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數(shù)字檔案安全管理制度

時(shí)間:2023-12-04 12:00:32 制度 我要投稿

數(shù)字檔案安全管理制度

  現(xiàn)如今,制度的使用頻率呈上升趨勢(shì),制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧,下面是小編為大家整理的數(shù)字檔案安全管理制度,僅供參考,大家一起來(lái)看看吧。

數(shù)字檔案安全管理制度

數(shù)字檔案安全管理制度1

  1、對(duì)機(jī)動(dòng)車進(jìn)行二級(jí)維護(hù)、總成修理、整車維修的,資料管理人員須及時(shí)建立維修檔案。

  2、維修檔案內(nèi)容主要包括:維修合同、維修項(xiàng)目、具體維修人員及質(zhì)量檢驗(yàn)人員、檢驗(yàn)單、竣工出廠合格證(存根)及結(jié)算清單等。

  3、檔案存放要有序,查找方便,并應(yīng)做好六防工作,即防盜、放火、防潮、防鼠、防塵、防曬,保持檔案存放處清潔衛(wèi)生。

  4、不準(zhǔn)損毀、涂改、偽造、出賣檔案,檔案資料如有損壞應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。

  5、各班組負(fù)責(zé)人要對(duì)本部門使用的檔案資料的完整性、有效性負(fù)責(zé),在現(xiàn)場(chǎng)不得存有或使用失效的文件、資料。

  6、根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和時(shí)間等待征,對(duì)檔案進(jìn)行分類整理、存放、歸檔,電子檔案要及時(shí)備份。

  7、各班組每年對(duì)檔案進(jìn)行一次核對(duì)清理,并將所保存的檔案整理后交辦公室統(tǒng)一歸檔。已經(jīng)到保管期限的文件資料,由辦公室按規(guī)定處理。

  8、檔案的.借閱必須辦理規(guī)定手續(xù),借閱者對(duì)檔案的完整、清潔負(fù)責(zé),未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印。

  9、機(jī)動(dòng)車維修檔案保存期兩年。

數(shù)字檔案安全管理制度2

  局辦公室負(fù)責(zé)我局對(duì)外行文和公文的收發(fā)處理工作,為使行文和收文處理規(guī)范化,特規(guī)定如下:

  一、行文

  (一)凡以我局名義上報(bào)或下發(fā)的文件(報(bào)告、請(qǐng)示、紀(jì)要、通知、函件等),由承辦科室擬稿,經(jīng)科室負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)初審后,送辦公室核稿,經(jīng)辦公室核稿后送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要文件需由局領(lǐng)導(dǎo)審核,主管區(qū)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。聯(lián)合行文必須同時(shí)送有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽,方可發(fā)出。

  (二)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿交辦公室統(tǒng)一登記、分類編號(hào)。由擬稿科室打印、校對(duì)、裝訂,上行文由辦公室發(fā)送并催辦,平行文和下行文由擬稿科室分發(fā)。

  (三)行文規(guī)則參照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(國(guó)發(fā)[XX]23號(hào))有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,行文流程按局辦公處理系統(tǒng)流程進(jìn)行。

  二、收文處理

  (一)所有發(fā)至我局的.公文(含傳真件公文和附有領(lǐng)導(dǎo)的批示或上級(jí)部門轉(zhuǎn)我局處理的公文),由局辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號(hào),送局領(lǐng)導(dǎo)閱示或送有關(guān)科室辦理。

  (二)文件按辦件、閱件進(jìn)行分類。辦公室負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容和規(guī)定的傳閱范圍,提出辦文意見(jiàn),送局領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)科室閱辦。需要辦理的公文,經(jīng)請(qǐng)示局領(lǐng)導(dǎo)后辦理,辦公室根據(jù)文件內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)批示予以催辦。

  (三)對(duì)急辦件,辦公室應(yīng)立即將文件送交局領(lǐng)導(dǎo)批閱。領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí),辦公室應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容及時(shí)限要求,交相關(guān)業(yè)務(wù)科室或人員辦理。事后及時(shí)向局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并做好督辦工作。

  (四)一般公文通過(guò)局內(nèi)網(wǎng)辦理和傳閱。保密文件一律由辦公室專人傳送。

  (五)凡外出開(kāi)會(huì)、學(xué)習(xí)帶回的文件及材料原件須交辦公室登記存檔。

  三、保密文件收發(fā)管理

  (一)遵守公司統(tǒng)計(jì)報(bào)表管理制度,保密資料統(tǒng)一由本局兼職保密員收發(fā)、傳遞、清退和銷毀,并嚴(yán)格把好收發(fā)關(guān)、傳閱關(guān)、清退關(guān)“三關(guān)”。

  (二)制發(fā)文件時(shí),經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍,標(biāo)明密級(jí)、保密期限,確定發(fā)送范圍、數(shù)量,送局領(lǐng)導(dǎo)審批后印發(fā)。

  (三)保密文件、保密資料必須在辦公室內(nèi)進(jìn)行傳閱,未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍;不準(zhǔn)擅自復(fù)印或抄錄保密文件,不得將文件帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的,需經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并要妥善保管。

  (四)復(fù)印保密文件、保密資料必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)。嚴(yán)禁將保密文件、保密資料拿到社會(huì)上營(yíng)業(yè)性場(chǎng)所復(fù)印。

  (五)借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用,并辦理登記、簽字手續(xù)。用完后,要及時(shí)歸還。

  (六)對(duì)保密文件、保密資料要定期清查,一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對(duì),發(fā)現(xiàn)欠缺要及時(shí)追查,防止丟失。

  (七)銷毀保密文件、保密資料時(shí),必須登記造冊(cè),經(jīng)主管局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),送區(qū)保密局指定的地點(diǎn)處理,嚴(yán)禁將文件出賣給廢品收購(gòu)站。

數(shù)字檔案安全管理制度3

  機(jī)要文件是傳遞黨中央、國(guó)務(wù)院和省委、省政府密級(jí)較高的文件,機(jī)要文件的管理要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。

  一、辦理程序

  (一)機(jī)要文件由機(jī)要人員簽收、啟封、核對(duì)、登記后,送辦公室主任提出擬辦意見(jiàn)報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)或主持工作的領(lǐng)導(dǎo)簽批,文件應(yīng)于當(dāng)日處理,電報(bào)、急件隨到隨處理。

  (二)按領(lǐng)導(dǎo)簽批的范圍進(jìn)行傳閱。

  (三)需辦理的,按局領(lǐng)導(dǎo)指示及時(shí)傳閱有關(guān)科室辦理。

  (四)歸檔,交上級(jí)部門。

  二、傳閱

  (一)傳閱文件要嚴(yán)格履行登記手續(xù),按照文件閱讀范圍進(jìn)行傳閱。

  (二)機(jī)要人員要隨時(shí)掌握文件行蹤和傳閱進(jìn)度,避免中途積壓、漏傳、橫傳。

  (三)對(duì)局領(lǐng)導(dǎo)閱后所作的批示,要及時(shí)通知有關(guān)科室辦理,并做好機(jī)要文件管理,防止文件丟失。

  三、保密

  (一)機(jī)要人員要忠于職守,認(rèn)真負(fù)責(zé),嚴(yán)守保密規(guī)定,做到不該說(shuō)的`不說(shuō)。

  (二)對(duì)于機(jī)要文件,要單獨(dú)存放,嚴(yán)加保管。

  (三)借閱機(jī)密、秘密級(jí)文件,需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn);絕密級(jí)文件一般不外借,確需借閱,需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  (四)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)保密規(guī)定,不得將涉密文件留在辦公室過(guò)夜或帶回宿舍閱讀。

  (五)涉密文件,不得復(fù)制或摘抄。

  四、歸檔

  (一)傳閱和辦理完畢的文件,應(yīng)及時(shí)清理收回,分類整理,堅(jiān)持整潔、清潔。

  (二)凡參加會(huì)議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件,應(yīng)及時(shí)送交機(jī)要室登記歸檔。

  (三)干部出差、調(diào)動(dòng)工作或離退休時(shí)必須將自我使用或傳閱的機(jī)要文件全部退回機(jī)要室。

  (四)機(jī)要人員按上級(jí)要求及時(shí)將機(jī)要文件收回。

數(shù)字檔案安全管理制度4

  第一條為加強(qiáng)檔案信息管理,充分發(fā)揮檔案信息的作用,有效保存和應(yīng)用檔案信息,制定本制度。

  第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設(shè)活動(dòng)中形成的各種技術(shù)的、商務(wù)的、綜合的具有保存價(jià)值的文件、批件、標(biāo)書(shū)、紀(jì)要、圖紙、照片圖片、測(cè)繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報(bào)表等,包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。

