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公司投訴管理制度

時(shí)間:2024-09-20 12:16:03 制度 我要投稿

公司投訴管理制度(必備13篇)

  現(xiàn)如今,越來(lái)越多地方需要用到制度,制度是國(guó)家法律、法令、政策的具體化,是人們行動(dòng)的準(zhǔn)則和依據(jù)。制度到底怎么擬定才合適呢?以下是小編精心整理的公司投訴管理制度,僅供參考,希望能夠幫助到大家。

公司投訴管理制度(必備13篇)

公司投訴管理制度1

  客戶(hù)服務(wù)投訴管理制度

  一、目的

  為維護(hù)公司形象,提高客戶(hù)滿(mǎn)意度、先完善企業(yè)管理機(jī)制,特制定本制度

  二、適用范圍

  客戶(hù)時(shí)本公司服務(wù)人員所帶給的以下服務(wù)不滿(mǎn)并透過(guò)各種方式提出投訴的,均依本制度的規(guī)章辦理:

  (1)服務(wù)態(tài)度

  (2)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

  (3)服務(wù)效率

  (4)其他以上未列明的關(guān)于服務(wù)方面的內(nèi)客

  三、投訴途徑

  客戶(hù)投訴電話(huà)(根據(jù)各地辦公地點(diǎn)設(shè)置,以直線(xiàn)電話(huà)為宜,如果為分機(jī),須為人事行政經(jīng)理的分機(jī)號(hào)碼)

  客戶(hù)投訴電話(huà)和客戶(hù)投訴郵箱需印刷在每位區(qū)域公司員工的名片上

  四、客戶(hù)投訴處理流程

  (一)理解客戶(hù)投訴

  1、由人事行政經(jīng)理理解客戶(hù)投訴(電話(huà)、電于郵件),詳細(xì)地記錄客戶(hù)投訴的主要資料及客戶(hù)要求,填寫(xiě)《客戶(hù)投訴記錄表》.

  2、了解客戶(hù)投訴的主要資料后,決定客戶(hù)投訴的`理由是否充分,投訴要求是否合理.如果投訴不能成立,用婉轉(zhuǎn)的方式答復(fù)客戶(hù),取得客戶(hù)的諒解,消除誤會(huì).

  3.及時(shí)將客戶(hù)投訴信已傳遞至被投訴部門(mén)主管,透過(guò)OA發(fā)送(客戶(hù)投訴報(bào)表)。

  (二)被投訴調(diào)查調(diào)查處理

  1、部門(mén)主管調(diào)查客戶(hù)投訴的具體事件及造成容戶(hù)投訴的具體職責(zé)人.

  2、根據(jù)實(shí)標(biāo)狀況,參照客戶(hù)的處理要求,部門(mén)主管擬定解決投訴的具體方案

  3、部門(mén)主管主動(dòng)、用心與客戶(hù)取得聯(lián)系,提出投訴解決方,取得客戶(hù)諒解.

  4.投訴客戶(hù)得到滿(mǎn)意回復(fù)后,被投訴部門(mén)主管應(yīng)填寫(xiě)(客戶(hù)報(bào)訴記錄表)透過(guò)OA發(fā)送給人事行政經(jīng)理,及時(shí)反映投訴處理結(jié)果。

  (二)客戶(hù)回訪(fǎng)

  1,人事行政經(jīng)理對(duì)投訴客戶(hù)進(jìn)行回訪(fǎng),收集客戶(hù)的反饋意見(jiàn).

  2、記錄投訴事件最終處理結(jié)果,對(duì)于投訴處理過(guò)程進(jìn)行總結(jié)與綜合評(píng)價(jià)。

  3.向被投訴部門(mén)主管反饋客戶(hù)最終意見(jiàn),提出加強(qiáng)客戶(hù)服務(wù)的推薦,以提高客戶(hù)服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平,降低投訴率。

  (四)資料備枯

  1、在投訴過(guò)程中所涉及到的所有文件資料均需做好收集、整理、歸檔工作。

  2、時(shí)于事件處理全過(guò)程備案,記入《客戶(hù)報(bào)訴記錄表》,存檔于OA系統(tǒng),部門(mén)主管、總經(jīng)理可分權(quán)限查閱.

  五、客戶(hù)投訴期限

  一個(gè)工作日內(nèi)展開(kāi)調(diào)查,核實(shí)狀況后做出相應(yīng)措施,二個(gè)工作日內(nèi)給予客戶(hù)滿(mǎn)意回復(fù)。

  六、處理原則

  1、耐心:耐心傾聽(tīng)客戶(hù)的投訴,不要打斷客戶(hù)的抱怨和牢騷,鼓勵(lì)客戶(hù)提出意見(jiàn).

  2、態(tài)度真誠(chéng):態(tài)度誠(chéng)息、禮貌熱情會(huì)降低客戶(hù)的不良情緒。

  3、反應(yīng)迅速:表示出解決問(wèn)題的誠(chéng)意,使客戶(hù)樣到尊重,把矛盾縮小化。

  4.語(yǔ)言得體:盡量用婉轉(zhuǎn)的語(yǔ)言與客戶(hù)溝通,不能和客戶(hù)針?shù)h相對(duì)

  5、重視程度高:根據(jù)投訴級(jí)別,由相應(yīng)的主管人員親自解決投訴,會(huì)化解客戶(hù)的怨氣.

  6、堅(jiān)持回訪(fǎng):對(duì)客戶(hù)的持續(xù)關(guān)注,讓容戶(hù)重新感受周到的服務(wù).

  七、客戶(hù)投訴處罰與處分

  (一)員工有下列情節(jié)之一者.處以30-100元/次的經(jīng)濟(jì)處罰:

  1.服務(wù)態(tài)度不佳,服務(wù)效率低下

  2.對(duì)業(yè)務(wù)工作不熟悉,無(wú)法帶給專(zhuān)業(yè)服務(wù)

  3.不尊重客戶(hù),譏笑、議論容戶(hù),在客戶(hù)面前指手劃腳、交頭接耳。

  (二)員工有下列情節(jié)之一者,同時(shí)給予經(jīng)濟(jì)處罰,罰款200元,扣除月度績(jī)效考評(píng)分5分,并通報(bào)全公司。

  1.接待客戶(hù)態(tài)度冷淡,擅自減少服務(wù)流程

  2.利用職便,故意刁難客戶(hù)者‘

  3.不早重客戶(hù),與客戶(hù)發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)者.

  (三)員工有下列情節(jié)之一者,給予申誡處分,同時(shí)給予經(jīng)濟(jì)處罰,罰款300元,扣除月度績(jī)效考評(píng)分10分,并通報(bào)全公司.

  1.對(duì)投訴事實(shí)拒不承認(rèn)者.

  2.主管管理不力,不能有效監(jiān)督服務(wù)工作及解決投訴者

  (四)員工有下列情節(jié)之一者,給予記大過(guò)處分.同時(shí)給予經(jīng)濟(jì)處罰,罰款1000元,扣除當(dāng)月績(jī)效工資,井通報(bào)全公司。

  1.接到投訴或遇見(jiàn)可能發(fā)生的投訴,隱瞞不報(bào)者‘

  2.不配合解決客戶(hù)投訴,延誤處理時(shí)機(jī),使投訴進(jìn)一步惡化者

  (五)員工有下列情節(jié)之一者,予以辭退或開(kāi)除,情節(jié)嚴(yán)重的追究其經(jīng)濟(jì)職責(zé)及法律職責(zé),并視狀況移交司法機(jī)關(guān)處理

  1.辱罵、毆打客戶(hù)者.

  2.對(duì)投訴客戶(hù)進(jìn)行打擊報(bào)復(fù)者‘

  3.因未能妥善處理客戶(hù)投訴,對(duì)公司或發(fā)展商聲譽(yù)造成重大損失者.

  4.對(duì)客戶(hù)給予不實(shí)之承諾,導(dǎo)致公司或發(fā)展商受損失者。

  注:部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門(mén)投訴事件的處罰管理,如部門(mén)經(jīng)理未根據(jù)本制度對(duì)投訴人員進(jìn)行處罰的或部門(mén)經(jīng)理本人被投訴的,由人事行政部提報(bào),總經(jīng)理視情節(jié)給予處分

公司投訴管理制度2

  酒廠(chǎng)客戶(hù)投訴管理制度

  為加強(qiáng)對(duì)客戶(hù)投訴處理工作的質(zhì)量管理,牢固樹(shù)立“以顧客為中心”的服務(wù)意識(shí),提高服務(wù)水平和工作質(zhì)量,密切同客戶(hù)的關(guān)系,提高客戶(hù)滿(mǎn)意度,進(jìn)一步搞好銷(xiāo)售工作,特制訂本管理制度。

  一、投訴接待熱線(xiàn)

  二、受理流程

  1、電話(huà)投訴

  接到客戶(hù)的電話(huà)投訴能解答的當(dāng)即解答,不能解答的立即建立客戶(hù)投訴表把客戶(hù)的姓名,地址、電話(huà)號(hào)碼、以及投訴的'資料,立即同相關(guān)部門(mén)聯(lián)系狀況,在24小時(shí)答復(fù)客戶(hù),在客戶(hù)咨詢(xún)登記表記錄答復(fù)結(jié)果。

  2、客戶(hù)書(shū)面投訴

  收到客戶(hù)的書(shū)面投訴,要立即向營(yíng)銷(xiāo)辦管理部匯報(bào),請(qǐng)示。并在24小時(shí)內(nèi)給客戶(hù)進(jìn)行登記、回復(fù)客戶(hù)確認(rèn)。

  3、客戶(hù)口頭投訴或轉(zhuǎn)交投訴

  客戶(hù)當(dāng)面口頭投訴或轉(zhuǎn)交投訴在24小時(shí)登記,并按按投訴資料分類(lèi)處理。

  處理辦法分四種狀況:

  3.1投訴資料是產(chǎn)品質(zhì)量(口感,風(fēng)味、包裝)的問(wèn)題,由質(zhì)量部的專(zhuān)業(yè)人

  員去進(jìn)行調(diào)查。根據(jù)調(diào)查原因能立即解答的,立即解答。不能立即解答的,立即和上級(jí)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),質(zhì)量部進(jìn)行整改處理方案,給客戶(hù)承諾三個(gè)工作日的回復(fù)期限和投訴答復(fù)狀況。

  3.2客戶(hù)產(chǎn)品退貨是指產(chǎn)品出現(xiàn)沉淀,較大懸浮物,質(zhì)量部根據(jù)調(diào)查,狀況事實(shí),按退貨的流程辦理。如果因客戶(hù)倉(cāng)儲(chǔ)不當(dāng)導(dǎo)致的包裝發(fā)霉,瓶蓋扭斷,滲漏等現(xiàn)象不屬于質(zhì)量事故不給于退貨。如果是在出庫(kù)15天內(nèi)發(fā)霉,質(zhì)量部會(huì)根據(jù)銷(xiāo)售出庫(kù)審核表進(jìn)行審核,狀況屬實(shí),按退貨的受理流程辦理無(wú)條件退貨。

  3.3投訴資料是產(chǎn)品的售后服務(wù),工作人員的失職,工作態(tài)度等營(yíng)管辦會(huì)對(duì)被投訴的當(dāng)事人進(jìn)行通報(bào)批評(píng),并且將處罰和批評(píng)的結(jié)果反饋給客戶(hù)。

  3.4投訴資料是客戶(hù)對(duì)工作人員誤解的,營(yíng)管辦負(fù)責(zé)人根據(jù)狀況的真實(shí)對(duì)客戶(hù)進(jìn)行解答,消除客戶(hù)與工作人員的誤會(huì)。

  三、投訴處理的期限要求

  客戶(hù)投訴處理期限不能超過(guò)三個(gè)工作日,特殊狀況不能超過(guò)七個(gè)工作日。

  四、投訴處理結(jié)果的反饋和歸檔

  1、客戶(hù)投訴的職責(zé)部門(mén)在投訴處理完畢后,營(yíng)管辦在24小時(shí)內(nèi)會(huì)將客戶(hù)處理反饋單反饋給投訴客戶(hù),征求投訴客戶(hù)對(duì)處理結(jié)果的意見(jiàn)和推薦,努力做到客戶(hù)對(duì)全良液售后服務(wù)的認(rèn)可。

  2、公司營(yíng)管辦對(duì)各職責(zé)部門(mén)的投訴處理結(jié)果進(jìn)行抽查驗(yàn)證。公司營(yíng)管辦做好投訴登記和處理歸檔工作,資料保存一年,重要的資料長(zhǎng)期保存。

  五、投訴分析和改善

  營(yíng)銷(xiāo)辦管理部對(duì)客戶(hù)投訴狀況進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì),分析客戶(hù)投訴與期望值,綜合評(píng)價(jià),由營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)每周或者每月的例會(huì)提出整改推薦,改善工作和服務(wù)策略,提高服務(wù)水平。

  六、客戶(hù)投訴處理管理要求

  營(yíng)銷(xiāo)辦管理部門(mén)要做到投訴件件有落實(shí),事事有回復(fù),認(rèn)真填寫(xiě)客戶(hù)抱怨投訴登記表,和客戶(hù)投訴處理單,由營(yíng)銷(xiāo)辦管理進(jìn)行保存。

