檔案管理制度(優(yōu)秀4篇)
在快速變化和不斷變革的今天,需要使用制度的場合越來越多,制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。相信很多朋友都對擬定制度感到非?鄲腊,以下是小編為大家整理的檔案管理制度,僅供參考,大家一起來看看吧。
檔案管理制度1
1、集中統(tǒng)1管理本機關(guān)的全部檔案,做到專人、專室、專柜管理,任何人不得據(jù)為已有。
2、加強庫房管理,防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等方面的工作,配置必須的保護設(shè)備。
3、定期對室藏檔案保管狀況進行全面檢查,并作好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時向分管領(lǐng)導匯報,采取積極有效措施,保護檔案的安全。
4、認真做好檔案的收集登記工作,做到目錄與室藏檔案相符。
5、定期對檔案進行鑒定,準確地判定檔案的存毀,銷毀失去價值的檔案,由鑒定小組提出意見,登記造冊,經(jīng)機關(guān)負責人批準后,由2人在指定的'地點監(jiān)銷,禁止擅自銷毀檔案。
6、檔案人員調(diào)動工作時,必須在辦完檔案移交手續(xù)后,方可離開崗位。
7、因保管不善,造成檔案毀壞和丟失的,按《檔案法》的有關(guān)規(guī)定,追究責任。
檔案管理制度2
檔案工作人員要有高度責任心。在檔案管理工作中,嚴格遵守以下制度:
1、檔案歸檔制度
為了將本單位檔案完整齊全地收集、保管起來,建立起內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館、室藏結(jié)構(gòu),更好地為單位業(yè)務(wù)工作和其他工作服務(wù),制定本制度。
。1)歸檔范圍
凡是反映本單位工作或業(yè)務(wù)活動以及其他具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料,均屬歸檔之范圍。
1、上級機關(guān)制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并需執(zhí)行的文件,普發(fā)的非主管業(yè)務(wù)但需執(zhí)行的法規(guī)性文件,上級召開的需貫徹執(zhí)行的會議主要文件以及上級領(lǐng)導針對本單位的重要講話、指示等。
2、本單位黨、政、工、團、人事、財會、保衛(wèi)、基建和業(yè)務(wù)(經(jīng)濟)、科技等工作以及各內(nèi)部機構(gòu)形成的有查考、利用價值的文件材料。
3、同級單位和非隸屬單位制發(fā)需要執(zhí)行,業(yè)務(wù)或工作聯(lián)系密切以及檢查本單位工作制發(fā)或形成的主要文件。
4、直屬下級單位報送的重要的工作計劃、總結(jié)、請示、干部任免、典型材料、統(tǒng)計報表和法規(guī)性備案文件材料。
5、本單位重要活動,重大事件以及專門業(yè)務(wù)形成的文字材料、照片、音像等。
6、單位和個人其他有重要保存價值的文件、資料、圖書、實物等。
。2)歸檔時間
需要歸檔的文件材料,1般按年度進行整理、歸檔。即須在當年上半年內(nèi),將上1年度本單位形成的以及其他屬于歸檔范圍的各種載體的文件、材料,按照規(guī)定,收集齊全,整理立卷,再由檔案人員進行規(guī)范整理和實行集中保管。
對于專業(yè)方面的`專門文件、特殊載體的文件如基建檔案等,可以適當延長收集歸檔時間,但也要在辦理完畢后及時收集、整理、歸檔。
。3)檔的基本要求
1、歸檔進室的文件材料須齊全、完整、準確,即每年需歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)等,不得殘缺不齊。
2、歸檔進室的文件材料應(yīng)系統(tǒng)、條理、規(guī)范,即符合文件的自然形成規(guī)律,保管期限區(qū)分準確、分類科學、組卷合理,卷內(nèi)文件排列有序、條理清楚。
3、歸檔進室的案卷技術(shù)加工符合要求,即案卷封面填寫內(nèi)容齊全準確,格式規(guī)范,統(tǒng)1打印;案卷裝訂整齊美觀,案卷排列及編號符合規(guī)定。
4、機關(guān)單位發(fā)文應(yīng)普遍建立“兩套制”;機關(guān)、團體、企事業(yè)單位及撤銷單位的檔案都要按照國家規(guī)定,定期向區(qū)檔案館移交。
2、檔案保管制度
檔案是黨和國家的寶貴財富,為維護檔案的完整與安全,制定本制度。
(1)根據(jù)保存檔案的數(shù)量,必須設(shè)置使用的專門檔案庫房、檔案柜和檔案用具。庫房要堅固、安全、適用,并有防盜、防塵、防高溫、防火、防潮、防強光、防鼠、防蟲等設(shè)施。
。2)注重采用科學的現(xiàn)代化的檔案保管,利用高技術(shù)手段、管理方法和設(shè)施設(shè)備,上等級和有條件的應(yīng)配備去濕機、空調(diào)和微機等現(xiàn)代化設(shè)備,努力延長檔案的使用壽命,保證檔案的安全保存和更好利用。
。3)接收檔案必須認真驗收,并辦理交接手續(xù),對接收和移出的檔案要及時登記和統(tǒng)計,并進行規(guī)范化整理,保證檔案完整、系統(tǒng)。
(4)做好檔案庫房管理工作,保證庫房內(nèi)檔案柜架和檔案排放、編號合理有序,便于保管和利用,嚴禁吸煙和存放易燃、易爆物品及其它雜物。
(5)保證庫房內(nèi)溫濕度符合國家規(guī)定的標準(溫度14-24℃,濕度45-65%)。
(6)對保管的檔案要每年進行1次小檢查,年終進行1次大檢查,發(fā)現(xiàn)蟲蛀、霉變、損壞、丟失檔案等現(xiàn)象要及時報告領(lǐng)導,并積極采取措施予以處理。
。7)要定期對庫藏檔案進行清點核對,做到帳務(wù)相符,對損壞和模糊不清的檔案要及時搶救和修復。
3、檔案保密制度
做好檔案保密工作,是每個檔案工作者的神圣職責,為確保黨和國家的安全,制定本制度。
。1)檔案工作人員要努力學習馬列主義、毛澤東思想,學習黨的方針政策,增強黨性觀念,在政治上與黨中央保持高度1致。
(2)嚴格遵守《檔案法》和《保密法》的規(guī)定,做好檔案的安全、保衛(wèi)、保密工作,做到不該說的不說,不該記的不記,不在任何地方和任何人面前談?wù)摍n案中涉及黨和國家機密的有關(guān)內(nèi)容。
