jì)算機(jī)電子盤片等）、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部）

　　9、公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；

　　10、公司領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對(duì)外交流的文件、協(xié)議、報(bào)告等；（主要收集部門：行政部）

　　11、公司基本建設(shè)工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部、行政部）

　　12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書、有紀(jì)念意義和憑證性的'實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　15、公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、員工名冊(cè)、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、解雇（職）等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　16、公司員工檔案轉(zhuǎn)移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）

　　17、公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部、行政部）

　　18、公司重大活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）

　　20、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）

　　21、各項(xiàng)目完成后專業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復(fù)稿件。（主要收集部門：曬圖室）。

　　二、立卷歸檔

　　文件立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

　�。�1）各專業(yè)都要建立健全個(gè)專業(yè)的文件、圖書等材料，由各部專業(yè)集中統(tǒng)一保管。

　�。�2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制文件材料的編號(hào)類別。

　�。�3）文件承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

　�。�4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

　　三、檔案保管

　　1、檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

　　3、底圖入庫要認(rèn)真檢查，平放或卷放。

　　4、庫藏檔案要定期核對(duì)，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

　　四、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

　　2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所，不得讓無關(guān)人員翻閱。

　　3、借閱時(shí)間最長不得超過一個(gè)月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。

　　4、歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時(shí)注銷。

　　5、凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。

　　6、底圖一般不予外借。

　　五、檔案銷毀

　　經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　六、檔案保密

　　1、檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。

　　2、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。

　　3、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。

文件檔案管理制度4

　　一、文件材料歸檔

　　1、歸檔范圍

　　凡是公司及各分公司、小區(qū)經(jīng)營活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文件材料都應(yīng)定期歸檔保存在公司檔案室。

　　2、歸檔時(shí)間

　　對(duì)公司規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須由檔案形成部門按規(guī)定收集、整理后，定期移交給本單位檔案室及檔案工作人員進(jìn)行集中管理，任何部門或者個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

　�。�1）文書文檔(包括統(tǒng)計(jì)檔案以及業(yè)務(wù)部門形成的檔案)。

　　（2）會(huì)計(jì)檔案先在財(cái)務(wù)部門保存一年后移交檔案室。

　　（3）設(shè)備檔案在設(shè)備安裝后一周內(nèi)歸檔。

　�。�4）特種載體檔案，隨時(shí)歸檔。

　�。�5）合同檔案在合同簽訂后逐步歸檔。

　　3、歸檔要求

　　（1）歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

　�。�2）歸檔的文件材料必須按其規(guī)律組成案卷。

　�。�3）歸檔材料除外部原因外原則上采用A4紙型。

　�。�4）歸檔時(shí)必須填寫移交目錄，辦理交接手續(xù)。

　�。�5）歸檔的材料原則上應(yīng)裝訂成冊(cè)，確實(shí)不能裝訂成冊(cè)的，由經(jīng)辦人說明原因，由檔案員接受不成冊(cè)的`資料后裝訂成冊(cè)。

　　二、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須履行登記手續(xù)。檔案原則上只在檔案室查閱。非機(jī)密檔案，因特殊情況需借出者，要經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后并辦理借出手續(xù)，歸還時(shí)對(duì)所借檔案應(yīng)予以檢查核對(duì)，并注銷。

　　2、借閱檔案必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，機(jī)密以上檔案一律在檔案室查閱，不得借出。

　　3、外單位要查閱檔案，需經(jīng)本公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)書面同意批準(zhǔn)，方可借閱，借閱人要登記簽名。

　　4、借閱者要愛護(hù)檔案，不得拆卷、涂改、批注、損壞和遺失，如發(fā)現(xiàn)以上情況，視情節(jié)按《檔案法》規(guī)定處理。

　　5、借閱檔案要嚴(yán)守機(jī)密，不得轉(zhuǎn)借他人，不得向借閱范圍以外的人員泄露檔案內(nèi)容。

　　6、摘抄、復(fù)制檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，摘抄的檔案內(nèi)容必須經(jīng)檔案人員核對(duì)，加蓋公章后始有效用。

　　7、對(duì)借出的檔案，管理人員應(yīng)及時(shí)催還。

　　三、檔案保密

　　1、認(rèn)真執(zhí)行公司的商業(yè)和技術(shù)保密制作，維護(hù)檔案的安全，做好公司的保密的工作。

　　2、檔案工作人員和借閱檔案人員，嚴(yán)格遵守保密制度，不準(zhǔn)將檔案給無關(guān)人員翻閱，若有泄露，按保密規(guī)定處理。

　　3、檔案工作人員要忠于職守，遵守紀(jì)律。不得擅自涂改，拆頁和銷毀檔案，不得私自泄露檔案內(nèi)容。

　　4、檔案室應(yīng)根據(jù)《保密條例》規(guī)定的保密范圍，對(duì)全部檔案進(jìn)行密級(jí)劃分。

　　5、借閱有密級(jí)的檔案，必須按《檔案借閱制度》有關(guān)規(guī)定辦理。

　　6、管理人員如有變動(dòng)，必須辦理交接手續(xù)，移交時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，以確保檔案的完整與安全。

文件檔案管理制度5

　�。ㄒ唬┠康�

　　建立主要安全生產(chǎn)過程、事件、活動(dòng)、檢查的安全記錄檔案，并加強(qiáng)對(duì)安全記錄的有效管理，充分利用文件和檔案信息資源，為安全生產(chǎn)服務(wù),規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案材料保管借閱銷毀程序,特制定本規(guī)定。

　　（二）適用范圍

　　本制度適用于公司的文件、檔案管理。

　�。ㄈ�）規(guī)范性引用文件

　　《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》

　　《中華人民共和國檔案法》

　�。ㄋ模┞氊�(zé)

　　1、行政人事處負(fù)責(zé)公司安全文件和檔案的日常管理。

　　2、公司各部門負(fù)責(zé)本部門的安全記錄和檔案的管理。

　　（五）管理要求

　　1.檔案管理范圍

　　1.1公司對(duì)涉及主要安全生產(chǎn)過程、事件、活動(dòng)、檢查的安全生產(chǎn)資料（包括文件和記錄）定期歸檔，實(shí)施檔案管理。

　　1.2對(duì)一般的安全記錄按公司的《記錄控制程序》執(zhí)行。

　　2.保管事項(xiàng)

　　2.1公司的安全生產(chǎn)文件和檔案的保管，要符合國家文件和檔案管理要求，有文件柜存檔的文件，使用文件夾檔案袋存柜，分類清楚合理，便于查閱，做到防火防潮防鼠防蛀清潔通風(fēng)干燥。

