公司公章使用管理制度【必備】
在學(xué)習(xí)、工作、生活中,制度使用的頻率越來越高,制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。擬定制度需要注意哪些問題呢?下面是小編幫大家整理的公司公章使用管理制度,希望能夠幫助到大家。
一、總則
公司印章是企業(yè)合法存在的標(biāo)志,是企業(yè)權(quán)力的象征。
為了保證公司印章的合法性、可靠性和嚴(yán)肅性,有效地維護(hù)公司利益,杜絕違法違規(guī)行為的發(fā)生,特制定本管理制度。
二、公司印章的刻制
(一)公司印章的刻制均須報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批。
(見附件:表1《印章刻制申請(qǐng)表》)
(二)法人個(gè)人名章、財(cái)務(wù)章、公章、合同章等,經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批同意,由集團(tuán)企業(yè)管理總部開具公司介紹信到市公安指定的地方辦理雕刻手續(xù),印章的形體、規(guī)格按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,并經(jīng)市公安局備案。
(三)公司各部門的專用章(部門章、勞動(dòng)人事章等),由各部門根據(jù)工作需要提出申請(qǐng),經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批同意,由企業(yè)管理總部辦理刻印手續(xù)。
(四)未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何單位和個(gè)人不得擅自刻制本部門的印章。
三、公司印章的啟用
新印章要做好戳記,并統(tǒng)一在企業(yè)管理總部留樣保存,以便備查。
(見附件:表2《印章保管登記表》)
四、公司印章的管理責(zé)任者及使用范圍
公司所有印章必須按規(guī)定范圍使用,不得超出范圍使用。
(一)公司公章
公章由企業(yè)管理總部專人保管。
各部門需要蓋公章的文件、通知等,須到企業(yè)管理總部領(lǐng)取并填寫《印章使用申請(qǐng)表》(附表3),由部門總經(jīng)理核準(zhǔn),集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批并在《印章使用申請(qǐng)表》中簽字后方可蓋章。
公司公章使用范圍主要為:
1、公司對(duì)外簽發(fā)的文件。
2、公司與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件。
3、由公司出具的證明及有關(guān)材料。
4、公司對(duì)外提供的財(cái)務(wù)報(bào)告。
5、公司章程、協(xié)議。
6、員工的任免聘用。
7、協(xié)議(合同)資金擔(dān)保承諾書。
(二)公司合同專用章:
合同章由集團(tuán)企業(yè)管理總部專人保管。
主要用于公司簽訂各類對(duì)外合同,蓋章前須先到企業(yè)管理總部領(lǐng)取并填寫《印章使用申請(qǐng)表》,由部門總經(jīng)理核準(zhǔn),集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批并在《印章使用申請(qǐng)表》中簽字后方可蓋章。
公司合同專用章的使用范圍主要為:
1、對(duì)外投資、合資、合作協(xié)議。
2、各類經(jīng)濟(jì)合同等。
(三)公司(法人)個(gè)人名章:
法人私章由法人授權(quán)董事長辦公室主任保管,主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等業(yè)務(wù),使用時(shí)憑審批的支付申請(qǐng)或取匯款憑證方可蓋章。
法人私章的使用范圍主要為:____________
主要用于需加蓋私章的合同、財(cái)務(wù)及報(bào)表等文件。
(四)財(cái)務(wù)專用章:
財(cái)務(wù)章由財(cái)務(wù)部保管,主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等需要加蓋銀行預(yù)留印鑒等業(yè)務(wù)或發(fā)票上使用,發(fā)票專用章主要用于發(fā)票蓋章,發(fā)票專用章由財(cái)務(wù)部專人保管。
(五)公司各職能部門專用章:
職能部門章由集團(tuán)企業(yè)管理總部專人保管。
主要適用于公司內(nèi)部工作聯(lián)系使用,蓋章前須先到企業(yè)管理總部領(lǐng)取并填寫《印章使用申請(qǐng)表》,由部門總經(jīng)理同意,集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批并在《印章使用申請(qǐng)表》中簽字后方可蓋章。
(六)地區(qū)子(分)公司公章:
地區(qū)子(分)公司公章由集團(tuán)企業(yè)管理總部專人保管,蓋章前須先到企業(yè)管理總部領(lǐng)取并填寫《印章使用申請(qǐng)表》,由該公司總經(jīng)理核準(zhǔn),該公司董事長審批并在《印章使用申請(qǐng)表》中簽字后方可蓋章。
五、公司印章保管人的職責(zé):
1、負(fù)責(zé)印章的保管。
2、負(fù)責(zé)設(shè)立印章使用登記臺(tái)帳。
3、負(fù)責(zé)印章使用的審核工作。
4、印章管理員必須切實(shí)負(fù)責(zé),不得將印章隨意放置或轉(zhuǎn)交他人。
如因事離開崗位需移交他人的,可由部門負(fù)責(zé)人指定專人代替,但必須辦理移交手續(xù),并填寫印章移交登記表。