(3)嚴格執(zhí)行檔案的查(借)閱制度,對不符合正當手續(xù)的利用者,不查檔不借檔。檔案人員不經(jīng)領(lǐng)導批準,不允許擅自為自己的親戚朋友提供檔案資料。
。4)工作人員不準私自將檔案帶出館、室外,不準帶領(lǐng)非本館、室工作人員入庫房。
(5)工作人員閱卷要堅持隨用隨提,下班時應(yīng)及時入庫,未使用完畢的,可暫入柜或抽屜,嚴禁堆放在桌面上。
。6)對違犯本制度者,視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評教育和行政處分;構(gòu)成失泄密罪的,依法追究刑事責任。
4、檔案資料查(借)閱制度
檔案利用服務(wù)是檔案工作的根本目的,為了做好檔案利用服務(wù)工作,充分發(fā)揮檔案的作用,同時確保檔案的安全,防止檔案的泄密和損壞,制定本制度。
。1)查檔案人員須持本單位介紹信,注明查檔人身份,查檔范圍和目的,方予接待;利用已開放的檔案,持身份證即可。
。2)查閱機密檔案和重要檔案,必須經(jīng)主要領(lǐng)導批準后,方可查閱。
。3)檔案資料1般不予借出館、室外使用,如特殊情況非借出不可,需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),借出的檔案不得超過3天,逾期需要重新辦理借閱手續(xù)。
(4)查閱人員必須填寫《檔案借閱登記表》,利用檔案后,均應(yīng)填寫和效果記錄。
。5)查閱檔案的人員,要愛護檔案,不準擅自摘錄、拍照、復制和互相轉(zhuǎn)閱,不準圈劃、涂改、撕頁和拆卷,對損壞檔案者,要追究其責任。
。6)查檔者取證檔案須經(jīng)批準后,方可復制(手抄、打字、復印、拍照等),經(jīng)核對無誤后,蓋章生效。
。7)查檔人員要嚴格遵守本館、室的規(guī)章制度,館、室內(nèi)禁止吸煙,在閱覽室閱卷時不準喝水,以免損壞檔案,不準大聲喧嘩,影響他人閱覽;要注意閱覽室內(nèi)衛(wèi)生,愛護公共財物。
。8)利用檔案者要按規(guī)定交納檔案保護費、復制費和取證費。
。ň牛n案工作人員要端正工作態(tài)度,積極為利用者服務(wù),嚴格執(zhí)行各項檔案利用制度,做好檔案的監(jiān)護工作,確保檔案的完整與安全。
檔案管理制度3
1、凡需利用檔案資料者,必須填好借閱單,說明利用的目的'等項。
2、利用檔案資料必須履行登記手續(xù),在指定的地點查閱。檔案原則不借出。但確因工作需要借出的,必須經(jīng)辦公室主任批準。借出的檔案不得轉(zhuǎn)借其他單位或個人使用,按期歸還。
3、重要的資料1律不借出,只限于查閱室查閱。
4、查閱檔案時,不得損污、涂改檔案,不得在文件材料上圍點、打杠、增刪、批注、抽換、剪裁、撕毀。
5、如因工作需要復制和抄錄檔案資料,要經(jīng)辦公室主任批準,由檔案室核對無誤后,力口蓋公章,方可帶走。
6、局黨委會、局務(wù)會記錄、人事工作材料及案件討論記錄,除有關(guān)領(lǐng)導外,1律不準查閱,更不得摘抄或復制。
7、對歸還的案卷,必須全面進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題,及時認真處理。
8、借查檔案人員必須嚴格遵守上述制度,違者按《檔案法》有關(guān)規(guī)定追究責任。
檔案管理制度4
為保證公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作,維護文件檔案的完整和安全,特制定本制度。
1、公司設(shè)立文件檔案管理專員,切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,保證文件檔案資料的齊全完整,提高案卷質(zhì)量,使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求,并逐步實現(xiàn)電子信息化管理。
2、凡是公司在工作中形成的'文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
3、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作,確保資料完整。
4、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進行管理。
5、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映公司的主要情況,以便于保管和利用。
6、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架,科學排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生,認真做好文件檔案“8防”工作,特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈,要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料,發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄,確保文件檔案資料的完整與安全。
7、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料,須報請公司分管領(lǐng)導批準,外單位人員要查閱、復印公司檔案,必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導批準后,方可查閱;公司所有檔案1律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案,公司檔案管理員都必須如實進行登記,注清查閱時間、內(nèi)容、查閱人姓名、批準領(lǐng)導、是否復印等相關(guān)內(nèi)容。
8、對于公司機密文件及檔案的管理,要有專柜存放并單獨設(shè)鎖,無關(guān)人員不準接觸,工作人員要嚴守機密。
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