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文件管理制度

時(shí)間:2023-12-28 13:00:59 制度 我要投稿

文件管理制度

  在充滿活力,日益開放的今天,各種制度頻頻出現(xiàn),制度對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)、文化教育事業(yè)的發(fā)展,對(duì)社會(huì)公共秩序的維護(hù),有著十分重要的作用。擬定制度的注意事項(xiàng)有許多,你確定會(huì)寫嗎?以下是小編精心整理的文件管理制度,僅供參考,歡迎大家閱讀。

文件管理制度

文件管理制度1

  一、文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來文,本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件,具體由辦公室負(fù)責(zé)。

  二、對(duì)上級(jí)部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的.核定、登記。

  三、本單位外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交收進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存,如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

  四、凡正式文件在經(jīng)登記后由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦,重要文件或急件應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

  五、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

文件管理制度2

  一、總則

  1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密,是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場(chǎng)上保持強(qiáng)勢(shì)競(jìng)爭(zhēng)力的有力保障,公司的技術(shù)文件屬于公司所有。

  2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理,確保文件編制的正確性、完整性,明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的內(nèi)容,確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理,特制訂本制度。

  3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。

  二、技術(shù)文件的編制

  1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的.產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

  具體包括:

  文件管理制度

  1)開發(fā)計(jì)劃階段:方案設(shè)計(jì)、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計(jì)開發(fā)計(jì)劃書、檢驗(yàn)要求。

  2)開發(fā)設(shè)計(jì)階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊(cè)、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊(cè)、軟件安裝包、驅(qū)動(dòng)程序、設(shè)計(jì)評(píng)審記錄表。

  3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊(cè)、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄。

  4)產(chǎn)品維護(hù)階段:設(shè)計(jì)開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊(cè)、產(chǎn)品使用手冊(cè)。

  2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。

  3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對(duì)應(yīng)部門編制,各部門應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。

  三、技術(shù)文件的提交

  1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個(gè)周期中,設(shè)計(jì)人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范文件管理制度

  認(rèn)真進(jìn)行各項(xiàng)文件的編寫工作,以保證技術(shù)文件的完整性。

  2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個(gè)階段,設(shè)計(jì)人員都必須按時(shí)提交設(shè)計(jì)文件,并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重大更改后,設(shè)計(jì)人員都必須重新提交文件,以便更新服務(wù)器中的文件,保證開發(fā)工作的可靠性。

  3、設(shè)計(jì)文件的提交以starteam為準(zhǔn),設(shè)計(jì)人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。

  4、對(duì)于已提交的文件,任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。

  四、技術(shù)文件的歸檔

  1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn);技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對(duì)、審核三級(jí)把關(guān)制度;明確各級(jí)的責(zé)、權(quán)、利。

  2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號(hào)、名稱、日期,設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

  3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其文件管理制度

  中,紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署,電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署,光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。

  4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無誤并且簽署完畢后,方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上,供查閱使用;一套刻錄成光盤,做封存保管。

  5、用來存儲(chǔ)歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息,如名稱、編號(hào)、簽署信息等。

  6、歸檔文件時(shí),須填寫《設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔資料清單》,并對(duì)歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規(guī)范性檢驗(yàn),檢驗(yàn)合格后方可給予存檔。

  五、技術(shù)文件的借閱

  1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件,不得非法保持不具權(quán)限的文件。

  2、若因工作需要,須借閱技術(shù)文件,則需報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并填寫《借閱登記表》,然后方可通過獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。

  文件管理制度

  3、對(duì)于借閱的文件,不得私自打印、傳閱,不得泄露借閱文件的秘密。

  4、如有特殊情況需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時(shí),須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  5、文件閱覽之后,須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件,并補(bǔ)充完整《借閱文件記錄表》。

  六、責(zé)任追究

  各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定,若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件,公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰,情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。

文件管理制度3

  1目的

  確保對(duì)文件和資料(包括電子媒體方式形成的資料)進(jìn)行規(guī)范、科學(xué)的管理。

  2適用范圍

  適用xx嘉園管理處所有公文、資料的管理,包括公文、物業(yè)資料、業(yè)主/用戶資料、財(cái)務(wù)資料等。

  3職責(zé)

  3.1客服中心設(shè)專人負(fù)責(zé)公文、資料的管理。

  3.2客服中心負(fù)責(zé)所有公文、資料、書籍等的控制及歸檔管理工作。

  3.3客服中心負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件的存檔工作。

  4質(zhì)量要求

  4.1文件資料管理全過程

  4.1.1文件資料的歸檔范圍

  a.行政文書:外來文件、內(nèi)部文件、對(duì)外發(fā)文、外部來函、專業(yè)書刊、合同正本、備份軟盤、相關(guān)報(bào)紙。

  b.人事勞資:員工檔案、培訓(xùn)檔案。

  c.經(jīng)營(yíng)財(cái)務(wù):經(jīng)營(yíng)合同、財(cái)務(wù)資料。

  d.業(yè)主/用戶管理:業(yè)主/用戶資料、裝修審批資料、服務(wù)協(xié)議、業(yè)主/業(yè)主/業(yè)主/用戶變更情況等。

  e.工程技術(shù)、設(shè)施設(shè)備管理:竣工驗(yàn)收資料(圖紙、說明書、質(zhì)量保證書、公共設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收資料)、建筑物使用功能改造及結(jié)構(gòu)變更資料、房屋及公用設(shè)施修繕養(yǎng)護(hù)資料(大、中修年度計(jì)劃、預(yù)算、審批、執(zhí)行、驗(yàn)收等記錄)、接管驗(yàn)收資料、功能結(jié)構(gòu)改造及重點(diǎn)部位的維修資料、設(shè)施設(shè)備管理及技術(shù)資料、產(chǎn)權(quán)基本資料、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)保養(yǎng)資料。

  f.管理資料:為業(yè)主/用戶提供服務(wù)所需的文件,如政府部門或上級(jí)管理機(jī)構(gòu)發(fā)布的各類法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標(biāo)準(zhǔn)等外來文件,以及業(yè)主/業(yè)主/用戶提供的'圖樣和技術(shù)要求、詳細(xì)的工作文件等。

  4.1.2文件資料的歸檔要求

  a.歸檔時(shí)必須進(jìn)行認(rèn)真查驗(yàn),并辦理交接登記手續(xù),同時(shí)必須確保文件資料的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

  b.歸檔的文件屬自有文件或經(jīng)濟(jì)文件必須是原件,在特殊情況下可使用復(fù)印件,但必須附上說明。

  c.歸檔文件必須進(jìn)行科學(xué)分類、立卷(格式見標(biāo)識(shí)一)和編號(hào),檔案目錄應(yīng)編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄。

  4.1.3文件資料的保管

  a.資料在排列上架時(shí),應(yīng)按照類別和保管單位的次序,自左而右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

  b.資料存放應(yīng)做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。

  c.膠片、底片、光碟等特殊資料需用特制的密封盒或?qū)S镁砗小?/p>

  d.每年年底進(jìn)行一次對(duì)庫存檔案的清理、核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作,對(duì)破損或變質(zhì)檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

  4.1.4檔案盒的運(yùn)用(格式見標(biāo)識(shí)二)

  4.1.5檔案資料的借閱

  a.文件調(diào)閱權(quán)限:

  a)財(cái)務(wù)資料除主任外,非財(cái)務(wù)人員查閱財(cái)務(wù)檔案資料須經(jīng)客服中心負(fù)責(zé)人及主任批準(zhǔn),財(cái)務(wù)人員因工作需要借閱的須經(jīng)客服中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

  b)查閱員工檔案須由客服中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

  c)查閱工程技術(shù)、設(shè)施設(shè)備檔案、業(yè)主/用戶檔案、非工作范圍內(nèi)的質(zhì)量管理文件須由管理處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

  b.本管理處人員調(diào)閱超出權(quán)限,或涉及機(jī)密的檔案資料時(shí),應(yīng)填寫《借閱申請(qǐng)單》,資料員按照閱檔批準(zhǔn)權(quán)限辦理手續(xù)后借出并在《借閱登記表》上作好記錄。文書檔案只閱不借,科技檔案借出后20日內(nèi)歸還,書籍45日內(nèi)歸還,如需長(zhǎng)期使用者,須歸還后辦理續(xù)借手續(xù)。

  c.外借檔案資料不得隨意折疊和拆散,嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意更改、涂寫。服從檔案管理人員管理,在借閱范圍內(nèi)借閱,僅供閱覽的檔案資料只在辦公室內(nèi)查閱,不準(zhǔn)攜帶回家。保密檔案閱讀后不允許相互泄露。

  d.借出和歸還檔案資料時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)、登記手續(xù),由檔案管理人員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。檔案如有丟失、損壞或機(jī)密材料泄密,不得隱瞞不報(bào),應(yīng)立即寫出書面報(bào)告,并按情節(jié)追究當(dāng)事人的責(zé)任。