  七、客戶(hù)投訴考核辦法

  客戶(hù)投訴考核按投訴一次扣一分,以此類(lèi)推。

公司投訴管理制度3

  為了提高公司服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平,規(guī)范客戶(hù)投訴處理程序,構(gòu)成有效的投訴管理機(jī)制,根據(jù)公司質(zhì)量管理體系中的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)及相關(guān)制度和規(guī)定,特制定本制度。

  第條本制度適用于與客戶(hù)服務(wù)相關(guān)聯(lián)的公司各部門(mén)。

  第條客戶(hù)投訴方式:直接投訴(現(xiàn)場(chǎng)、電話(huà)投訴)、書(shū)面投訴(質(zhì)量監(jiān)督員接到投訴)。

  第條客戶(hù)投訴處理流程:

  1、記錄客戶(hù)投訴資料:利用《申訴和投訴處理登記表》詳細(xì)的記錄客戶(hù)投訴的資料,如投訴人,投訴對(duì)象,投訴的資料等。

  2、決定客戶(hù)投訴是否成立:了解客戶(hù)投訴的資料后,要決定客戶(hù)投訴的理由是否充分,投訴資料是否合理。如果投訴不成立,能夠用委婉的方式答復(fù)客戶(hù),取得客戶(hù)的諒解,消除誤會(huì)。

  3、確定投訴處理部門(mén)和職責(zé)人:根據(jù)客戶(hù)投訴的資料,確定相關(guān)的具體受理部門(mén)和受理負(fù)責(zé)人。

  4、投訴處理部門(mén)分析原因:要查明客戶(hù)投訴的具體原因及造成客戶(hù)投訴的具體職責(zé)人。

  5、提來(lái)源理意見(jiàn)和方案并報(bào)批:根據(jù)實(shí)際狀況,參照客戶(hù)的要求,綜合部提出解決投訴的具體方案,并提交至質(zhì)量負(fù)責(zé)人及經(jīng)理批示。

  6、實(shí)施處理方案:及時(shí)實(shí)施處理方案,對(duì)直接職責(zé)人應(yīng)處理得當(dāng),通知客戶(hù),并盡快地收集客戶(hù)的反饋意見(jiàn)。

  7、總結(jié)評(píng)價(jià):對(duì)客訴處理過(guò)程進(jìn)行總結(jié)和評(píng)價(jià),吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),提出改善對(duì)策,不斷完善企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和業(yè)務(wù)運(yùn)作流程,提高客戶(hù)服務(wù)質(zhì)量和水平,降低投訴率。

  第五條各部門(mén)客戶(hù)投訴的處理職責(zé):

  技術(shù)部:

  1、了解客戶(hù)投訴資料并確認(rèn)客戶(hù)投訴理由;

  2、協(xié)助客戶(hù)解決疑難或帶給必要的參考資料;

  3、迅速傳達(dá)處理結(jié)果。

  綜合部:

  1、綜合部主任組織客戶(hù)投訴案件的調(diào)查與職責(zé)人員的'擬定;

  2、發(fā)生原因及糾正、預(yù)防措施的執(zhí)行、督促;

  3、客戶(hù)投訴質(zhì)量的檢驗(yàn)確認(rèn)。

  總經(jīng)辦:

  1、客戶(hù)投訴案件的登記,處理時(shí)效管理及逾期反應(yīng);

  2、客戶(hù)投訴資料的審核、調(diào)查、上報(bào);

  3、處理方式的擬定及職責(zé)歸屬的判定;

  4、客戶(hù)投訴改善案的提出、洽辦、執(zhí)行成果的督促及效果確認(rèn);

  5、協(xié)助有關(guān)部門(mén)與客戶(hù)接洽客戶(hù)投訴的調(diào)查及妥善處理;

  6、客戶(hù)投訴處理中客戶(hù)投訴反應(yīng)的意見(jiàn)提報(bào)有關(guān)部門(mén)追蹤改善。

  第六條客戶(hù)投訴的時(shí)效管理

  1、被投訴部門(mén)主任(或職責(zé)人)需在1天內(nèi)明確職責(zé)、整理方案并與客戶(hù)進(jìn)行溝通達(dá)成初步協(xié)議。

  2、為及時(shí)了解客戶(hù)投訴資料及處理狀況,由質(zhì)量負(fù)責(zé)人或其指定的相關(guān)人員于調(diào)查處理后三天內(nèi)提出報(bào)告呈總經(jīng)理批示。

  3、客戶(hù)投訴案例需在一周內(nèi)處理完畢,并由質(zhì)量負(fù)責(zé)人或其指定的相關(guān)人員在處理完當(dāng)天打電話(huà)給客戶(hù)追蹤處理狀況,判定此次處理是否成功:

 、倏蛻(hù)滿(mǎn)意,質(zhì)量負(fù)責(zé)人或其指定的相關(guān)人員需在《申訴和投訴處理登記表》中記錄談話(huà)資料及跟進(jìn)處理結(jié)果交于綜合部整理歸檔;

 、诳蛻(hù)不滿(mǎn)意,質(zhì)量負(fù)責(zé)人或其指定的相關(guān)人員進(jìn)行再次投訴處理,直至客戶(hù)滿(mǎn)意為止。

  第七條客戶(hù)投訴處罰措施

  1、凡發(fā)生客戶(hù)投訴案件,經(jīng)職責(zé)歸屬處200~1500元/次罰款。

  主題詞:合理化推薦范圍提交程序獎(jiǎng)勵(lì)

公司投訴管理制度4

  第一條

  為保證客戶(hù)(終端消費(fèi)者、代理商、加盟商)對(duì)本公司商品銷(xiāo)售所發(fā)生的客戶(hù)投訴案件有統(tǒng)一規(guī)范的處理手續(xù)和方法,防范類(lèi)似情況再次發(fā)生,特制定本辦法。

  第二條本辦法所指客戶(hù)投訴案件系指出現(xiàn)第三條所列事項(xiàng),客戶(hù)提出減價(jià)、退貨、換貨、損害賠償、批評(píng)建議等。

  第三條客戶(hù)的正當(dāng)投訴范圍包括:

  1、產(chǎn)品在品質(zhì)上有缺陷;

  2、產(chǎn)品的交期;

  3、產(chǎn)品規(guī)格、等級(jí)、數(shù)量等與合同規(guī)定或與貨物清單不符;

  4、產(chǎn)品技術(shù)規(guī)格超過(guò)允許誤差范圍;

  5、產(chǎn)品在運(yùn)輸途中受到損害;

  6、因包裝不良造成損壞;

  7、存在其他品質(zhì)問(wèn)題或違反合同問(wèn)題。

  第四條本公司各類(lèi)人員對(duì)投訴案件的處理,應(yīng)以謙恭禮貌、迅速周到為原則。各被投訴部門(mén)應(yīng)盡力防范類(lèi)似情況的再度發(fā)生。

  第五條營(yíng)運(yùn)部客服所屬職責(zé):

  1、確定投訴案件是否受理。

  2、迅速發(fā)出處理通知,督促盡快解決。

  3、根據(jù)有關(guān)資料,裁決有關(guān)爭(zhēng)議事項(xiàng)。

  4、盡快答復(fù)客戶(hù)。

  5、決定投訴處理之外的有關(guān)事項(xiàng)。

  第六條行政人事部職責(zé):

  1、檢查審核投訴處理通知,確定具體的處理部門(mén)。

  2、組織投訴的調(diào)查分析。

  3、提交調(diào)查報(bào)告,分發(fā)有關(guān)部門(mén)。

  4、填制投訴統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

  第七條各門(mén)店接到投訴后,應(yīng)確認(rèn)其投訴理由是否成立,呈報(bào)上級(jí)主管裁定是否受理。如屬客戶(hù)原因,應(yīng)迅速答復(fù)客戶(hù),婉轉(zhuǎn)講明理由,請(qǐng)客戶(hù)諒解。

  第八條各營(yíng)運(yùn)部門(mén)對(duì)受理的投訴,應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄,并按下列原則作出妥善處理:

  1、凡屬質(zhì)量缺陷,規(guī)格、數(shù)量與合同不符,現(xiàn)品與樣品不符,超過(guò)技術(shù)誤差時(shí),填制投訴記錄卡,送行政人事部。

  2、如純屬合同糾紛,應(yīng)填制投訴記錄卡,并附處理意見(jiàn),送公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)裁定處理。

  3、如屬發(fā)貨手續(xù)問(wèn)題,依照內(nèi)銷(xiāo)處理辦法規(guī)定處理。

  第九條行政人事部在接到上述第一種情況的投訴記錄卡時(shí),要確定具體受理部門(mén),指示受理部門(mén)調(diào)查。

  第十條受理部門(mén)接到記錄卡后,應(yīng)迅速查明原因。以現(xiàn)品調(diào)查為原則,必要時(shí)要進(jìn)行記錄資料調(diào)查或?qū)嵉卣{(diào)查。調(diào)查內(nèi)容包括:

  1、投訴范圍(數(shù)量、金額等)是否屬實(shí)。

  2、投訴理由是否合理。

  3、投訴目的調(diào)查。

  4、投訴調(diào)查分析。

  5、客戶(hù)要求是否正當(dāng)。

  6、其他必要事項(xiàng)。

  第十一條受理部門(mén)將調(diào)查情況匯總,填制“投訴調(diào)查報(bào)告”,隨同原投訴書(shū)一同交主管審核后,交行政人事部。

  第十二條行政人事部收到調(diào)查報(bào)告后,經(jīng)整理審核附具體意見(jiàn)后,呈報(bào)總經(jīng)理批閱,回復(fù)受理部門(mén)。

  第十三條受理部門(mén)根據(jù)行政人事部意見(jiàn),形成具體處理意見(jiàn),報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管審核。

  第十四條受理部門(mén)根據(jù)主管審核意見(jiàn),返回營(yíng)運(yùn)部客服,由客服以書(shū)面或者口頭形式答復(fù)客戶(hù)。

  第十五條客戶(hù)投訴記錄卡中應(yīng)寫(xiě)明投訴客戶(hù)名稱(chēng)、客戶(hù)要求、受理時(shí)間和編號(hào)、受理部門(mén)處理意見(jiàn)。

  第十六條

  客戶(hù)投訴記錄卡的投訴流程為:

  1、客戶(hù)直接投訴至門(mén)店(由門(mén)店受理,如果認(rèn)為投訴不成立,委婉回絕客戶(hù),如果投訴成立,填寫(xiě)《客戶(hù)投訴記錄卡》,門(mén)店能處理的直接處理,并將處理意見(jiàn)隨同《客戶(hù)投訴記錄卡》一起上交公司;門(mén)店不能處理的與營(yíng)運(yùn)主管協(xié)商處理,能共同處理的就處理,并將處理結(jié)果隨《客戶(hù)投訴記錄卡》一起上交公司;門(mén)店與營(yíng)運(yùn)主管不能協(xié)商的處理的,將《客戶(hù)投訴記錄卡》直接上交公司營(yíng)運(yùn)部客服。

  2、終端消費(fèi)者、代理商、加盟商直接投訴至客服的,由客服按規(guī)定填寫(xiě)《客戶(hù)投訴記錄卡》,按辦法規(guī)定的流程運(yùn)行。

  第十七條調(diào)查報(bào)告內(nèi)容包括發(fā)生原因、具體經(jīng)過(guò)、具體責(zé)任者、結(jié)論、對(duì)策和防范措施。

  第十八條投訴處理中的折價(jià)、賠償處理依照有關(guān)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)處理規(guī)定處理。

  第十九條

  客戶(hù)投訴責(zé)任人員處分及獎(jiǎng)金罰扣:

  1、客戶(hù)投訴責(zé)任人員處分,行政人事部每月10日前應(yīng)審視上月份結(jié)案的客戶(hù)投訴案件,凡經(jīng)批示為行政處分者,經(jīng)整理后提報(bào)”人事公布單”并公布。

  2、客戶(hù)投訴績(jī)效獎(jiǎng)金罰扣,生產(chǎn)部門(mén)、營(yíng)運(yùn)部門(mén)的責(zé)任歸屬部門(mén)或個(gè)人由行政人事部依客戶(hù)投訴案件發(fā)生的`原因決定責(zé)任歸屬單位,并開(kāi)立”獎(jiǎng)罰通知單”呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后,月底執(zhí)行罰扣部門(mén)罰扣獎(jiǎng)金。

  第二十條

  客戶(hù)投訴經(jīng)濟(jì)處罰準(zhǔn)則:

  1、客戶(hù)投訴罰扣的責(zé)任歸屬,生產(chǎn)部門(mén)以各組為單元,最小單位以歸屬至發(fā)生各組單元個(gè)人為原則。未能明確歸屬至發(fā)生組單元者方歸屬至生產(chǎn)部。

  2、營(yíng)運(yùn)部門(mén)以歸屬至個(gè)人為原則,未能明確歸屬至個(gè)人者,才歸屬至部門(mén)。

  第二十一條

  客戶(hù)投訴罰扣方式:

  1、客戶(hù)投訴案件罰扣依”客戶(hù)投訴罰扣判定基準(zhǔn)”的原則,判定有關(guān)部門(mén)或個(gè)人,予以罰扣個(gè)人績(jī)效獎(jiǎng)金,其罰扣金額歸屬公司。

