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辦公室管理文件精
辦公室管理文件精1
為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規(guī)定。
1、文件的發(fā)放：
(1)財務(wù)部、生產(chǎn)部、營銷部辦公室以本部門名義構(gòu)成且在本部門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門之間發(fā)放實施的文件，由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。
(2)各部門需辦公室安排發(fā)放文件時，務(wù)必將文件打印并復(fù)印好，由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。
(3)任何文件，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件，由部門負責(zé)人簽字接收。如部門負責(zé)人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人務(wù)必負責(zé)及時將文件轉(zhuǎn)給部門負責(zé)人。需個人接收的文件由部門內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”，并由個人親自簽字接收。
(4)需發(fā)放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學(xué)習(xí)材料等)，發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個人。
2、文件的更改：
(1)任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改后不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制構(gòu)成的部門負責(zé)人書面寫明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的須報直屬部經(jīng)理簽字認可)，連同編制構(gòu)成部門負責(zé)人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。
(2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字數(shù)多少和繁簡狀況，可到現(xiàn)場為原件人更改，也能夠收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時務(wù)必用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應(yīng)上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制構(gòu)成部門負責(zé)人的私章。
3、文件的換頁：
(1)任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制構(gòu)成將需修改頁面進行修改并打印、復(fù)印好，由其部門負責(zé)人書面寫明換頁狀況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認可)送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。
(2)所有需換頁的文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時間，將原頁銷毀。
4、文件的回收、作廢：
(1)因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件資料與新文件資料重復(fù)、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制構(gòu)成部門負責(zé)人，安排原發(fā)放人予以回收。
(2)文件發(fā)放人在回收文件時，務(wù)必持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。
(3)每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統(tǒng)一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。
(4)所有回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室，由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。
5、其它規(guī)定：
(1)任何部門以公司名義構(gòu)成的.文件討論稿或正式稿，務(wù)必發(fā)放到董事長兼總經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營銷部經(jīng)理、公司各職能部門負責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據(jù)公司各方面狀況系統(tǒng)地進行修改，確保接口部門的相互配合。
(2)無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都務(wù)必在檔案室存檔備案。
(3)任何文件相關(guān)部門負責(zé)人接收后務(wù)必領(lǐng)學(xué)或傳達應(yīng)執(zhí)行的員工，認為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時，須向原發(fā)放部門提出申請，由原發(fā)放部門復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。
(4)所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員務(wù)必在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。
辦公室管理文件精2
第一條：文件是傳達貫徹上級指示、精神，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。
第二條：文件實行統(tǒng)一管理；公文的管理，要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時、安全。
第三條：對文件中涉及公司應(yīng)保密的事項，必須嚴守機密，不準(zhǔn)隨便向他人泄露。
第四條：辦公室文件等級擬定為：機密文件、一般文件。機密文件打印由總經(jīng)辦指定負責(zé)人打印，機密文件只印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，閱完后由起草人收回歸檔。文件等級，由發(fā)文部門的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。
第五條：發(fā)文的程序擬定為：擬搞、審核（文件審批表）、印發(fā)（總經(jīng)辦簽章、印發(fā)）、簽收（收文部門）、存檔。
第六條：收文的處理程序為：收文、分文、傳送、歸檔。