  4.2分項(xiàng)管理要求

  4.2.1公文的管理要求

  a.通知、工作聯(lián)系函、會(huì)議紀(jì)要:通知、工作聯(lián)系函、會(huì)議紀(jì)要等主要是管理處、管理處、部門之間的文件聯(lián)系。

  b.對(duì)外發(fā)文(業(yè)主/用戶):凡是對(duì)外的發(fā)文均代表管理處形象,因此對(duì)外發(fā)文必須由客服中心統(tǒng)一打印、編號(hào),管理處主任審核同意后方能發(fā)放。

  c.對(duì)外聯(lián)系函:由相關(guān)部門起草,管理處負(fù)責(zé)人審批(重要事項(xiàng))后發(fā)文。

  d.外部來函:管理處外部來函統(tǒng)一由綜合部客服中心接收,客服中心留存外部來函的原件,復(fù)印件根據(jù)主任的批示意見轉(zhuǎn)發(fā)放給相關(guān)單位,同時(shí)做好簽收記錄;如有需要,客服中心應(yīng)對(duì)批示的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。

  4.2.2業(yè)主/用戶資料的管理要求

  a.為便于掌握各業(yè)主/用戶的基本情況,應(yīng)建立一戶一檔制,并實(shí)行電腦化管理。

  b.業(yè)主/用戶資料應(yīng)包括樓層座號(hào)、業(yè)主姓名、業(yè)主/業(yè)主/用戶姓名(是單位的還應(yīng)有營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人身份證復(fù)印件等)、人員情況、緊急聯(lián)絡(luò)電話及聯(lián)絡(luò)人等。

  c.業(yè)主/用戶檔案建立后,需將所有的情況輸入電腦,以便及時(shí)查找,更新有關(guān)內(nèi)容。

  d.業(yè)主/用戶資料要嚴(yán)格保密,嚴(yán)禁外借。

  4.2.3工程技術(shù)、設(shè)施設(shè)備資料的管理要求

  a.工程資料的管理分為文件檔案管理和電腦管理兩大類。所有的文件、資料均需按分類目錄建檔存放,同時(shí)圖紙等資料要在電腦或光盤上備份存儲(chǔ),以方便調(diào)閱。

  b.工程資料原則上不得借出。如確需借出,需辦理相關(guān)借閱手續(xù),由管理處主任簽字,外借時(shí)間不得超過一周。

  5記錄、標(biāo)識(shí)

  5.1標(biāo)識(shí)一:立卷格式

  5.2標(biāo)識(shí)二:檔案盒卷脊格式(側(cè)面)

  5.3標(biāo)識(shí)三:對(duì)外發(fā)文(業(yè)主/用戶)格式

  5.4標(biāo)識(shí)四:對(duì)外聯(lián)系函、傳真格式

  5.5《借閱申請(qǐng)單》

  5.6《借閱登記表》

文件管理制度4

  某公司文件、檔案管理制度

  第一章 文件管理制度

  第一條 本條規(guī)定所指文件是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內(nèi)部各部門來往文書,從行文、收發(fā)、歸檔全部過程的辦理與控制。

  第二條 公司與外部來往的文書的行文、收發(fā)、歸檔由綜合管理部統(tǒng)一辦理,綜合管理部指定人員負(fù)責(zé)往來文書的打印、復(fù)制、收發(fā)、登記、分類、校對(duì)、監(jiān)印、歸檔管理。

  第三條 各部門指定專人負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文件的收發(fā)、登記、歸檔,建立文件的收發(fā)登記簿。

  第四條 公司常用公文種類為:請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知、通告、決定、函、會(huì)議紀(jì)要等,要求按公文規(guī)定格式行文。

  第五條 以公司名義向上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)的請(qǐng)示、報(bào)告及公司關(guān)于人、財(cái)務(wù)方面的重要決定,發(fā)文字號(hào)為:×××公司發(fā)[××年號(hào)]第×號(hào)。

  第六條 公司內(nèi)部行文及對(duì)外發(fā)文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對(duì)人、核稿人、簽發(fā)人均須簽字方可行文。

  第七條 發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后,方可蓋章行文。

  第八條 打印、復(fù)印資料憑部門負(fù)責(zé)人簽字的打印、復(fù)印申請(qǐng)單,任何人不得打印、復(fù)印私人材料。打印資料要由打字員先行校對(duì)、撰稿人再校。

  第九條 制發(fā)文件涉及到多部門時(shí),由主辦部門與有關(guān)部門協(xié)商會(huì)簽。

  第十條 綜合管理部對(duì)傳閱的文件要及時(shí)收回處理。

  第十一條 公司重要文件資料及各部門接收的重要外來文件要及時(shí)叫中和管理部歸檔。

  第二章 檔案管理制度

  第十二條 公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結(jié)合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理,有關(guān)部門分類管理相關(guān)檔案,以便及時(shí)利用、維護(hù)檔案的完整與安全。公司各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成具有參考價(jià)值的文件、材料,由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。

  第十三條 公司綜合管理部設(shè)專門檔案工作,負(fù)責(zé)管理公司的全部文書、科技材料等檔案,進(jìn)行收集、整理、立卷、鑒定、保管。

  第十四條 歸檔資料包括:

  1、公司與有關(guān)單位的來往信件,各種協(xié)議、合同;

  2、公司會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定;

  3、公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算、工作總結(jié);

  4、會(huì)議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件;

  5、公司對(duì)外交流的`文件、協(xié)議、報(bào)告等;

  6、公司各部門的發(fā)文;

  7、其它具有保存價(jià)值的文件、材料。

  8、外單位發(fā)給各部門的抄送信件;

  9、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件;

  10、要的科技文件、技術(shù)資料、方案。

  第十五條 檔案的借閱

  1、借閱檔案要履行借閱手續(xù)。借閱檔案只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

  2、借檔人不得私自轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損,所借檔案,不得在文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改、不經(jīng)允許不得復(fù)印檔案。

  3、文件復(fù)制需經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

文件管理制度5

  第一條 為健全并妥善保管設(shè)備技術(shù)檔案,明確設(shè)備技術(shù)檔案管理職責(zé),規(guī)范設(shè)備技術(shù)檔案管理工作,提高公司設(shè)備技術(shù)檔案管理水平,依據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)和公司設(shè)備管理制度,制定本制度。

  第二條 本制度適用于公司設(shè)備的檔案管理。內(nèi)容包括檔案管理的.主要內(nèi)容,檔案管理的要求等。

  第三條 各車間設(shè)備管理部門應(yīng)妥善保管設(shè)備技術(shù)資料,建立設(shè)備臺(tái)帳及主要設(shè)備、關(guān)鍵設(shè)備檔案,各車間應(yīng)建立所管轄范圍內(nèi)的全部設(shè)備檔案。

  第四條 各單位應(yīng)按照公司《設(shè)備管理體系相關(guān)記錄》的要求逐一建立健全設(shè)備管理基礎(chǔ)資料,并結(jié)合本單位實(shí)際進(jìn)行補(bǔ)充和完善。

  第五條 各單位應(yīng)逐臺(tái)建立健全設(shè)備檔案,主要內(nèi)容應(yīng)包括:

 。ㄒ唬┰O(shè)備一般特點(diǎn)及技術(shù)特性(如設(shè)備編號(hào)、位號(hào)、名稱、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、原值、制造廠家、安裝地點(diǎn)、投產(chǎn)日期、操作運(yùn)行條件等);

 。ǘ┰O(shè)備檢驗(yàn)總結(jié)報(bào)告;

 。ㄈ└綄僭O(shè)備明細(xì)表;

 。ㄋ模┲卮笕毕萦涗;

 。ㄎ澹┌惭b試車記錄;

 。┰O(shè)備檢修記錄;

 。ㄆ撸┲饕浼鼡Q記錄;

 。ò耍┰O(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)間累計(jì);

 。ň牛┰O(shè)備技術(shù)改造和更新記錄;

 。ㄊ┰O(shè)備故障及事故記錄;

 。ㄊ唬(rùn)滑說明表;

 。ㄊ┰O(shè)備腐蝕情況及防腐措施記錄;

 。ㄊ┰O(shè)備狀態(tài)監(jiān)測(cè)及故障診斷記錄;