　　2.2重要的文件檔案，要按時(shí)歸檔，存放在公司檔案室。

　　2.3一般文件、記錄，由各分廠、處室自行按規(guī)定保管。

　　2.4保管檔案的場(chǎng)所要做到有專人負(fù)責(zé)、配備滅火器材，標(biāo)示嚴(yán)禁煙火標(biāo)志。

　　2.5檔案箱、柜；鑰匙專人保管。無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。

　　2.6完善安全保管措施，防止檔案人為或自然的損壞。

　　2.7案資料的保管和存放應(yīng)科學(xué)、規(guī)范，便于查找。

　　3.歸檔時(shí)間

　　3.1辦理完畢的文件，按工作階段性進(jìn)行歸檔。

　　3.2按年度形成的文件，第二年上半年歸檔。

　　3.3凡是有法律效用的文件材料，一經(jīng)識(shí)別就立即歸檔。

　　3.4凡是有機(jī)密性的文件，隨時(shí)形成，隨時(shí)歸檔。

　　4.文件和檔案保存形式檔案用紙張形式保管。

　　5.安全檔案的'借閱

　　5.1凡本公司職工因工作需要查閱技術(shù)文件檔案，技術(shù)人員登記后方可查閱，其它人員須部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并經(jīng)檔案員同意后，方可查閱；如查閱財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、考勤、工資等須部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并經(jīng)檔案員同意后，方可查閱；查閱其它文件的，須部門主管批準(zhǔn)，并經(jīng)檔案員同意后，方可查閱。

　　5.2查閱檔案需辦理登記手續(xù)，原件不外借，確因工作需要，須經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，予以復(fù)制。

　　5.3公司重要的文件、技術(shù)資料、合同(協(xié)議)，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意，任何人不得查閱、借閱。

　　5.4專業(yè)工具書，一律實(shí)行先歸檔保存，再辦理借閱手續(xù)，如長期使用的，部門內(nèi)部應(yīng)自備一本。

　　5.5外單位來公司查閱檔案、資料，必須得到分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)同意。

　　5.6每次借閱檔案資料時(shí)間最長為半個(gè)月，可以續(xù)借，到期由檔案室人員負(fù)責(zé)催討，如須長期使用的部門內(nèi)部則復(fù)印予以備份，并保證文件內(nèi)容不得外泄。

　　5.7查閱、借閱檔案資料人員，要愛護(hù)公司財(cái)產(chǎn)，使用過程中嚴(yán)禁在檔案、資料上劃線、標(biāo)號(hào)涂改、抽取等損害檔案、資料的情況發(fā)生，違者嚴(yán)肅處理。

　　6.保密事項(xiàng)

　　6.1檔案管理人員要自覺遵守保密紀(jì)律，檔案內(nèi)容不外傳。嚴(yán)禁任何人私自保管檔案。

　　6.2對(duì)公司下發(fā)的保密文件及重要會(huì)議材料各部門進(jìn)行妥善保管，并進(jìn)行登記管理，不得亂扔亂放

　　6.3保密文件的復(fù)制必須履行審批、登記手續(xù)。要嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的份數(shù)，不得擅自多印留存。復(fù)制文件應(yīng)按原文密級(jí)進(jìn)行管理，復(fù)制中形成的廢頁應(yīng)作為密件銷毀。

　　6.4絕密級(jí)文件、資料和密碼電報(bào)不得全文抄錄，確因工作必須摘抄的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并履行登記手續(xù)。未經(jīng)同意，不得擅自復(fù)印、翻印和摘抄。

　　6.5報(bào)廢的、過期的檔案材料及檔案工作中形成的不需進(jìn)檔的草稿紙，要進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，送往有關(guān)地點(diǎn)監(jiān)督銷毀，確保保密安全。

　　6.6對(duì)夠不上密級(jí)又不宜公開的檔案，可劃為“內(nèi)部”。

　　6.7密級(jí)和保密期限的確定和變更以及解密，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。

　　6.8查閱“絕密”檔案必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制和摘抄。

　　6.9“絕密”檔案必須放在保險(xiǎn)柜中單獨(dú)存放。

　　6.10定期檢查檔案保密工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，防止泄密事件發(fā)生，對(duì)造成泄密事件的責(zé)任者，要視情節(jié)嚴(yán)肅處理。

　　7.修改、補(bǔ)充事項(xiàng)

　　7.1修改、補(bǔ)充科技檔案，必須填寫修改、補(bǔ)充申請(qǐng)單，并經(jīng)分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可修改，任何個(gè)人或部門不得擅自改動(dòng)。

　　7.2檔案室必須對(duì)自己歸檔的科技檔案的修改，進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

　　8.銷毀

　　8.1檔案室對(duì)已保管期滿，擬銷毀檔案提出存毀的初步意見，并對(duì)擬銷毀檔案按類別登記，由專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同鑒定檔案，確定銷毀或續(xù)存，分別送交分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行初審。

　　8.2匯總初審意見，編造檔案銷毀清單。銷毀清單是準(zhǔn)備銷毀案卷的登記簿。同時(shí)還應(yīng)該撰寫一份銷毀檔案的書面報(bào)告。

　　8.3銷毀清單連同銷毀檔案的書面報(bào)告送交公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)。

　　8.4銷毀時(shí)要進(jìn)行監(jiān)銷。

　　經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的檔案，必須送指定地點(diǎn)銷毀，不準(zhǔn)出賣或做其它用；銷毀檔案時(shí)必須派專人護(hù)送到指定地點(diǎn)，由兩人（或兩人以上）監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上注明"已銷毀"字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人要簽名蓋章，以示負(fù)責(zé)。經(jīng)審查不準(zhǔn)銷毀的檔案仍繼續(xù)保存，并再銷毀清單上詳細(xì)注明。

　　8.5檔案銷毀的具體工作由辦公室承辦，并將銷毀清單歸檔。

　　對(duì)已到保存期限安全生產(chǎn)文件和檔案材料，由公司生產(chǎn)技術(shù)處或相關(guān)部門提出申請(qǐng)，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽批，對(duì)審批同意銷毀的材料，由公司生產(chǎn)技術(shù)處或相關(guān)部門銷毀，并在銷毀記錄上簽字。

文件檔案管理制度6

　　一、檔案歸檔制度

　　（一）文件材料的歸檔要求：

　　1.公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。

　　2.公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

　　3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。

　　4.歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。

　　5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。

　　6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。

　　7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。

　　8.歸檔的具有永久、長期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

　　9.非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。

　　10.外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

　　11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

　�。ǘ�）歸檔范圍及保管期限

　　(參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表)