  第三條公司規(guī)劃建設(shè)管理部負(fù)責(zé)工程類檔案信息的收集、整理、報(bào)送、存檔、應(yīng)用及管理工作。

  第四條調(diào)度員、測(cè)繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標(biāo)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和公司運(yùn)行管理部門是檔案信息資料的來(lái)源,負(fù)責(zé)相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報(bào)送工作。

  第五條各種檔案信息資料應(yīng)按要求分類編碼保存,要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密,保持適當(dāng)?shù)耐L(fēng)。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。

  第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應(yīng)在歸檔的.同時(shí)向生產(chǎn)運(yùn)行相關(guān)部門及時(shí)提供。

  第七條舊管網(wǎng)改造時(shí),由規(guī)劃建設(shè)管理部進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)測(cè)繪,及時(shí)繪制改造后的圖紙并向相關(guān)部門提供。涉及調(diào)度地理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新的,應(yīng)同步更新。

  第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關(guān)條款。

  第九條檔案信息需要同時(shí)向綜合管理部歸檔的,應(yīng)按要求歸檔。

  第十條保存三年以上的工程類檔案資料應(yīng)移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存,需要留存?zhèn)溆玫目闪魪?fù)印件。

數(shù)字檔案安全管理制度5

  1、技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集汽車維修的`法律、法規(guī)和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),具備所承修車型相關(guān)維修技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和工藝文件,確保文件完整并及時(shí)更新,以上資料交由資料管理員保管。

  2、資料管理員對(duì)所有資料進(jìn)行分類編號(hào),定期對(duì)資料進(jìn)行盤點(diǎn)并做好記錄,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

  3、借用資料時(shí),資料管理員應(yīng)認(rèn)真、完整地填寫(xiě)資料借用登記表。

  4、借用人對(duì)資料必須愛(ài)護(hù),保證資料的完好、整潔。對(duì)于使用中出現(xiàn)的損壞現(xiàn)象,應(yīng)主動(dòng)向管理員說(shuō)明,并酌情賠償。

  5、如資料遺失,將追究借用人責(zé)任,限期購(gòu)回此書(shū)或及時(shí)復(fù)印此書(shū),資料管理員對(duì)借用人進(jìn)行遺失登記,當(dāng)再次出現(xiàn)遺失情況,限制其使用權(quán),并上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。

  6、為保證資料內(nèi)容清晰完整,翻閱資料時(shí)雙手一定要潔凈,凡出現(xiàn)資料破損,粘上油膩、不清潔將追究借用人責(zé)任,限制其使用權(quán)。

數(shù)字檔案安全管理制度6

  為加強(qiáng)檔案數(shù)字化安全管理,確保檔案數(shù)字化過(guò)程中檔案實(shí)體與信息安全,根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn),特制訂本制度。

 。ㄒ唬n案原件在移交數(shù)字化加工單位前,由檔案部門工作人員預(yù)先清點(diǎn)、檢查、登記,確定需要數(shù)字化加工的檔案案卷。

  (二)檔案原件必須嚴(yán)格按照檔案管理要求,履行出入庫(kù)手續(xù)和交接手續(xù)。

 。ㄈ┰跈n案數(shù)字化生產(chǎn)加工過(guò)程中,必須有檔案部門工作人員在場(chǎng)進(jìn)行全程監(jiān)督,及時(shí)解決生產(chǎn)加工中出現(xiàn)的問(wèn)題,排除泄密隱患。

 。ㄋ模n案部門工作人員根據(jù)工作進(jìn)度,不定期對(duì)已完成數(shù)字化加工的檔案原件進(jìn)行抽樣檢查,確保檔案原件準(zhǔn)確、完好。

 。ㄎ澹n案部門對(duì)數(shù)字化加工單位指定從事數(shù)字化生產(chǎn)的工作人員信息進(jìn)行登記備案。同時(shí),每個(gè)工作日到場(chǎng)的工作人員需進(jìn)行簽到登記,簽到表由現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)。

  (六)檔案部門必須與承擔(dān)檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工單位簽訂保密協(xié)議,明確數(shù)字化加工單位的保密義務(wù)和責(zé)任。數(shù)字化加工單位同時(shí)必須與從事檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工的.工作人員簽訂保密協(xié)議,明確工作人員的保密義務(wù)和責(zé)任。

 。ㄆ撸┥a(chǎn)加工完成后,數(shù)字化加工單位應(yīng)當(dāng)將生產(chǎn)加工的檔案原件、檔案數(shù)字化信息及其存儲(chǔ)介質(zhì)全部移交給檔案部門,不得擅自復(fù)制或留存,并辦理移交手續(xù)。

 。ò耍n案數(shù)字化生產(chǎn)加工過(guò)程中所使用的掃描儀必須符合有關(guān)保密技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和保密要求,并按涉密設(shè)備進(jìn)行管理和使用。不得使用無(wú)保密保障的掃描設(shè)備。

 。ň牛n案數(shù)字化生產(chǎn)加工過(guò)程中所使用的計(jì)算機(jī)及其存儲(chǔ)介質(zhì),應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守計(jì)算機(jī)有關(guān)保密管理規(guī)定。根據(jù)所處理檔案的最高密級(jí),確定計(jì)算機(jī)及其存儲(chǔ)介質(zhì)的密級(jí),采取相應(yīng)的保密技術(shù)防護(hù)措施。

 。ㄊ┦褂糜(jì)算機(jī)及設(shè)備禁止接入互聯(lián)網(wǎng)或單位內(nèi)部局域網(wǎng),必須與其他網(wǎng)絡(luò)完全物理隔離。不得安裝具有無(wú)線互聯(lián)功能的硬件模塊和聯(lián)接無(wú)線鼠標(biāo)、鍵盤等無(wú)線互聯(lián)的外圍設(shè)備。任務(wù)完成后,應(yīng)當(dāng)繼續(xù)按涉密計(jì)算機(jī)使用、管理、或者拆除硬盤。

 。ㄊ唬┦褂玫囊苿(dòng)硬盤、U盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)。按涉密載體進(jìn)行管理,不得在非涉密計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上使用。

  (十二)生產(chǎn)加工場(chǎng)所應(yīng)當(dāng)安裝攝像頭,隨時(shí)監(jiān)控生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)情況。

 。ㄊ┥a(chǎn)加工場(chǎng)所應(yīng)有專門的休息室或儲(chǔ)物柜,便于工作人員存放私人物品。嚴(yán)禁將手機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、私人移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等設(shè)備帶入生產(chǎn)加工場(chǎng)所。

數(shù)字檔案安全管理制度7

  第一條 管理要點(diǎn)

  1、 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。

  2、 文件管理的范圍包括:上級(jí)下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。

  3、 制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫(xiě),統(tǒng)一頁(yè)眉、頁(yè)腳,寫(xiě)明公司全稱及文件性質(zhì);正文部分寫(xiě)明題目、時(shí)間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范,表達(dá)無(wú)歧義。

  4、 根據(jù)文件屬性、類別,對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào),根據(jù)編號(hào)定期歸檔,做好相應(yīng)的文字記錄,以備查閱。

  第二條 制度規(guī)范

  1、 文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。

  2、 公司上報(bào)下發(fā)正式文件的`權(quán)利主要集中在行政人事部,各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

  3、 公司對(duì)內(nèi)公開(kāi)文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核,總經(jīng)理簽發(fā);各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草,行政人事部負(fù)責(zé)審核,審核無(wú)誤后行政辦公室打印,打印后送回起草部門校對(duì),校對(duì)無(wú)誤方可正式打印,由總經(jīng)理蓋章,簽發(fā)。

  4、 凡寄至公司的文件、傳真等,由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。

  5、 機(jī)密文件由行政人事部主管保管,辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類管理,定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門主管。

  6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件,需嚴(yán)格履行借閱手續(xù),對(duì)有密級(jí)程度的文件,需行政人事主管審批,總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

  7、 辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記,做好借閱記錄并限期清退。

  8、 按時(shí)間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整理,附件、批件、定稿等資料收集完全,存檔備案。半年一小清,年終一大清。

  9、 根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷毀,需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn),按照文件管理制度進(jìn)行處理。

  第三條 文件管理流程設(shè)計(jì)

  1、 內(nèi)部文件管理流程:起草文件→審查編號(hào)→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