  (十四)其它需要建立歸檔的設(shè)備技術(shù)資料。

  第六條 設(shè)備技術(shù)檔案管理要求

  (一)設(shè)備檢修后,必須有完整的交工資料,由使用單位交設(shè)備管理部門,一并存入設(shè)備技術(shù)檔案;

 。ǘ└鲉挝粚(duì)主要設(shè)備零部件(潤(rùn)滑油脂)進(jìn)行改替代和技術(shù)改造等,應(yīng)按照有關(guān)程序進(jìn)行審批,并及時(shí)修訂設(shè)備技術(shù)檔案;

 。ㄈ┰O(shè)備遷移,其檔案隨設(shè)備調(diào)出,主要設(shè)備報(bào)廢后,檔案由設(shè)備管理部門封存;

 。ㄋ模┘夹g(shù)檔案應(yīng)責(zé)成專人統(tǒng)一管理,建立清冊(cè)。技術(shù)檔案必須齊全、整潔、規(guī)格化,及時(shí)整理填寫。人員變更時(shí),主管領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)真組織按項(xiàng)交接。

文件管理制度6

  一、竣工資料編制的主要措施

  1、項(xiàng)目部主任工程師組織有關(guān)人員按國家文件規(guī)定和按公司《質(zhì)量記錄控制工作程序》進(jìn)行竣工驗(yàn)收資料的收集,匯總組卷工作。

  2、在進(jìn)行施工前,認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握國家有關(guān)工程竣工檔案資料收集整理的規(guī)定的規(guī)范。

  3、施工技術(shù)資料隨施工進(jìn)度及時(shí)匯集整理。

  4、按施工技術(shù)文件、施工材料質(zhì)量保證文件、施工管理文件、設(shè)計(jì)變更依據(jù)文件等四個(gè)方面,落實(shí)計(jì)劃、編制情況登記表,明確責(zé)任人。

  5、上級(jí)主管部門的有關(guān)文件,如施工證、開工證、各種報(bào)批報(bào)建所要辦理的.手續(xù)、文件等。

  6、建設(shè)單位和施工單位簽訂的工程合同。

  7、設(shè)計(jì)圖紙會(huì)審記錄,圖紙變更記錄及確認(rèn)簽證。

  8、施工組織設(shè)計(jì)方案。

  二、施工過程中檔案資料收集

  1、做好甲方、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理公司有關(guān)文件的收到和發(fā)放登記工作,并保留原件一套存檔。

  2、根據(jù)工程進(jìn)度和施工情況,聯(lián)系有關(guān)部門收集下列有關(guān)原資料p(原件):

 、倥c技術(shù)部聯(lián)系,收集施工技術(shù)文件資料。

 、谂c材料部聯(lián)系,收集施工材料質(zhì)量保證文件。

  ③與設(shè)計(jì)部聯(lián)系,收集設(shè)計(jì)變更依據(jù)性文件。

  3、所有資料必須符合要求,做到齊全。

  4、根據(jù)建設(shè)單位需要,隨時(shí)拍攝有關(guān)工程照片或錄像。

  三、施工過程后檔案資料的收集整理

  1、根據(jù)竣工資料收集整理辦法,做好歸檔、整理工作。

  2、施工中、施工后階段穿插繪制工程竣工文件,如收集工程竣工報(bào)告、工程決算簽證、編制全套竣工圖,并根據(jù)建設(shè)單位需要,收集拍攝建筑物有關(guān)照片。

  四、竣工資料

  1、施工日志。

  2、工程例會(huì)記錄及工程整改意見聯(lián)系單。

  3、采購的工程材料的合格證、商檢證及測(cè)驗(yàn)報(bào)告。

  4、隱蔽工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。

  5、自檢報(bào)告。

  6、竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告。

文件管理制度7

  一、目的

  加強(qiáng)文件檔案管理,規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法,確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

  二、適用范圍

  適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

  三、術(shù)語和定義

  1、檔案:指公司過去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活

  動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的.各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦

  盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

  2、檔案管理:就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。

  四、職責(zé)

  1、行政人事部:

  1)負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作,并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理;

  2)建立健全公司檔案管理制度,指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況;

  3)收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料;

  4)負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理,監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程,確保公司檔案的安全;

  5)提高檔案信息的利用效率,促進(jìn)信息傳遞和溝通;

  6)負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。

  2、其他各部門相關(guān)人員:

  1)負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí),做好或協(xié)助移交工作,并及時(shí)通知行政人事部;

  2)向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件;

  3)負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔;

  4)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料;

  3、各部門檔案主管人員

文件管理制度8

  為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時(shí)回收,確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性,特制定本規(guī)定。

  1、文件的發(fā)放:

  (1)財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、營(yíng)銷部辦公室以本部門名義構(gòu)成且在本部門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件,各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門之間發(fā)放實(shí)施的文件,由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。

  (2)各部門需辦公室安排發(fā)放文件時(shí),務(wù)必將文件打印并復(fù)印好,由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時(shí)間并簽名后送綜合管理部,由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。

  (3)任何文件,發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件,由部門負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門負(fù)責(zé)人不在,由部門在場(chǎng)人員簽名代收。代收人務(wù)必負(fù)責(zé)及時(shí)將文件轉(zhuǎn)給部門負(fù)責(zé)人。需個(gè)人接收的文件由部門內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”,并由個(gè)人親自簽字接收。

  (4)需發(fā)放到正科長(zhǎng)以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學(xué)習(xí)材料等),發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長(zhǎng)級(jí)管理人員,再由正科長(zhǎng)級(jí)管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個(gè)人。

  2、文件的更改:

  (1)任何原因造成文件的個(gè)別字句需要更改,且更改后不影響整個(gè)文件版面的`整潔美觀,由原編制構(gòu)成的部門負(fù)責(zé)人書面寫明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的須報(bào)直屬部經(jīng)理簽字認(rèn)可),連同編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人的私章送原發(fā)放人,由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。

  (2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字?jǐn)?shù)多少和繁簡(jiǎn)狀況,可到現(xiàn)場(chǎng)為原件人更改,也能夠收回后予以更改,再返還給原收件人。但在更改時(shí)務(wù)必用雙線劃掉原字句,在劃掉的字句對(duì)應(yīng)上方行距空間寫上新字句,并在更改處蓋上原編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人的私章。

  3、文件的換頁:

  (1)任何原因造成文件單頁大面積修改,需換頁的,由原編制構(gòu)成將需修改頁面進(jìn)行修改并打印、復(fù)印好,由其部門負(fù)責(zé)人書面寫明換頁狀況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可)送原文件發(fā)放人,由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。

  (2)所有需換頁的文件,由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時(shí)間,將原頁銷毀。

  4、文件的回收、作廢:

  (1)因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因,造成原文件資料與新文件資料重復(fù)、沖突而失效的,由匯總部門或新文件編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人,安排原發(fā)放人予以回收。

  (2)文件發(fā)放人在回收文件時(shí),務(wù)必持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。

  (3)每年12月下旬,由辦公室通知各部門,對(duì)本年度平時(shí)未統(tǒng)一回收的文件、報(bào)表等無效材料清理回收一次。

  (4)所有回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室,由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。

  5、其它規(guī)定:

  (1)任何部門以公司名義構(gòu)成的文件討論稿或正式稿,務(wù)必發(fā)放到董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營(yíng)銷部經(jīng)理、公司各職能部門負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員,以便了解公司政策方向,根據(jù)公司各方面狀況系統(tǒng)地進(jìn)行修改,確保接口部門的相互配合。

  (2)無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都務(wù)必在檔案室存檔備案。

  (3)任何文件相關(guān)部門負(fù)責(zé)人接收后務(wù)必領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行的員工,認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時(shí),須向原發(fā)放部門提出申請(qǐng),由原發(fā)放部門復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā),避免文件使用范圍失控,造成有效和無效版本的混淆。

  (4)所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門需留存?zhèn)洳樽C明的,發(fā)放人只需蓋上作廢章即可,不予收回,但檔案管理員務(wù)必在“作廢文件”檔案欄目登記注明,妥善保管,以便備查。

文件管理制度9

  一、體系文件的構(gòu)成及分類

  生產(chǎn)、研發(fā)

  一級(jí)文件

  二級(jí)文件

  三級(jí)文件

  四級(jí)文件

  對(duì)物業(yè)管理企業(yè)而言,公司的管理體系,基本可由以下四個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成:質(zhì)量、環(huán)境管理體系;營(yíng)銷管理體系;人事行政管理體系;財(cái)務(wù)管理體系。其分別對(duì)應(yīng)企業(yè)的生產(chǎn)、研發(fā);營(yíng)銷;人事;財(cái)務(wù)'五種基本職能。