  2、客戶(hù)投訴罰扣標(biāo)準(zhǔn)依”客戶(hù)投訴損失金額核算基準(zhǔn)”罰扣,責(zé)任歸屬部門(mén)的人員,以損失金額除以該責(zé)任部門(mén)的總基點(diǎn)數(shù),再乘以個(gè)人的總基點(diǎn)數(shù)即為罰扣金額。

  3、客戶(hù)投訴罰扣最高金額以全月績(jī)效獎(jiǎng)金50%為準(zhǔn),該月份超過(guò)50%以上者逐月分期罰扣。

  第二十二條

  部門(mén)的罰扣方式:

  1、生產(chǎn)部門(mén)的罰扣方式歸屬至發(fā)生部門(mén)各組為單元,依”客戶(hù)投訴罰扣標(biāo)準(zhǔn)”計(jì)扣該部門(mén)應(yīng)罰金額;歸屬至部門(mén),依”客戶(hù)投訴罰扣標(biāo)準(zhǔn)”每基點(diǎn)數(shù)罰扣計(jì)部門(mén)每人的基點(diǎn)數(shù)。

  2、營(yíng)運(yùn)部門(mén)的罰扣方式:歸屬至個(gè)人者比照生產(chǎn)部罰扣方式;歸屬至發(fā)生部門(mén)者比照生產(chǎn)部門(mén)的罰扣方式。

  第二十三條

  客戶(hù)投訴行政處分判定項(xiàng)目補(bǔ)充說(shuō)明:

  1、因票據(jù)錯(cuò)誤或附樣等資料錯(cuò)誤遭客戶(hù)投訴者;

  2、因財(cái)務(wù)錯(cuò)誤遭客戶(hù)投訴者;

  3、未依”制作規(guī)范”予以備料、用料遭致客戶(hù)投訴者;

  4、經(jīng)剔除的不合格產(chǎn)品混入正常品庫(kù)遭致客戶(hù)投訴者;

  5、成品交運(yùn)超出應(yīng)收范圍未經(jīng)客戶(hù)同意遭客戶(hù)投訴者;

  6、擅自減少有關(guān)生產(chǎn)資料者;

  7、營(yíng)運(yùn)人員對(duì)于特殊質(zhì)量要求,未反映給有關(guān)部門(mén)遭客戶(hù)投訴者;

  8、訂單誤記造成錯(cuò)誤者;

  9、交貨延遲者;

  10、裝運(yùn)錯(cuò)誤者;

  11、交貨單誤記交運(yùn)錯(cuò)誤者;

  12、倉(cāng)儲(chǔ)保管不當(dāng)及運(yùn)輸上出問(wèn)題者;

  13、外觀(guān)標(biāo)示不符規(guī)格者;

  14、其他。以上一經(jīng)查覺(jué)屬實(shí)者,即依情節(jié)輕重予以行政處分,并經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后由行政人事部公布。

  第二十四條行政罰扣折算:

  1、警告一次,罰扣績(jī)效獎(jiǎng)金100%;

  2、小過(guò)一次,以每基數(shù)罰扣績(jī)效獎(jiǎng)金30%;

  3、大過(guò)以上者,當(dāng)月效益獎(jiǎng)金全額罰扣。

  第二十五條本辦法所涉及到的投訴,以營(yíng)運(yùn)部客服為主,行政人事部負(fù)責(zé)案件的檢查、監(jiān)督、落實(shí)與協(xié)調(diào)。

  第二十六條投訴處理期限:至接到投訴7天結(jié)案。

  第二十七條行政人事部應(yīng)于每月初10日內(nèi)填報(bào)投訴統(tǒng)計(jì)表,呈報(bào)總經(jīng)理審核。

  第二十八條本辦法從20xx年7月1日開(kāi)始執(zhí)行。

  本辦法最終解釋權(quán)屬公司行政人事部。

公司投訴管理制度5

  第一章總則

  第一條為規(guī)范投訴處理的程序和流程,加強(qiáng)投訴處理的及時(shí)率,保證為投訴人提供優(yōu)質(zhì)、高效的物業(yè)服務(wù),根據(jù)相關(guān)制度,特制定本考核辦法。

  第二條廣州市**物業(yè)管理有限公司所管轄物業(yè)范圍內(nèi)的投訴處理工作,均適用于本考核辦法。

  第三條服務(wù)中心主要負(fù)責(zé)投訴的受理、處理、回訪(fǎng)以及匯總統(tǒng)計(jì)工作。每月25日將投訴匯總報(bào)表送報(bào)督導(dǎo)室。

  第四條督導(dǎo)室負(fù)責(zé)投訴的處理,并檢查投訴的處理情況和處理結(jié)果。

  第二章投訴的受理與接待

  第五條服務(wù)中心調(diào)度員或主管在接待投訴人來(lái)訪(fǎng)時(shí),行為舉止應(yīng)熱情、大方。對(duì)于未按《住戶(hù)接待語(yǔ)言行為規(guī)范》的要求,使用文明服務(wù)用語(yǔ),扣罰當(dāng)事人30元,引起投訴人投訴的,扣罰當(dāng)事人50--200元。

  第六條調(diào)度員未按規(guī)定記錄投訴項(xiàng)目,包括投訴人、投訴時(shí)間、投訴事項(xiàng)、聯(lián)系方式以及接單人等,缺少記錄項(xiàng)目,扣罰當(dāng)事人50元;導(dǎo)致投訴處理不及時(shí)或不準(zhǔn)確的,扣罰當(dāng)事人100-200元。

  第七條調(diào)度員或主管在接聽(tīng)來(lái)電時(shí),應(yīng)使用規(guī)范用語(yǔ),對(duì)于投訴人提出的簡(jiǎn)單問(wèn)題,應(yīng)做好詳細(xì)解答。對(duì)于未按規(guī)定用語(yǔ)和標(biāo)準(zhǔn)接聽(tīng)電話(huà)的,扣罰當(dāng)事人30元;對(duì)于解釋工作不到位,引起投訴人誤解或曲解,影響物業(yè)公司信譽(yù)的,扣罰當(dāng)事人50-100元。

  第三章投訴的處理與回訪(fǎng)

  第八條調(diào)度員在接到投訴人投訴后,無(wú)論是有效投訴還是無(wú)效投訴,均應(yīng)在首報(bào)五分鐘內(nèi)將相關(guān)投訴反饋至相關(guān)部門(mén)的`相關(guān)人員。對(duì)于無(wú)效投訴,經(jīng)證實(shí)后,調(diào)度員應(yīng)對(duì)投訴人做好詳細(xì)的解釋工作。如有對(duì)某項(xiàng)投訴置之不理或不處理,扣罰當(dāng)事人50元;引起投訴人再次投訴的,扣罰當(dāng)事人100元。

  第九條對(duì)于緊急投訴,調(diào)度員未在3分鐘內(nèi)反饋處理和上報(bào),扣罰當(dāng)事人100元;引起嚴(yán)重后果的,應(yīng)對(duì)當(dāng)事人處以200元以上的罰款;對(duì)于其它投訴,調(diào)度員未在12小時(shí)內(nèi)處理和反饋,扣罰當(dāng)事人100元;導(dǎo)致投訴問(wèn)題積壓,影響投訴處理的及時(shí)率,引起投訴人再次投訴的,扣罰當(dāng)事人200元。

  第十條調(diào)度員或主管安排人員處理投訴,應(yīng)當(dāng)科學(xué)、合理,并將投訴事項(xiàng)詳細(xì)告知投訴處理人。對(duì)于因調(diào)度不合理或者交代不清等原因,扣罰當(dāng)事人50元;而導(dǎo)致投訴問(wèn)題不能得到及時(shí)解決的,扣罰當(dāng)事人100元。

  第十一條投訴處理人在接到調(diào)度安排后,無(wú)論是否合理,均應(yīng)予以服從,及時(shí)有效地進(jìn)行投訴的處理工作。對(duì)于不服從調(diào)度安排,態(tài)度惡劣的,扣罰當(dāng)事人200元。

  第十二條投訴處理人應(yīng)在接單后12小時(shí)內(nèi)完成投訴的處理。對(duì)于未完成的,須將處理情況和進(jìn)度反饋至調(diào)度中心。如與投訴人有約定處理時(shí)間且合理的,以約定時(shí)間為準(zhǔn),但應(yīng)有書(shū)面證明。對(duì)于未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成或反饋,扣罰當(dāng)事人50元。

  第十三條投訴處理人對(duì)于在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未完成的投訴,應(yīng)按照規(guī)定逐級(jí)上報(bào),同時(shí)應(yīng)對(duì)投訴人做好安撫和解釋工作。對(duì)于投訴首報(bào)24小時(shí)之內(nèi)還未完成且不上報(bào)的,或?qū)ν对V人未做好安撫和解釋工作,扣罰當(dāng)事人50元;引起投訴人強(qiáng)烈投訴的,扣罰當(dāng)事人100元。

  第十四條對(duì)于投訴處理,所采取的方式和方法應(yīng)當(dāng)合理合法,解釋工作應(yīng)當(dāng)?shù)轿。?duì)于處理投訴采取不合理合法的方式,或因解釋不到位,扣罰當(dāng)事人100元;引起投訴人強(qiáng)烈投訴的,扣罰當(dāng)事人200元,扣罰部門(mén)經(jīng)理100元,扣罰主管領(lǐng)導(dǎo)100元。引發(fā)嚴(yán)重后果的,作專(zhuān)題報(bào)告處理。

  第十五條公司在全員范圍內(nèi)推行投訴處理'首問(wèn)責(zé)任制'。對(duì)于接到投訴的第一人,不管是否為投訴處理人,應(yīng)當(dāng)積極接待,并及時(shí)反饋至相關(guān)部門(mén),跟進(jìn)投訴處理情況和結(jié)果,并將其告知投訴人。對(duì)于未按規(guī)定跟進(jìn)投訴,對(duì)投訴問(wèn)題進(jìn)行推委,未及時(shí)反饋相關(guān)人員或部門(mén)的,導(dǎo)致投訴處理工作沒(méi)有落實(shí),當(dāng)事人當(dāng)月工資下浮100元。

  第十六條投訴處理完畢后,投訴處理人應(yīng)將其處理結(jié)果在完成后的12小時(shí)以?xún)?nèi)反饋至調(diào)度中心。對(duì)于未及時(shí)反饋,導(dǎo)致投訴匯總工作出現(xiàn)漏報(bào)和不及時(shí)的,當(dāng)事人當(dāng)月工資下浮50元。

  第十七條調(diào)度中心根據(jù)反饋的信息,對(duì)于已經(jīng)完成的投訴,應(yīng)在一周內(nèi)進(jìn)行電話(huà)回訪(fǎng)。對(duì)于重大投訴,應(yīng)安排相應(yīng)的物業(yè)助理進(jìn)行上門(mén)回訪(fǎng),回訪(fǎng)應(yīng)當(dāng)有書(shū)面的記錄或回執(zhí)。對(duì)于未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成電話(huà)回訪(fǎng)的,當(dāng)事人當(dāng)月工資下浮30元。重大投訴回訪(fǎng)未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成,或無(wú)書(shū)面記錄、回執(zhí)的,當(dāng)事人當(dāng)月工資下浮50元。

  第四章投訴處理的監(jiān)督和檢查

  第十七條服務(wù)中心于每月25日將投訴匯總報(bào)表送督導(dǎo)室,經(jīng)發(fā)現(xiàn)有漏報(bào)、錯(cuò)報(bào)和不報(bào)的,服務(wù)中心主任當(dāng)月工資下浮200元,服務(wù)中心主管領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)月工資下浮100元;督導(dǎo)室必須至少2次/月對(duì)投訴的處理情況進(jìn)行抽查,督導(dǎo)室未按規(guī)定時(shí)間進(jìn)行督導(dǎo),督導(dǎo)室主任當(dāng)月工資下浮200元。

  第十八條各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)歸屬各自部門(mén)的投訴處理情況進(jìn)行抽查。對(duì)于不能及時(shí)處理問(wèn)題,投訴處理率未達(dá)到100%的,扣罰相關(guān)責(zé)任人300元。

  第十九條以上的違規(guī)行為,連續(xù)發(fā)生兩次,當(dāng)事人和部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)加倍處罰;連續(xù)發(fā)生三次,當(dāng)事人作勸其離職處理。

  第五章附則

  第二十條以上扣罰均從責(zé)任人當(dāng)月的獎(jiǎng)金中予以執(zhí)行,直至扣完為止。

  第二十一條本考核辦法由廣州市**物業(yè)管理有限公司服務(wù)中心負(fù)責(zé)解釋。

  第二十二條本考核辦法自下發(fā)之日起施行。

公司投訴管理制度6

  房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司員工投訴、舉報(bào)管理制度

  1.目的:為了能夠正確處理好員工所提出的各項(xiàng)投訴(舉報(bào)),建立公平、公正、公開(kāi)的良好工作氛圍,特制定本制度。

  2.適用范圍:公司全體員工。

  3.管理職責(zé):總經(jīng)理負(fù)責(zé)員工投訴、舉報(bào)的工作。

  4.投訴、舉報(bào)流程流程權(quán)責(zé)單位相關(guān)文件相關(guān)表單各部門(mén)員工部門(mén)主管總經(jīng)理會(huì)議決定

  4.投訴、舉辦執(zhí)行辦法:

  4.1對(duì)上級(jí)主管在執(zhí)行公司各種獎(jiǎng)勵(lì)制度時(shí)弄虛作假、營(yíng)私舞弊、有意偏袒,實(shí)行不正之風(fēng)的各種行為的舉報(bào)。

  4.2對(duì)上級(jí)主管在執(zhí)行公司的懲罰制度時(shí),濫用職權(quán)、歪曲事實(shí)、有意報(bào)復(fù)和打擊不同意見(jiàn)的人,或?qū)Ρ救说奶幜P不公正等方面的投訴與舉報(bào)。

  4.3對(duì)公司各級(jí)人員中正在進(jìn)行和已經(jīng)進(jìn)行的損害公司利益行為的舉報(bào)。

  4.4對(duì)公司各職能部門(mén)管理者在履行權(quán)力和職能工作中的一切違反政策、違反制度、違反紀(jì)律的錯(cuò)誤行為的反映與投訴。

  4.5員工在公司內(nèi)受到人格侮辱、被人誹謗、遭受不公正的對(duì)待,或被人陷害時(shí)可向上級(jí)進(jìn)行求助。

  4.6員工對(duì)公司各項(xiàng)制度、規(guī)章在執(zhí)行過(guò)程中發(fā)生偏離、過(guò)頭或被曲解等問(wèn)題,可提出質(zhì)疑和意見(jiàn)。

  4.7員工認(rèn)為應(yīng)當(dāng)向上級(jí)提出的需解決和投訴的`其他問(wèn)題。

  5.員工投訴的途徑和方法

  5.1屬于部門(mén)內(nèi)部日常工作中的事務(wù)糾紛,一般應(yīng)向本部門(mén)的主管領(lǐng)導(dǎo)提出,由部門(mén)主管負(fù)責(zé)裁決。

  5.2雖然是部門(mén)內(nèi)部工作糾紛,但問(wèn)題較為重要,員工認(rèn)為本部門(mén)主管解決不了的,可向公司總經(jīng)理提出。

  5.3投訴內(nèi)容涉及直接主管的,可以越級(jí)投訴。

  5.4員工向部門(mén)主管投訴后一周之內(nèi)得不到明確答復(fù),或答復(fù)處理與事實(shí)出入較大,而又無(wú)法進(jìn)行良好溝通時(shí),可直接向總經(jīng)理反映。

  5.5跨部門(mén)的糾紛問(wèn)題,一般都向總經(jīng)理提出給予裁決。

  6.員工投訴的應(yīng)知事項(xiàng)

  6.1所有的投訴都要求舉報(bào)人署實(shí)姓名。對(duì)涉及的人物及事件表述清楚,以便于調(diào)查證實(shí)。

  6.2投訴的方式由員工自己選擇,可以將投訴信放入公司投訴信箱,也可以直接交給上級(jí)部門(mén),還可以用電子信箱的方式傳送。

  7.投訴辦理工作的要求

  7.1各部門(mén)主管收到員工投訴后,限時(shí)處理。一般一周之內(nèi)要給予明確答復(fù),確需延時(shí)的,也應(yīng)將延時(shí)理由告知投訴人。

  7.2對(duì)投訴的問(wèn)題要進(jìn)行深入細(xì)致的調(diào)查分析,處理客觀(guān)公正,實(shí)事求是,不要帶個(gè)人偏見(jiàn)。

  7.3對(duì)于投訴人要求保密的,嚴(yán)格保密,不得外傳泄露。同時(shí),投訴的信件也應(yīng)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)保管,一般應(yīng)保存一年,再行銷(xiāo)毀。

  7.4各級(jí)部門(mén)主管都應(yīng)不得拒接受理員工投訴。

  8.有關(guān)處理規(guī)定

  8.1投訴屬實(shí),責(zé)成原處理部門(mén)重新處理,撤消或修改原處理方案,并在原通報(bào)范圍內(nèi)時(shí)行通報(bào)。

  8.2對(duì)于投訴舉報(bào)屬實(shí),應(yīng)根據(jù)投訴人的意愿予以保密,如對(duì)公司產(chǎn)生較大收益效果的,應(yīng)按特殊獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)予以獎(jiǎng)勵(lì)。

  8.3投訴或舉報(bào)不實(shí)或不完全屬實(shí),但投訴人或舉報(bào)人并無(wú)惡意的,則由投訴處理部門(mén)向當(dāng)事人雙方作出適當(dāng)說(shuō)明。

  8.4對(duì)于無(wú)中生有、造謠生事,冒署他人姓名,有意擾亂公司正常管理秩序的,一經(jīng)查實(shí)予以記過(guò)以上處分,嚴(yán)重者予以除名。

  8.5負(fù)責(zé)辦理投訴的人員,如果違反紀(jì)律或外傳泄露投訴人名字,將給予記過(guò)以上處分,造成嚴(yán)重后果的予以除名。

公司投訴管理制度7

  一、目的:

  建立有效的客戶(hù)投訴應(yīng)對(duì)機(jī)制,明確客服人員面對(duì)客戶(hù)投訴時(shí)的操作指引,提高綜合服務(wù)部對(duì)各類(lèi)客戶(hù)投訴的應(yīng)對(duì)能力,降低因客戶(hù)投訴而引起的負(fù)面影響,從而提升客戶(hù)服務(wù)的整體質(zhì)量。

  二、適用范圍:

  本規(guī)定適用于銷(xiāo)售中心綜合服務(wù)部全體職員。

  三、職責(zé):

  3.1綜合服務(wù)部為受理客戶(hù)投訴的職能部門(mén),需對(duì)客戶(hù)投訴進(jìn)行響應(yīng)處理、記錄及匯報(bào)。

  3.2綜合服務(wù)部加盟事務(wù)文員為投訴記錄責(zé)任人,負(fù)責(zé)投訴記錄的檔案管理,及《投訴周報(bào)》制作。

  四、定義:

  4.1客戶(hù)投訴類(lèi)型:

  客戶(hù)投訴包括消費(fèi)者投訴、加盟商投訴。

  4.1.1消費(fèi)者投訴:消費(fèi)者在終端店鋪消費(fèi)過(guò)程中,對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量及服務(wù)質(zhì)量產(chǎn)生異議而向綜合服務(wù)部提起投訴的行為。

  4.1.2加盟商投訴:加盟商(含店鋪人員)在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中,因產(chǎn)品質(zhì)量、貨運(yùn)問(wèn)題、服務(wù)質(zhì)量、政策原因等因素,對(duì)公司某部門(mén)或某人員提起投訴的行為。

  4.2投訴受理人定義:

  投訴受理人分為一級(jí)受理人、二級(jí)受理人、三級(jí)受理人。

  4.2.1一級(jí)受理人:指綜合服務(wù)部的大區(qū)客服助理、加盟接待文員/專(zhuān)員等事務(wù)性崗位人員。

  4.2.2二級(jí)受理人:指綜合服務(wù)部經(jīng)理/主管。

  4.2.3三級(jí)受理人:指銷(xiāo)售中心總監(jiān)及公司專(zhuān)職部門(mén)行政管理中心。

  4.3客戶(hù)投訴級(jí)別:

  客戶(hù)投訴按輕重緩急分為一級(jí)投訴(即“普通投訴”)、二級(jí)投訴(即“較嚴(yán)重投訴”)、三級(jí)投訴(即“非常嚴(yán)重投訴”)。

  4.3.1一級(jí)投訴:即普通投訴,指以解決具體問(wèn)題為目的、可由一級(jí)受理人直接處理并讓投訴者滿(mǎn)意處理意見(jiàn)的投訴事件。如消費(fèi)者對(duì)于產(chǎn)品質(zhì)量不滿(mǎn)要求維修的投訴、加盟商關(guān)于到貨數(shù)量或質(zhì)量的投訴等。

  4.3.2二級(jí)投訴:即較嚴(yán)重的投訴,指結(jié)合某事帶有情緒反饋類(lèi)的投訴,或是超出一級(jí)受理人權(quán)限范圍的投訴。如消費(fèi)者或加盟商針對(duì)同一事件的二次投訴、消費(fèi)者對(duì)店鋪服務(wù)態(tài)度不滿(mǎn)意的投訴、加盟商對(duì)于大區(qū)客服服務(wù)質(zhì)量不滿(mǎn)的'投訴、加盟商對(duì)于某項(xiàng)政策不理解、不滿(mǎn)意的投訴等等。

  4.3.3三級(jí)投訴:即非常嚴(yán)重的投訴,指可能影響到公司聲譽(yù)、利益或可能影響到加盟商經(jīng)營(yíng)管理的投訴,此類(lèi)指已超出綜合服務(wù)部責(zé)權(quán)范圍,需向上匯報(bào)解決的事件。如消費(fèi)者投訴12315的行為、加盟商對(duì)新品質(zhì)量的批量投訴、加盟商對(duì)職能部門(mén)不作為的投訴等等。

  五、管理規(guī)定

  5.1應(yīng)訴權(quán)責(zé)規(guī)定

  一級(jí)受理人接到客戶(hù)以任何形式的投訴,含電話(huà)、短信、信件、

  傳真、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等,必須于1個(gè)工作日之內(nèi)與客戶(hù)本人或其代理人取得聯(lián)系,了解投訴原因、事件經(jīng)過(guò),如實(shí)記錄于《投訴處理單》中。

  屬于一級(jí)投訴范圍的,由一級(jí)受理人直接跟進(jìn)處理,由二級(jí)受

  理人(綜合服務(wù)部主管)審核后交事務(wù)文員存檔、記錄;

  屬于二級(jí)投訴范圍的,一級(jí)受理人須立即將《投訴處理單》交由二級(jí)受理人(綜合服務(wù)部經(jīng)理/主管)跟進(jìn)處理,報(bào)三級(jí)受理人(銷(xiāo)售中心總監(jiān))審核后,由事務(wù)文員存檔、記錄;

  屬于三級(jí)投訴范圍的,一級(jí)受理人須立即將《投訴處理單》匯報(bào)二級(jí)受理人(綜合服務(wù)部經(jīng)理),由二級(jí)受理人專(zhuān)項(xiàng)匯報(bào)三受理人銷(xiāo)售中心總監(jiān)以及行政中心總監(jiān),由三級(jí)受理人指導(dǎo)處理。

  5.2客戶(hù)投訴受理流程

  詳見(jiàn)附件一

  5.3應(yīng)訴業(yè)務(wù)指引

  以解決客戶(hù)反映的具體事情為主線(xiàn),以客戶(hù)滿(mǎn)意為投訴事件是否完成的界定指標(biāo)。

  受理人與客戶(hù)交流需注重禮貌:主動(dòng)自我介紹,語(yǔ)調(diào)平緩溫和,耐心聽(tīng)取客戶(hù)意見(jiàn),使用《客服標(biāo)準(zhǔn)話(huà)術(shù)》;

  受理人需詳盡了解客戶(hù)投訴的具體內(nèi)容:事件起因、時(shí)間、地點(diǎn)、涉及店鋪及人員、涉及產(chǎn)品及編碼以及客戶(hù)的其它聯(lián)系方式;

  受理人需委婉回復(fù)客戶(hù)對(duì)于此投訴事件處理大概流程、每個(gè)環(huán)節(jié)的大概時(shí)間,受理人的直接聯(lián)系方式;

  投訴事件涉及其它業(yè)務(wù)部門(mén)的,受理人需親自跟進(jìn)每個(gè)環(huán)節(jié),避免因間接聯(lián)系而造成事態(tài)延誤;

  遇處理周期較長(zhǎng)的事項(xiàng),受理人需每周主動(dòng)聯(lián)系客戶(hù)至少一次,回復(fù)受理進(jìn)度;如屬二級(jí)、三級(jí)投訴需視情加強(qiáng)主動(dòng)回復(fù)進(jìn)度頻率;投訴事件已按流程受理完畢,受理人需將受理結(jié)果告知客戶(hù),并咨詢(xún)客戶(hù)對(duì)處理結(jié)果的滿(mǎn)意度,在五個(gè)答案“1-非常滿(mǎn)意”、“2-滿(mǎn)意”、“3-可理解/接受”、“4-不滿(mǎn)意”、“5-很不滿(mǎn)意”中選擇第1、第2或第3項(xiàng)答案者,可視為投訴事件處理完畢,可匯報(bào)審核、存檔、記錄。如客戶(hù)選擇第4或第5項(xiàng)答案,則視為自動(dòng)升級(jí)到下一級(jí)別,重新填報(bào)《投訴處理單》記錄具體情況,并匯報(bào)對(duì)應(yīng)受理人處理;如三級(jí)投訴按正常程序受理而客戶(hù)對(duì)結(jié)果不能滿(mǎn)意者,由行政中心提交總經(jīng)理例會(huì)研究處理。

  5.4違規(guī)處罰規(guī)定

  對(duì)于未遵守上述作業(yè)規(guī)定的行為,給予適當(dāng)處罰。

  受理人未遵守1個(gè)工作日內(nèi)應(yīng)訴并填報(bào)《投訴處理單》的,給予30元/次負(fù)激勵(lì);

  受理人未按受理權(quán)責(zé)及業(yè)務(wù)指引操作,造成客戶(hù)對(duì)其投訴的,視情給予30元—100元/次負(fù)激勵(lì);