(見附件:表4《印章移交登記表》)
5、為保證資金的絕對(duì)安全,財(cái)務(wù)專用章、法人個(gè)人名章等銀行預(yù)留印章由兩人以上分開保管、監(jiān)督使用,做到一人無法簽發(fā)支票、匯票,一人無法提出現(xiàn)金。
六、公司印章的管理、使用
(一)印章的使用
1、印章的使用必須嚴(yán)格遵循印章使用審批程序,按照印章的使用范圍,經(jīng)審批后方可用章(見附件:表3《印章使用申請(qǐng)表》)。
董事長簽字的文件可以直接用印,不必留底,否則將董事長簽字的原文件留底備查。
2、印章的使用由管理員設(shè)立使用登記臺(tái)帳,嚴(yán)格審批和登記制度。
(見附件:表5《印章使用登記表》)
3、公司法人個(gè)人名章由法人本人簽字或被授權(quán)人簽字后方可使用。
4、財(cái)務(wù)章、發(fā)票專用章、法人個(gè)人名章由財(cái)務(wù)部門按崗位職責(zé)權(quán)限使用。
5、嚴(yán)禁員工私自將公司印章帶出公司使用。
若因工作需要,確需將印章帶出使用,需填寫攜帶印章外出登記表后,由集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后方可帶出,印章外出期間,借用人只可將印章用于申請(qǐng)事由,并對(duì)印章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。
(見附件:表6《攜帶印章外出登記表》)
6、以公司名義簽定的合同、協(xié)議、訂購單等,由專業(yè)人員審核,集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可蓋章。
對(duì)加蓋印章的材料,應(yīng)注意落款單位必須與印章一致,用印位置恰當(dāng),要齊年蓋月,字跡端正,圖形清晰。
7、任何印章管理員不得在當(dāng)事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋印章。
用章材料必須已經(jīng)填寫完畢,字跡須清晰、正確。
(二)有下列情況之一的,印章管理人員不得用印:
1、涉及個(gè)人財(cái)產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)、法律糾紛等方面的文件、材料;
2、未批準(zhǔn)的文件、材料;
3、非公司員工或與公司工作、業(yè)務(wù)無關(guān)的文件、材料;
4、空白的介紹信、空白證件、空白紙張等。
(三)印章的保管
1、印章保管須有記錄,注明印章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。
2、印章保管必須安全可靠,須加鎖保存,印章不可私自委托他人代管。
3、印章管理員如因工作變動(dòng),應(yīng)及時(shí)上繳印章,并與新印章管理員辦理接交印章手續(xù),以免貽誤工作。
4、非印章保管人使用印章蓋章與印章保管人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。
5、印章應(yīng)及時(shí)維護(hù)、確保其清晰、端正。
6、印章保管有異,F(xiàn)象或遺失,應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場,管理員應(yīng)及時(shí)向部門總經(jīng)理和集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并備案,配合查處。
7、公司領(lǐng)導(dǎo)因異地執(zhí)行重大項(xiàng)目或完成重要業(yè)務(wù),需要攜帶公司印章出差的,須辦理攜帶印章外出登記手續(xù)(見附件:表6《攜帶印章外出登記表》)。
8、公司印章只適用于與公司相關(guān)業(yè)務(wù),不得從事有損公司利益之行為。
9、所有印章的使用,必須嚴(yán)格執(zhí)行公司的印章使用規(guī)定,做好申請(qǐng)和使用登記。
如違規(guī)使用出現(xiàn)問題,后果自負(fù),給公司造成損失的,公司將依法追究其法律責(zé)任。
七、公司印章的停用
(一)有下列情況,印章須停用:
1、公司名稱變動(dòng)。
2、印章使用損壞。
3、印章遺失或被竊,聲明作廢;如遺失公司基本印章時(shí)必需按規(guī)定登報(bào)申明。
(二)印章停用時(shí)須經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),及時(shí)將停用印章封存或銷毀,建立印章存檔、銷毀的登記檔案。
(見附件:表7《印章停用申請(qǐng)表》)
(三)印章的更換
更換印章時(shí)應(yīng)由印章保管人員根據(jù)相關(guān)文件填寫《印章停用申請(qǐng)表》,經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后,交由集團(tuán)企業(yè)管理總部按批示處理,并填寫《印章刻制申請(qǐng)表》申請(qǐng)新的印章。
八、附則
1、本制度由集團(tuán)企業(yè)管理總部擬制,執(zhí)行總經(jīng)理批準(zhǔn)后從20xx年10月日起實(shí)施。
2、本制度解釋權(quán)歸有限公司。
3、附件:
附表1《印章刻制申請(qǐng)表》
附表2《印章保管登記表》
附表3《印章使用申請(qǐng)表》
附表4《印章移交登記表》
附表5《印章使用登記表》
附表6《攜帶印章外出登記表》
附表7《印章停用申請(qǐng)表》
《公司各項(xiàng)公章使用管理制度》
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