  2、 外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

  3、 借閱流程:提出申請(qǐng),辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

數(shù)字檔案安全管理制度8

  1.技術(shù)文件分為“受控”個(gè)“非受控”文件兩大類!笆芸亍蔽募概c質(zhì)量管理體系運(yùn)行的有關(guān)文件。

  2.文件的更改須填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)單》由負(fù)責(zé)人簽字后方可更改并標(biāo)識(shí),文件更改幅度較大時(shí),予以換版。換版文件下發(fā)后,必須將原文件由行政部收回,以保證使用有效版本。

  3.文件領(lǐng)用者,因文件丟失或者損壞需要領(lǐng)用新文件時(shí),到行政部填寫(xiě)《文件處理單》,經(jīng)常務(wù)副總審核、批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。

  4.文件管理者、文件持有者要派專人管理文件,并保持文字清晰,外來(lái)借閱者需填寫(xiě)《文件借閱登記表》,經(jīng)常務(wù)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

  5.作廢文件銷毀時(shí),由該部門填寫(xiě)《文件處理單》,由總經(jīng)理審核、批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。

  6.質(zhì)量記錄的格式和內(nèi)容由使用部門設(shè)計(jì),行政管理部門審查批準(zhǔn),統(tǒng)一編號(hào)控制。質(zhì)量記錄表需要更改時(shí),仍由原審批部門審批。

  7.質(zhì)量記錄填寫(xiě):要求個(gè)部門質(zhì)量記錄填寫(xiě)人員在填寫(xiě)時(shí)要及時(shí)、完整、自己清楚、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫(xiě)。質(zhì)量記錄原則上不準(zhǔn)更改,如有失誤或者計(jì)算錯(cuò)誤時(shí),在改動(dòng)處劃改并簽名。

  8.質(zhì)量記錄的借閱:外來(lái)人員借閱質(zhì)量記錄經(jīng)常務(wù)副總批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)借閱,公司人員經(jīng)行政部部長(zhǎng)批準(zhǔn)后,辦理借閱手續(xù)。

  9.質(zhì)量記錄的管理和保存:質(zhì)量記錄由本部門制定專人負(fù)責(zé)保管,注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質(zhì)量記錄清單》的`要求實(shí)施。

  10.各類質(zhì)量記錄由各部門指定專人手機(jī)、整理分類并裝訂,行政部負(fù)責(zé)歸檔并規(guī)定期限保存。

  11.質(zhì)量記錄銷毀:對(duì)于超過(guò)保存期的質(zhì)量記錄,由行政部和使用部門負(fù)責(zé)簽字,包常務(wù)副總審核批準(zhǔn)后,進(jìn)行銷毀并填寫(xiě)《質(zhì)量記錄銷毀清單》,需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統(tǒng)一保存。

  12.行政部對(duì)質(zhì)量記錄的填寫(xiě)和使用情況進(jìn)行檢查。并留有記錄,填寫(xiě)《監(jiān)督檢查記錄》,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行糾正。

數(shù)字檔案安全管理制度9

  一、總則

  1、為加強(qiáng)本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護(hù)及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。

  2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

  3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

  二、文件材料的收集管理

  1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。

  2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。

  3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。

  三、歸檔范圍

  1、重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。

  2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

  3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

  4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

  5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

  6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

  四、歸檔要求

  1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的`形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。

  2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

  3、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一歸檔。

  4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。

  5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

  6、案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。

  五、檔案管理人員職責(zé)

  1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

  2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。

  3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

  六、檔案的利用

  1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫(xiě)《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

  2、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周;對(duì)借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告,報(bào)總經(jīng)理處理。

  3、必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),追求責(zé)任。

  4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

  5、必須愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫(xiě)字、劃線或作記號(hào)等。

  6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。

  7、用畢按時(shí)歸還,如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

數(shù)字檔案安全管理制度10

  第一章總則

  第一條為保障檔案數(shù)字化工作順利進(jìn)行,確保檔案數(shù)字化過(guò)程中檔案及其數(shù)字化成果和相關(guān)國(guó)家秘密的安全,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》以及相關(guān)的檔案、保密規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),制定本規(guī)定。

  第二條本規(guī)定所稱檔案數(shù)字化工作是指采用計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等信息設(shè)備,對(duì)紙張、磁帶、膠片、絲絹布等各類介質(zhì)載體的檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字信息轉(zhuǎn)化,使其成為能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字xxx像或數(shù)字文本的加工處理過(guò)程。

  第三條本省各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織(以下簡(jiǎn)稱“各單位”)以及有關(guān)工作人員,在檔案數(shù)字化工作中應(yīng)當(dāng)遵守本規(guī)定。

  第四條縣級(jí)以上檔案行xxx管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對(duì)本行xxx區(qū)域內(nèi)同級(jí)及下級(jí)單位的檔案數(shù)字化工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和管理,并在業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)等方面為開(kāi)展檔案數(shù)字化工作的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)提供相關(guān)服務(wù)。

  各級(jí)保密行xxx管理部門對(duì)本行xxx區(qū)域內(nèi)同級(jí)及下級(jí)單位的檔案數(shù)字化工作中涉及安全保密的問(wèn)題進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督。

  第二章檔案數(shù)字化工作的組織管理

  第五條各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案數(shù)字化工作的組織與管理,建立健全檔案數(shù)字化工作的相關(guān)制度,確保檔案數(shù)字化成果在交接、加工、保管、存儲(chǔ)和利用等工作流程中的安全保密,嚴(yán)防泄密事件發(fā)生。

  各單位組織開(kāi)展檔案數(shù)字化工作,有條件的應(yīng)使用本單位自有的信息設(shè)備并由本單位工作人員實(shí)施。

  絕密級(jí)檔案及其他必須嚴(yán)格控制知悉、使用范圍檔案的數(shù)字化工作,應(yīng)當(dāng)使用本單位的信息設(shè)備并由本單位工作人員實(shí)施,不得委托外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人承擔(dān)。

  第六條各單位將檔案數(shù)字化工作委托本單位之外的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)承擔(dān),應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)定的條件,對(duì)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行保密審查,并對(duì)其工作實(shí)施監(jiān)督管理。

  第七條承擔(dān)檔案數(shù)字化工作的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)具備下列條件,依法取得保密行xxx管理部門授予的“國(guó)家秘密載體印制資質(zhì)”(檔案數(shù)字化類),并在縣級(jí)以上檔案行xxx管理機(jī)構(gòu)備案:

 。ㄒ唬┰谥腥A人民共和國(guó)境內(nèi)登記注冊(cè)的企業(yè)或事業(yè)法人;

 。ǘo(wú)境外(含港澳臺(tái))組織、機(jī)構(gòu)、人員投資;

 。ㄈ﹨⑴c檔案數(shù)字化工作的操作人員和管理人員為中華人民共和國(guó)境內(nèi)公民,與所在檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂勞動(dòng)合同并經(jīng)勞動(dòng)行xxx主管部門鑒證;

 。ㄋ模┚邆渑c檔案數(shù)字化工作相適應(yīng)的信息設(shè)備、技術(shù)力量和管理制度;

  (五)三年來(lái)未發(fā)生泄密事件和非法獲取、非法持有國(guó)家秘密載體等保密違法行為紀(jì)錄。

  第八條各單位將檔案數(shù)字化工作委托給檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)時(shí),應(yīng)當(dāng)與檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂檔案數(shù)字化工作的安全保密協(xié)議,明確檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的保密義務(wù)與責(zé)任。安全保密協(xié)議簽訂十日內(nèi)應(yīng)當(dāng)報(bào)同級(jí)保密行xxx管理部門和檔案行xxx管理機(jī)構(gòu)備案。

  委托進(jìn)行檔案數(shù)字化的單位應(yīng)當(dāng)指定機(jī)構(gòu)或?qū)H,?fù)責(zé)對(duì)保密協(xié)議的執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督、檢查。

  第九條承攬檔案數(shù)字化工作的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu),應(yīng)當(dāng)按本規(guī)定對(duì)全體參與檔案數(shù)字化工作的人員進(jìn)行資格審查,開(kāi)展上崗前保密教育,要求簽署保密承諾書(shū),明確保密職責(zé)與違法后果。

  檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將簽署保密承諾書(shū)人員的名單及個(gè)人基本信息匯總報(bào)送委托單位備案。

  第三章檔案數(shù)字化工作的場(chǎng)所管理

  第十條各單位自行實(shí)施或者委托檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)實(shí)施檔案數(shù)字化工作,均應(yīng)在本單位內(nèi)設(shè)置的符合本規(guī)定要求的檔案數(shù)字化工作場(chǎng)所(以下簡(jiǎn)稱“場(chǎng)所”)進(jìn)行,并負(fù)責(zé)對(duì)場(chǎng)所和相關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督、管理。