  受理人按流程對(duì)投訴事件處理完畢后,未按規(guī)定咨詢(xún)客戶(hù)對(duì)處

  理結(jié)果滿(mǎn)意度評(píng)估的,或是有私自填寫(xiě)舞弊行為的,視情給予50—100元/次負(fù)激勵(lì)。

  六相關(guān)文件:

  無(wú)

  七、附件

  客服標(biāo)準(zhǔn)化話(huà)術(shù)見(jiàn)附件一

公司投訴管理制度8

  食品公司消費(fèi)者投訴管理制度

  收集相關(guān)證據(jù)和資料。

  4.5.2對(duì)投訴進(jìn)行初步分析和評(píng)估,確定處理方案。

  4.5.3進(jìn)行處理并及時(shí)通知消費(fèi)者處理結(jié)果。

  4.5.4對(duì)于重大投訴事件,應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告并進(jìn)行跟蹤處理。

  5.0投訴統(tǒng)計(jì)和分析

  5.1銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)記錄并統(tǒng)計(jì)投訴情況,進(jìn)行分析和總結(jié),提出改進(jìn)措施并落實(shí)。

  5.2市場(chǎng)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)投訴情況進(jìn)行分析和評(píng)估,提出改進(jìn)建議并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。

  6.0附則

  6.1本規(guī)定自發(fā)布之日起生效。

  6.2本規(guī)定解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理所有。

  消費(fèi)者投訴管理制度

  目的:為保障消費(fèi)者的合法權(quán)益,樹(shù)立公司的良好形象和品牌形象,提高和完善產(chǎn)品質(zhì)量,結(jié)合公司實(shí)際情況,制定本規(guī)定。

  定義:消費(fèi)者投訴是指消費(fèi)者在購(gòu)買(mǎi)公司產(chǎn)品過(guò)程中,因服務(wù)態(tài)度惡劣或購(gòu)買(mǎi)產(chǎn)品后出現(xiàn)異常情況而進(jìn)行的投訴及信息反饋。

  管理部門(mén):銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)具體處理消費(fèi)者投訴。

  管理原則:尊重消費(fèi)者選擇解決途徑的協(xié)商和解原則,符合相關(guān)法律規(guī)定,平等自愿的公平友好原則。

  投訴分類(lèi):根據(jù)投訴內(nèi)容,消費(fèi)者投訴分為服務(wù)質(zhì)量投訴和產(chǎn)品質(zhì)量投訴。

  服務(wù)質(zhì)量投訴:由銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)處理與經(jīng)銷(xiāo)商、零售商有關(guān)的投訴。與市場(chǎng)業(yè)務(wù)人員、臨時(shí)促銷(xiāo)人員等公司人員有關(guān)的投訴,受理投訴的人員應(yīng)立即處理并通報(bào)銷(xiāo)售部。

  產(chǎn)品質(zhì)量投訴:在接到投訴后,應(yīng)告知消費(fèi)者注意保留購(gòu)物憑證并通知市場(chǎng)負(fù)責(zé)人。市場(chǎng)負(fù)責(zé)人應(yīng)盡力安排在原購(gòu)買(mǎi)商場(chǎng)進(jìn)行換貨,如不能換貨則可退貨處理。

  投訴處理程序:了解和核實(shí)消費(fèi)者具體情況,進(jìn)行初步分析和評(píng)估,確定處理方案并及時(shí)通知消費(fèi)者處理結(jié)果。對(duì)于重大投訴事件,應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告并進(jìn)行跟蹤處理。

  投訴統(tǒng)計(jì)和分析:銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)記錄并統(tǒng)計(jì)投訴情況,進(jìn)行分析和總結(jié),提出改進(jìn)措施并落實(shí)。市場(chǎng)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)投訴情況進(jìn)行分析和評(píng)估,提出改進(jìn)建議并實(shí)施。

  附則:本規(guī)定自發(fā)布之日起生效,解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理所有。

  4.5.1產(chǎn)品投訴信息收集

  在收集消費(fèi)者投訴信息時(shí),我們需要了解以下幾個(gè)方面的內(nèi)容:

  4.5.1.1產(chǎn)品情況

  我們需要了解消費(fèi)者使用的產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格、生產(chǎn)批號(hào),并確定產(chǎn)品真假。這有助于我們了解產(chǎn)品是否存在質(zhì)量問(wèn)題。

  4.5.1.2購(gòu)買(mǎi)及使用情況

  我們需要了解消費(fèi)者購(gòu)買(mǎi)產(chǎn)品的`時(shí)間、地點(diǎn)、使用過(guò)程和方法。這有助于我們了解產(chǎn)品是否存在使用問(wèn)題。

  4.5.1.3不良情況

  我們需要了解不良反應(yīng)產(chǎn)生的時(shí)間、癥狀,發(fā)生后的處理方法等。這有助于我們了解產(chǎn)品是否存在安全問(wèn)題。

  4.5.1.4消費(fèi)者聯(lián)系方式

  我們需要了解消費(fèi)者姓名、聯(lián)系電話(huà)、地址和郵編等基本聯(lián)系方式。這有助于我們及時(shí)與消費(fèi)者聯(lián)系,解決問(wèn)題。

  4.5.2穩(wěn)定消費(fèi)者情緒,明確公司服務(wù)原則在接受消費(fèi)者投訴時(shí),我們需要穩(wěn)定消費(fèi)者情緒,讓消費(fèi)者感受到我們的關(guān)心和誠(chéng)意。同時(shí),我們需要明確公司服務(wù)原則,讓消費(fèi)者了解我們的服務(wù)承諾和處理流程。

  4.5.3合理解釋?zhuān)龑?dǎo)消費(fèi)者產(chǎn)品知識(shí)

  在處理消費(fèi)者投訴時(shí),我們需要對(duì)消費(fèi)者進(jìn)行合理解釋?zhuān)⑦M(jìn)行產(chǎn)品知識(shí)方面的引導(dǎo)。這有助于消費(fèi)者了解產(chǎn)品的使用方法和注意事項(xiàng),避免類(lèi)似情況再次發(fā)生。

  4.5.4及時(shí)協(xié)助消費(fèi)者就醫(yī)

  對(duì)于癥狀較嚴(yán)重的消費(fèi)者,我們應(yīng)及時(shí)陪同其去當(dāng)?shù)乜h級(jí)以上醫(yī)院就診。對(duì)于已經(jīng)治療的,我們應(yīng)了解其詳細(xì)就醫(yī)過(guò)程及療效,避免癥狀的進(jìn)一步加重。

公司投訴管理制度9

  一、目的

  (一)以客戶(hù)為導(dǎo)向,從滿(mǎn)足客戶(hù)需求出發(fā),提高服務(wù)質(zhì)量及投訴處理時(shí)效,切實(shí)做好優(yōu)質(zhì)服務(wù)工作。

 。ǘ┻M(jìn)一步重視客戶(hù)服務(wù)投訴,并在遇到各類(lèi)異常及突發(fā)事件時(shí)有章可循、避免事態(tài)擴(kuò)大,做到既讓客戶(hù)滿(mǎn)意,又最大限度地維護(hù)企業(yè)品牌形象和利益。

 。ㄈ┍局贫纫(guī)定呼叫中心及公司各層面在客戶(hù)投訴管理工作中的職責(zé)和權(quán)限,確定了投訴管理的流程和服務(wù)規(guī)范,是公司客戶(hù)服務(wù)中心、營(yíng)業(yè)部門(mén)進(jìn)行客戶(hù)投訴管理的指南,同時(shí)也是對(duì)公司各層面客戶(hù)投訴管理工作監(jiān)控、考核的依據(jù)。

  二、范圍(一)適用于全公司,用于指導(dǎo)正確處理客戶(hù)投訴。

  三、適用文件此制度制定后可依據(jù)相關(guān)內(nèi)容制定相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則。

  四、內(nèi)容

 。ㄒ唬┩对V來(lái)源

  1、外部投訴,指來(lái)源于公司外部的客戶(hù)投訴。

  2、內(nèi)部投訴,指來(lái)源于公司內(nèi)部員工的投訴。

 。ǘ┩对V渠道

  1、外部投訴渠道包括:統(tǒng)一服務(wù)熱線(xiàn)投訴、網(wǎng)站在線(xiàn)留言投訴、總經(jīng)理信箱投訴、電話(huà)回訪(fǎng)投訴、傳真投訴、外部網(wǎng)站投訴、3.15消費(fèi)者協(xié)會(huì)投訴、送貨滿(mǎn)意度調(diào)查短信投訴等。

  2、內(nèi)部投訴渠道包括:統(tǒng)一服務(wù)熱線(xiàn)投訴、郵箱投訴、、傳真投訴等。

  (三)投訴類(lèi)型

  1、業(yè)務(wù)投訴,主要針對(duì)公司業(yè)務(wù)銷(xiāo)售或運(yùn)作上的差錯(cuò)而引起,主要分為:貨損、貨差、時(shí)效延誤、財(cái)務(wù)、理賠、價(jià)格、信息、問(wèn)題差錯(cuò)、及其他類(lèi)型投訴等。

  貨損類(lèi)投訴:貨物潮濕、外包裝破損、內(nèi)物破損;

  貨差類(lèi)投訴:公司內(nèi)部丟貨、汽運(yùn)網(wǎng)點(diǎn)丟貨、空運(yùn)網(wǎng)點(diǎn)丟貨;

  時(shí)效延誤類(lèi)投訴:中轉(zhuǎn)不及時(shí)、分撥不及時(shí)、配載不及時(shí)、通知提貨不及時(shí)、送貨不及時(shí)、接貨不及時(shí);

  財(cái)務(wù)類(lèi)投訴:傭金、代收貨款、發(fā)票、稅金;

  理賠類(lèi)投訴:理賠時(shí)效不及時(shí)、理賠結(jié)果不滿(mǎn)意;

  信息類(lèi)投訴:手機(jī)信息反饋錯(cuò)誤、無(wú)信息反饋、GPS信息反饋錯(cuò)誤;

  業(yè)務(wù)差錯(cuò)類(lèi)投訴:開(kāi)單差錯(cuò)、分批配載、標(biāo)簽差錯(cuò)、承諾不兌現(xiàn)、信息反饋不及時(shí)、虛假簽收、貨物被冒領(lǐng);

  其他類(lèi)型投訴:除以上類(lèi)型以外的業(yè)務(wù)投訴。

  2、服務(wù)態(tài)度投訴,主要針對(duì)公司服務(wù)人員的服務(wù)品質(zhì),語(yǔ)言、行為、態(tài)度方面等服務(wù)禮儀不滿(mǎn)而引起的投訴。

 。ㄋ模┩对V程度

  1、業(yè)務(wù)投訴;

  A、一般投訴:指投訴事項(xiàng)屬實(shí)且事態(tài)比較一般,未造成公司利益損失或損失金額在1000元以下的投訴。

  B、中度投訴:指投訴事項(xiàng)屬實(shí)且造成公司損失金額或索賠金額在1000—5000元(含5000元)的投訴。

  C、重大投訴:指投訴事項(xiàng)屬實(shí)且造成客戶(hù)2次以上投訴、嚴(yán)重不滿(mǎn),或造成公司損失金額或索賠金額5000元以上的投訴。

  2、服務(wù)態(tài)度投訴

 。1)一般投訴

  a、接聽(tīng)或掛斷電話(huà)沒(méi)有使用公司標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)用語(yǔ)的,通話(huà)過(guò)程中離開(kāi)未作任何解釋將客戶(hù)電話(huà)撂一邊的;

  b、當(dāng)客戶(hù)到營(yíng)業(yè)部門(mén)發(fā)貨時(shí),沒(méi)有微笑服務(wù),出現(xiàn)不倒水、不耐煩、客戶(hù)咨詢(xún)不回答等現(xiàn)象的;

  c、當(dāng)客戶(hù)查詢(xún)貨物時(shí),不接受查詢(xún),或接受查詢(xún)后,但是不回復(fù)的;

  d、對(duì)待他人咨詢(xún)問(wèn)題敷衍了事,急于打發(fā);

  e、語(yǔ)氣推諉,事不關(guān)已,高高掛起;

  f、客戶(hù)要求得到某項(xiàng)服務(wù)時(shí)部門(mén)間相互推諉等;

  g、客戶(hù)提出某項(xiàng)服務(wù)自身無(wú)法解決時(shí)沒(méi)有給予正確的引導(dǎo);

  (2)中度投訴

  a、通話(huà)未結(jié)束,主動(dòng)掛斷電話(huà)的;

  b、故意向客戶(hù)提供錯(cuò)誤或虛假信息的;

  c、對(duì)客戶(hù)或同事出言不遜的;

  d、語(yǔ)氣粗暴;

  e、服務(wù)意識(shí)差、愛(ài)理不理、態(tài)度傲慢、與他人斗嘴、強(qiáng)詞奪理等;

  f、當(dāng)著客戶(hù)面指責(zé)客戶(hù)及評(píng)價(jià)客戶(hù)缺點(diǎn);

 。3)重度投訴

  a、與客戶(hù)發(fā)生爭(zhēng)吵的;

  b、與客戶(hù)或同事發(fā)生言語(yǔ)沖突,用言語(yǔ)行為進(jìn)行威脅的;

  c、與客戶(hù)或同事發(fā)生肢體沖突,打架的。

  (五)投訴處理時(shí)效對(duì)于客戶(hù)的投訴,各部門(mén)應(yīng)通力合作,迅速作出反應(yīng),力爭(zhēng)在最短的時(shí)間內(nèi)全面解決問(wèn)題,給客戶(hù)滿(mǎn)意的答復(fù)。