　�。ㄈ�）歸檔時(shí)間：

　　1.管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。

　　2.凡專項(xiàng)工程、專題項(xiàng)目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

　　3.外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。

　　4.工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)接收歸檔。

　　5.每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。

　　6.電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

　　7.榮譽(yù)檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。

　　8.聲像檔案在每次活動(dòng)結(jié)束后整理歸檔。

　　9.相關(guān)會(huì)議(技術(shù)會(huì)議、專題會(huì)議、年度工作會(huì)議)，在會(huì)議結(jié)束后歸檔。

　　10.外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。

　　11.變更、修改、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔。

　　12.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料隨時(shí)歸檔。

　　13公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的`文件材料隨時(shí)歸檔。

　　二、檔案查(借)閱制度

　　檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

　　1.凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級(jí)程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時(shí)做登記。

　　2.本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。

　　3.借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。

　　4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。

　　5.凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。

　　三、檔案的保密制度

　　1.凡屬密級(jí)檔案，必須正確地標(biāo)明密級(jí)，并妥善存放。

　　2.非綜合檔案室人員不得隨便進(jìn)入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。

　　3.全體職工對(duì)密級(jí)檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。

　　4.凡查閱密級(jí)檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。

　　5.查閱人員對(duì)檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。

　　6.檔案人員要忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。

　　7.定期對(duì)保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

　　四、檔案庫房管理制度

　　一、檔案入庫檢查：

　　1檔案出入庫房要清點(diǎn)、登記。定期對(duì)庫藏檔案進(jìn)行清理、核對(duì)，做到賬、物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

　　2.入庫底圖應(yīng)批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應(yīng)存放入專用檔案盒(袋)內(nèi)。

　　3.定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

　　二、檔案庫房管理：

　　1.檔案庫房未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進(jìn)入。

　　2.檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。

　　3.庫房門窗須安裝窗簾，庫房內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100勒克期。

　　4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對(duì)檔案的危害。

　　5.庫房內(nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計(jì)等設(shè)施，及時(shí)做好溫濕度記錄，溫度應(yīng)控制在14度——24度，相對(duì)濕度控制在45——60%。

　　6.庫內(nèi)及庫外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表，庫房應(yīng)專門安裝空調(diào)設(shè)備。

　　7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。

　　8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

　　9.對(duì)庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)報(bào)告并采取措施予以處理。

　　10.每年9月定期對(duì)庫藏檔案進(jìn)行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學(xué)管理積累資料。

　　五、檔案鑒定、銷毀制度

　　1.根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會(huì)計(jì)檔案見會(huì)計(jì)檔案保存期限表。

　　2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

　　3.從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價(jià)值。

　　4.檔案通過鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門修改、補(bǔ)充。

　　5.銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊(cè)、提出銷毀報(bào)告、會(huì)同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會(huì)同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。

　　檔案銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字

　　六、檔案保管統(tǒng)計(jì)制度

　　1.檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設(shè)施，以確保檔案的安全與完整。

　　2.檔案庫房嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。

　　3.建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。

　　4.做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)工作。

　　七、綜合檔案室主任職責(zé)

　　1.認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深刻領(lǐng)會(huì)上級(jí)檔案部門關(guān)于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。

　　2.、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，鉆研各類檔案理論基礎(chǔ)知識(shí)，充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況，做到心中有數(shù)，操作自如。

　　3.檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對(duì)收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。

　　4.組織檔案網(wǎng)絡(luò)成員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，交流檔案管理經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)，開展檔案工作的檢查評(píng)比，不斷促進(jìn)檔案工作的健康發(fā)展。

　　5.定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，做好檔案工作計(jì)劃的制訂和落實(shí)。

　　6.組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃。

　　7.負(fù)責(zé)綜合檔案與各部門分公司的工作協(xié)調(diào)。

　　八、檔案工作人員崗位職責(zé)

　　1.認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅(jiān)持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項(xiàng)工作做好服務(wù)。

　　2.負(fù)責(zé)管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

　　3.積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用。

　　4.做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

　　5.嚴(yán)格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。

　　6.負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

文件檔案管理制度7

　　1目的

　　為規(guī)范安全管理體系文件的管理，對(duì)包括職業(yè)健康安全在內(nèi)的管理體系運(yùn)行中使用的各類文件實(shí)施有效控制，以確保各過程、環(huán)節(jié)/場(chǎng)所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性，與體系運(yùn)行相關(guān)的部門均使用有效的現(xiàn)行版本文件，防止誤用作廢文件。

　　對(duì)安全記錄檔案進(jìn)行有效控制，以證實(shí)符合規(guī)定要求，為安全管理體系有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)，在必要時(shí)實(shí)現(xiàn)可追溯性。

　　2范圍

　　本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過程。規(guī)定了各過程負(fù)責(zé)人的職責(zé)，適用于各過程管理體系文件的控制。

　　本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用于公司各部門的綜合管理體系運(yùn)行中形成的所有記錄的控制。

　　3職責(zé)

　　3.1各過程管理部門職責(zé)：

　　3.1.1負(fù)責(zé)確定所管理的過程的文件需求。

　　3.1.2負(fù)責(zé)對(duì)所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫。

　　3.1.3負(fù)責(zé)過程管理文件的（程序、規(guī)定、制度、表格）組織編制。

　　3.1.4負(fù)責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行過程管理文件的規(guī)定，并按規(guī)定的表格做好相應(yīng)的記錄。

　　3.1.5負(fù)責(zé)文件更改內(nèi)容等。

　　3.2生產(chǎn)部職責(zé)：

　　3.2.1負(fù)責(zé)管理手冊(cè)的編制。

　　3.2.2負(fù)責(zé)體系的認(rèn)證和日常維護(hù)管理工作。

　　3.3各部門負(fù)責(zé)本部門各過程文件的編制、評(píng)審和批準(zhǔn)。

　　3.4各部門負(fù)責(zé)本部門記錄的建立與管理。

　　4程序內(nèi)容

　　4.1確定文件種類

　　4.1.1為便于文件管理，根據(jù)不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來文件、綜合管理體系文件。

　　4.1.2外來文件：外來文件系指國家、地方政府部門發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和標(biāo)準(zhǔn)（見法律法規(guī)的識(shí)別與評(píng)價(jià)程序）；上級(jí)部門下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦法；相關(guān)方的'期望和要求。