  第十一條設(shè)置場(chǎng)所應(yīng)符合下列條件:

 。ㄒ唬﹫(chǎng)所應(yīng)xxx設(shè)置,可封閉,臨近檔案庫(kù)房,配備可覆蓋全部場(chǎng)所的防盜報(bào)警、視頻監(jiān)控及消防等安全管理系統(tǒng),對(duì)檔案數(shù)字化工作實(shí)施全程攝像錄像監(jiān)控。保存監(jiān)控視頻數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)由開(kāi)展檔案數(shù)字化工作的單位永久保存?zhèn)洳椤?/p>

  (二)場(chǎng)所內(nèi)應(yīng)配備安全可靠的檔案裝具,用于檔案的臨時(shí)保管與存放。嚴(yán)禁隨地堆放檔案。

 。ㄈ﹫(chǎng)所外應(yīng)設(shè)置專用儲(chǔ)物箱柜,用于工作人員存放私人物品。進(jìn)入場(chǎng)所的工作人員嚴(yán)禁攜帶手機(jī)、相機(jī)、攝像機(jī)、筆記本電腦、各類移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等個(gè)人信息設(shè)備和其他與工作無(wú)關(guān)的私人物品。嚴(yán)禁將場(chǎng)所內(nèi)的任何物品帶離場(chǎng)所。

 。ㄋ模﹫(chǎng)所應(yīng)符合《福建省檔案安全管理工作規(guī)定》(閩檔[20xx]28號(hào))中防塵、防火、防漬、防濕、防高溫、防有害生物等安全管理要求,并盡量達(dá)到與檔案庫(kù)房相當(dāng)?shù)墓芾項(xiàng)l件,確保檔案實(shí)體與信息不受損毀。

  第十二條組織開(kāi)展檔案數(shù)字化工作的單位必須制定、實(shí)施工作人員進(jìn)出場(chǎng)所的管理制度,在場(chǎng)所出入口安裝安檢門,對(duì)進(jìn)出場(chǎng)所的人員進(jìn)行安檢和身份核查登記。有條件的可以要求工作人員進(jìn)入場(chǎng)所必須穿著沒(méi)有口袋的統(tǒng)一工作服裝。

  嚴(yán)禁工作人員在非工作時(shí)間進(jìn)出場(chǎng)所。

  嚴(yán)禁與檔案數(shù)字化工作無(wú)關(guān)的人員進(jìn)入場(chǎng)所。

  第四章檔案數(shù)字化工作的流程管理

  第十三條各單位以及承攬檔案數(shù)字化工作的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫(kù)(室)的登記和交接手續(xù)。檔案歸庫(kù)(室)前,各單位的檔案工作人員應(yīng)進(jìn)行檢查,確保檔案齊全、完整。

  第十四條檔案數(shù)字化工作人員在檔案數(shù)字化的各個(gè)工作環(huán)節(jié)中應(yīng)遵守有關(guān)操作規(guī)范和要求,防止對(duì)檔案造成人為損毀。

  第十五條在檔案數(shù)字化工作過(guò)程中,各單位與檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)必須針對(duì)檔案的載體情況和質(zhì)量狀況,選擇適宜的數(shù)字化加工手段和設(shè)備,最大限度延長(zhǎng)檔案的壽命。

  第十六條實(shí)施檔案數(shù)字化的單位應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程中涉及檔案實(shí)體與檔案數(shù)字化成果移交的各個(gè)環(huán)節(jié),建立完備的登記和交接手續(xù),并對(duì)用于數(shù)字化工作的信息系統(tǒng)和信息設(shè)備采取身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制、安全審計(jì)等技術(shù)安全保密措施,確保檔案與檔案數(shù)字化成果的安全保密。

  第十七條數(shù)字化成果必須通過(guò)技術(shù)檢驗(yàn),確認(rèn)無(wú)病毒、木馬,并驗(yàn)證有效后,方可按要求移交并儲(chǔ)存到規(guī)范的檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中。

  第十八條對(duì)數(shù)字化成果的利用,各單位應(yīng)制定科學(xué)合理的管理策略,按規(guī)定采取用戶認(rèn)證、審計(jì)、水印、文檔加密等技術(shù)防護(hù)措施,確保數(shù)字化檔案信息安全。

  第五章檔案數(shù)字化工作的系統(tǒng)與設(shè)備管理

  第十九條開(kāi)展檔案數(shù)字化的單位,需要使用檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)信息設(shè)備的,應(yīng)當(dāng)對(duì)所使用的信息設(shè)備進(jìn)行檢查,并納入本單位信息設(shè)備管理范圍,確保其符合相關(guān)的保密標(biāo)準(zhǔn)和安全規(guī)范。

  第二十條用于檔案數(shù)字化工作的計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、聲視頻采集卡、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等信息設(shè)備,應(yīng)按照擬數(shù)字化檔案的最高密級(jí)確定其密級(jí),并按同密級(jí)的國(guó)家秘密載體使用、管理。

  用于處理尚未開(kāi)放且不包含國(guó)家秘密檔案的信息設(shè)備,應(yīng)按照秘密級(jí)國(guó)家秘密載體使用、管理。

  第二十一條用于檔案數(shù)字化的信息設(shè)備及其組成的信息系統(tǒng)必須符合封閉性和xxx性的要求,禁止與其他任何網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)互聯(lián),禁止安裝使用無(wú)線網(wǎng)卡、無(wú)線鍵盤、無(wú)線鼠標(biāo)等各類具有無(wú)線互聯(lián)功能的硬件模塊和無(wú)線外圍設(shè)備。

  第二十二條開(kāi)展檔案數(shù)字化的單位應(yīng)采取物理的或者技術(shù)的措施,對(duì)用于檔案數(shù)字化的'信息設(shè)備的輸入、輸出接口的使用進(jìn)行管控,使接口在通常情況下處于封閉狀態(tài)。承攬檔案數(shù)字化工作的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)及其工作人員不得擅自啟封使用。

  因數(shù)據(jù)遷移、臨時(shí)備份等工作需要使用信息設(shè)備的輸入輸出接口時(shí),應(yīng)經(jīng)委托單位批準(zhǔn)、登記,并由委托單位管理人員在場(chǎng)全程監(jiān)督實(shí)施,實(shí)施完畢應(yīng)再次將接口封閉。

  數(shù)據(jù)遷移、臨時(shí)備份使用的移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)由委托單位指定專人保管。

  第二十三條承攬檔案數(shù)字化工作的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)在完成工作任務(wù)后,應(yīng)將其自帶的信息設(shè)備中的全部存儲(chǔ)部件及數(shù)字化過(guò)程中使用過(guò)的全部移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)移交給委托單位,由委托單位按相應(yīng)密級(jí)的國(guó)家秘密載體保管或銷毀。

  上述內(nèi)容應(yīng)當(dāng)在安全保密協(xié)議中明確載明,所需費(fèi)用應(yīng)納入委托單位檔案數(shù)字化工作的經(jīng)費(fèi)預(yù)算。

  第六章檔案數(shù)字化工作的監(jiān)督與檢查

  第二十四條各級(jí)檔案行xxx管理機(jī)構(gòu)和保密行xxx管理部門在各自職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi),聯(lián)合或者單獨(dú)對(duì)組織開(kāi)展檔案數(shù)字化工作的單位和承攬檔案數(shù)字化工作的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)及其工作人員執(zhí)行本規(guī)定的情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。

  第二十五條對(duì)在檔案數(shù)字化工作中違反本規(guī)定的單位和個(gè)人,各級(jí)檔案行xxx管理機(jī)構(gòu)和保密行xxx管理部門在各自職權(quán)范圍內(nèi),責(zé)令限期整改,并依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》以及相關(guān)的法規(guī)、規(guī)章追究法律責(zé)任。

  承攬檔案數(shù)字化工作的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)違反本規(guī)定,情節(jié)嚴(yán)重,或逾期不整改,由檔案行xxx管理機(jī)構(gòu)向工商行xxx管理部門提出撤銷其注冊(cè)登記的建議。保密行xxx管理部門可依照規(guī)定撤銷其國(guó)家秘密載體印制資質(zhì)。