第七條：各級領(lǐng)導(dǎo)對送來的文件要及時閱批，急件的，當(dāng)天批復(fù)；一般文件的，兩天內(nèi)批復(fù)。
第八條：各級領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細認真，閱完后要簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要明確、具體。
第九條：公司所有發(fā)文，總經(jīng)辦應(yīng)有存檔，并將文件原稿（經(jīng)審核稿）連同相關(guān)“附件”送總經(jīng)辦存檔，有領(lǐng)導(dǎo)指示的'，還應(yīng)附批復(fù)件。
第十條：收文由總經(jīng)辦統(tǒng)一負責(zé)；總經(jīng)辦收文后，應(yīng)先做好歸類、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送相關(guān)部門/領(lǐng)導(dǎo)閱批；閱批完畢后，由總經(jīng)辦轉(zhuǎn)發(fā)、歸檔。第十一條：所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。
第十二條：如因需要，對一般文件的借閱，管理人必須讓其登記并注明借閱時間、歸還時間。
第十三條：作廢文稿禁止隨意扔棄，須回收做妥善銷毀處理。
第十四條：文稿一經(jīng)簽發(fā)，即為定稿，未經(jīng)簽發(fā)人準(zhǔn)許，不得擅自修改。
辦公室管理文件精3
為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，特制訂本制度。
一、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。
二、公文的'簽收
1.凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由辦公室登記簽收。
2. 公文的編號保管
(1)、辦公室對上級來文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。
(2)、公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交辦公室進行登記編號保管，不得個人保存。
3. 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
(1)、凡正式文件均需由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要立即辦。
(2)、一般文、函、電等，分別由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。
(3)、為加速文件運轉(zhuǎn)，辦公室應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天(特殊情況例外)。
4.文件的傳閱與催辦
(1)、傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
(2)、閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件送回辦公室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”，“擬辦意見”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
(3)、文件閱完后，應(yīng)送交辦公室，切忌橫傳。
(4)、辦公室對文件負有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照公司有關(guān)規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。
辦公室管理文件精4
為了更好地規(guī)范各類文件的起草、收發(fā)、報送、保管等環(huán)節(jié)，特制定本制度。
一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細登記，來文單位、日期、份數(shù)、密級、字號等要登錄清楚，其次填寫好文件閱辦卡并粘貼于原文上面，并送總經(jīng)理批示，總經(jīng)理批示后送有關(guān)人員傳閱，總經(jīng)理有批辦意見的，辦公室應(yīng)提醒有關(guān)人員批示閱辦結(jié)果，并將閱辦結(jié)果送總經(jīng)理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應(yīng)及時將文件收回，分類別分單位存入檔案袋。
二、本單位各類文件包括簡報的起草均有辦公室人員負責(zé)起草，部門專業(yè)文件由各部門專業(yè)人員保起草，凡以文件或紀要簡報名義上報或下發(fā)的文件均由辦公室填寫發(fā)文卡，由簽發(fā)人即總經(jīng)理簽發(fā)后，并詳細填寫發(fā)文登記簿方可復(fù)印并存檔，沒有總經(jīng)理簽發(fā)的文件不能發(fā)出和存檔。
三、上報和發(fā)往其他單位的文件應(yīng)填寫文件送達登記簿，由接收文件人簽字后方可，否則，不能擅自將文件交予他人，而不辦理簽收手續(xù)。
四、報告、請示、匯報、制度、規(guī)定等均應(yīng)以文件形式印發(fā)，宣傳活動類一般應(yīng)以簡報形式印發(fā)，每周例會的.紀要內(nèi)容均以紀要形式印發(fā)。落實公司會議精神的情況匯報應(yīng)以文件形式上報。
五、凡打印的錯文件應(yīng)及時銷毀，以免機密外泄。
六、借閱文件超過八小時的應(yīng)辦理借閱手續(xù)，否則不以外借。借閱文件者只限本單位人員，重要文件的借閱均由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
太原吉祥匯物業(yè)管理有限公司 20xx年7月22日
辦公室管理文件精5
1、從源頭上保證文件的規(guī)范性。
接文過程中，要嚴格審查文件是否加蓋公章、簽發(fā)時間是否及時、是否留存聯(lián)系人、文中內(nèi)容是否規(guī)范得體、附件是否齊備等，防止因文件不規(guī)范，導(dǎo)致公文難以流轉(zhuǎn)或流轉(zhuǎn)困難。
2、給文件做好編號工作。
按照自定義的編號規(guī)則，依次對接收的文件進行規(guī)范化管理。編號后的文件，好比就給其上完戶口，其具有唯一性。以后在找文件過程中不必再看文件的名稱了(文件名稱類似的.話，影響找文件的效率)，直接對應(yīng)記錄找文件編號即可。
3、接收文件后及時傳閱。
對于接收的文件，要及時送達領(lǐng)導(dǎo)各級領(lǐng)導(dǎo)手中，切不可在自己手中耽擱，以免影響整體辦件效率或耽誤重要事情。
4、及時跟蹤文件辦理進展情況。
文件流轉(zhuǎn)到哪個環(huán)節(jié)，要及時跟蹤，及時到領(lǐng)導(dǎo)辦公室取回閱處完的文件，若有批示則按照批示及時傳遞辦理，并對文件流轉(zhuǎn)的過程一一進行記錄，防止文件無法跟蹤文件辦理情況。
5、及時記錄領(lǐng)導(dǎo)批示。
對于大領(lǐng)導(dǎo)的批示，可以記錄在辦公軟件中，這樣就可以宏觀地了解文件辦理進程，對于查詢歷史文件辦理過程具有很重要的作用，防止因臨時無法找到文件而不知道文件曾經(jīng)的具體辦理情況。
6、及時將文件數(shù)字化。
文件數(shù)字化，即對辦理完成的文件進行數(shù)字掃描。這樣能夠極大地便利我們對文件的管理和查閱。文件一般掃描為PDF格式的。