  1、業(yè)務(wù)投訴時(shí)效

  a、一般投訴:接到投訴起一個(gè)工作日內(nèi)處理完畢。

  b、中度投訴:接到投訴起三個(gè)工作日內(nèi)處理完畢。

  c、重度投訴:接到投訴起七個(gè)工作日內(nèi)處理完畢。

  2、服務(wù)態(tài)度投訴時(shí)效接到投訴起兩個(gè)工作日內(nèi)處理完畢。

 。┩对V處理流程

  1、投訴受理統(tǒng)一服務(wù)熱線(xiàn)話(huà)務(wù)員負(fù)責(zé)受理投訴信息。話(huà)務(wù)員接到投訴時(shí),必須詳細(xì)準(zhǔn)確地記錄投訴人反饋的內(nèi)容,綜合已有信息初步判斷投訴是否成立,對(duì)于當(dāng)場(chǎng)即可判斷不成立的投訴,須做好解釋工作;對(duì)于投訴成立或需進(jìn)一步調(diào)查了解的投訴,必須在5分鐘將信息內(nèi)容反饋給相關(guān)責(zé)任部門(mén)要求處理,對(duì)于規(guī)定時(shí)間內(nèi)未處理妥善的需將投訴升級(jí),同時(shí)告知投訴人事情處理進(jìn)度并跟蹤到底,在承諾客戶(hù)回復(fù)時(shí)效內(nèi)回復(fù)投訴人。

  2、投訴處理

 。1)業(yè)務(wù)投訴處理話(huà)務(wù)員接到來(lái)自客戶(hù)的業(yè)務(wù)投訴后,首先判斷投訴的嚴(yán)重性及緊急程度。

  一般性業(yè)務(wù)投訴:由話(huà)務(wù)員直接電話(huà)聯(lián)系相關(guān)責(zé)任部門(mén)經(jīng)理處理,相關(guān)責(zé)任部門(mén)經(jīng)理必須無(wú)條件配合呼叫中心工作,如部門(mén)經(jīng)理因故不能直接處理的,必須安排專(zhuān)人負(fù)責(zé),并保證在20分鐘內(nèi)做出建議方案并回復(fù)投訴客戶(hù),呼叫中心話(huà)務(wù)員自接到投訴后30分鐘對(duì)客戶(hù)進(jìn)行滿(mǎn)意度回訪(fǎng)。

  緊急或重大業(yè)務(wù)投訴:初步判斷責(zé)任部門(mén)20分鐘內(nèi)無(wú)法處理完畢的,話(huà)務(wù)員須于接到投訴后5分鐘內(nèi)將投訴內(nèi)容升級(jí)到相關(guān)部門(mén)上一層級(jí)領(lǐng)導(dǎo),并上報(bào)本部門(mén)經(jīng)理處理。

  內(nèi)部業(yè)務(wù)投訴:為了促進(jìn)公司內(nèi)部的橫向溝通和解決效率,貨物異常等問(wèn)題處理先相關(guān)部門(mén)之間進(jìn)行橫向溝通處理,如果溝通未果,可以進(jìn)一步向品質(zhì)管理中心要求協(xié)助處理。如已超出品質(zhì)管理中心職責(zé)無(wú)法處理的,可以進(jìn)一步向呼叫中心要求協(xié)助處理。

 。2)服務(wù)態(tài)度投訴處理過(guò)程

  a、外部服務(wù)態(tài)度投訴處理呼叫中心接到外部(客戶(hù))服務(wù)態(tài)度投訴后,如實(shí)詳細(xì)地記錄客戶(hù)投訴的內(nèi)容,填寫(xiě)《服務(wù)態(tài)度投訴管理表單》,通過(guò)OA郵件形式發(fā)送到相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人(一般為被投訴人的上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo))處,并指定接到表單1個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)事件經(jīng)過(guò)。呼叫中心根據(jù)部門(mén)調(diào)查結(jié)果及客戶(hù)投訴的內(nèi)容作出判斷,1個(gè)工作日內(nèi)作出處理結(jié)果,并回復(fù)客戶(hù)。

  b、內(nèi)部服務(wù)態(tài)度投訴處理內(nèi)部服務(wù)態(tài)度投訴,呼叫中心接到內(nèi)部服務(wù)態(tài)度投訴后,如實(shí)詳細(xì)地記錄投訴人投訴的內(nèi)容,填寫(xiě)《服務(wù)務(wù)態(tài)度投訴管理表單》,通過(guò)OA郵件形式發(fā)送給廣州總部行政部經(jīng)理或經(jīng)理指定專(zhuān)人進(jìn)行調(diào)查核實(shí),并指定接到表單1個(gè)工作日內(nèi)做出判決結(jié)果和處理方案(如遇星期日、節(jié)假日,時(shí)間順延;特殊情況不能及時(shí)處理完畢的,必須提前電話(huà)聯(lián)系呼叫中心說(shuō)明情況,并承諾回復(fù)時(shí)間)回復(fù)呼叫中心,呼叫中心對(duì)投訴人進(jìn)行滿(mǎn)意度回訪(fǎng)。

  五、獎(jiǎng)懲依據(jù)

  1、業(yè)務(wù)投訴處罰細(xì)則客戶(hù)通過(guò)400進(jìn)行業(yè)務(wù)投訴,經(jīng)核實(shí)成立的,給予責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)人50元/票的負(fù)激勵(lì),在當(dāng)月工資中體現(xiàn)。部門(mén)負(fù)責(zé)人針對(duì)被投訴事項(xiàng)填寫(xiě)《投訴整改表》,并于1個(gè)工作日內(nèi)提交到呼叫中心。

  2、服務(wù)態(tài)度投訴處罰細(xì)則一般服務(wù)態(tài)度投訴:同一責(zé)任人累計(jì)只允許出現(xiàn)3次。一般服務(wù)態(tài)度投訴成立的,對(duì)責(zé)任人處于負(fù)激勵(lì)50元/次,停崗1天;同時(shí)對(duì)責(zé)任人所在部門(mén)的負(fù)責(zé)人罰款20元;同一責(zé)任人一個(gè)月內(nèi)出現(xiàn)2次服務(wù)態(tài)度被投訴的,對(duì)責(zé)任人處于負(fù)激勵(lì)100元,并降薪一級(jí);同一責(zé)任人1年內(nèi)出現(xiàn)3次的,退回人力資源部,責(zé)任人上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)激勵(lì)100元,并停崗1天。

  中度服務(wù)態(tài)度投訴:同一責(zé)任人累計(jì)只允許出現(xiàn)2次。中度服務(wù)態(tài)度投訴成立的,對(duì)責(zé)任人處于負(fù)激勵(lì)100元/次;同一責(zé)任人出現(xiàn)2次服務(wù)態(tài)度被投訴的,退回人力資源部,責(zé)任人上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)激勵(lì)100元,并停崗1天。

  重度服務(wù)態(tài)度投訴:出現(xiàn)重度服務(wù)態(tài)度投訴一經(jīng)核實(shí)成立,立即將責(zé)任人退回人力資源部。責(zé)任人上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)激勵(lì)100元,并停崗1天。

  出現(xiàn)服務(wù)態(tài)度被投訴的責(zé)任人,核實(shí)投訴成立后,必須在一個(gè)工作日內(nèi)到呼叫中心進(jìn)行服務(wù)態(tài)度培訓(xùn)一天,并提交不少于500字的`整改書(shū)。(除華南區(qū)域外的其他區(qū)域由所屬區(qū)域行政人事代為培訓(xùn))出現(xiàn)外部(客戶(hù))服務(wù)態(tài)度被投訴,經(jīng)核實(shí)投訴成立的,責(zé)任部門(mén)的直接分管領(lǐng)導(dǎo)均需親自上門(mén)拜訪(fǎng)客戶(hù),做好客戶(hù)安撫工作,并將拜訪(fǎng)情況在3個(gè)工作日內(nèi)反饋到呼叫中心,由呼叫中心跟進(jìn)最終處理結(jié)果及回復(fù)客戶(hù);如果該分管領(lǐng)導(dǎo)未按規(guī)定執(zhí)行或反饋的,一經(jīng)查實(shí),處于負(fù)激勵(lì)100元。

  3、查詢(xún)、投訴處理不回復(fù)或未及時(shí)回復(fù)處罰細(xì)則在查詢(xún)、投訴處理過(guò)程中,出現(xiàn)1次不回復(fù)或未及時(shí)回復(fù)呼叫中心的,對(duì)責(zé)任人負(fù)激勵(lì)50元/次,對(duì)部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)激勵(lì)100元/次,在當(dāng)月工資中扣除體現(xiàn);同一部門(mén)一月內(nèi)累計(jì)2次未及時(shí)回復(fù)呼叫中心,對(duì)部門(mén)負(fù)責(zé)人降薪一級(jí)處理,對(duì)其上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)處罰100元/次。同一部門(mén)一月內(nèi)累計(jì)3次未及時(shí)回復(fù)呼叫中心,對(duì)部門(mén)負(fù)責(zé)人退回人力資源部處理,對(duì)其直接分管領(lǐng)導(dǎo)降薪一級(jí)處理。

  4、內(nèi)部業(yè)務(wù)投訴沒(méi)有經(jīng)過(guò)內(nèi)部橫向溝通,直接投訴到呼叫中心的處罰細(xì)則業(yè)務(wù)投訴沒(méi)有經(jīng)過(guò)內(nèi)部橫向溝通,直接投訴到呼叫中心的,呼叫中心將對(duì)投訴人負(fù)激勵(lì)50元/次,并撤回投訴。

  5、投訴處理結(jié)案不及時(shí)的處罰細(xì)則投訴處理結(jié)案不及時(shí)的,給予部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)激勵(lì)50元/次,在當(dāng)月工資中扣除體現(xiàn);責(zé)任部門(mén)一個(gè)月內(nèi)累計(jì)三次處理結(jié)案時(shí)效不合格,呼叫中心將對(duì)部門(mén)負(fù)責(zé)人及其直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行OA通報(bào)批評(píng)。

  6、不執(zhí)行呼叫中心指令的處罰細(xì)則呼叫中心在聯(lián)系各部門(mén)處理投訴時(shí),出現(xiàn)拒絕執(zhí)行呼叫中心指令的,立即對(duì)責(zé)任部門(mén)經(jīng)理退回人力資源部處理,直接分管領(lǐng)導(dǎo)連帶責(zé)任200元/次,并同時(shí)給予OA記過(guò)通報(bào)。

  7、相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)客戶(hù)致電呼叫中心表?yè)P(yáng)部門(mén)或個(gè)人,呼叫中心將相關(guān)內(nèi)容如實(shí)記錄,并填寫(xiě)《表?yè)P(yáng)信》,及時(shí)發(fā)送給行政部調(diào)查核實(shí),如屬實(shí)將進(jìn)行通報(bào)表?yè)P(yáng),同時(shí)將先進(jìn)事跡上報(bào)至企業(yè)文化處,在《新邦人》上進(jìn)行宣傳。

  營(yíng)業(yè)服務(wù)過(guò)程中,難免會(huì)遇到一些刁難、無(wú)理取鬧的客戶(hù),發(fā)生出口傷人或動(dòng)人打人的情況.為鼓勵(lì)員工服務(wù)過(guò)程中堅(jiān)持罵不還口,打不還手原則.對(duì)能堅(jiān)持服務(wù)原則的員工與行為,給予精神及物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。公司設(shè)立“安撫獎(jiǎng)”,部門(mén)經(jīng)理通過(guò)OA安撫獎(jiǎng)流程進(jìn)行申報(bào),給予30—150元獎(jiǎng)勵(lì),并撰寫(xiě)通報(bào)進(jìn)行表?yè)P(yáng)。

六、權(quán)限

  (一)起草部門(mén);呼叫中心(二)審核部門(mén);副總經(jīng)理辦公室(三)批準(zhǔn)部門(mén);總經(jīng)理(四)執(zhí)行部門(mén);呼叫中心七、解釋?zhuān)ㄒ唬┍疽?guī)定自發(fā)文之日起生效。

 。ǘ┰锻对V管理辦法HJ—0010 》、《關(guān)于改善客戶(hù)滿(mǎn)意度,提升公司服務(wù)質(zhì)量的實(shí)施方案HJ—0014》、《400投訴機(jī)制的管理辦法》即時(shí)廢止。

  (三)本制度規(guī)定解釋的主管部門(mén):呼叫中心。

七、附錄

  附錄一:回復(fù)時(shí)限表回復(fù)時(shí)限表基本原則:公司利益高于一切,解決客戶(hù)眼前問(wèn)題是當(dāng)務(wù)之急。

  時(shí)限分類(lèi)分類(lèi)描述數(shù)據(jù)來(lái)源時(shí)限要求備注1話(huà)務(wù)員接到投訴后30分鐘內(nèi)必須回復(fù)投訴人。

  以投訴為準(zhǔn)30分鐘回復(fù)方式包括:電話(huà)、郵件、備注信息、短消息等。特殊情況不能及時(shí)處理完成回復(fù),須及時(shí)通知呼叫中心相關(guān)話(huà)務(wù)員,并承諾下次回復(fù)時(shí)間2話(huà)務(wù)員聯(lián)系各部門(mén)經(jīng)理處理業(yè)務(wù)投訴,包括一般性業(yè)務(wù)投訴及重大業(yè)務(wù)投訴,各部門(mén)須在20分鐘內(nèi)回復(fù)。