  違反本規(guī)定造成泄密的,依法追究法律責(zé)任。

  第七章附則

  第二十六條組織實(shí)施檔案數(shù)字化工作的單位,應(yīng)根據(jù)本規(guī)定,在具體實(shí)施前制定檔案數(shù)字化保密工作方案,并指定機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)保密工作方案的執(zhí)行。保密工作方案應(yīng)連同與檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂的安全保密協(xié)議報(bào)同級(jí)保密行xxx管理部門和檔案行xxx管理機(jī)構(gòu)備案。

  第二十七條本規(guī)定由福建省檔案局、福建省國(guó)家保密局共同解釋。

  第二十八條本規(guī)定自公布之日起施行。

數(shù)字檔案安全管理制度11

  1.總則

  1.1為加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包安全管理,確保檔案數(shù)字化過(guò)程中檔案實(shí)體與信息安全,根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn),制定本《規(guī)范》。

  1.2各級(jí)各類檔案館、室等檔案部門(以下簡(jiǎn)稱“檔案部門”)開(kāi)展檔案數(shù)字化外包工作,具有xxx法人身份的檔案數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)(以下簡(jiǎn)稱“數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)”)承擔(dān)檔案數(shù)字化外包服務(wù),應(yīng)遵循本《規(guī)范》開(kāi)展安全管理工作。檔案部門自行開(kāi)展檔案數(shù)字化時(shí),可參照本《規(guī)范》實(shí)施安全管理。

  1.3本《規(guī)范》所稱數(shù)字化外包檔案指非涉密檔案,涉密檔案數(shù)字化按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  1.4檔案數(shù)字化外包安全管理應(yīng)按照“安全第一、預(yù)防為主”的原則,采取科學(xué)有效的安全管理措施,應(yīng)用確保檔案安全的技術(shù)手段,建立權(quán)責(zé)明確、覆蓋檔案數(shù)字化全過(guò)程的崗位責(zé)任制,對(duì)檔案數(shù)字化全過(guò)程實(shí)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理,確保檔案實(shí)體與信息安全。

  2.檔案部門的安全管理

  2.1成立由主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)同志參加的檔案數(shù)字化外包管理組織,明確檔案數(shù)字化管理的部門、人員及其職責(zé)。

  2.2根據(jù)檔案數(shù)字化總體規(guī)劃,確定數(shù)字化外包檔案的范圍,提出檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技術(shù)指標(biāo)。

  2.3提出檔案數(shù)字化外包招標(biāo)文件中有關(guān)安全管理的要求,協(xié)助制定招標(biāo)文件,審定合同。

  2.4對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的相關(guān)資質(zhì)、業(yè)績(jī)、人員、設(shè)備和加工軟件等進(jìn)行考察,并了解是否存在違約行為、安全事故等不良記錄。在同等條件下,應(yīng)優(yōu)先選用具有與數(shù)字化加工相關(guān)涉密資質(zhì)的數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)。

  2.5建立檔案數(shù)字化安全保密制度,與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂安全保密協(xié)議,并對(duì)檔案數(shù)字化加工人員進(jìn)行安全保密教育。

  2.6制訂檔案實(shí)體交接、數(shù)字化加工過(guò)程管理、數(shù)字化成果驗(yàn)收與交接、存儲(chǔ)介質(zhì)管理、檔案實(shí)體保護(hù)等操作規(guī)程或規(guī)章制度。

  2.7建立檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目管理檔案,記錄檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)實(shí)施檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目的全過(guò)程。

  2.8建立監(jiān)管機(jī)制,對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的保密、安全措施落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查,防止檔案實(shí)體受損、丟失,杜絕數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)擅自復(fù)制、留存、使用檔案信息的行為。

  3.數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的安全管理

  3.1數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須具有工商管理部門核發(fā)的有效營(yíng)業(yè)執(zhí)照,業(yè)務(wù)范圍必須包括檔案數(shù)字化加工或數(shù)據(jù)處理類項(xiàng)目。

  3.2數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的法人必須是中華人民共和國(guó)境內(nèi)注冊(cè)的企業(yè)法人或事業(yè)單位法人,股東及工作人員必須為中華人民共和國(guó)境內(nèi)公民,國(guó)家另有規(guī)定的除外。

  3.3數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作人員必須提供本人身份證明和xxx門提供的無(wú)犯罪記錄證明,必要時(shí)提供xxx審材料。

  3.4數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須與其工作人員簽訂符合國(guó)家勞動(dòng)法律法規(guī)要求的勞動(dòng)合同。

  3.5數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的人員數(shù)量與素質(zhì)、技術(shù)與管理水平、設(shè)施與設(shè)備狀況能夠滿足擬承擔(dān)項(xiàng)目的要求。

  3.6數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須制訂并執(zhí)行數(shù)字化安全保密制度,制訂并執(zhí)行檔案實(shí)體交接、數(shù)字化加工過(guò)程管理、數(shù)字化成果驗(yàn)收與交接、存儲(chǔ)介質(zhì)管理、檔案實(shí)體保護(hù)等操作規(guī)范和管理制度。

  3.7數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立安全崗位責(zé)任制,配備專人負(fù)責(zé)安全保密工作。

  3.8數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)工作人員進(jìn)行安全保密教育和必要的上崗培訓(xùn),并與工作人員簽訂保密協(xié)議,明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內(nèi)容和其他安全保密責(zé)任、義務(wù)。安全保密協(xié)議應(yīng)報(bào)送檔案部門備案。

  3.9數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須積極支持、配合檔案行xxx管理部門的安全保密檢查。

  4.數(shù)字化場(chǎng)所的.安全管理

  4.1數(shù)字化加工場(chǎng)所一般設(shè)在檔案部門xxx、可封閉的建筑內(nèi)。

  4.2數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。

  4.3數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設(shè)備,確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、服務(wù)器、數(shù)據(jù)導(dǎo)出端及門窗等無(wú)監(jiān)控死角;視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)由檔案部門專人負(fù)責(zé),數(shù)字化加工場(chǎng)所設(shè)于檔案部門之外的,檔案部門應(yīng)定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng),數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)移交檔案部門保存;視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個(gè)月;檔案部門應(yīng)定期對(duì)視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行回放檢查,在刪除視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)之前,要留存視頻回放安全檢查記錄。

  4.4數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)配備符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)并滿足工作需要的檔案裝具,用于分別存放待數(shù)字化處理和已數(shù)字化處理的檔案。

  4.5數(shù)字化加工場(chǎng)所須封斷所有檔案數(shù)字化加工設(shè)備的無(wú)線網(wǎng)絡(luò)功能,并定期進(jìn)行相關(guān)檢測(cè)。

  4.6數(shù)字化工作人員存放隨身物品要有專用儲(chǔ)物箱柜,并與檔案裝具分區(qū)放置;數(shù)字化加工場(chǎng)所不得有非工作需要的私人物品,包括照相機(jī)、攝像機(jī)、手機(jī)、錄音機(jī)、筆記本電腦、平板電腦等各類電子設(shè)備和各類移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì);嚴(yán)禁擅自將數(shù)字化加工場(chǎng)所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場(chǎng)。

  4.7工作人員要掛牌上崗,接受身份核查登記和安全檢查,嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入數(shù)字化加工場(chǎng)所。

  4.8工作人員不得在數(shù)字化加工場(chǎng)所內(nèi)從事與數(shù)字化無(wú)關(guān)的活動(dòng),嚴(yán)禁在數(shù)字化加工區(qū)內(nèi)喝水、進(jìn)食、吸煙等,嚴(yán)禁攜帶火種進(jìn)入數(shù)字化加工場(chǎng)所。

  4.9檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)指定有關(guān)人員經(jīng)常對(duì)數(shù)字化加工場(chǎng)所進(jìn)行巡查,確保有關(guān)數(shù)字化加工和管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和操作規(guī)范得到切實(shí)貫徹和執(zhí)行。

  5.數(shù)字化加工設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與數(shù)據(jù)載體的安全管理

  5.1檔案數(shù)字化加工過(guò)程中建議使用檔案部門提供的相關(guān)設(shè)備,使用數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)備的,檔案部門應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行必要的安全檢查。

  5.2檔案數(shù)字化加工使用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備,必須采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口,如USB接口、紅外線、藍(lán)牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等,封閉的裝置或端口要定期進(jìn)行檢查。

  5.3檔案數(shù)字化加工過(guò)程中推薦使用國(guó)產(chǎn)設(shè)備并使用正版軟件。數(shù)字安全與網(wǎng)絡(luò)臨近軟硬件必須使用通過(guò)國(guó)家安全認(rèn)證的國(guó)產(chǎn)品牌產(chǎn)品。除必要的操作系統(tǒng)、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件外,檔案數(shù)字化加工計(jì)算機(jī)不允許安裝任何與加工無(wú)關(guān)的軟件。