  文件體系分四個(gè)層次,'管理手冊(cè)'為一級(jí)文件,'程序文件'為二級(jí)文件,'工作手冊(cè)'為三級(jí)文件,'企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)'為四級(jí)文件。

  二、體系文件使用指南

  質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件

  我司提供的質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件是將質(zhì)量管理體系與環(huán)境管理體系整合后形成的。通過認(rèn)證,符合iso9001《質(zhì)量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》標(biāo)準(zhǔn)要求。

  質(zhì)量、環(huán)境手冊(cè):iso9001《質(zhì)量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》是通用標(biāo)準(zhǔn),適用于各種行業(yè)、各種組織。因行業(yè)差別,企業(yè)、組織需根據(jù)自身特點(diǎn),用行業(yè)的語言來理解、描述iso9001、 iso14001標(biāo)準(zhǔn)條款的要求,從而產(chǎn)生了企業(yè)的《質(zhì)量、環(huán)境手冊(cè)》。本企業(yè)編制的《質(zhì)量、環(huán)境手冊(cè)》章節(jié)號(hào)和iso9001標(biāo)準(zhǔn)基本相同,通過把iso14001條款映射到iso9001結(jié)構(gòu)中,將其進(jìn)行整合!顿|(zhì)量、環(huán)境手冊(cè)》是企業(yè)質(zhì)量、環(huán)境體系的一級(jí)文件,通過閱讀《質(zhì)量、環(huán)境手冊(cè)》,可對(duì)物業(yè)管理行業(yè)的服務(wù)理念、組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)職權(quán)分配、資源配備、產(chǎn)品(服務(wù))實(shí)現(xiàn)過程、環(huán)保節(jié)能、監(jiān)測(cè)分析和改進(jìn)方法等有一個(gè)整體綜合的理解。

  程序文件:《程序文件》對(duì)物業(yè)管理活動(dòng)中的重要過程、重要環(huán)境因素進(jìn)行了識(shí)別,并告訴每個(gè)過程應(yīng)做什么、什么時(shí)間做、什么地點(diǎn)做、由誰來做、為什么要做,如何做,即所謂的5w1h。程序文件是質(zhì)量體系中的第二級(jí)文件。

  接管入伙手冊(cè):本手冊(cè)和以下手冊(cè)均為質(zhì)量體系中的第三級(jí)文件,基本按專業(yè)進(jìn)行劃分。本手冊(cè)詳細(xì)地描述了房屋接管過程與業(yè)主入伙過程的5w1h(比程序文件要詳細(xì)得多),并提供了部分工作標(biāo)準(zhǔn)、方法、流程及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)索引等。

  工程管理手冊(cè):包含房屋修繕、業(yè)主裝修管理及設(shè)備管理三部分內(nèi)容。介紹了土建、設(shè)備、精裝修管理模式、制度及運(yùn)作程序。

  支持《工程管理手冊(cè)》的文件有《房屋設(shè)備使用指南》、《房屋設(shè)備保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)》、《紅旗設(shè)備檢評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》、《計(jì)量器具檢定方法》、《節(jié)能環(huán)保指南》五個(gè)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(四級(jí)文件)!斗课菰O(shè)備使用指南》描述主要(重要)房屋設(shè)備的操作方法、使用規(guī)程、經(jīng)濟(jì)性運(yùn)行措施等內(nèi)容,《房屋設(shè)備保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)》為我司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn),按'三級(jí)保養(yǎng)'詳細(xì)敘述保養(yǎng)內(nèi)容及應(yīng)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)!豆(jié)能環(huán)保指南》是iso14001體系的作業(yè)指導(dǎo)書。

  清潔綠化手冊(cè):實(shí)施清潔綠化工作的管理手冊(cè)。包括清潔標(biāo)準(zhǔn)、綠化標(biāo)準(zhǔn)、清潔過程控制程序、綠化過程控制程序、清潔檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、綠化檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。

  安全護(hù)衛(wèi)手冊(cè):由安全管理、消防管理、車輛管理三大部分構(gòu)成。其中物業(yè)管理安全護(hù)衛(wèi)全方位管理、消防管理中的人防管理、車輛管理中的轄區(qū)和車場(chǎng)管理。包括部分應(yīng)急情況的`處理,如消防演習(xí)、緊急集合等方面。另對(duì)護(hù)衛(wèi)員的職責(zé)、紀(jì)律、權(quán)限、著裝方面進(jìn)行詳細(xì)說明。

  應(yīng)急手冊(cè):識(shí)別了物業(yè)管理活動(dòng)中可能出現(xiàn)的緊急情況、災(zāi)害、事故,并制定了預(yù)防、反應(yīng)措施及解決方案。

  服務(wù)手冊(cè):廣義上講,物業(yè)公司為業(yè)主及其物業(yè)而進(jìn)行的全部活動(dòng)均稱為服務(wù),可分為公共服務(wù)、專項(xiàng)服務(wù)和特約服務(wù)。本手冊(cè)中的服務(wù)'是指除基礎(chǔ)性的公共服務(wù)外的專項(xiàng)服務(wù)、特約服務(wù)及社區(qū)文化活動(dòng),'客戶'指業(yè)主及物業(yè)使用者等。本手冊(cè)是進(jìn)行專項(xiàng)服務(wù)、特約服務(wù)、家政服務(wù)、社區(qū)文化活動(dòng)及會(huì)所管理的指導(dǎo)性文件。

  人事行政管理體系

  行政管理手冊(cè):按照行政管理方法編制而成的,在公司內(nèi)部管理、資源提供和保障方面作到有文可依。包括行文規(guī)則、檔案管理、保密制度、印章管理、車輛管理、督辦辦法、公共關(guān)系、對(duì)外宣傳等。

  人事手冊(cè):文件規(guī)定了公司對(duì)人力資源的需求、識(shí)別、招聘、評(píng)估、培訓(xùn)、考核、續(xù)約、解聘方面的制度。對(duì)員工待遇、福利、檔案方面的管理做出詳細(xì)說明。

  財(cái)務(wù)管理體系

  財(cái)務(wù)管理手冊(cè):財(cái)務(wù)管理手冊(cè)是在嚴(yán)格按照國家財(cái)務(wù)管理制度的基礎(chǔ)上編制的適合行業(yè)、企業(yè)的手冊(cè),包括財(cái)務(wù)人員職責(zé)、財(cái)務(wù)管理、核算體制、各類費(fèi)用政府標(biāo)準(zhǔn)等。

  營(yíng)銷管理體系

  市場(chǎng)拓展手冊(cè):是企業(yè)開拓市場(chǎng)的指導(dǎo)性文件。

文件管理制度10

  第一章總則

  第一條為了規(guī)范學(xué)校文件管理工作,提高學(xué)校文件管理水平,增強(qiáng)學(xué)校內(nèi)部信息溝通和協(xié)調(diào)效率,確保學(xué)校工作的順利進(jìn)行,制定本文件管理制度。

  第二條學(xué)校文件包括紙質(zhì)文件和電子文件兩種形式。紙質(zhì)文件是指各類文件、資料以紙張形式存在的文書;電子文件是指通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸并以電子形式存在的文書。

  第三條學(xué)校文件管理的目標(biāo)是保證學(xué)校文件的安全、便捷、清晰、及時(shí)并滿足各部門工作需求。

  第二章文件管理的原則

  第四條文件管理貫穿學(xué)校工作全過程,具有系統(tǒng)性、階段性和全員性的特點(diǎn)。各部門、個(gè)人必須嚴(yán)格依照本制度開展文件管理。

  第五條學(xué)校文件管理應(yīng)遵循以下原則:

  1.法律原則:學(xué)校文件管理必須遵守相關(guān)法律法規(guī),不得存儲(chǔ)、傳播違法違規(guī)信息。

  2.公開透明原則:學(xué)校文件管理應(yīng)當(dāng)公開、透明,便于各部門、師生員工查詢、使用。

  3.規(guī)范化原則:學(xué)校文件管理應(yīng)符合統(tǒng)一的規(guī)范,遵循一致的命名、編號(hào)和歸檔方式。

  4.安全保密原則:學(xué)校文件管理要保證文件的安全和保密,防止泄露、丟失、損毀。

  5.記錄完整原則:學(xué)校文件管理要保證文件的記錄完整,不得刪除、篡改重要信息。

  6.便捷高效原則:學(xué)校文件管理要方便查閱、提高效率。

  第三章文件的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)和存檔

  第六條學(xué)校文件產(chǎn)生包括編制、審核、批準(zhǔn)、簽發(fā)等過程,各部門負(fù)責(zé)人要履行相應(yīng)職責(zé),確保文件的準(zhǔn)確性和合法性。

