文件管理制度
在現(xiàn)在的社會生活中，制度對人們來說越來越重要，制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。我敢肯定，大部分人都對擬定制度很是頭疼的，下面是小編為大家收集的文件管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
文件管理制度1
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍：公司的規(guī)劃、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、檔案管理員的職責(zé)：
1.貫徹執(zhí)行黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策。嚴(yán)格遵守《檔案管理法》。
2.積極參加檔案工作的對外協(xié)作活動。
3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案資料，努力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，不斷提高檔案管理水平。
4.定期檢查檔案，做到檔案無霉變、褪色、塵污、破損及蟲蛀，無失、泄密事件。
5.做好借閱和利用效果登記;做好檢查、借閱、回收、整理歸檔工作;做好分類和綜合工作。
6.保證公司及各部門的'原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
四、檔案的借閱
1.因工作需要，公司員工需借閱檔案時，由部門經(jīng)理核批。
2.公司檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)�？偨�(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批。
3.檔案借閱者必須做到：
�、賽圩o檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
�、谧⒁獍踩Ｃ�，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
五、檔案的銷毀
1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
文件管理制度2
一、目的
通過對經(jīng)營部檔案的管理確保公司所有經(jīng)營資料的完整性并保障公司經(jīng)營活動的可追溯性,有效督導(dǎo)經(jīng)營部職員嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)工作程序并作為公開、公平考核經(jīng)營部職員工作成績的依據(jù)。
二、適用范圍
適用于經(jīng)營部所有工作人員的檔案管理,并作為經(jīng)營部人員文件處理程序指導(dǎo)文件。
三、管理職責(zé)
3.1經(jīng)營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。
3.2檔案管理員負責(zé)經(jīng)營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責(zé)對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責(zé)管理檔案的借閱、外調(diào);負責(zé)客戶定單的傳真、確認(rèn)工作。
3.3經(jīng)營部主管負責(zé)檔案管理員的工作指導(dǎo)、監(jiān)督及檔案資料處理的建議工作;負責(zé)經(jīng)營部職員經(jīng)營資料的監(jiān)督管理及相關(guān)經(jīng)營資料評審程序監(jiān)督管理。
3.4經(jīng)營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準(zhǔn)確、全面的經(jīng)營資料,以便于轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部檔案。
3.5財務(wù)部負責(zé)經(jīng)營部合同、定單、發(fā)貨記錄等經(jīng)濟類檔案的審計、統(tǒng)計、報告工作;負責(zé)經(jīng)營部檔案管理專用電腦與財務(wù)部電腦聯(lián)網(wǎng)的管理工作。
3.6總經(jīng)理負責(zé)財務(wù)部與經(jīng)營部檔案管理工作的協(xié)調(diào)及監(jiān)督;負責(zé)經(jīng)營部經(jīng)營資料歸檔情況的監(jiān)督;負責(zé)經(jīng)營部檔案借閱、外調(diào)的審批及經(jīng)營部檔案處理的最終審批。
3.7董事長負責(zé)財務(wù)部對經(jīng)濟類檔案管理工作的監(jiān)督審核及報告的審批。
四、管理程序
4.1經(jīng)營部合同必須依照公司相關(guān)要求逐級審批后簽訂并結(jié)合合同評審文件方可視為有效文件存檔。
4.2客戶訂單經(jīng)逐級審批后發(fā)貨的`文檔方可視為有效文件存檔。
4.3客戶反饋情況的書面報告、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報告、經(jīng)營部工作計劃(工作報告)經(jīng)有關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)批示意見后方可視為有效文件存檔。
4.4經(jīng)營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。
4.5客戶聯(lián)系資料、客戶經(jīng)營情況由客戶負責(zé)人簽名后作為有效文件存檔。
4.6經(jīng)營部投標(biāo)文件經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)標(biāo)書內(nèi)容之日起存檔。