  5.4檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離,禁止使用無(wú)線網(wǎng)卡、無(wú)線鍵盤、無(wú)線鼠標(biāo)等設(shè)備。

  5.5檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中應(yīng)配備具有權(quán)限管理、設(shè)備管理、端口管理、日志管理和安全審計(jì)等功能的數(shù)字化加工安全保護(hù)系統(tǒng),準(zhǔn)確記錄授權(quán)用戶的訪問(wèn)行為、設(shè)備接入和電子檔案信息流向等信息。

  5.6檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)應(yīng)具備流程定義、任務(wù)分配、過(guò)程跟蹤、質(zhì)量檢測(cè)、成品制作、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份管理等功能,并分別設(shè)置管理員、保密員、審計(jì)員,實(shí)行“三員分離”。

  5.7檔案數(shù)字化加工過(guò)程中建議由檔案部門提供計(jì)算機(jī)等設(shè)備的硬盤、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)以及無(wú)法確保數(shù)據(jù)可靠清除的設(shè)備,并逐一進(jìn)行檢查、登記。數(shù)字化工作完成后,這些設(shè)備必須交由檔案部門統(tǒng)一保管或銷毀,嚴(yán)禁擅自帶走。

  5.8用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁與其他設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)交叉使用,非數(shù)字化專用的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁帶入數(shù)字化加工場(chǎng)所。

  5.9檔案數(shù)字化過(guò)程中使用的移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)和刻錄設(shè)備應(yīng)由檔案部門指定專人保管,并對(duì)使用情況進(jìn)行記錄。檔案數(shù)字化成果的拷貝和刻錄應(yīng)相對(duì)集中。檔案部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)數(shù)量的清點(diǎn),數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)完成拷貝或刻錄的數(shù)據(jù)介質(zhì)(包括損壞的數(shù)據(jù)介質(zhì))應(yīng)及時(shí)交接給檔案部門指定的人員,并辦理交接手續(xù)。

  5.10檔案數(shù)字化設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)不得擅自送外維修,必須送外維修的應(yīng)辦理書(shū)面審批手續(xù),并由檔案部門人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。

  5.11處理尚未開(kāi)放檔案的信息設(shè)備的管理和使用應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)秘密載體管理和使用的相關(guān)規(guī)定。

  6.檔案實(shí)體的安全管理

  6.1檔案部門要對(duì)擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行涉密性、完整性、有序性及檔案實(shí)體與目錄的一致性檢查。涉密檔案要予以篩除,檔案實(shí)體破損、殘缺的要進(jìn)行登記與處理,檔案實(shí)體與文件目錄不對(duì)應(yīng)的要進(jìn)行必要的記錄或標(biāo)示。

  6.2檔案部門人員應(yīng)按照工作計(jì)劃分批調(diào)檔,并與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案接收人員進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì),雙方確認(rèn)準(zhǔn)確無(wú)誤后填寫(xiě)檔案交接清單一式兩份,注明交接檔案的內(nèi)容、數(shù)量、狀況、交接時(shí)間和經(jīng)辦人等。

  6.3檔案數(shù)字化加工不得損毀檔案,出現(xiàn)檔案損毀的,需按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰,并進(jìn)行修復(fù)和登記。需要拆裝檔案時(shí),應(yīng)盡可能地保持檔案原貌。

  6.4檔案數(shù)字化過(guò)程中要建立檔案流程單,流程單包括檔號(hào)、加工工序、設(shè)備編號(hào)、數(shù)量、經(jīng)手人、加工時(shí)間等,數(shù)字化加工過(guò)程中檔案流程單應(yīng)與檔案實(shí)體同步流轉(zhuǎn)。

  6.5檔案數(shù)字化過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有涉密標(biāo)識(shí)且無(wú)解密標(biāo)識(shí)的檔案,數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)停止該檔案的數(shù)字化加工,在登記目錄后立即將檔案移交檔案部門。

  6.6正在進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案必須每天入庫(kù)(柜),不得在加工工位上留存過(guò)夜。

  6.7數(shù)字化檔案要專人專柜保管,數(shù)字化加工完畢的檔案要及時(shí)歸還入庫(kù)。對(duì)于離庫(kù)時(shí)間較長(zhǎng)或有蟲(chóng)霉隱患的檔案,應(yīng)進(jìn)行消毒殺蟲(chóng)處理。

  7.檔案數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理的安全管理

  7.1檔案數(shù)字化任務(wù)完成后,檔案部門應(yīng)組織專業(yè)人員按照本《規(guī)范》的要求,對(duì)向檔案部門移交的數(shù)字化加工介質(zhì)(如存儲(chǔ)介質(zhì)、移動(dòng)介質(zhì)、備份介質(zhì)等)、加工監(jiān)控視頻回放安全檢查記錄、檔案實(shí)體出入庫(kù)交接記錄、加工人員變更記錄等進(jìn)行安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收;凡未開(kāi)展安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的,不得對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總體驗(yàn)收。

  7.2檔案數(shù)字化成果必須通過(guò)完整性、準(zhǔn)確性、可用性和安全性檢測(cè),檢測(cè)合格后雙方辦理數(shù)據(jù)交接手續(xù)。

  7.3檔案數(shù)字化任務(wù)完成后,數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)會(huì)同檔案部門拆除其自帶加工設(shè)備中的硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì),并將其與數(shù)字化過(guò)程中使用過(guò)的其他移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)一起移交給檔案部門,并辦理相關(guān)移交手續(xù)。

  7.4檔案數(shù)字化任務(wù)完成后,檔案部門必須組織專業(yè)人員對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)所用的設(shè)備進(jìn)行檢查,以確保其設(shè)備中無(wú)信息留存。凡存有信息的,必須作清除信息的安全處理。

數(shù)字檔案安全管理制度12

  一、目的

  為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性,使其為今后工作開(kāi)展提供參考資料和文獻(xiàn),特制定本制度。

  二、適用范圍

  本制度適用于與公司安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的.管理。

  三、職責(zé)

  1、安保部負(fù)責(zé)制定本制度,并負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理。

  2、各部門負(fù)責(zé)本部門文件檔案的管理,并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核;

  3、各部門安全員負(fù)責(zé)本部門文件檔案的收集、歸檔和保管,并適時(shí)將安全生產(chǎn)檔案上報(bào)公司安全職能部門備案。

  四、內(nèi)容

  1、文件資料的收集

  安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:

 。1)國(guó)家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其它要求;

 。2)上級(jí)主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會(huì)議資料等;

  (3)公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會(huì)議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、住建指示材料等;

  (4)安全生產(chǎn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等;

  、

 。5)各種安全活動(dòng)記錄、安全管理臺(tái)賬、事故報(bào)告、安全通報(bào)等;

  (6)供應(yīng)商、承包商、施工單位相關(guān)材料等;

 。7)安全設(shè)施檢測(cè)、檢驗(yàn)報(bào)告、記錄等;

  (8)食品安全、職業(yè)衛(wèi)生評(píng)價(jià)報(bào)告等;

  2、立卷歸檔

  (1)文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類立卷,保證的齊全、完整,能反映安全生產(chǎn)主要情況,以便保管和利用;

  (2)應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性,立案時(shí)間分永久、長(zhǎng)期和短期三種,進(jìn)行時(shí)間整理、分類歸檔;

 。3)安保部在每年1月份前對(duì)上年度的文件資料進(jìn)行歸檔,統(tǒng)一保存;

 。4)各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化,應(yīng)層次分明、編寫(xiě)頁(yè)碼、標(biāo)定卷內(nèi)文件資料目錄;

 。5)不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理,單獨(dú)立卷;

  3、檔案保管

 。1)檔案應(yīng)入架、科學(xué)排列,避免暴露和捆扎堆放;

 。2)應(yīng)采取防潮、防蟲(chóng)措施,防止檔案損壞;

  4、檔案借閱

 。1)文件資料檔案借閱,必須履行借閱手續(xù),借閱檔案要注意保護(hù),不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說(shuō)明情況,并辦理續(xù)借手續(xù);

 。2)借閱的檔案要注意保密,未經(jīng)許可,不得隨意公開(kāi)、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人;

 。3)歸還檔案時(shí),由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚,并在借閱登記本上注銷;

  5、檔案銷毀

  對(duì)于過(guò)期并失去保存價(jià)值的文件資料,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以定期銷毀,必要時(shí)做好銷毀記錄。