  第七條學(xué)校文件的流轉(zhuǎn)按照下列程序進(jìn)行:

  1.發(fā)起部門發(fā)起文件并填寫正式的文號(hào)、文件標(biāo)題、文件主題等信息,同時(shí)附上文件內(nèi)容和相關(guān)附件。

  2.發(fā)起部門向上級(jí)部門提出審批申請(qǐng),上級(jí)部門審核后進(jìn)行批復(fù)。

  3.批復(fù)后,文件由發(fā)起部門簽發(fā)并分發(fā)給各相關(guān)部門或個(gè)人。

  4.文件接收人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行閱知,并按照文件要求進(jìn)行處理。

  第八條學(xué)校文件的存檔分為紙質(zhì)存檔和電子存檔。紙質(zhì)存檔要分類存放,按照文件類型、部門和時(shí)間進(jìn)行整理和編號(hào);電子存檔要進(jìn)行分類歸檔,按照文件路徑、文件夾和時(shí)間進(jìn)行存儲(chǔ)。

  第九條所有紙質(zhì)文件和電子文件都應(yīng)編制文件目錄和文件清單,并定期更新。

  第四章文件的`查閱、借閱和銷毀

  第十條學(xué)校內(nèi)部部門和師生員工有查閱文件的權(quán)利,查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記,不得隨意翻閱、帶出文件。

  第十一條文件借閱應(yīng)經(jīng)過批準(zhǔn),并按照規(guī)定的流程進(jìn)行,借閱期限不得超過一個(gè)月,逾期需申請(qǐng)延期。

  第十二條文件因達(dá)到保管年限、內(nèi)容完成或失去使用價(jià)值等原因,經(jīng)過審批可以銷毀。銷毀程序應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)定,并填寫銷毀登記。

  第五章電子文件管理

  第十三條學(xué)校電子文件保存應(yīng)遵循以下原則:

  1.備份原則:電子文件要進(jìn)行定期備份,確保信息不丟失。

  2.分類存儲(chǔ)原則:電子文件要進(jìn)行分類存儲(chǔ),按照文件類型、部門和時(shí)間進(jìn)行歸檔。

  3.定期清理原則:定期對(duì)電子文件進(jìn)行清理,刪除無用文件,確保存儲(chǔ)空間足夠。

  4.安全可靠原則:電子文件要進(jìn)行安全防護(hù),防止病毒攻擊和非法侵入。

  第十四條學(xué)校電子文件的使用應(yīng)遵循以下原則:

  1.規(guī)范使用原則:合法合規(guī)使用電子文件,不得用于違法違規(guī)行為。

  2.授權(quán)使用原則:根據(jù)權(quán)限設(shè)置電子文件的訪問范圍,確保信息流轉(zhuǎn)的安全和可信。

  3.安全傳輸原則:電子文件傳輸要采取加密和安全驗(yàn)證措施,防止信息泄露。

  第十五條學(xué)校電子文件的保密應(yīng)遵循以下原則:

  1.訪問權(quán)限原則:設(shè)立訪問權(quán)限,確保只有合法的人員可以查閱和使用文件。

  2.加密保護(hù)原則:重要的電子文件要進(jìn)行加密保護(hù),防止非法獲取。

  3.備份存儲(chǔ)原則:對(duì)重要的電子文件進(jìn)行定期備份和存儲(chǔ),防止丟失。

  第六章文件管理的責(zé)任

  第十六條學(xué)校文件管理責(zé)任劃分如下:

  1.校長(zhǎng)負(fù)責(zé)文件管理工作的整體規(guī)劃和組織實(shí)施。

  2.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門文件管理的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。

  3.師生員工應(yīng)按照規(guī)定參與文件管理工作,并保證文件的安全和保密。

  第十七條學(xué)校將建立文件管理監(jiān)督機(jī)制,加強(qiáng)對(duì)文件管理工

  作的監(jiān)督和檢查,對(duì)違反文件管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。

  第十八條對(duì)于文件管理工作中的成績(jī)和優(yōu)秀做法,學(xué)校將予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì),激勵(lì)全體師生員工不斷提高文件管理水平。

  第七章附則

  第十九條本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行,有關(guān)修訂、解釋由學(xué)校文件管理部門負(fù)責(zé)。

  第二十條本制度未盡事宜由學(xué)校文件管理部門負(fù)責(zé)具體落實(shí)。

  附件:文件管理登記表、文件清單模板、文件盒標(biāo)簽?zāi)0?/p>

  以上是學(xué)校文件管理制度的通用篇,制度內(nèi)容健全且條例清晰。為了規(guī)范學(xué)校內(nèi)部的文件管理工作,提高工作效率,保障文件的安全和保密,各部門和師生員工都需要嚴(yán)格遵守制度,并不斷改進(jìn)和完善文件管理工作。通過有效的文件管理,學(xué)校能夠更好地實(shí)現(xiàn)信息的管理、共享和流轉(zhuǎn),為學(xué)校的發(fā)展和教育事業(yè)的進(jìn)步提供有力的支持。

文件管理制度11

  計(jì)量管理制度匯編

  第一條:為了加強(qiáng)計(jì)量監(jiān)督管理,保障國家計(jì)量單位的統(tǒng)一和量值的準(zhǔn)確可靠。根據(jù)《中華人民共和國計(jì)量法》條件解釋的有關(guān)規(guī)定,制定本制度。

  第二條:本部門采用國際單位制和國家法定計(jì)量單位。對(duì)非法定計(jì)量單位的計(jì)量器具應(yīng)進(jìn)行改制、更新、各項(xiàng)圖表、文件都應(yīng)采用國家法定計(jì)量單位。

  第三條:計(jì)量中心是對(duì)紡織系統(tǒng)有關(guān)計(jì)量器具的檢定維修服務(wù)機(jī)構(gòu),并協(xié)助公司計(jì)量管理部門作好本系統(tǒng)的計(jì)量管理工作。

  第四條:做好中心計(jì)量工作,對(duì)保證本系統(tǒng)的產(chǎn)品質(zhì)量、提高勞動(dòng)生產(chǎn)率、保障安全生產(chǎn)、節(jié)約能源、加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)核算都起著重要的作用,為促進(jìn)計(jì)量工作開展,中心部門針對(duì)工作中的實(shí)際情況特制定以下制度:

  一、計(jì)量人員崗位責(zé)任制

  1、宣傳貫徹執(zhí)行國家有關(guān)計(jì)量工作方針、政策、法則、制度、確保有關(guān)計(jì)量器具的量值統(tǒng)一準(zhǔn)確,并及時(shí)服務(wù)于生產(chǎn),是計(jì)量工作的中心任務(wù)。

  2、努力學(xué)習(xí)計(jì)量法和技術(shù)業(yè)務(wù)知識(shí),不斷提高管理、檢定、測(cè)試技術(shù)水平,對(duì)職工進(jìn)行計(jì)量器具的正確使用、維護(hù)、保養(yǎng)教育。

  3、建立和管理好計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器,保證量值的準(zhǔn)確性,設(shè)置計(jì)量監(jiān)測(cè)點(diǎn),繪制各類網(wǎng)絡(luò)圖,合理配備各種計(jì)量器具,開展周期檢定工作,為提高產(chǎn)品質(zhì)量提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)。

  4、做好計(jì)量器具的統(tǒng)計(jì)、管理,建立臺(tái)帳和各部門的能源分類臺(tái)帳,編制量值傳遞系統(tǒng)、出廠產(chǎn)品檢驗(yàn),以及發(fā)放、購置、報(bào)廢等工作。

  5、保管好計(jì)量標(biāo)器具的技術(shù)說明書及計(jì)量器具,歷次檢定合格證,做好檢定原始記錄,做到帳物相符。

  二、計(jì)量工作制度

  1、計(jì)量室是標(biāo)準(zhǔn)器具、精密儀器、設(shè)備集中的地方,非工作人員未經(jīng)許可不準(zhǔn)入內(nèi)。

  2、檢定人員必須在過渡間更換好隔離衣、拖鞋、方可進(jìn)入室內(nèi)。

  3、室內(nèi)外要保持清潔衛(wèi)生、環(huán)境安靜,打鬧、擅離工作崗位。

  4、室內(nèi)儀器要保持整齊,做到定點(diǎn)、定位、臺(tái)面不得放置任何雜物。

  5、檢定員對(duì)所使用的儀器,應(yīng)按說明書使用,按規(guī)程操作,按制度保養(yǎng),本室使用的標(biāo)準(zhǔn)及精密計(jì)量器具,不準(zhǔn)外借。