　　4.1.3綜合管理體系文件

　　a.方針、目標(biāo)和指標(biāo)；

　　b.實(shí)現(xiàn)方針、目標(biāo)和指標(biāo)的策劃；

　　c.控制各業(yè)務(wù)過程的程序、規(guī)定、指導(dǎo)書、表格。

　　4.1.4資料和記錄

　　相關(guān)的資料包括但不限于：

　　a.各類分析/評(píng)價(jià)/統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)；

　　b.特種設(shè)備（如壓力容器等）及其附件的安全技術(shù)監(jiān)察（檢測(cè)）資料；

　　c.建設(shè)（工程）項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、HSE 預(yù)評(píng)價(jià)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)審查結(jié)論和批復(fù)意見；

　　d.各類檢查、教育培訓(xùn)、演習(xí)及其他活動(dòng)記錄；

　　e.專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)、環(huán)境因素識(shí)別及環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告；

　　f.化學(xué)危險(xiǎn)品安全標(biāo)簽、安全技術(shù)說明書、儲(chǔ)存、使用防護(hù)指南；

　　g.�；�品應(yīng)建立一欄三卡（職業(yè)危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡）

　　h.設(shè)施的設(shè)計(jì)、運(yùn)行技術(shù)資料；

　　i.供應(yīng)商和承包商檔案；

　　j.作業(yè)許可證等；

　　k.其他資料。

　　4.2提出文件的編制和修改需求

　　4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權(quán)利，但是必須向過程負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)。

　　4.2.2過程負(fù)責(zé)人確定所管理的過程的文件需求。

　　4.3指定編寫人

　　4.3.1如需要編制或修改，對(duì)所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫。

文件檔案管理制度8

　　1、檔案的銷毀，是指對(duì)沒有保存價(jià)值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行銷毀處理。

　　2、檔案銷毀，必須按照國家規(guī)定檔案銷毀的`標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格進(jìn)行鑒定。

　　3、經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內(nèi)容分析報(bào)告，列出檔案銷毀清冊(cè)。

　　4、檔案銷毀，必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，履行批準(zhǔn)手續(xù)。

　　5、批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)及時(shí)送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊(cè)上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。

　　6、檔案的銷毀，必須在相應(yīng)的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明已銷毀。

文件檔案管理制度9

　　為了加強(qiáng)學(xué)校檔案的科學(xué)管理，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，有效地為學(xué)校管理服務(wù)，結(jié)合本校實(shí)際情況，特制定本制度。

　　一、總則

　　第一條學(xué)校成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確一位校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、解決檔案工作中存在的問題。

　　第二條學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，隸屬教導(dǎo)處領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理學(xué)校各部門形成的各種門類和載體的檔案，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)其他各部門做好當(dāng)年的檔案管理工作。

　　第三條根據(jù)檔案工作實(shí)際需要，綜合檔案室配備專職檔案人員負(fù)責(zé)檔案的接收、管理，提供利用等工作，各部門設(shè)兼職檔案人員，負(fù)責(zé)部門文件材料的形成、積累、整理，并按規(guī)定向綜合檔案室移交。

　　二、立卷、歸檔

　　第四條各部門平時(shí)要做好文件、資料的收集、整理，文件、資料的整理、上繳工作是各部門的一項(xiàng)重要任務(wù)，必須認(rèn)真做好。

　　第五條各類文件、資料由綜合檔案室負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔。

　　第六條文件、資料立卷歸檔范圍。凡是工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的各種文件（包括上級(jí)文件，內(nèi)部資料，活動(dòng)資料及簿、冊(cè)、圖表，出版物、照片、光碟等），均屬立卷歸檔范圍。

　　第七條立卷的原則。遵循文件、資料的自然形成規(guī)律，保持文件、資料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件、資料的保存價(jià)值，便于保管和利用。

　　第八條立卷方法。學(xué)校檔案按文書、教學(xué)（含學(xué)籍和教師業(yè)務(wù)檔案）、會(huì)計(jì)、基建分類，聲像檔案獨(dú)立編目組卷。

　　1、文書檔案按保管期限、年度分類，由檔案管理員組卷歸檔。

　　2、會(huì)計(jì)檔案，按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其會(huì)計(jì)文件材料分別排列，由財(cái)務(wù)室整理歸檔。

　　3、學(xué)籍檔案，按教學(xué)年度、屆分類，按年級(jí)、班級(jí)組卷，由學(xué)生處負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。

　　4、教師業(yè)務(wù)檔案，以人為單位分類、整理，由教務(wù)處負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。

　　5、基建檔案，按基建項(xiàng)目組卷，由總務(wù)處收集、整理，工程竣工后移交檔案室。

　　6、聲像檔案，按載體性質(zhì)、形狀分類排列，由電教室人員整理、歸檔。

　　7、學(xué)校各部門每學(xué)期工作計(jì)劃、總結(jié)及制定的各種規(guī)章制度等年終移交綜合檔案室。

　　第九條保管期限分為永久、長期、短期三種。

　　1、永久保存。凡是反映部門主要職能活動(dòng)和歷史面貌的有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，劃為永久保存。

　　2、長期保存。凡是在相當(dāng)長時(shí)間內(nèi)需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。

　　3、短期保存。凡是在較短時(shí)間內(nèi)需要查考的各種文件、資料，劃為短期保存。短期保存為15年以下。

　　第十條文件的組合。組合的基本作法如下：

　　1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。

　　2、會(huì)議文件應(yīng)單獨(dú)組合。

　　3、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等各類表格文件，應(yīng)組合在一起。

　　4、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般可按部門名稱組合。

　　5、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進(jìn)行組合。

　　第十一條檔案盒內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計(jì)劃、總結(jié)在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。

　　第十二條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對(duì)無保存價(jià)值和重復(fù)文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

　　第十三條歸檔時(shí)間。

　　1、階段歸：凡專項(xiàng)工作、基建工程中形成的文件、材料，在任務(wù)完成后，相關(guān)部門一個(gè)月內(nèi)要將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由專項(xiàng)負(fù)責(zé)人審定后，交綜合檔案室歸檔。

　　2、隨時(shí)歸：上級(jí)文件、通知，人事調(diào)動(dòng)材料，在落實(shí)好文件精神或辦好調(diào)動(dòng)手續(xù)后交綜合檔案室歸檔。

　　3、年度歸：各項(xiàng)管理中形成的文件、材料，各部門一律在次年第一季度內(nèi)，將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由各部門負(fù)責(zé)人審定后，向綜合檔案室移交。

　　第十四條歸檔文件案卷的要求。各部門移交歸檔文件案卷，應(yīng)符合下列要求：

　　1、歸檔的.文件、材料必須準(zhǔn)確地反映學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況和歷史過程。

　　2、歸檔文件、材料必須系統(tǒng)齊全、完整。

　　3、每個(gè)案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號(hào)、頁號(hào)、案卷封面，填寫時(shí)用黑色筆書寫或打印，字跡要工整、清晰。

　　4、檔案盒的名稱要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。

　　第十五條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份以電子文檔保存。

　　三、檔案的管理和利用

　　第十六條綜合檔案室按照學(xué)校對(duì)檔案管理的要求，對(duì)存放的各類檔案進(jìn)行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計(jì)等工作。