數(shù)字檔案安全管理制度13

  1、目的

  為規(guī)范本公司文件分類、編號(hào)、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作,特制定本制度,適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。

  2、職責(zé)

  2.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有對(duì)外發(fā)文審批。

  2.2管理中心經(jīng)理負(fù)責(zé)管理中心文件的審批。物業(yè)部負(fù)責(zé)管理中心文件的打印及文號(hào)的`管理工作。

  2.3部門主管負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核,及負(fù)責(zé)本部門對(duì)公司內(nèi)部發(fā)文的審批,并負(fù)責(zé)定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

  2.4行政人事部負(fù)責(zé)公司文件格式、文號(hào)及資料的審核,用印管理、歸檔管理工作。

  3、文件種類

  3.1上行文:請(qǐng)示,報(bào)告,計(jì)劃,總結(jié);

  3.2下行文:批復(fù),決定,通知,通告,通報(bào),制度,規(guī)定;

  3.3平行文:信函,會(huì)議紀(jì)要。

  4、文件格式

  4.1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。

  4.2秘密等級(jí)和緊急程度,用來(lái)確定文件發(fā)送方式及辦理速度,統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。

  4.3收文單位。是指用來(lái)處理或答復(fù)文件中有關(guān)問(wèn)題和有關(guān)事項(xiàng)的單位。

  4.4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù),講述什么事情,解決什么問(wèn)題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚: 4.5標(biāo)題統(tǒng)一使用二號(hào)或三號(hào)黑體字,放在居中位置;

  4.6正文統(tǒng)一使用四號(hào)或小四宋體字,與主送單位等堅(jiān)持一致。每段開(kāi)頭空兩個(gè)字;要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),行間距為1、5倍,以清晰、美觀為原則;

  5、文號(hào)

  5.1根據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募M(jìn)行統(tǒng)一編號(hào);具體文號(hào)編制規(guī)則見(jiàn)附件。

  5.2公司文號(hào)由行政人事部統(tǒng)一管理,管理中心文號(hào)由物業(yè)部統(tǒng)一管理;

  5.3發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號(hào)后,方可發(fā)文。

  6、用印

  6.1用印是發(fā)文單位對(duì)文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志,是文件合法生效的標(biāo)志,對(duì)外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應(yīng)加蓋印章。

  6.2文件打印校對(duì)完之后,由管理印章的人員用印并進(jìn)行登記;

  年月日6.3印章應(yīng)蓋在落款和中間,即"騎年蓋月"位置。

  7、文件管理

  7.1包括撰寫(xiě)、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:

  7.2正規(guī)文件應(yīng)盡量打印,并由擬文人仔細(xì)校對(duì)審核。

  7.3簽發(fā)。簽發(fā)人對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)有完全職責(zé),應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神,仔細(xì)閱讀文稿,實(shí)事求是地?cái)M寫(xiě)批語(yǔ)。同意簽發(fā)的,注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續(xù)辦理;不一樣意的寫(xiě)出具體意見(jiàn)返還擬文人重新撰寫(xiě);

  7.4用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定加印,并作好登記。對(duì)一頁(yè)以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

  7.5發(fā)放。由發(fā)文部門填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》,并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復(fù)辦理的文件,還要填寫(xiě)《文件處理單》,夾在文件前面,一并送有關(guān)人員或部門辦理。

  7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內(nèi),資料包括:流水號(hào)、收文日期、發(fā)文單位、收文標(biāo)題、文件編號(hào)、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情景、備注等。

  7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。

  7.8保存。文件辦理完畢后,由最終處理部門人員進(jìn)行保管。

  7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部,由行政人事部進(jìn)行整理存檔工作。

數(shù)字檔案安全管理制度14

  為了更好地規(guī)范各類文件的起草、收發(fā)、報(bào)送、保管等環(huán)節(jié),特制定本制度。

  一、上級(jí)來(lái)文和外單位來(lái)文。辦公室人員對(duì)上級(jí)來(lái)文和外單位來(lái)文首先要在收文登記簿上詳細(xì)登記,來(lái)文單位、日期、份數(shù)、密級(jí)、字號(hào)等要登錄清楚,其次填寫(xiě)好文件閱辦卡并粘貼于原文上面,并送總經(jīng)理批示,總經(jīng)理批示后送有關(guān)人員傳閱,總經(jīng)理有批辦意見(jiàn)的,辦公室應(yīng)提醒有關(guān)人員批示閱辦結(jié)果,并將閱辦結(jié)果送總經(jīng)理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應(yīng)及時(shí)將文件收回,分類別分單位存入檔案袋。

  二、本單位各類文件包括簡(jiǎn)報(bào)的起草均有辦公室人員負(fù)責(zé)起草,部門專業(yè)文件由各部門專業(yè)人員保起草,凡以文件或紀(jì)要簡(jiǎn)報(bào)名義上報(bào)或下發(fā)的文件均由辦公室填寫(xiě)發(fā)文卡,由簽發(fā)人即總經(jīng)理簽發(fā)后,并詳細(xì)填寫(xiě)發(fā)文登記簿方可復(fù)印并存檔,沒(méi)有總經(jīng)理簽發(fā)的文件不能發(fā)出和存檔。

  三、上報(bào)和發(fā)往其他單位的文件應(yīng)填寫(xiě)文件送達(dá)登記簿,由接收文件人簽字后方可,否則,不能擅自將文件交予他人,而不辦理簽收手續(xù)。

  四、報(bào)告、請(qǐng)示、匯報(bào)、制度、規(guī)定等均應(yīng)以文件形式印發(fā),宣傳活動(dòng)類一般應(yīng)以簡(jiǎn)報(bào)形式印發(fā),每周例會(huì)的紀(jì)要內(nèi)容均以紀(jì)要形式印發(fā)。落實(shí)公司會(huì)議精神的.情況匯報(bào)應(yīng)以文件形式上報(bào)。

  五、凡打印的錯(cuò)文件應(yīng)及時(shí)銷毀,以免機(jī)密外泄。

  六、借閱文件超過(guò)八小時(shí)的應(yīng)辦理借閱手續(xù),否則不以外借。借閱文件者只限本單位人員,重要文件的借閱均由總經(jīng)理批準(zhǔn)。

數(shù)字檔案安全管理制度15

 。ㄒ唬┛倓t

  一、本管理制度旨在確保學(xué)校文件收發(fā)的完整、及時(shí)、準(zhǔn)確,促進(jìn)學(xué)院內(nèi)部及學(xué)院和上級(jí)部門的信息溝通,提高各部門組織管理工作的效率。

  二、本制度涉及的文件是指以學(xué)院名義發(fā)布的各類公文包括請(qǐng)示、報(bào)告、決定、通知、意見(jiàn)及規(guī)定等等,上級(jí)主管部門下達(dá)的各類公文,以及各部門上報(bào)的各類文件資料。

  三、文件收發(fā)要做到仔細(xì)、認(rèn)真、及時(shí)、完整。

  (二)收文制度:

  1、接收文件應(yīng)在文件登記表上的作好登記,填寫(xiě)應(yīng)仔細(xì)、如實(shí)、及時(shí),并由辦公室人員簽字確認(rèn)。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。

  2、聯(lián)絡(luò)員在校團(tuán)委領(lǐng)取的文件應(yīng)根據(jù)校團(tuán)委的指示及文件內(nèi)容的緩急,及時(shí)將文件送達(dá)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門輪閱,并做好文件傳閱記錄以備查。

  3、傳閱文件應(yīng)保持文件完整無(wú)缺,并在相應(yīng)的時(shí)間內(nèi)歸還辦公室。

  4、分團(tuán)委各部門每月月初和月末應(yīng)按時(shí)上交當(dāng)月的工作計(jì)劃及總結(jié)。如要舉辦活動(dòng),應(yīng)上交相應(yīng)的'計(jì)劃和總結(jié),未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上交將按考核制度上的有關(guān)規(guī)定扣分。

  5、各部門上交的計(jì)劃和總結(jié)包含打印稿和電子稿,打印稿應(yīng)存放在各部門文件夾中,電子稿應(yīng)存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。

  6、上交上來(lái)的打印搞應(yīng)及時(shí)、認(rèn)真、如實(shí)的做好各項(xiàng)登記,查看是否有圖片并做好備注,上交電子稿時(shí)辦公室接收人應(yīng)確保其能打開(kāi)并含有相關(guān)內(nèi)容,做好相應(yīng)的登記。