  話(huà)務(wù)員監(jiān)督20分鐘3話(huà)務(wù)員接到業(yè)務(wù)投訴后5分鐘內(nèi)必須電話(huà)聯(lián)系相關(guān)部門(mén)處理。

  以投訴為準(zhǔn)5分鐘4各部門(mén)在處理業(yè)務(wù)投訴20分鐘內(nèi)仍未有最終處理結(jié)果,必須在超出規(guī)定時(shí)間5分鐘內(nèi)電話(huà)通知呼叫中心相應(yīng)話(huà)務(wù)員。

  話(huà)務(wù)員監(jiān)督5分鐘5對(duì)于升級(jí)的重大業(yè)務(wù)投訴,相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)(部門(mén)經(jīng)理級(jí)以上)在20分鐘內(nèi)無(wú)法處理完畢,須及時(shí)通知呼叫中心。

  話(huà)務(wù)員監(jiān)督20分鐘6服務(wù)態(tài)度投訴處理2個(gè)工作日內(nèi)處理完畢。

  話(huà)務(wù)員監(jiān)督1個(gè)工作日7一般業(yè)務(wù)投訴處理1個(gè)工作日內(nèi)處理完畢。

  話(huà)務(wù)員監(jiān)督1個(gè)工作日8中度業(yè)務(wù)投訴處理3個(gè)工作日內(nèi)處理完畢。

  話(huà)務(wù)員監(jiān)督3個(gè)工作日9重大業(yè)務(wù)投訴處理7個(gè)工作日內(nèi)處理完畢。

  話(huà)務(wù)員監(jiān)督7個(gè)工作日10因服務(wù)態(tài)度被投訴,分管領(lǐng)導(dǎo)須于3個(gè)工作日內(nèi)對(duì)客戶(hù)進(jìn)行回訪(fǎng)并回復(fù)呼叫中心。

  話(huà)務(wù)員監(jiān)督3個(gè)工作日2。

  附錄二:業(yè)務(wù)投訴處理流程圖;

  附錄三:服務(wù)態(tài)度處理流程圖;

  附錄四:服務(wù)態(tài)度投訴管理表單服務(wù)態(tài)度投訴管理表單處理部門(mén)受理人受理部門(mén)發(fā)送人發(fā)送時(shí)間投訴人聯(lián)系方式被投訴人工號(hào)所屬部門(mén)反饋內(nèi)容請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)情況并回復(fù)呼叫中心。

  處理完成時(shí)間:1個(gè)工作日;事情核實(shí)經(jīng)過(guò):xxx。

  附錄五:內(nèi)部業(yè)務(wù)溝通一覽表基本原則:解決客戶(hù)眼前問(wèn)題是當(dāng)務(wù)之急。

  序號(hào)分類(lèi)描述第一程序處理第二程序處理第三程序處理1貨物到達(dá)目的地客戶(hù)提貨反饋貨物短缺,外包裝完好丟失、缺少和多貨始發(fā)部門(mén)/上一環(huán)節(jié)責(zé)任部門(mén)品質(zhì)管理中心呼叫中心2到達(dá)部門(mén)反饋客戶(hù)長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)來(lái)提貨或客戶(hù)要求長(zhǎng)時(shí)間放置到達(dá)部門(mén)的始發(fā)部門(mén)品質(zhì)管理中心3到達(dá)部門(mén)送貨時(shí)反饋收貨客戶(hù)收貨時(shí)間太長(zhǎng),車(chē)輛成本高始發(fā)部門(mén)品質(zhì)管理中心4到達(dá)部門(mén)送貨時(shí)反饋客戶(hù)要求搬運(yùn)貨物,并搬到倉(cāng)庫(kù)里面,但沒(méi)人搬運(yùn)或要求加費(fèi)用始發(fā)部門(mén)品質(zhì)管理中心5貨物到達(dá)目的地客戶(hù)提貨反饋丟失、缺少始發(fā)/終端部門(mén)品質(zhì)管理中心6貨物有送貨費(fèi)、卸貨費(fèi)及到付費(fèi)用異常,終端無(wú)法正常操作始發(fā)/終端部門(mén)品質(zhì)管理中心7終端到達(dá)部門(mén)或操作中心反饋車(chē)輛混裝或裝車(chē)不規(guī)范責(zé)任部門(mén)品質(zhì)管理中心8時(shí)效類(lèi)(部門(mén)、操作中心卸貨不及時(shí)、不按照公司規(guī)定正常安排送貨時(shí))責(zé)任/終端部門(mén)品質(zhì)管理中心9中轉(zhuǎn)外發(fā)公司不送貨、亂加收送貨費(fèi)、到付運(yùn)費(fèi),引起客戶(hù)投訴需要進(jìn)行考核并更換責(zé)任/終端部門(mén)品質(zhì)管理中心10偏線(xiàn)外發(fā)貨物異常處理及時(shí)效延誤,服務(wù)及運(yùn)作問(wèn)題引起客戶(hù)投訴始發(fā)部門(mén)/操作中心品質(zhì)管理中心11汽運(yùn)中心延誤貨物的出港時(shí)間,造成時(shí)效延誤始發(fā)部門(mén)/操作中心品質(zhì)管理中心12汽運(yùn)到達(dá)配送貨物異常(貨損貨差、配送延誤)始發(fā)部門(mén)/操作中心品質(zhì)管理中心13汽運(yùn)快線(xiàn)由于廣州汽運(yùn)中心的原因延誤,造成客戶(hù)投訴需要專(zhuān)車(chē)送貨始發(fā)部門(mén)/操作中心品質(zhì)管理中心14晚上兩地卸車(chē)輛到達(dá)營(yíng)業(yè)部門(mén)無(wú)卸貨終端部門(mén)品質(zhì)管理中心15空運(yùn)貨物異常(拉貨、貨損貨差、網(wǎng)點(diǎn)服務(wù)、送貨不及時(shí)、費(fèi)用異常)始發(fā)部門(mén)空運(yùn)網(wǎng)絡(luò)管理部。

  附錄六:投訴整改表投訴整改表整改部門(mén)經(jīng)理發(fā)表時(shí)間要求回復(fù)時(shí)間投訴人投訴時(shí)間反饋內(nèi)容所需處理完成時(shí)間:xx個(gè)工作日;

  事情經(jīng)過(guò):xxx;

  產(chǎn)生投訴原因:xxx;

  分析整改方案/有效建議:xxx

  整改責(zé)任人:xxx

  整改結(jié)果/效果:(整改表回復(fù)后三個(gè)工作日內(nèi)再次提交)

公司投訴管理制度10

  第一條員工投訴管理旨在回應(yīng)員工在工作中所產(chǎn)生的抱怨和意見(jiàn)。適用于公司所有勞動(dòng)管理方面,包括招聘、解雇、培訓(xùn)、提升、降職、及工資調(diào)整,奕適用于所有涉及工作的安排和活動(dòng),無(wú)論是在工作場(chǎng)所以?xún)?nèi)或以外,此外還包括公差旅行和因公社交活動(dòng)。

  第二條非正式的投訴程序

  第一款員工可以通過(guò)非正式渠道來(lái)反映問(wèn)題或表達(dá)不滿(mǎn)即通過(guò)口頭的'方式向班組長(zhǎng)和單位主管負(fù)責(zé)人等基層管理干部提出,管理干部有義務(wù)根據(jù)公司規(guī)章制度,及時(shí)幫助投訴人解決所面臨的問(wèn)題。

  第二款當(dāng)投訴人員的要求超出了基層干部許可權(quán)限時(shí),干部應(yīng)向上一級(jí)管理部門(mén)呈報(bào),直到問(wèn)題得到圓滿(mǎn)解決為至。

  第三條正式投訴程序

  第一款干員可將投訴意見(jiàn)用書(shū)面形式投入總經(jīng)理信箱,投訴應(yīng)在事件發(fā)生后一個(gè)星期之內(nèi)進(jìn)行。

  第二款行政部負(fù)責(zé)主管應(yīng)在一周內(nèi)根據(jù)公司規(guī)章制度對(duì)干員投訴給予書(shū)面答復(fù),并將投訴意見(jiàn)轉(zhuǎn)交相應(yīng)責(zé)任部門(mén)主管負(fù)責(zé)處理。

  第三款如果投訴干員對(duì)有關(guān)部門(mén)的處理不滿(mǎn)意,不能接受的可在一周之內(nèi)向總經(jīng)理投訴。

  第四款總經(jīng)理應(yīng)在半個(gè)月之內(nèi),根據(jù)公司規(guī)章制度對(duì)干員的申訴給予書(shū)面答復(fù),并采取措施解決提出的問(wèn)題。

  第四條公司鼓勵(lì)干員通過(guò)非正式和正式渠道來(lái)直接反映問(wèn)題或表達(dá)不滿(mǎn),但是為了保護(hù)員工的權(quán)利不受威協(xié),公司同樣也接受匿名投訴,并承諾采取同樣認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度,去解決匿名投訴中所反映的問(wèn)題。

  第五條公司絕不容許出現(xiàn)對(duì)投訴人打擊報(bào)復(fù)的現(xiàn)象,類(lèi)似情況一經(jīng)出現(xiàn),有關(guān)人員將承擔(dān)行政記大過(guò)至開(kāi)除以及法律的后果。

公司投訴管理制度11

  1、投訴的受理

  1、1客戶(hù)對(duì)測(cè)試結(jié)果如有異議,可在接到測(cè)試報(bào)告后十日內(nèi)以書(shū)面形式提出申訴,詳細(xì)說(shuō)明申訴的理由及有關(guān)依據(jù),并填寫(xiě)“抱怨申述登記表”。

  1、2技術(shù)業(yè)務(wù)室受理申訴,填寫(xiě)“抱怨受理登記表”,及時(shí)報(bào)告質(zhì)量負(fù)責(zé)人,質(zhì)量負(fù)責(zé)人主持處理。

  2、投訴的調(diào)查處理

  2、1對(duì)一般事務(wù)投訴的調(diào)查處理

  2、1、1各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)調(diào)查處理客戶(hù)對(duì)本部門(mén)的投訴,分析產(chǎn)生投訴的.原因,采取必要的處理措施,并將處理結(jié)果記錄在《客戶(hù)投訴處理登記表》《投訴受理登記表》中,交技術(shù)業(yè)務(wù)室。

  2、1、2各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)難以調(diào)查處理的客戶(hù)投訴,在《客戶(hù)投訴處理登記表》中記錄下來(lái),交辦公室?蛻(hù)投訴管理制度。2、1、3辦公室組織有關(guān)職責(zé)部門(mén)和人員對(duì)滿(mǎn)意度調(diào)查發(fā)現(xiàn)的以及其他部門(mén)難以調(diào)查處理的客戶(hù)投訴進(jìn)行調(diào)查處理,必要時(shí)可成立調(diào)查小組。職責(zé)部門(mén)負(fù)責(zé)調(diào)查事實(shí)真相,分析產(chǎn)生投訴的原因,采取必要的處理措施,并將處理結(jié)果記錄在《客戶(hù)投訴處理登記表》中。2、2對(duì)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)投訴的調(diào)查處理

  2、2、1技術(shù)業(yè)務(wù)室組織有關(guān)室和檢驗(yàn)人員查看原始記錄、相關(guān)儀器設(shè)備,對(duì)測(cè)試全過(guò)程進(jìn)行回顧檢查,提出初步處理意見(jiàn),報(bào)質(zhì)量負(fù)責(zé)人審批。

  2、2、2如需復(fù)檢,由技術(shù)業(yè)務(wù)室將樣品密碼編號(hào),按《監(jiān)測(cè)質(zhì)量控制程序》規(guī)定執(zhí)行。

  2、2、3復(fù)檢樣品以原樣為準(zhǔn)。若屬于采樣或運(yùn)輸過(guò)程等有誤,須按程序文件《樣品采樣程序》、《樣品管理(處置)程序》重新采樣。2、2、4復(fù)檢時(shí)應(yīng)由兩人同時(shí)測(cè)試?蛻(hù)投訴管理制度。

  2、2、5復(fù)檢結(jié)果在受理后15日內(nèi)以書(shū)面形式通知申訴人,緊急申訴應(yīng)在三個(gè)工作日內(nèi)答復(fù)。當(dāng)證實(shí)原檢驗(yàn)結(jié)果正確無(wú)誤時(shí),則維持原報(bào)告。如原檢驗(yàn)結(jié)果確實(shí)有誤,報(bào)授權(quán)簽字人批準(zhǔn),由技術(shù)業(yè)務(wù)室收回原報(bào)告,加蓋作廢章,出具正確的檢驗(yàn)報(bào)告并加蓋更改(g)標(biāo)識(shí),并將結(jié)果填寫(xiě)于“抱怨受理登記表”“處理結(jié)果”欄。

  3、投訴處理結(jié)果的反饋

  3、1如果投訴不合理,即本站無(wú)過(guò)錯(cuò),投訴處理部門(mén)應(yīng)以書(shū)面形式有禮貌地向客戶(hù)說(shuō)清道理,解釋清楚。

