商務部管理制度

　　現(xiàn)如今，制度的使用頻率逐漸增多，制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準則。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編為大家收集的商務部管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

　　為了進一步加強公司的規(guī)范化管理，樹立公司品牌形象，更好的擴大市場份額，迅速提高工作效率，特制定本制度。

　　第一章商務部主要職能及責任

　　第一條工作內容

　　1、負責客戶的商務談判工作；

　　2、負責公司設計跟蹤和回訪的工作；

　　3、負責項目合同的評審并對合同的執(zhí)行狀況進行跟蹤；

　　4、負責商務標書制作；

　　5、負責項目報價的制定；

　　6、負責資質文件的管理；

　　7、負責信息數(shù)據(jù)收集、分類整理、提升收入；

　　8、負責向合作方提供公司相關資料和用于招標的資質文件；

　　9、負責進行業(yè)務款項的回收；

　　10、負責與設計院和工程顧問公司的溝通與合作，搜集設計師已近設計、正在設計和計劃設計的項目信息，關注設計師項目進展；

　　11、負責建立設計院和工程公司檔案，制定并執(zhí)行技術交流計劃；

　　12、負責組織實施公司的對外宣傳和交流會工作；

　　13、負責接待客戶來訪、安排客戶考察等工作；

　　14、負責產(chǎn)品的出、入庫等庫房管理工作，并每月末與財務進行核對；

　　15、負責往來賬項的管理，并于每月末與財務進行核對。

　　第二條責任

　　1、對商務標書的合格性負責；

　　2、對項目報價的合理性負責；

　　3、對設計院、工程顧問公司檔案管理的規(guī)范性負責；

　　4、對來訪客戶、考察客戶的滿意度負責；

　　5、對收入數(shù)據(jù)與合作方溝通，配合運營解決問題

　　第三條權限

　　1、有權對標書提出審核意見；

　　2、有權調閱設計院、工程顧問公司檔案及項目相關信息；

　　3、有權對設計部的成果提出修改意見；

　　4、有權對項目報價提出修改意見；

　　5、有權對投標策略有建議權。

　　第二章商務部管理規(guī)定及相關流程

　　第一條合同標書及技術資料管理規(guī)定

　　為強化公司合同管理，保障公司業(yè)務規(guī)范化、制度化運作，減少和防范法律風險，特制定本規(guī)定。

　　合同的訂立

　　合同是作為明確合同雙方權利義務的依據(jù)，具有法律約束力，故凡在經(jīng)營管理活動中以公司名義與外界發(fā)生經(jīng)濟往來的，應當簽定合同。

　　合同采取書面形式，所謂的書面合同指正式合同文本、備忘錄、傳真、信函、圖表等可以以書面形式加以固定的形式。如果因情況緊急，要采取國際流行的電子簽名加以確認合同內容的，首先要經(jīng)公司總裁同意，其后要盡可能地采用上面的提到的幾種合同形式加以固定。