　　第十七條綜合檔案室的管理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實(shí)做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防盜。經(jīng)常檢查防護(hù)設(shè)施和檔案保管狀況，對(duì)破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計(jì)劃的進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制，保護(hù)檔案的安全與完整。

　　第十八條檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表，檔案用完后應(yīng)及時(shí)歸還。

　　第十九條借用檔案人員必須做到：

　　1、調(diào)閱人員應(yīng)自覺維護(hù)檔案的完整、安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。

　　2、調(diào)閱的檔案只限在檔案室室查閱，借用前必須登記，用后應(yīng)及時(shí)歸還，歸還時(shí)要進(jìn)行清查、核對(duì)和注銷。

　　3、調(diào)閱一般檔案由教導(dǎo)處主任批準(zhǔn)。調(diào)閱帶密級(jí)或重要的管理檔案，須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意方可進(jìn)行。只有在上一級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或司法機(jī)關(guān)必須以檔案原件作為證據(jù)或者學(xué)校某項(xiàng)工作必須的特殊情況下，經(jīng)學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，方可將檔案原件借出室外使用。

　　4、調(diào)閱人員摘抄、復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)征得檔案管理人員同意。

　　第二十條檔案室工作人員應(yīng)做到：

　　1、接待檔案利用人員要熱情，認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

　　2、要仔細(xì)檢查歸還檔案，發(fā)現(xiàn)對(duì)檔案有損壞或泄密者，應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，按有關(guān)規(guī)定處理。

　　3、確保文件、材料的安全，做好保密工作。

　　4、平時(shí)匯集，按實(shí)際順序或內(nèi)容分類、收集、整理，應(yīng)保持文件、材料之間的來源、時(shí)間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級(jí)漏發(fā)文件，應(yīng)及時(shí)請(qǐng)求補(bǔ)發(fā)或取得復(fù)印件，以便存檔和查閱。

　　四、檔案的鑒定與銷毀

　　第二十一條建立由分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、主要部門負(fù)責(zé)人員參加的鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案鑒定、銷毀。

　　第二十二條制定各類檔案保管期限，作為檔案鑒定銷毀的依據(jù)。

　　第二十三條銷毀檔案程序

　　1、對(duì)已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的要擬寫銷毀報(bào)告并登記造冊(cè)。

　　2、會(huì)計(jì)檔案的銷毀，應(yīng)經(jīng)上級(jí)主管部門的批準(zhǔn)。

　　3、其他檔案銷毀應(yīng)由學(xué)校鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組簽字，兩人以上參加銷毀，密件按規(guī)定要求銷毀。

　　4、銷毀的文件要造冊(cè)存檔備查。

　　五、建立檔案保密制度，維護(hù)檔案的完整和安全

　　第二十四條檔案管理員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》及有關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格遵守國家統(tǒng)一制發(fā)的“保密守則”和本單位有關(guān)保密規(guī)章制度。

　　第二十五條檔案工作人員必須做到對(duì)涉及黨和國家以及本系統(tǒng)、本單位的機(jī)密守口如瓶。

　　第二十六條非檔案人員未經(jīng)許可，不得進(jìn)入檔案庫房。

　　第二十七條借閱檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，認(rèn)真履行借閱手續(xù)。

　　第二十八條利用檔案中的密件，必須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，在調(diào)閱室內(nèi)閱讀，不準(zhǔn)帶走。

文件檔案管理制度10

　　一、目的

　　為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻(xiàn)，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于與公司安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。

　　三、職責(zé)

　　1、安保部負(fù)責(zé)制定本制度，并負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理。

　　2、各部門負(fù)責(zé)本部門文件檔案的管理，并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核；

　　3、各部門安全員負(fù)責(zé)本部門文件檔案的收集、歸檔和保管，并適時(shí)將安全生產(chǎn)檔案上報(bào)公司安全職能部門備案。

　　四、內(nèi)容

　　1、文件資料的收集

　　安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下：

　�。�1）國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其它要求；

　�。�2）上級(jí)主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會(huì)議資料等；

　�。�3）公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會(huì)議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、住建指示材料等；

　�。�4）安全生產(chǎn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等；、

　　（5）各種安全活動(dòng)記錄、安全管理臺(tái)賬、事故報(bào)告、安全通報(bào)等；

　　（6）供應(yīng)商、承包商、施工單位相關(guān)材料等；

　�。�7）安全設(shè)施檢測(cè)、檢驗(yàn)報(bào)告、記錄等；

　�。�8）食品安全、職業(yè)衛(wèi)生評(píng)價(jià)報(bào)告等；

　　2、立卷歸檔

　�。�1）、文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用；

　�。�2）、應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性，立案時(shí)間分永久、長期和短期三種，進(jìn)行時(shí)間整理、分類歸檔；

　　（3）、安保部在每年1月份前對(duì)上年度的文件資料進(jìn)行歸檔，統(tǒng)一保存；

　�。�4）、各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，應(yīng)層次分明、編寫頁碼、標(biāo)定卷內(nèi)文件資料目錄；

　�。�5）、不同價(jià)值、不同性質(zhì)的'文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷；

　　3、檔案保管

　　（1）、檔案應(yīng)入架、科學(xué)排列，避免暴露和捆扎堆放；

　�。�2）、應(yīng)采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞；

　　4、檔案借閱

　�。�1）、文件資料檔案借閱，必須履行借閱手續(xù)，借閱檔案要注意保護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)；

　�。�2）、借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人；

　�。�3）、歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記本上注銷；

　　5、檔案銷毀

　　對(duì)于過期并失去保存價(jià)值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀，必要時(shí)做好銷毀記錄；

　　五、相關(guān)記錄

　　《文件檔案清單》

　　六、本制度由安保部制定并負(fù)解釋，自發(fā)布之日起實(shí)施。

文件檔案管理制度11

　　為了更進(jìn)一步規(guī)范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實(shí)現(xiàn)公司全方位規(guī)范化管理的需要,特制定本制度。

　　一、公司文件、資料應(yīng)歸檔的范圍和歸檔分類

　　本公司文件、資料應(yīng)歸檔分類和歸檔范圍如下:

　　1、行政類:本公司對(duì)內(nèi)和對(duì)外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函件、會(huì)議紀(jì)要。公司各類證照。

　　2、經(jīng)營業(yè)務(wù)類:公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、經(jīng)營情況、委托書、協(xié)議書、合同、項(xiàng)目方案等。

　　3、人事類:勞動(dòng)人事檔案、勞動(dòng)工資檔案等。

　　4、財(cái)務(wù)類:各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù),財(cái)務(wù)審計(jì)檔案,會(huì)計(jì)檔案,統(tǒng)計(jì)資料等。

　　5、音像類:公司具有保存價(jià)值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。

　　二、公司文件、資料歸檔的編制及編號(hào)