  3、2如投訴合理,被投訴部門(mén)和人員在采取處理措施后,應(yīng)以書(shū)面形式及時(shí)通知客戶(hù)。

  3、3投訴處理部門(mén)應(yīng)以書(shū)面形式征求客戶(hù)對(duì)投訴處理結(jié)果的意見(jiàn),讓客戶(hù)填寫(xiě)《投訴處理結(jié)果客戶(hù)反饋登記表》。

  4、如果客戶(hù)對(duì)處理結(jié)果不滿(mǎn)意,職責(zé)部門(mén)應(yīng)重新對(duì)該投訴進(jìn)行調(diào)查處理,直至客戶(hù)滿(mǎn)意為止。

  5、客戶(hù)投訴處理涉及不貼合時(shí)應(yīng)執(zhí)行《不貼合監(jiān)測(cè)工作控制程序》和《糾正措施程序》。

  6、如果客戶(hù)合理投訴的事項(xiàng)給客戶(hù)造成經(jīng)濟(jì)損失,應(yīng)與客戶(hù)協(xié)商賠償事宜。

  7、辦公室負(fù)責(zé)將與投訴處理有關(guān)的所有記錄按存檔要求定期交站檔案管理員歸檔保存。

公司投訴管理制度12

  客戶(hù)投訴處理管理制度

  為加強(qiáng)對(duì)客戶(hù)投訴處理工作的質(zhì)量管理,牢固樹(shù)立“以顧客為中心”的服務(wù)意識(shí),提高服務(wù)水平和工作質(zhì)量,密切同客戶(hù)的關(guān)系,提高客戶(hù)滿(mǎn)意度,進(jìn)一步搞好銷(xiāo)售和網(wǎng)建各項(xiàng)工作,特制訂本管理制度。

  一、客戶(hù)投訴的定義

  客戶(hù)投訴:本組織為客戶(hù)帶給卷煙商品和服務(wù)的過(guò)程中,因商品或服務(wù)無(wú)法滿(mǎn)足客戶(hù)需求,導(dǎo)致客戶(hù)質(zhì)詢(xún)或投訴的溝通行為。

  二、客戶(hù)投訴處理管理原則

  實(shí)行“分級(jí)負(fù)責(zé)、屬地管理、三線(xiàn)互控”的原則。

  分公司營(yíng)銷(xiāo)中心訂單部、各縣級(jí)公司負(fù)責(zé)本部門(mén)客戶(hù)投訴處理及跟蹤、驗(yàn)證,包括采取必要的糾正措施防止類(lèi)似的事件再次發(fā)生。

  分公司營(yíng)銷(xiāo)中心訂單部負(fù)責(zé)將本部接收的或其它部門(mén)轉(zhuǎn)來(lái)的客戶(hù)投訴分類(lèi)傳送到職責(zé)部門(mén),并督促處理,跟蹤驗(yàn)證。

  三、投訴的受理(一)投訴電話(huà)的設(shè)立

  1、分公司卷煙營(yíng)銷(xiāo)中心設(shè)立免費(fèi)投訴監(jiān)督電話(huà):*****59,*******,并向外公布。

  2、縣級(jí)公司區(qū)域營(yíng)銷(xiāo)部等部門(mén)要設(shè)立投訴電話(huà),并向卷煙零售客戶(hù)公布。

  (二)投訴的受理

  1、各單位接訴部門(mén)接到客戶(hù)投訴時(shí)應(yīng)認(rèn)真傾聽(tīng)記錄客戶(hù)投訴,按要求在[客戶(hù)投訴記錄表]詳細(xì)記錄客戶(hù)投訴。

  2、各單位接收超出本單位范圍投訴的,應(yīng)及時(shí)登記,傳真到分公司客戶(hù)服務(wù)部。

  3、分公司營(yíng)銷(xiāo)中心接收的及由其它部門(mén)反饋的客戶(hù)投訴,填寫(xiě)[客戶(hù)投訴登記表]和處理意見(jiàn),及時(shí)傳送到相關(guān)部門(mén)。

  四、投訴處理

  客戶(hù)投訴分咨詢(xún)、推薦、投訴三種類(lèi)型。(一)客戶(hù)咨詢(xún)類(lèi):

  接訴單位能直接解答的,當(dāng)即解答,不能解答的錄入[客戶(hù)投訴登記表],立即同相關(guān)部門(mén)聯(lián)系了解狀況,在24小時(shí)答復(fù)客戶(hù),在[客戶(hù)投訴登記表]記錄答復(fù)結(jié)果。

  (二)客戶(hù)推薦類(lèi):

  由接收部門(mén)錄入[客戶(hù)投訴登記表]向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、請(qǐng)示。需要回復(fù)的,要給客戶(hù)承諾必須回復(fù)期限,待領(lǐng)導(dǎo)做出批示后向客戶(hù)答復(fù)推薦被采用狀況。

  (三)客戶(hù)投訴類(lèi):

  職責(zé)部門(mén)接到投訴后,要根據(jù)資料分類(lèi)處理,部門(mén)要指定專(zhuān)人進(jìn)行調(diào)查。投訴工作或服務(wù)的,根據(jù)事實(shí)和公司有關(guān)規(guī)定判定屬于違規(guī)或工作失職的',應(yīng)將具體狀況向本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),按組織程序處理;屬于一般工作失誤、服務(wù)欠缺的,按所在單位有關(guān)規(guī)章制度和考核規(guī)定對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行處理,并使其立即糾正,同時(shí),根據(jù)實(shí)際,提

  出整改方案;屬于客戶(hù)自身問(wèn)題或誤解引起投訴的,應(yīng)做好對(duì)客戶(hù)的解釋工作,消除誤會(huì)。

  投訴卷煙商品問(wèn)題的,受理人要及時(shí)反饋到縣級(jí)營(yíng)銷(xiāo)部門(mén),由縣級(jí)營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)協(xié)調(diào)處理。

  (四)投訴處理的期限要求

  客戶(hù)投訴處理期限不能超過(guò)三個(gè)工作日,特殊狀況不能超過(guò)7個(gè)工作日。

  (五)處理結(jié)果的反饋和歸檔

  1、接訴部門(mén)在投訴處理完畢后,將處理結(jié)果反饋給投訴人,征求投訴人對(duì)處理結(jié)果的意見(jiàn)和推薦。

  2、分公司營(yíng)銷(xiāo)中心對(duì)各單位的投訴處理結(jié)果進(jìn)行抽查驗(yàn)證。3、接訴單位要做好投訴登記和處理歸檔工作,資料保存一年,重要的資料延期保存。

  五、投訴分析和改善

  接訴部門(mén)對(duì)客戶(hù)投訴狀況進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì),分析客戶(hù)投訴與期望值,綜合評(píng)價(jià),提出整改推薦,改善工作和服務(wù)策略,提高服務(wù)水平。

  六、客戶(hù)投訴處理管理要求

  各單位務(wù)必做到投訴件件有落實(shí),事事有回復(fù)。認(rèn)真填寫(xiě),妥善保存[客戶(hù)投訴登記表]。

  各單位要對(duì)投訴處理過(guò)程進(jìn)行總結(jié)與評(píng)析,找出問(wèn)題根源,吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),提出改善對(duì)策,防止同類(lèi)問(wèn)題的再度出現(xiàn)。

  客戶(hù)投訴的處理,務(wù)必實(shí)事求是,分公司營(yíng)銷(xiāo)中心負(fù)責(zé)檢查各單位客戶(hù)投訴管理工作,對(duì)不按要求執(zhí)行或經(jīng)驗(yàn)證處理結(jié)果不符的,要提出批評(píng),責(zé)令職責(zé)單位限期整改。

公司投訴管理制度13

  1、目的:

  為迅速處理、管理客戶(hù)投訴,維護(hù)公司信譽(yù),改善服務(wù)質(zhì)量、促進(jìn)服務(wù)水平,特制訂本制度。

  2、范圍:

  本制度主要適用于本公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中各種投訴的處理,包括:

  2.1與供水質(zhì)量有關(guān)的投訴。

  2.2與服務(wù)質(zhì)量有關(guān)的投訴。

  2.3客戶(hù)提出的各類(lèi)提案、建議、批評(píng)與意見(jiàn)。

  3、職責(zé)

  3.1營(yíng)業(yè)服務(wù)部負(fù)責(zé)客戶(hù)投訴案件的登記,確定投訴案件是否受理,確定具體的受理部門(mén)和受理負(fù)責(zé)人,責(zé)任歸屬的判定。協(xié)助有關(guān)部門(mén)進(jìn)行關(guān)于客戶(hù)投訴的.調(diào)查,投訴發(fā)生原因的分析,改善對(duì)策的檢查、督促。

  3.2相關(guān)責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)處理客戶(hù)投訴案件的調(diào)查,處理方式、改善對(duì)策的擬定,報(bào)批及具體實(shí)施。

  4、工作程序

  4.1營(yíng)業(yè)服務(wù)部客戶(hù)服務(wù)中心接到用戶(hù)投訴,每項(xiàng)投訴要以書(shū)面形式詳細(xì)記錄,立即填制《顧客投訴記錄卡》,內(nèi)容應(yīng)包括投訴人、投訴地址、投訴時(shí)間、投訴對(duì)象、投訴內(nèi)容及投訴要求等,并統(tǒng)一編號(hào)。

  4.2營(yíng)業(yè)服務(wù)部客戶(hù)服務(wù)中心了解客戶(hù)投訴的內(nèi)容后,首先要判定客戶(hù)投訴的理由是否充分,投訴要求是否合理,必要時(shí)呈報(bào)營(yíng)業(yè)服務(wù)部部長(zhǎng)裁定是否受理。如果投訴不能成立,即可以婉轉(zhuǎn)的方式答復(fù)客戶(hù),取得客戶(hù)的諒解,消除誤會(huì)。如果投訴成立,安撫客戶(hù),承諾投訴答復(fù)時(shí)間。

  4.3按照客戶(hù)投訴內(nèi)容分類(lèi),確定客戶(hù)投訴的類(lèi)別;

  確定具體的受理部門(mén)和受理負(fù)責(zé)人,下達(dá)《三來(lái)處理反饋單》,責(zé)成有關(guān)部門(mén)具體辦理解決。

  4.4提出解決辦法。有關(guān)部門(mén)接到《三來(lái)處理反饋單》,針對(duì)客戶(hù)投訴內(nèi)容,參照顧客投訴要求詳細(xì)調(diào)查情況,并擬定處理對(duì)策,提出解決投訴的具體方案,提交主管負(fù)責(zé)人批示。對(duì)于客戶(hù)投訴問(wèn)題,主管負(fù)責(zé)人應(yīng)予以高度重視,應(yīng)對(duì)投訴處理方案一一過(guò)目,及時(shí)做出批示,根據(jù)實(shí)際情況,采取一切可能的措施,挽回已經(jīng)出現(xiàn)的損失。

  4.5投訴解決辦法經(jīng)主管負(fù)責(zé)人同意后,迅速地通知客戶(hù)。

  4.6有關(guān)部門(mén)實(shí)施處理方案完畢,經(jīng)投訴人在《三來(lái)處理反饋單》上簽字確認(rèn)后,將《三來(lái)處理反饋單》填寫(xiě)完處理結(jié)果后返回客戶(hù)服務(wù)中心。

  4.7客戶(hù)服務(wù)中心再次電話(huà)回訪(fǎng)投訴人。并盡快地收集客戶(hù)的反饋意見(jiàn)。

  4.8調(diào)查原因。查明出現(xiàn)客戶(hù)投訴的具體原因和具體責(zé)任者。

  4.9客戶(hù)投訴責(zé)任人員處分及處罰。依照投訴所造成的損失大小,對(duì)造成顧客投訴的直接責(zé)任者和部門(mén)部長(zhǎng)和對(duì)造成顧客投訴得不到順利圓滿(mǎn)解決的直接責(zé)任者和部門(mén)主管按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行績(jī)效獎(jiǎng)金罰扣。

  行政罰扣折算:

  警告一次,罰扣400元以上。小過(guò)一次,以每基數(shù)罰扣800元以上。大過(guò)以上者,當(dāng)月效益獎(jiǎng)金全額罰扣。

  4.10總結(jié)評(píng)價(jià)。對(duì)投訴處理過(guò)程進(jìn)行總結(jié)與綜合評(píng)價(jià),吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),提出改進(jìn)對(duì)策,不斷完善企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理和業(yè)務(wù)運(yùn)作,杜絕類(lèi)似事件再次發(fā)生。以提高客戶(hù)服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平,降低投訴率。

  4.11客戶(hù)服務(wù)中心對(duì)所有投訴記錄按對(duì)公司投訴、對(duì)部門(mén)投訴、對(duì)業(yè)務(wù)代表投訴進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類(lèi)管理。

  4.12客戶(hù)服務(wù)中心每月進(jìn)行一次投訴匯總、分析,每季度上報(bào)一次投訴統(tǒng)計(jì)報(bào)告。經(jīng)理每季度初審查上季度結(jié)案的客戶(hù)投訴案件,經(jīng)整理后送營(yíng)業(yè)服務(wù)部備案。

  4.13其它收到投訴的部門(mén)應(yīng)按流程將投訴歸口到客戶(hù)服務(wù)中心,在客戶(hù)服務(wù)中心備案。如遇緊急情況,可先行處理,再補(bǔ)辦記錄。

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