　　公司由財務部、商務部對合同進行動態(tài)監(jiān)督管理，有關合同的訂立、履行、變更、解除和終止等重要事宜由總經(jīng)理實行指導。

　　禁止倒簽合同（即事實上履行完畢或已開始履行后再行補簽合同）。因倒簽合同引發(fā)爭議的由經(jīng)辦人承擔責任。

　　非制式合同由經(jīng)辦人自行擬稿，合同內容包括標的，數(shù)量和質量，價款或酬金履行的期限、地點和方式，違約責任等主要條款。

　　合同正本訂立一式四份，雙方各執(zhí)兩份，財務部、商務部各留存一份。

　　合同審批權限及流程

　　公司合同由商務部負責擬定，填寫《合同審批表》，提交公司財務部進行審核，其最終簽署權由公司總經(jīng)理簽訂。

　　第二條合同、標書及技術資料的歸檔管理

　　1、合同管理：

　　1）合同正本及《合同審批表》應交與商務部歸檔保管，各部門應自留復印件備檔。

　　2）個人不得擅自散存應歸檔的合同，否則給公司造成損失的，公司保留追究其責任的權利。

　　3）商務部應遵循完備、整齊、分類檢索和易于查找的原則對其管理的合同進行編號歸檔及妥善管理。

　　4）加蓋合同專用章的空白制式合同由商務部負責保管，填寫作廢的合同不得隨意處置或銷毀，應在登記后統(tǒng)一進行銷毀。

　　2、工程招標文件及技術資料的管理：

　　1）商務部招投標負責人應認真履行職責，按照招投標檔案目錄做好本職范圍內有關資料的收集、審查，相關各部門審核簽章要注明審核日期，對不完善的工程招標文件的做到不移交、不接收。

　　2）項目招投標工作結束后，應將該套項目的整套資料收集齊全交由商務部備檔，因特殊情況資料暫缺的經(jīng)辦人須負責在十個工作日內將資料補齊。

　　3）與工程有關的技術資料、資質認證、檢驗資格證書等應統(tǒng)一編檔進行管理，凡公司各部門相關人員需要借閱者，應辦理相關的借閱手續(xù)經(jīng)部門經(jīng)理審核同意方可借閱。

　　4）所有資料原則上借閱不許帶出辦公室，如有損壞要追究其責任。檔案資料需復印的，必須經(jīng)相關負責人批準。

　　5）公司內部技術資料要加強安全防范，嚴格保密，確保各類檔案、文件資料完好無損。

　　6）對無保存價值的技術檔案資料，經(jīng)鑒定準予銷毀，但須經(jīng)領導批準，會同監(jiān)銷部門共同采用碎紙機進行銷毀。

　　第三條合同的追蹤控制

　　1、合同在簽訂之后，原則上整個過程應當由經(jīng)辦人負責全過程的執(zhí)行，經(jīng)辦人員要做到對合同的內容、每一個細節(jié)要有充分的了解。、

　　2、當合同在執(zhí)行過程中出現(xiàn)任何新的重大的事實情況時，經(jīng)辦人應及時向部門負責人匯報，以尋求對策。

　　3、合同在執(zhí)行期間如發(fā)生人員變動的，如該人員只是在公司內部調動，則由該人員繼續(xù)負責。有特殊情況的可以由原經(jīng)辦人向新經(jīng)辦人完全、充分說明合同執(zhí)行的整個情況，環(huán)節(jié)，交接相關資料。新經(jīng)辦人不了解的地方，原經(jīng)辦人要負責說明。如原經(jīng)辦人離開公司，要將合同執(zhí)行的全部資料交接下來，經(jīng)部門讓人確認無誤的，方可辦理離職手續(xù)。

　　4、合同執(zhí)行完畢后，相關資料由經(jīng)辦人及時交商務部門入檔，經(jīng)辦人要對入檔材料的真實性負責。

　　5、商務部對已到期合同的履行情況進行追蹤確認，以及發(fā)現(xiàn)和防范法律風險，公司各部門應給予支持和配合。

　　6、商務部對所簽訂的合同及應收賬款負全部責任。

　　第四條合同的爭議解決

　　1、經(jīng)辦人是合同爭議解決的第一責任人，有義務全程跟進爭議的解決。

　　2、法務部負責指導和協(xié)助處理合同糾紛。

　　3、合同爭議進行訴訟/仲裁程序前，由主辦部門負責處理，商務部、法務部協(xié)助支持，合同爭議進行訴訟/仲裁程序后，由法務部負責處理，主辦部門協(xié)助支持。

　　第五條合同的責任

　　違反國家法律法規(guī)和本規(guī)定，在訂立、履行、管理合同中失職、瀆職或以權謀私，簽假合同、無效合同損害公司利益的，除給予責任人經(jīng)濟處罰處，公司保留追究其法律責任的權利。構成犯罪的，移交司法機關依法追究刑事責任。

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