　　公司文件、資料的歸檔編制和編號(hào)應(yīng)遵循和符合:統(tǒng)一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號(hào)”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類者應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。

　　1、本公司所有應(yīng)歸檔的文件、資料,一律以韶關(guān)市新江控股資產(chǎn)營運(yùn)管理有限公司中的“韶新控”漢語拼音第—個(gè)字母, SXK冠以編號(hào)之首。

　　2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進(jìn)行分類,代碼為: 1行政類; 2經(jīng)營業(yè)務(wù)類; 3人事關(guān)類; 4財(cái)務(wù)類; 5音像類。

　　3、公司文件、資料的歸檔編號(hào)按照入檔時(shí)間的先后,以百位數(shù)進(jìn)行歸編。

　　4、公司文件、資料的歸檔,應(yīng)根據(jù)文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級(jí)別區(qū)分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級(jí)”“重要級(jí)”“機(jī)密級(jí)”。以“A”代表一般級(jí),“AA”代表重要級(jí),“AAA”代表機(jī)密級(jí)。

　　“A”一般級(jí)文檔包含:公開發(fā)布的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營方針、各類通知和通告、任命、年度總結(jié)和領(lǐng)導(dǎo)講話、一般性會(huì)議紀(jì)錄等。

　　“AA”重要級(jí)文檔包含:公司重要會(huì)議紀(jì)要、重要經(jīng)營項(xiàng)目及決策、經(jīng)營合同、公司經(jīng)營情況、重要項(xiàng)目資料、項(xiàng)目合同協(xié)議等,人事檔案薪資性檔案、勞動(dòng)合同,技術(shù)資料,財(cái)務(wù)資料等。

　　“AAA”機(jī)密級(jí)文檔:內(nèi)控的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等。

　　5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號(hào)為: SXJKG-類別-發(fā)布年號(hào)-歸檔序號(hào)-受密級(jí)。

　　例如:將20xx年第—份歸檔的公開發(fā)布的行政類文件“公司某規(guī)章制度”歸檔,編制及編號(hào)為: SXK-1-20xx-001-A

　　三、公司文件、資料檔案的的保管、調(diào)閱與移交

　　1、巳歸檔的公司文件、資料,由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號(hào)后形成《文件檔案》,并根據(jù)《文檔》的重要性和相關(guān)性交相應(yīng)部門的`專管員保管。其中:股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)專項(xiàng)《文檔》由董事會(huì)秘書負(fù)責(zé)保管;人事專項(xiàng)《文檔》由人力資源部負(fù)責(zé)保管;財(cái)務(wù)專項(xiàng)《文檔》由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)保管;其它《文檔》均由總經(jīng)辦指定專人負(fù)責(zé)保管。

　　2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負(fù)責(zé)填寫《文檔管理登記冊(cè)》,并按指定專柜分類進(jìn)行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。

　　3、公司文件、資料檔案必須依照職務(wù)級(jí)別進(jìn)行調(diào)閱。調(diào)閱時(shí)須填寫《文檔調(diào)閱申請(qǐng)單》。一般級(jí)公司文檔,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可調(diào)閱。重要級(jí)以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。機(jī)密級(jí)公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

　　4、公司文件、資料檔案跨公司調(diào)閱,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱,并僅限于文檔的查閱。

　　5、公司文件、資料檔案移交時(shí)必須填寫《文檔移交清冊(cè)》,《文檔移交清冊(cè)》一式三份,供移交雙方、總經(jīng)辦留存。

　　四、公司文件、資料的歸檔保存期限

　　1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記要、公司各類證照、各級(jí)批文、印鑒、規(guī)章制度、不動(dòng)產(chǎn)所有憑證、債權(quán)債務(wù)憑證。公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、年度經(jīng)營總結(jié)、技術(shù)資料、長期項(xiàng)目合同、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表、年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表。勞動(dòng)人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。

　　2、十五年保存:根據(jù)需要須保存的文檔。財(cái)務(wù)審計(jì)檔案,會(huì)計(jì)檔案,統(tǒng)計(jì)資料各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù)等按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　3、五年保存:期滿或巳解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的項(xiàng)目方案、其它經(jīng)核定須五年保存的文檔。

　　4、一年保存:部門工作計(jì)劃及其工作總結(jié)、完結(jié)后的部門請(qǐng)示報(bào)告、經(jīng)核定己完結(jié)且無必要保存的文檔。

　　五、公司文件、資料檔案的銷毀

　　1、原則上,應(yīng)每年定期將超過保存期且無保保存價(jià)值的文檔進(jìn)行清理并銷毀。

　　2、待銷毀的文檔由專管員填報(bào)《文檔銷毀申請(qǐng)單》,并經(jīng)相應(yīng)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行銷毀。重要級(jí)以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

　　機(jī)密級(jí)公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

　　3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。

　　4、《文檔銷毀申請(qǐng)單》和《文檔銷毀登記表》各—式三份供申請(qǐng)部門、分公司、控股公司留存。

　　六、其它

　　本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實(shí)踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準(zhǔn)。本公司以及屬下營運(yùn)公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。各關(guān)聯(lián)公司可參照?qǐng)?zhí)行。

　　本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。

文件檔案管理制度12

　　一、目的

　　加強(qiáng)文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

　　二、適用范圍

　　適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

　　三、術(shù)語和定義

　　1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活

　　動(dòng)中所直接形成的`對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦

　　盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。

　　四、職責(zé)

　　1、行政人事部：

　　1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；

　　3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

　　6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。

　　2、其他各部門相關(guān)人員：

　　1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；

　　3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；

　　3、各部門檔案主管人員

文件檔案管理制度13

　　1、檔案管理在校長、副校長的領(lǐng)導(dǎo)下，由辦公室具體抓好檔案建設(shè)工作。

　　2、檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的.法律法規(guī)，學(xué)習(xí)并熟悉檔案管理。

　　3、檔案管理人員要嚴(yán)守有關(guān)檔案機(jī)密，確保檔案工作的嚴(yán)密性。

　　4、檔案管理人員要堅(jiān)守工作崗位，按時(shí)登記和整理相關(guān)資料歸檔，確保來件及時(shí)收存、及時(shí)歸類。

　　5、學(xué)籍檔案、“兩基”檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、行政檔案等按習(xí)水縣教育局關(guān)于檔案管理的相關(guān)要求，制定管理措施，分門別類地完善工作，特別是加強(qiáng)教師業(yè)務(wù)檔案的完善工作，確保學(xué)校檔案能真實(shí)、客觀地記載教職工的工作情況。