  7、分團(tuán)委所屬各部門可根據(jù)需要在辦公室查閱文件,但不得善自改動(dòng)文件內(nèi)容,查閱時(shí)應(yīng)經(jīng)過(guò)辦公室有關(guān)人員的批準(zhǔn)。

 。ㄈ┌l(fā)文制度:

  1、學(xué)院各類文件指在學(xué)校內(nèi)部統(tǒng)一意見(jiàn)、發(fā)布通知、決定和溝通信息;向上級(jí)部門請(qǐng)示、報(bào)告重要事項(xiàng)等。

  2、欲發(fā)放文件應(yīng)先起草文件草稿,起草完畢后交有關(guān)人員審定,審定合格后方可發(fā)放。

  3、根據(jù)文件內(nèi)容填制統(tǒng)一格式的文件簽發(fā)單,并將文件按學(xué)院統(tǒng)一規(guī)定編號(hào)在發(fā)文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記,學(xué)院任何發(fā)送文件都得做好登記,該登記表作為歸檔資料應(yīng)妥善保存,不得遺失。

  4、文件發(fā)送之前應(yīng)加蓋學(xué)院相應(yīng)的公章。

  5、對(duì)每一號(hào)文件辦公室都須將文件原稿及文件發(fā)放記錄按照文件編號(hào)順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。

數(shù)字檔案安全管理制度16

  一、文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來(lái)文,本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件,具體由辦公室負(fù)責(zé)。

  二、對(duì)上級(jí)部門發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的'核定、登記。

  三、本單位外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交收進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存,如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

  四、凡正式文件在經(jīng)登記后由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦,重要文件或急件應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

  五、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

數(shù)字檔案安全管理制度17

  1、學(xué)校各類檔案文件旨在學(xué)校內(nèi)部統(tǒng)一意見(jiàn),發(fā)布通知、決定和溝通信息,向上級(jí)部門請(qǐng)示、報(bào)告重要事項(xiàng)等。

  2、欲發(fā)文有關(guān)處室應(yīng)先起草文件草稿,起草完畢后交學(xué)校辦公室。

  3、辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真細(xì)致地做好文件草稿的核稿工作,再根據(jù)文件內(nèi)容填制統(tǒng)一格式的文件簽發(fā)單,并將文件按學(xué)校統(tǒng)一規(guī)定編號(hào)、登記,之后提交校長(zhǎng)簽發(fā)。

  4、辦公室應(yīng)建立學(xué)校發(fā)文登記簿,詳細(xì)地、分門別類地登記文件的具體信息(如文件名、文件編號(hào)、發(fā)文日期及主送、抄送、抄報(bào)單位等)。學(xué)校任何發(fā)文都必須登記在冊(cè),該登記簿作為歸檔資料應(yīng)妥善保存不得遺失,并于下一年度初移交學(xué)校檔案室歸檔。

  5、文件簽發(fā)或會(huì)簽完畢交付打印室打印,文件稿的.首頁(yè)需用統(tǒng)一的格式(學(xué)校紅頭文件紙)。

  6、文件打印完畢后加蓋學(xué)校公章。對(duì)于學(xué)校內(nèi)部發(fā)文,可以采用內(nèi)部電子郵件系統(tǒng),將文件分別發(fā)送至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各處室,并作好相關(guān)的發(fā)送記錄,作為檔案保存。

  7、對(duì)每一號(hào)文件辦公室須將文件原稿、文件簽發(fā)單、兩份文件原件及文件發(fā)送記錄,按照文件編號(hào)順序完整保存并定期整理(一學(xué)年)。

  8、學(xué)校辦公室及學(xué)校打印室工作人員有對(duì)學(xué)校有關(guān)文件保密的義務(wù)和職責(zé)。

數(shù)字檔案安全管理制度18

  一、總則

  1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密,是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場(chǎng)上堅(jiān)持強(qiáng)勢(shì)競(jìng)爭(zhēng)力的有力保障,公司的技術(shù)文件屬于公司所有。

  2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理,確保文件編制的正確性、完整性,明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料,確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理,特制訂本制度。

  3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。

  二、技術(shù)文件的編制

  1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

  具體包括:

  1)開(kāi)發(fā)計(jì)劃階段:方案設(shè)計(jì)、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)計(jì)劃書(shū)、檢驗(yàn)要求。

  2)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊(cè)、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫(xiě)文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊(cè)、軟件安裝包、驅(qū)動(dòng)程序、設(shè)計(jì)評(píng)審記錄表。

  3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊(cè)、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄。

  4)產(chǎn)品維護(hù)階段:設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊(cè)、產(chǎn)品使用手冊(cè)。

  2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須貼合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。

  3、技術(shù)文件由技術(shù)開(kāi)發(fā)部等相對(duì)應(yīng)部門編制,各部門應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。

  三、技術(shù)文件的'提交

  1、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的整個(gè)周期中,設(shè)計(jì)人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范認(rèn)真進(jìn)行各項(xiàng)文件的編寫(xiě)工作,以保證技術(shù)文件的完整性。

  2、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的各個(gè)階段,設(shè)計(jì)人員都必須按時(shí)提交設(shè)計(jì)文件,并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重大更改后,設(shè)計(jì)人員都必須重新提交文件,以便更新服務(wù)器中的文件,保證開(kāi)發(fā)工作的可靠性。

  3、設(shè)計(jì)文件的提交以starteam為準(zhǔn),設(shè)計(jì)人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。

  4、對(duì)于已提交的文件,任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。

  四、技術(shù)文件的歸檔

  1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn);技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對(duì)、審核三級(jí)把關(guān)制度;明確各級(jí)的責(zé)、權(quán)、利。

  2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號(hào)、名稱、日期,設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

  3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中,紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫(xiě)簽署,電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署,光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。

  4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤并且簽署完畢后,方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上,供查閱使用;一套刻錄成光盤,做封存保管。

  5、用來(lái)存儲(chǔ)歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息,如名稱、編號(hào)、簽署信息等。

  6、歸檔文件時(shí),須填寫(xiě)《設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔資料清單》,并對(duì)歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規(guī)范性檢驗(yàn),檢驗(yàn)合格后方可給予存檔。

  五、技術(shù)文件的借閱

  1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件,不得非法堅(jiān)持不具權(quán)限的文件。

  2、若因工作需要,須借閱技術(shù)文件,則需報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并填寫(xiě)《借閱登記表》,然后方可經(jīng)過(guò)獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。

  3、對(duì)于借閱的文件,不得私自打印、傳閱,不得泄露借閱文件的秘密。

  4、如有特殊情景需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時(shí),須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  5、文件閱覽之后,須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件,并補(bǔ)充完整《借閱文件記錄表》。

  六、職責(zé)追究

  各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定,若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件,公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過(guò)處罰,情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律職責(zé)的權(quán)利。

數(shù)字檔案安全管理制度19

  1、學(xué)校各部門對(duì)學(xué)校以上文件的收發(fā),傳遞,閱辦,保管,存檔要有專人,做到“三勤”:勤催辦,勤檢查,勤回收。各部門、年組取的文件要有專人保管,并按要求定期交回。

  2、收發(fā)文件有登記。收到上級(jí)文件后,由專人拆封,認(rèn)真核對(duì)份數(shù),統(tǒng)一編號(hào),及時(shí)登記;向下發(fā)文時(shí),明確份數(shù),嚴(yán)格履行發(fā)文登記(簽字)手續(xù)。

  3、傳閱文件有專夾。做到及時(shí),準(zhǔn)確,去向清楚;達(dá)到“三不”:批閱不積壓,承辦不橫傳,傳閱范圍不擴(kuò)大。

  4、借閱文件有手續(xù)。借閱秘密文件要嚴(yán)格履行領(lǐng)導(dǎo)簽批,本人(借閱者)簽字手續(xù),閱后及時(shí)歸還。

  5、繳毀文件有清單。對(duì)清繳上來(lái)的文件,按規(guī)定該存檔的存檔,該上繳的上繳,該銷毀的.銷毀,無(wú)論是存檔,上交或是銷毀,都必須分類列出清單備查。

  6、存放文件有專柜。需要繼續(xù)保存的文件,要設(shè)專柜專人分類保管,存放文件的室內(nèi)要有晝夜值班人員,確保文件管理安全。

  7、秘密文件不準(zhǔn)與其它公文混存,更不準(zhǔn)亂放損壞或丟失。丟失者要追查責(zé)任并予以必要的紀(jì)律處分。

  8、上級(jí)召開(kāi)會(huì)議由領(lǐng)導(dǎo)帶回的文件,一律交文秘人員登記,保管干部調(diào)動(dòng)工作,事先要把文件交清。

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