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大型會議管理制度

時間:2024-01-12 07:57:34 制度 我要投稿
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大型會議管理制度

  在發(fā)展不斷提速的社會中,制度在生活中的使用越來越廣泛,制度是維護公平、公正的有效手段,是我們做事的底線要求。一般制度是怎么制定的呢?下面是小編整理的大型會議管理制度,歡迎閱讀,希望大家能夠喜歡。

大型會議管理制度

  第一章總則

  第一條目的

  為規(guī)范和加強大型會議的管理,提高會議的效率和質(zhì)量,保障會議的順利進行,制定本制度。

  第二條適用范圍

  本制度適用于公司內(nèi)部舉行的大型會議。第三條制定程序

  本制度的修訂和制定由公司經(jīng)理辦公室負責(zé),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子審批后,公布實行。

  第二章會議召集與安排

  第四條會議宣傳

  1、召開大型會議前,需對會議主題、時間、地點、參會對象進行宣傳。

  2、宣傳內(nèi)容需包含會議目的、議題、參會對象、時間、地點、舉辦單位等重要信息。

  3、宣傳形式包括公司公告欄、部門通知、郵件群發(fā)、電話通知等多種方式,宣傳時間至少提前一周。

  第五條會議召集人

  1、大型會議召集人由舉辦單位確定,需滿足以下條件:

 。1)工作經(jīng)驗豐富,具有豐富的組織和管理能力。

  (2)熟悉公司的業(yè)務(wù)和工作流程,了解參會人員及其職責(zé),具有良好的溝通和協(xié)調(diào)能力。

  (3)能夠嚴格遵守會議程序,確保會議的準(zhǔn)確、高效、有序。

  2、會議召集人的主要職責(zé):

  (1)組織制定會議議程,會議計劃、安排和準(zhǔn)備工作。

  (2)召集參會人員,確保參會人員及時、準(zhǔn)確到達會議現(xiàn)場。

 。3)主持會議,遵守會議程序,確保會議的高效和順利進行。

 。4)對會議結(jié)果進行總結(jié),并及時發(fā)出會議紀要。第六條會議秘書

  1、大型會議由會議秘書協(xié)助召集人組織和開展。

  2、會議秘書的職責(zé)包括:

 。1)配合召集人制定會議議程,安排會議現(xiàn)場。

 。2)準(zhǔn)備會議材料,協(xié)助主持人對議程進行解讀。

 。3)會議現(xiàn)場記錄會議過程和重要決策內(nèi)容。

 。4)協(xié)助主持人對會議結(jié)果進行總結(jié),并及時發(fā)出會議紀要。

  第三章會議管理

  第七條會議議程

  1、會議召集人應(yīng)按照會議目的,制定合理的會議議程。

  2、會議議程應(yīng)包含會議的時間、地點、主題、參會人員、議程內(nèi)容等基本信息。

  3、議程內(nèi)容應(yīng)符合會議目的,并結(jié)合當(dāng)前工作情況和需求,確定議題,并在議題前確定發(fā)言時間、發(fā)言順序等細節(jié)問題。

  第八條會場準(zhǔn)備

  1、會議召集人應(yīng)提前安排場地,清理會場,檢查和確認會議設(shè)備及其運行情況。

  2、會議場地應(yīng)選在安靜、舒適、寬敞的場所,保證參會人員的安全和順利進行。

  3、會議設(shè)備應(yīng)配備齊全,運行正常,包括投影儀、麥克風(fēng)等。

  第九條會議主持

  1、會議主持人應(yīng)保證會議的正常進行,遵守會議程序。

  2、會議主持人應(yīng)確認議題的處理方式,控制會議的時間、發(fā)言秩序,在適當(dāng)?shù)臅r候提出總結(jié)討論并梳理出決策內(nèi)容。

  3、會議主持人應(yīng)盡可能保持會場秩序,尊重各方發(fā)言并進行協(xié)調(diào)。

  第十條會議記錄

  1、會議記錄人應(yīng)對會議內(nèi)容進行詳細的記錄。

  2、會議記錄應(yīng)包括會議過程、議題、發(fā)言人、發(fā)言內(nèi)容、決策內(nèi)容等重要信息。

  3、會議記錄應(yīng)在會議期間進行時間記錄和總結(jié),并及時通知相關(guān)部門。

  第四章會議后續(xù)處理

  第十一條會議紀要撰寫

  1、會議秘書應(yīng)在會議結(jié)束后,結(jié)合會議記錄,認真制作會議紀要。

  2、會議紀要應(yīng)包括會議的時間、地點、參會人員、議題、決策內(nèi)容等要素。

  3、會議紀要的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、簡明、客觀,反映了會議的全貌和重點決策。

  第十二條會議跟進

  1、會議決策應(yīng)及時跟進落實。

  2、會議參會人員應(yīng)將會議決策內(nèi)容、具體實施方案、負責(zé)人和時間節(jié)點等細節(jié)落實清楚,并及時在公司內(nèi)部進行溝通和宣傳。

  3、會議召集人應(yīng)定期跟進會議決策的落實情況,對未執(zhí)行落實情況進行處理和跟蹤。

  第十三條糾紛處理

  如存在與會人員在會議中發(fā)生矛盾、糾紛等情況,應(yīng)當(dāng)及時處理,確保會場秩序和參會人員的安全。

  第十四條追究責(zé)任

  如在大型會議中發(fā)現(xiàn)管理人員或參會人員的違規(guī)行為,應(yīng)按照公司相關(guān)制度和法律法規(guī)進行處理和追究責(zé)任。

  第五章附則

  第十五條生效時間

  本制度自公布之日起生效,之前制定的有關(guān)管理制度不與本制度沖突的條文依然有效。

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