7、及時完成文件的歸檔。
文件及時歸檔，不僅可以節(jié)省辦公空間，而且能夠減少將正在辦理的文件錯誤混合在已辦理完成的文件中，防止文件丟失。
辦公室管理文件精6
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一、本管理制度旨在確保學(xué)校文件收發(fā)的完整、及時、準(zhǔn)確，促進學(xué)院內(nèi)部及學(xué)院和上級部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。
二、本制度涉及的文件是指以學(xué)院名義發(fā)布的`各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規(guī)定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類文件資料。
三、文件收發(fā)要做到仔細、認真、及時、完整。
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1、接收文件應(yīng)在文件登記表上的作好登記，填寫應(yīng)仔細、如實、及時，并由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。
2、聯(lián)絡(luò)員在校團委領(lǐng)取的文件應(yīng)根據(jù)校團委的指示及文件內(nèi)容的緩急，及時將文件送達學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。
3、傳閱文件應(yīng)保持文件完整無缺，并在相應(yīng)的時間內(nèi)歸還辦公室。
4、分團委各部門每月月初和月末應(yīng)按時上交當(dāng)月的工作計劃及總結(jié)。如要舉辦活動，應(yīng)上交相應(yīng)的計劃和總結(jié)，未在規(guī)定時間內(nèi)上交將按考核制度上的有關(guān)規(guī)定扣分。
5、各部門上交的計劃和總結(jié)包含打印稿和電子稿，打印稿應(yīng)存放在各部門文件夾中，電子稿應(yīng)存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。
6、上交上來的打印搞應(yīng)及時、認真、如實的做好各項登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時辦公室接收人應(yīng)確保其能打開并含有相關(guān)內(nèi)容，做好相應(yīng)的登記。
7、分團委所屬各部門可根據(jù)需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動文件內(nèi)容，查閱時應(yīng)經(jīng)過辦公室有關(guān)人員的批準(zhǔn)。
�。ㄈ�、發(fā)文制度：
1、學(xué)院各類文件指在學(xué)校內(nèi)部統(tǒng)一意見、發(fā)布通知、決定和溝通信息；向上級部門請示、報告重要事項等。
2、欲發(fā)放文件應(yīng)先起草文件草稿，起草完畢后交有關(guān)人員審定，審定合格后方可發(fā)放。
3、根據(jù)文件內(nèi)容填制統(tǒng)一格式的文件簽發(fā)單，并將文件按學(xué)院統(tǒng)一規(guī)定編號在發(fā)文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記，學(xué)院任何發(fā)送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應(yīng)妥善保存，不得遺失。
4、文件發(fā)送之前應(yīng)加蓋學(xué)院相應(yīng)的公章。
5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發(fā)放記錄按照文件編號順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。
注：本管理制度由土建學(xué)院分團委辦公室制定，并經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱通過。如有改動，以分團委辦公室最新制度為準(zhǔn)。
土木工程與建筑學(xué)院分團委辦公室
辦公室管理文件精7
第一條 管理要點
1、 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用。
2、 文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。
3、 制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì);正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范，表達無歧義。
4、 根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據(jù)編號定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。
第二條 制度規(guī)范
1、 文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責(zé)執(zhí)行。
2、 公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
3、 公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā);各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負責(zé)起草，行政人事部負責(zé)審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。
4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。
5、 機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門主管。
6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續(xù)，對有密級程度的`文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
7、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。
8、 按時間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、 根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進行處理。
第三條 文件管理流程設(shè)計
1、 內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔
2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀
3、 借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀
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