  6、下班時(shí),切斷電源,關(guān)好門窗,發(fā)現(xiàn)事故隱患及時(shí)報(bào)告中心領(lǐng)導(dǎo)采取措施。

  三、計(jì)量器具使用、維護(hù)、保養(yǎng)制度

  1、標(biāo)準(zhǔn)器具、精密儀器必須設(shè)專人管理、嚴(yán)格按照說明書及操作規(guī)程進(jìn)行操作,未取得操作證者,不得擅自動(dòng)用計(jì)量器具。

  2、所有計(jì)量器具,要落實(shí)到人定期進(jìn)行維護(hù)、保養(yǎng)、及時(shí)清除污垢,以保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。

  3、使用和保管計(jì)量器具的房間、要清潔干燥、溫度要相對(duì)穩(wěn)定。

  4、計(jì)量器具要嚴(yán)防潮濕,嚴(yán)禁與酸、磷、水等腐蝕性物質(zhì)放在一起,以免損壞。

  5、使用計(jì)量器具要以常保持清潔,并保存好合格證。

  6、使用計(jì)量器具時(shí),選用要合理,嚴(yán)禁摔、砸、碰,用后合理保養(yǎng),不得丟失。

  7、上班前,節(jié)假后要及時(shí)佼驗(yàn)各種計(jì)量器具,對(duì)精密儀器發(fā)現(xiàn)問題時(shí),停止使用,待維修、檢驗(yàn)后再使用,切不可自行拆除。

  四、周期檢定制度

  1、計(jì)量室必須對(duì)本部門及本公司使用的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器、計(jì)量器具、應(yīng)嚴(yán)格按照要求進(jìn)行周期檢定。

  2、周期檢定計(jì)劃,應(yīng)根據(jù)公司的實(shí)際情況,編排檢定周期表。

  3、嚴(yán)格執(zhí)行周期檢定制度,對(duì)不能送檢的計(jì)量器具,應(yīng)派專人到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檢定。

  4、無檢定規(guī)程的計(jì)量器具要根據(jù)有關(guān)檢定方法,進(jìn)行周期檢驗(yàn),并出具報(bào)告。

  5、根據(jù)周檢及抽檢情況經(jīng)主任及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意及時(shí)調(diào)整周期逐步達(dá)到周期合理。

  五、在用計(jì)量器具現(xiàn)場(chǎng)抽檢制度

  1、為保證計(jì)量器具在整個(gè)有效使用周期限內(nèi)的精度情況,更好地為生產(chǎn)服務(wù),計(jì)量人員在檢定周期內(nèi)對(duì)使用中的計(jì)量器具進(jìn)行不定期的抽檢。

  2、抽檢率不應(yīng)小于10%,抽檢合格率不應(yīng)小于98%,每月抽檢結(jié)果應(yīng)做好記錄、登記、存檔。

  3、對(duì)計(jì)劃抽檢的計(jì)量器具,要按類別,按等級(jí)分層,分層后進(jìn)行隨機(jī)抽樣。

  4、每月一次現(xiàn)場(chǎng)抽查,抽查數(shù)為量具總數(shù)的5% —10%。

  5、現(xiàn)場(chǎng)抽制內(nèi)容為:量具有無合格證、是否在周期內(nèi),零部件是否齊全,外觀缺陷、各部位相互作用,零位后正確性,工作中示值情況等,并做好記錄。

  6、對(duì)抽查不合格的器具應(yīng)及時(shí)收回修檢,不許以任何借口繼續(xù)使用。

  六、計(jì)量技術(shù)檔案和資料保管使用制度

  1、計(jì)量技術(shù)檔案和技術(shù)資料是計(jì)量檢定、技術(shù)管理的依據(jù)和歸宿,是開展計(jì)量工作必不可少的重要住處各類計(jì)量人員應(yīng)給予足夠的重視。

  2、所有計(jì)量器具都應(yīng)建立技術(shù)檔案袋,其中包括:(使用說明書、附件明細(xì)表、操作規(guī)程、檢定證書、使用記錄)。

  3、對(duì)所有計(jì)量技術(shù)資料、原始記錄要按規(guī)定的內(nèi)容項(xiàng)目認(rèn)真填寫,字跡端正、完整清晰、供使用查閱,不得外借。

  4、對(duì)計(jì)量技術(shù)檔案,要按科學(xué)方法排列整齊,重點(diǎn)與一般檔案要分別管理,以適應(yīng)工作要求。

  5、計(jì)量檔案柜架等設(shè)備,要注意保護(hù)好,對(duì)卷內(nèi)不清的要及時(shí)修復(fù)和復(fù)制。

  6、技術(shù)檔案及資料應(yīng)有專人管理,進(jìn)行分類編號(hào),登記入冊(cè),外借要登記手續(xù)。

  7、對(duì)所管理的技術(shù)檔案,要定期檢查清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)總是及時(shí)解決處理。

  8、在規(guī)定的保管期內(nèi)銷毀檔案資料要經(jīng)主任批準(zhǔn)。

  七、檢定記錄及證書的核檢制度

  1、做好每次各種計(jì)量器具及出廠儀器檢定的原始記錄,以便隨時(shí)及檔。

  2、檢定的數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確,按有關(guān)規(guī)定填好,不得擅自更改或填補(bǔ),一般數(shù)據(jù)要保存1—2年,備查的數(shù)據(jù)要保存3—5年。

  3、檢定證書和檢定結(jié)果通知書,填寫的字跡要清楚,要有核定、檢定、主管人的簽字,并有檢定單位的`印章。

  4、檢定合格證的印章要完整,殘缺、磨損的應(yīng)停止使用。

  5、計(jì)量器具在檢定周期內(nèi)抽檢不合格的,應(yīng)有檢定部門注銷檢定證書,并做相應(yīng)的處理。

  八、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)使用、維護(hù)制度

  1、檢定員必須首先了解本人所使用標(biāo)準(zhǔn)器的工作原理,掌握測(cè)試范圍,嚴(yán)格按檢定規(guī)程進(jìn)行操作。

  2、對(duì)不同的計(jì)量器具按照相應(yīng)的要求進(jìn)行保管和使用。

  3、使用標(biāo)準(zhǔn)天平進(jìn)啟動(dòng)和關(guān)閉天平的動(dòng)作要輕緩,稱量過程不要咳嗽、說話,以免造成局部氣流沖擊。

  4、天平處于啟動(dòng)狀態(tài),絕不可在稱盤上取放物品或砝碼。

  5、天平內(nèi)應(yīng)放置干燥劑,最好用變色硅膠定進(jìn)取換。

  6、標(biāo)準(zhǔn)砝碼不得赤手拿取,使用時(shí)應(yīng)輕拿輕放,避免腐蝕磨損。

  7、在使用標(biāo)準(zhǔn)砝碼過程中先用不帶點(diǎn)的,然后再用帶點(diǎn)的。

  8、對(duì)1—3等砝碼每隔一定時(shí)間用無水酒精清洗一次,4—5等砝碼也應(yīng)定進(jìn)清除污垢。

  9、對(duì)使用中的是電氣計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器,采取有效的防潮措施,每次使用完畢慶及時(shí)關(guān)閉制動(dòng)性裝置和電源。

  10、使用時(shí),電源、電壓要符合該儀器的標(biāo)稱電壓。

  九、計(jì)量人員任用、培訓(xùn)、考核制度

  1、為滿足計(jì)量工作的需要,應(yīng)根據(jù)計(jì)量工作定級(jí)、升級(jí)文件有關(guān)規(guī)定和實(shí)際需要配備專職人員。

  2、新邀入的人員必須具有高中以上的文化程度,通過考核選擇思想好、身體健康的計(jì)量工作人員。

  3、經(jīng)培訓(xùn)的計(jì)量人員要有較強(qiáng)的組織管理水平,熟悉和掌握有關(guān)的計(jì)量法則或計(jì)量技術(shù)。

  4、中心部門要有計(jì)劃地安排有關(guān)人員參加上級(jí)部門組織的計(jì)量技術(shù)培訓(xùn)或考核,強(qiáng)化計(jì)量人員的素質(zhì)。

  5、經(jīng)研究批準(zhǔn)參加培訓(xùn)的人員,如考試不合格經(jīng)補(bǔ)考仍不合格者,或拒絕參加培訓(xùn)。經(jīng)教育無效者,應(yīng)調(diào)離計(jì)量檢定崗位。