　　6、學(xué)校檔案分門別類專柜管理，劃撥一定資金添置檔案設(shè)施，力求各類檔案放置有序、查找方便、管理順當(dāng)。

　　7、每學(xué)期期末是整理和完善檔案的終結(jié)時(shí)間，各部門、各處、要認(rèn)真收集開展工作的相關(guān)文字資料、圖片、表冊(cè)等整理，移交辦公室存檔。

　　8、檔案管理人員必須熟悉檔案的建設(shè)情況，對(duì)外調(diào)檔案做到：“取一件、記一件、還一件、裝一件”，并負(fù)責(zé)追回外調(diào)時(shí)間較長的檔案，保證檔案不流失。

文件檔案管理制度14

　　為加強(qiáng)公司安全基礎(chǔ)檔案管理，發(fā)揮好檔案服務(wù)于安全工作的功能，完善安全管理過程監(jiān)督，特制定本制度。

　　1、實(shí)行安全文件收發(fā)登記制度，上級(jí)來文和下發(fā)文件，先行登記、分類存放，按照領(lǐng)導(dǎo)簽批意見督辦落實(shí)。

　　2、文件應(yīng)按照收發(fā)順序整齊放入檔案盒中，，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。

　　3、嚴(yán)格按檔案管理要求建立健全各種基礎(chǔ)資料檔案，實(shí)行從業(yè)人員一人一檔，安全管理每一個(gè)過程一檔，每項(xiàng)活動(dòng)、工作一檔，檔案資料做到真實(shí)、有效、完整。

　　4、基礎(chǔ)檔案資料要分類存檔保管，檔案分為長期檔案和短期檔案，短期檔案滿3年之后可以進(jìn)行銷毀處理。

　　5、檔案基礎(chǔ)資料管理信息，必須實(shí)現(xiàn)從購置到退出市場(chǎng)的全過程監(jiān)督，及時(shí)進(jìn)行更新，確保檔案資料完整性。

　　6、檔案資料借出必須辦理相關(guān)登記手續(xù)，經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可借閱。

　　7、檔案資料由安全科安排專人負(fù)責(zé)管理，實(shí)習(xí)專柜存放，落實(shí)防護(hù)措施，防止損毀。

文件檔案管理制度15

　　一、目的

　　為加強(qiáng)與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件、記錄和檔案管理，規(guī)范并確保各相關(guān)場(chǎng)所使用文件為有效版本，加強(qiáng)安全記錄控制和檔案管理，特制定此制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于公司安全生產(chǎn)相關(guān)的文件、檔案資料的管理。

　　三、工作職責(zé)

　　1、企業(yè)主要負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)批準(zhǔn)、發(fā)布安全、環(huán)保、職業(yè)健康等有關(guān)管理體系文件。

　　2、綜合管理部負(fù)責(zé)體系文件的審核、發(fā)放、更改、歸檔、保管和作廢文件的回收、銷毀，負(fù)責(zé)組織體系文件的編制、評(píng)審、修訂；負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、立卷、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作；負(fù)責(zé)有關(guān)上級(jí)來文的轉(zhuǎn)發(fā)。

　　3、安全環(huán)保部負(fù)責(zé)組織編制、修訂、評(píng)審與安全生產(chǎn)有關(guān)的各類文件，如安全管理制度、安全操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、事故應(yīng)急救援預(yù)案、記錄匯編及其他支持性文件；負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)相關(guān)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)章等的收集、整理、匯總及發(fā)放。

　　4、職能部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)文件的編制、審核，對(duì)職責(zé)范圍內(nèi)記錄的格式及使用負(fù)責(zé)，對(duì)記錄填寫的規(guī)范性進(jìn)行指導(dǎo)及監(jiān)督，負(fù)責(zé)保管職責(zé)范圍內(nèi)檔案的收集、保管和統(tǒng)計(jì)工作。

　　四、管理要求

　　1、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的分類

　�。�1）安全生產(chǎn)目標(biāo)；

　�。�2）機(jī)構(gòu)和職責(zé)；

　�。�3）安全投入；

　　（4）法律法規(guī)和管理制度；

　　（5）培訓(xùn)教育；

　　（6）設(shè)備設(shè)施、工藝信息；

　　（7）作業(yè)安全；

　�。�8）隱患排查；

　�。�9）重大危險(xiǎn)源監(jiān)控；

　�。�10）職業(yè)健康；

　�。�11）應(yīng)急救援；

　　（12）事故調(diào)查、報(bào)告和處理；

　�。�13）績效評(píng)定和持續(xù)改進(jìn)。

　　2、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的編號(hào)和標(biāo)識(shí)

　　安全標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊(cè)、管理制度、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄等文件的編號(hào)由安全保衛(wèi)科負(fù)責(zé)，按管理體系要求統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)控制。

　　安全生產(chǎn)相關(guān)文件分為“受控”和“非受控”，并以印章標(biāo)識(shí)。受控文件在更改時(shí)接受更改服務(wù)。持有文件人員因工作變動(dòng)，應(yīng)將“受控”文件交回文件發(fā)放部門。文件持有人不得私自復(fù)制文件，不得私自向外部人員借用、贈(zèng)送、轉(zhuǎn)讓。

　　國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、各級(jí)政府主管部門及上級(jí)單位下發(fā)的文件、規(guī)定等采用原名稱及原編號(hào)。

　　3、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的編制、審核和批準(zhǔn)

　　安全相關(guān)管理體系文件由安全保衛(wèi)科組織編制、審核，職能部門負(fù)責(zé)編制、審核職責(zé)范圍內(nèi)的文件。記錄表格的制定由職能部門同時(shí)進(jìn)行，企業(yè)已有的表格，可在文件中直接引用。

　　受控文件經(jīng)審核并確定發(fā)放范圍后，由企業(yè)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)發(fā)布。

　　4、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的發(fā)放

　　行政辦公室負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)相關(guān)文件的相關(guān)登記、發(fā)放工作，并填寫文件清單以便于核對(duì)文件版本和檢索。應(yīng)確保文件使用的各場(chǎng)所都得到相關(guān)文件的最新版本。

　　安全生產(chǎn)相關(guān)文件的發(fā)放范圍由行政辦公室提出，企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)或主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由xx發(fā)放。

　　安全生產(chǎn)相關(guān)文件的發(fā)放、回收均要填制文件發(fā)放、回收記錄。企業(yè)建立局域網(wǎng)并實(shí)行無紙化辦公的，按照文件網(wǎng)上流轉(zhuǎn)程序?qū)嵤┪募�的收發(fā)。

　　政策性方面主要的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)章等由職能部門負(fù)責(zé)收集、整理、識(shí)別、登記，填制法律、法規(guī)與其他要求清單。