  6、計(jì)量人員的業(yè)務(wù)考核成績(jī)和培訓(xùn)成績(jī)作為晉級(jí)、評(píng)選先進(jìn)的依據(jù)之一。

  十、獎(jiǎng)懲制度

  1、計(jì)量中所用的標(biāo)準(zhǔn)器要落實(shí)到人,對(duì)丟失的新量具,(領(lǐng)用不足一年的)按原價(jià)賠償,超過一年的,根據(jù)新舊程度,折價(jià)賠償原價(jià)的10%—50%。

  2、對(duì)責(zé)任心不強(qiáng),使用不當(dāng),違章操作,造成講師器具損壞,應(yīng)看其損壞程度及本人態(tài)度酌情處理。(不般為原價(jià)的5%—50%)

  3、私自拿用別人計(jì)量器具及損壞者,必須由本人寫書面檢查,經(jīng)修理后能降更使用的器具,按原從的50%賠償。

  4、對(duì)有爭(zhēng)議的計(jì)量數(shù)據(jù)應(yīng)以受權(quán)單位檢定的計(jì)量數(shù)據(jù)為準(zhǔn),持之不聽者,給工作造成經(jīng)濟(jì)損失或發(fā)生人身傷亡現(xiàn)象,要依照有關(guān)規(guī)定給予經(jīng)濟(jì)罰款和行政處分。

  5、對(duì)在計(jì)量檢定、管理工作提出合理意見,或有發(fā)明創(chuàng)造做出貢獻(xiàn)者,應(yīng)發(fā)獎(jiǎng)勵(lì)工資以鼓勵(lì)。(獎(jiǎng)金為半年的20%—80%)

  6、對(duì)嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)量法規(guī)和各種規(guī)章制度,并且敢于和違反計(jì)量法令的不良行為做斗爭(zhēng)成績(jī)突出者,應(yīng)報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)給予表揚(yáng)、記功。

  十一、事故報(bào)告制度

  1、對(duì)使用中失準(zhǔn)或磨損的標(biāo)準(zhǔn)器,要及時(shí)填寫事故報(bào)告單,及時(shí)上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)處理,如隱藏不報(bào)、使產(chǎn)品質(zhì)量、工藝數(shù)據(jù)、質(zhì)量傳遞受到影響,由儀器使用者負(fù)責(zé)。

  2、發(fā)現(xiàn)違反規(guī)定使用計(jì)量器具,造成器具損壞,必須由本人寫書面檢查上交部門領(lǐng)導(dǎo),按獎(jiǎng)罰規(guī)定處理。

  3、對(duì)檢定過的計(jì)量器具,如在使用中發(fā)現(xiàn)問題,由公司領(lǐng)導(dǎo)到現(xiàn)場(chǎng)考察分析,然后分清責(zé)任,做相應(yīng)處理。

  4、對(duì)非法定計(jì)量單位的器具在進(jìn)行改制或報(bào)廢時(shí),必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后,才能采取措施,進(jìn)行改制并由操作者寫報(bào)廢單。

  5、填寫的事故報(bào)告單應(yīng)屬實(shí),事故處理部門應(yīng)認(rèn)真對(duì)待,不能敷衍了事。

文件管理制度12

  1目的

  規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。

  2適用范圍

  適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

  3職責(zé)

  3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。

  3.2各部門負(fù)責(zé)管理本部門在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。

  3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報(bào)分公司文件、對(duì)外公開文件的發(fā)放審批工作。

  3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。

  4實(shí)施程序

  4.1歸檔保存的文件

  4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動(dòng)中形成的工作計(jì)劃、外來文件、報(bào)告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計(jì)資料等。

  4.1.2在工作中形成的.圖紙、操作說明書等技術(shù)檔案。

  4.1.3在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案,如:會(huì)議紀(jì)要、聲像檔案、工作記錄等專項(xiàng)檔案。

  4.2文件、資料歸檔的要求。

  4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標(biāo)準(zhǔn)。

  4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

  4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對(duì)其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收。

  4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號(hào)。

  4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。

  4.3檔案資料的保管。

  4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

  4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時(shí),應(yīng)按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

  4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時(shí),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。

  4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。

  4.3.5每年一季度,對(duì)上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對(duì)庫藏檔案進(jìn)行清理核對(duì)和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對(duì)破損或載體變質(zhì)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時(shí)消殺。

  4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。

  4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。

  4.4檔案資料借閱管理。

  4.4.1分公司所有人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

  4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。

  4.4.3在借閱檔案資料時(shí),應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

  4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;

  4.4.3.2要愛護(hù)檔案資料,不得丟失;

  4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫;

  4.4.4借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。

  4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

  4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

  4.5檔案鑒定和銷毀

  4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負(fù)責(zé)。

  4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):

  4.5.2.1負(fù)責(zé)制訂檔案保管期限表;

  4.5.2.2對(duì)到期檔案提出存、毀意見。

  4.5.3確定保管期限原則

  4.5.3.1對(duì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值(如技術(shù)圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

  4.5.3.2凡是在一定時(shí)間有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。

  4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進(jìn)行一次,由資料管理員在每年1月初提出。

  4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改和補(bǔ)充。

  4.5.6銷毀檔案的程序包括:

  4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報(bào)告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報(bào)告要保存。

  4.5.6.2檔案銷毀時(shí),由行政部經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清冊(cè)上簽名。

  4.5.7銷毀檔案資料時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

  5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格

  5.1《檔案管理制度》

  5.2《保密規(guī)定》

  5.3《文件發(fā)放登記表》

  5.4《文件借閱登記表》

文件管理制度13

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  一、本管理制度旨在確保學(xué)校文件收發(fā)的完整、及時(shí)、準(zhǔn)確,促進(jìn)學(xué)院內(nèi)部及學(xué)院和上級(jí)部門的信息溝通,提高各部門組織管理工作的效率。

  二、本制度涉及的文件是指以學(xué)院名義發(fā)布的各類公文包括請(qǐng)示、報(bào)告、決定、通知、意見及規(guī)定等等,上級(jí)主管部門下達(dá)的各類公文,以及各部門上報(bào)的各類文件資料。

  三、文件收發(fā)要做到仔細(xì)、認(rèn)真、及時(shí)、完整。

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  1、接收文件應(yīng)在文件登記表上的作好登記,填寫應(yīng)仔細(xì)、如實(shí)、及時(shí),并由辦公室人員簽字確認(rèn)。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。

  2、聯(lián)絡(luò)員在校團(tuán)委領(lǐng)取的文件應(yīng)根據(jù)校團(tuán)委的`指示及文件內(nèi)容的緩急,及時(shí)將文件送達(dá)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門輪閱,并做好文件傳閱記錄以備查。

  3、傳閱文件應(yīng)保持文件完整無缺,并在相應(yīng)的時(shí)間內(nèi)歸還辦公室。

  4、分團(tuán)委各部門每月月初和月末應(yīng)按時(shí)上交當(dāng)月的工作計(jì)劃及總結(jié)。如要舉辦活動(dòng),應(yīng)上交相應(yīng)的。計(jì)劃和總結(jié),未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上交將按考核制度上的有關(guān)規(guī)定扣分。

  5、各部門上交的計(jì)劃和總結(jié)包含打印稿和電子稿,打印稿應(yīng)存放在各部門文件夾中,電子稿應(yīng)存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。

  6、上交上來的打印搞應(yīng)及時(shí)、認(rèn)真、如實(shí)的做好各項(xiàng)登記,查看是否有圖片并做好備注,上交電子稿時(shí)辦公室接收人應(yīng)確保其能打開并含有相關(guān)內(nèi)容,做好相應(yīng)的登記。

  7、分團(tuán)委所屬各部門可根據(jù)需要在辦公室查閱文件,但不得善自改動(dòng)文件內(nèi)容,查閱時(shí)應(yīng)經(jīng)過辦公室有關(guān)人員的批準(zhǔn)。

 。ㄈl(fā)文制度:

  1、學(xué)院各類文件指在學(xué)校內(nèi)部統(tǒng)一意見、發(fā)布通知、決定和溝通信息;向上級(jí)部門請(qǐng)示、報(bào)告重要事項(xiàng)等。

  2、欲發(fā)放文件應(yīng)先起草文件草稿,起草完畢后交有關(guān)人員審定,審定合格后方可發(fā)放。

  3、根據(jù)文件內(nèi)容填制統(tǒng)一格式的文件簽發(fā)單,并將文件按學(xué)院統(tǒng)一規(guī)定編號(hào)在發(fā)文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記,學(xué)院任何發(fā)送文件都得做好登記,該登記表作為歸檔資料應(yīng)妥善保存,不得遺失。