　　5、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的評(píng)審、修訂

　　企業(yè)安全管理規(guī)章制度、安全操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等應(yīng)每年由原組織編制單位組織評(píng)審，對(duì)安全管理規(guī)章制度、安全操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等的適用性、可操作性、合規(guī)性等進(jìn)行評(píng)估。經(jīng)評(píng)估需修訂的，或者由建議修訂的部門提出修訂意見和建議，由編制單位進(jìn)行修訂、完善后按原審批程序進(jìn)行發(fā)布。文件評(píng)審組織部門應(yīng)保存文件評(píng)審和修訂的記錄。

　　對(duì)少量的變動(dòng)可由更改人采用“劃線更正法”進(jìn)行更改，當(dāng)一頁有三處以上（含三處）的更改時(shí)，采取換頁的方式進(jìn)行并標(biāo)注修改次數(shù)。安全生產(chǎn)相關(guān)文件的版次號(hào)從1開始順序標(biāo)注。當(dāng)文件出現(xiàn)重大或多次修訂、機(jī)構(gòu)發(fā)生重大調(diào)整等情況時(shí)，對(duì)體系文件作整體換版處置，并做出相應(yīng)的換版標(biāo)注。

　　所有安全生產(chǎn)相關(guān)文件的修訂方式由安全保衛(wèi)科在文件修訂記錄注明“更改方式”和“負(fù)責(zé)更改的人員”。

　　6、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的領(lǐng)用、借閱和復(fù)制

　　安全生產(chǎn)相關(guān)文件領(lǐng)用人應(yīng)在發(fā)放記錄中簽字。因破損需重新領(lǐng)用文件的，由文件使用部門向文件發(fā)放部門提出申請(qǐng)后，以舊換新。若發(fā)生文件遺失，由遺失單位提出申請(qǐng)，經(jīng)行政辦公室負(fù)責(zé)人審批同意后方可補(bǔ)發(fā)。

　　內(nèi)外部人員借閱與安全管理體系有關(guān)的文件時(shí)，應(yīng)填寫文件借閱復(fù)制記錄，由行政辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；內(nèi)外部人員需復(fù)制安全管理體系文件時(shí)，由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　7、安全生產(chǎn)相關(guān)記錄的格式設(shè)計(jì)和填寫

　　各部門專用的記錄格式，由各部門組織設(shè)計(jì)編制并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后交安全保衛(wèi)部備案。

　　記錄表格樣式的設(shè)計(jì)應(yīng)能充分反映規(guī)定的活動(dòng)，滿足支持性文件的有關(guān)要求。一般應(yīng)包括：名稱、編號(hào)、日期、項(xiàng)目、數(shù)據(jù)、描述必要的結(jié)果、填寫部門、填寫人員、說明等。

　　安全生產(chǎn)相關(guān)記錄填寫要及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰、不得隨意涂改。不得用鉛筆和圓珠筆填寫；如因某種原因不能填寫的項(xiàng)目，將該項(xiàng)用斜杠（／）劃去；各相關(guān)欄目責(zé)任人簽名不允許空白。如因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤要修改原數(shù)據(jù)，應(yīng)采用單杠劃去原數(shù)據(jù)，在其附近用黑色鋼筆或碳素筆填入更改后的數(shù)據(jù)，簽署更改人的姓名（或加蓋印章）、日期。

　　8、安全生產(chǎn)相關(guān)文件保管、作廢與銷毀

　　安全生產(chǎn)相關(guān)文件由編制部門或使用部門分類進(jìn)行保管。需歸檔保存的安全生產(chǎn)相關(guān)文件，每年或項(xiàng)目完成時(shí)向檔案管理部門及時(shí)歸檔。

　　受控的安全生產(chǎn)相關(guān)文件失效或因其它原因需要作廢時(shí)，由原發(fā)放部門提出申請(qǐng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可作廢，作廢的文件應(yīng)及時(shí)從使用場(chǎng)所撤出，需保存的加蓋“作廢留存”印章，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用。

　　對(duì)要銷毀的.作廢文件，由原發(fā)放部門填寫文件記錄銷毀清單，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。方式有：撕毀、燒毀、磁盤格式化，損壞光盤等。

　　9、安全生產(chǎn)檔案的分類

　　歸檔材料應(yīng)是在生產(chǎn)過程中形成的與安全生產(chǎn)有關(guān)的各種文件、規(guī)章制度、技術(shù)資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。

　　應(yīng)對(duì)下列主要安全生產(chǎn)資料實(shí)行檔案管理：

　�。�1）安全生產(chǎn)目標(biāo)；

　�。�2）機(jī)構(gòu)和職責(zé)；

　�。�3）安全投入；

　　（4）法律法規(guī)和管理制度；

　　（5）培訓(xùn)教育；

　　（6）設(shè)備設(shè)施、工藝信息；

　�。�7）作業(yè)安全；

　�。�8）隱患排查；

　�。�9）重大危險(xiǎn)源監(jiān)控；

　　（10）職業(yè)健康；

　�。�11）應(yīng)急救援；

　　（12）事故調(diào)查、報(bào)告和處理；

　　（13）績效評(píng)定和持續(xù)改進(jìn)。

　　10、安全生產(chǎn)檔案收集與移交的基本要求

　　歸檔材料應(yīng)確保完整、準(zhǔn)確真實(shí)、系統(tǒng)規(guī)范，反映企業(yè)安全生產(chǎn)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。

　　歸檔材料應(yīng)按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)行整理、編目造冊(cè)。

　　具有重要保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)與內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。

　　11、安全生產(chǎn)歸檔時(shí)間

　　各部門在安全生產(chǎn)活動(dòng)過程中形成的材料可以按年歸檔，也可按項(xiàng)目活動(dòng)內(nèi)容歸檔。

　　12、安全生產(chǎn)檔案保存期限

　　安全生產(chǎn)檔案保管期限分為永久、長期（1—5）年、短期（1年以下）三種。

　　檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須辦理完安全生產(chǎn)檔案移交手續(xù)后方可離崗。

　　13、安全生產(chǎn)檔案的利用

　　借閱、復(fù)制有密級(jí)的安全生產(chǎn)檔案，必須按照國家有關(guān)保密的法律和法規(guī)辦理。

　　安全生產(chǎn)檔案利用中，要處理好安全生產(chǎn)檔案保密和利用的關(guān)系，既要保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，保障企業(yè)的合法權(quán)益不受損害，又要充分發(fā)揮檔案的指導(dǎo)、借鑒等積極作用。在提供、利用、公布檔案時(shí)，不得損害國家利益和他人的合法權(quán)益。

　　14、相關(guān)記錄

　　文件清單

　　文件發(fā)放記錄

　　文件回收記錄

　　文件銷毀記錄

　　文件評(píng)審記錄

　　文件修訂記錄

　　文件借閱、復(fù)制記錄

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