  4、文件發(fā)送之前應(yīng)加蓋學(xué)院相應(yīng)的公章。

  5、對(duì)每一號(hào)文件辦公室都須將文件原稿及文件發(fā)放記錄按照文件編號(hào)順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。

  注:本管理制度由土建學(xué)院分團(tuán)委辦公室制定,并經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱通過。如有改動(dòng),以分團(tuán)委辦公室最新制度為準(zhǔn)。

文件管理制度14

  一、編制目的

  為維護(hù)公司文件收發(fā)和輪閱的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和安全性,維護(hù)公司的利益,特制定本制度。

  二、適用范圍

  本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的管理。

  三、相關(guān)職責(zé)

  1.公司員工必須嚴(yán)格依照本制度規(guī)定收發(fā)和輪閱文件。

  2.綜合辦公室負(fù)責(zé)文件收發(fā)和輪閱管理制度的管理。

  四、文件收發(fā)程序

  1.凡上級(jí)和有關(guān)部門發(fā)、送本公司的文件,均應(yīng)由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)開拆、登記。

  2.收到文件要及時(shí)拆封,及時(shí)分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次,對(duì)需送閱的文件應(yīng)登記后及時(shí)送閱。時(shí)效性較強(qiáng)的`會(huì)議通知和文件等,應(yīng)立即交總經(jīng)理閱簽。

  3.各類文件送閱前由綜合辦公室負(fù)責(zé)人擬辦,并提出擬辦意見。

  4.經(jīng)總經(jīng)理批辦的文件,由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)及時(shí)轉(zhuǎn)交有關(guān)職能部門辦理。如需復(fù)印、打印的文件,則由承辦部門按規(guī)定辦理。

  5.各職能部門需要發(fā)文件,先由各職能部門自行擬稿,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審稿,交辦公室負(fù)責(zé)人核稿,再交分管副總經(jīng)理審核,最后由總經(jīng)理簽發(fā)。

  6.收到已簽發(fā)的文件后,辦公室專門人員應(yīng)及時(shí)編好文號(hào),確定印制份數(shù),并逐項(xiàng)將文件標(biāo)題、文號(hào)、發(fā)文日期、印編份數(shù)等記入發(fā)文登記簿。同時(shí),留二份與底稿一并歸檔。

  7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發(fā),送綜合辦公室郵寄。機(jī)密和掛號(hào)文件在封發(fā)時(shí)需注明,由綜合辦公室按有關(guān)規(guī)定辦理。

  五、文件輪閱程序

  1.文件輪閱由辦公室專人負(fù)責(zé)。各部門輪閱文件一般不超過兩天。因故不能及時(shí)輪閱的,應(yīng)將文件送回,待后補(bǔ)閱。

  2.輪閱時(shí)不得擅自將有關(guān)輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應(yīng)經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意,辦理有關(guān)登記手續(xù),借閱時(shí)間一般不超過五天,復(fù)印件應(yīng)妥善保管。

  3.文件輪閱完畢,辦公室專門人員應(yīng)及時(shí)收集、整理,分類存查,并按規(guī)定立卷歸檔。

  六、其他

  1.本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。

  2.本制度最終解釋權(quán)歸綜合辦公室。

文件管理制度15

  第一節(jié)文件收發(fā)

  一、公司文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和總經(jīng)理審核簽發(fā);須部門起草簽發(fā)的文件由部門負(fù)責(zé)人審核簽發(fā)。

  二、文件簽發(fā)后,送辦公或部門文秘工作人員統(tǒng)一安排打字,打印后送回起草部門校對(duì),校對(duì)無誤方能復(fù)印、蓋章。

  三、文件和原稿,由辦公歸檔,保存?zhèn)洳椤?/p>

  四、屬于秘密的文件,核稿人應(yīng)該注明'秘密'字樣,并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報(bào)送。

  五、文件統(tǒng)一由辦公負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚,并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報(bào)送。

  六、外來的文件由辦公專人負(fù)責(zé)簽收,并分類登記。由辦公主管提出處理意見后,簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。

  七、傳閱文件由辦公專人負(fù)責(zé)收回,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的.文件,辦公應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。

  八、報(bào)刊雜志征訂和郵件收發(fā)由辦公統(tǒng)一辦理。

  九、財(cái)務(wù)文書由財(cái)務(wù)管理人員按照財(cái)務(wù)管理制度統(tǒng)一辦理

  第二節(jié)文書打印

  一、服務(wù)中心的文件,有打印必要時(shí)方予打印。內(nèi)部遞傳的簡(jiǎn)單請(qǐng)示報(bào)告或其他不需打印的文件,一般不予打印。

  二、公司發(fā)文,需由起草人定稿抄正,經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真,須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理;部門負(fù)責(zé)人不在時(shí),可經(jīng)行政人事部主管同意后辦理。

  三、私人資料,不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送,以免影響公司的正常工作。

  四、文印工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作,按時(shí)完成任務(wù),保證文字和格式不出錯(cuò)誤。對(duì)收到的文件資料,應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門、人員送發(fā),或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室來拿取回,不得延誤。

  五、文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念,不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人,不得截留任何文件。

  六、文印室對(duì)送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料,應(yīng)做好登記,并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。屬業(yè)務(wù)部門的,由各部門承擔(dān)費(fèi)用;屬行政、管理部門的,統(tǒng)一歸列辦公開支。

  七、要節(jié)約使用打印紙張、墨盒,盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式,要維護(hù)好打印設(shè)施設(shè)備,保證使用效率。

  第三節(jié)文件書寫

  一、行文類別

  (一)請(qǐng)示:請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn),用'請(qǐng)示'。

  (二)報(bào)告:向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,用'報(bào)告'。

  公司管理制度體系文件文件編號(hào):qms-wy-0203

  文件名稱:日常辦公管理制度版本號(hào):第1版修改次數(shù):0

  章節(jié)內(nèi)容:公文處理管理制度第2頁共2頁

  (三)指示:對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作,闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則,用'指示'。

  (四)布告、公告、通告:對(duì)公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng),用'布告';向國內(nèi)外宣布重大事件,'用公告';在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件,用'通告'。

  (五)批復(fù):答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng),用'批復(fù)'。

  (六)通知:傳達(dá)上級(jí)的指示,要求下級(jí) 辦理或者需要知道的事項(xiàng),批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文,用'通知'。

  (七)通報(bào):表揚(yáng)好人好事,批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng),用'通報(bào)'。

  (八)決定、決議:對(duì)某些問題或者重大行動(dòng)作出安排,用'決定';經(jīng)過會(huì)議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng),用'決議'。

  (九)函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關(guān)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題,用'函'。

  (十)會(huì)議紀(jì)要:傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的,用'會(huì)議紀(jì)要'。

  (十一)合同:適用于各種合作關(guān)系,合作事項(xiàng)的訂立。

  (十二)其他:

  1、司法文書:依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?/p>

  2、宣傳海報(bào)、溫馨提示、簡(jiǎn)報(bào):主要用于小區(qū)宣傳。

  3、簽呈:下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用。

  4、工作記錄表格:在管理服務(wù)工作中使用。

  二、書寫格式

  (一)紙張:一般a4型紙,其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。

  (二)邊距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm

  (三)圖文顏色:未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。

  (四)排版規(guī)格:標(biāo)題文用4黑體加粗,正文依次宋體、仿宋等小4號(hào),副標(biāo)題加粗,一般每面排38每行32個(gè)字。

  (五)裝訂要求:左側(cè)裝訂,不掉頁。

  (六)主要標(biāo)題順序號(hào):依次為一、,(一),1、,(1)。

  (七)份數(shù)序號(hào):在版面葉頁腳頁碼,多份多頁應(yīng)注明份數(shù)和總頁數(shù)和順序編號(hào)。

  (八)附件 :有附件的應(yīng)標(biāo)注清楚

  (九)落款成文時(shí)間:以全稱落款,日期用漢字將年、月、日標(biāo)全;'零'寫為'o',相互對(duì)稱;加蓋紅色印章居中下壓成文時(shí)間,如果落款頁沒有正文,應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決,。

  (十)正式的紅頭文件應(yīng)按照公文處理辦法書寫。

  (十一)財(cái)務(wù)文書書寫按照財(cái)務(wù)管理制度和規(guī)范執(zhí)行。

  三、內(nèi)容要求:

  (一)符合國家法律法規(guī)以及地方政策,按照公司各項(xiàng)管理制度。

  (二)內(nèi)部行文要求規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn),宣傳語言應(yīng)當(dāng)生動(dòng)活潑。

  (三)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合主題思想要求,使用通俗語言,簡(jiǎn)明平實(shí),準(zhǔn)確反映信息。

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