4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產(chǎn)品之日起存檔。
4.8發(fā)貨記錄自倉庫發(fā)貨并傳真客戶確認(rèn)之日起作為有效文件存檔。
4.9經(jīng)營部職員出差記錄、經(jīng)營部制度及工作程序文件由經(jīng)營部負責(zé)人簽名確認(rèn)后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。
4.10檔案管理員將1-9文件轉(zhuǎn)化為檔案時必須依據(jù)有效文件要求進行核對后方可進行文件轉(zhuǎn)化處理。
4.11檔案管理員發(fā)現(xiàn)不符合要求的文件應(yīng)反饋至經(jīng)營部負責(zé)人進行監(jiān)督協(xié)調(diào),保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經(jīng)營部負責(zé)人應(yīng)調(diào)查研究事情原因并出具說明性文件交總經(jīng)理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。
4.12檔案管理員應(yīng)對不完整的文件監(jiān)督并催促相關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)補充完整進行轉(zhuǎn)化并管理。
4.13檔案管理員應(yīng)先對有效文件進行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內(nèi)容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關(guān)內(nèi)容輸入專用電腦并按數(shù)據(jù)庫管理要求進行檔案管理。
4.14檔案管理員的檔案柜應(yīng)進行分類編號并將檔案按電腦內(nèi)所示內(nèi)容及存放位置放入專用檔案柜。
4.15經(jīng)營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設(shè)備進行操作,便于文件的轉(zhuǎn)換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內(nèi)。
4.16財務(wù)部電腦與經(jīng)營部檔案管理專用電腦聯(lián)網(wǎng)并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統(tǒng)計合同、發(fā)貨單、客戶訂單等相關(guān)經(jīng)濟類檔案資料。
4.17借閱經(jīng)營部檔案須經(jīng)營部負責(zé)人同意;外調(diào)經(jīng)營部檔案須經(jīng)經(jīng)營部負責(zé)人同意并有總經(jīng)理簽名同意。檔案管理員應(yīng)對借閱、外調(diào)檔案進行登記并及時督促回收。
4.18檔案管理員應(yīng)參照《公司機密管理程序》保證經(jīng)營部檔案的保密工作,設(shè)置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。
五、獎懲條例
5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉(zhuǎn)化為檔案資料手續(xù)的準(zhǔn)確正規(guī),保證了檔案資料的機密性、保證了公司經(jīng)營的有效追溯的將進行表彰及相應(yīng)的經(jīng)濟獎勵。
5.2經(jīng)營部職員能主動、及時、準(zhǔn)確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內(nèi)體現(xiàn)的內(nèi)容作為經(jīng)營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據(jù)。
5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準(zhǔn)確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經(jīng)濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據(jù)。
5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應(yīng)經(jīng)濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據(jù)。
5.5對于未經(jīng)許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調(diào)閱檔案資料,私自對進行檔案資料復(fù)印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關(guān)條款進行處罰并作為不良記錄存檔。
文件管理制度3
程序文件管理制度是我們企業(yè)管理體系的重要組成部分，它主要涉及以下幾個方面：
1. 程序文件的編寫規(guī)范：明確程序文件的格式、內(nèi)容要求，包括流程描述、職責(zé)分配、操作步驟等。
2. 文件審批與發(fā)布：規(guī)定程序文件的審批流程，確保文件的準(zhǔn)確性和合規(guī)性，并確定文件的`發(fā)布方式和范圍。
3. 文件版本控制：管理文件的更新、修訂歷史，保證各個部門使用的是最新、最準(zhǔn)確的版本。
4. 文件存檔與檢索：規(guī)定文件的存儲方式和期限，以及如何快速有效地查找所需文件。
5. 文件培訓(xùn)與執(zhí)行：確保員工理解和掌握程序文件，以正確執(zhí)行各項操作。
6. 文件審核與評估：定期對程序文件進行審核，評估其有效性和適應(yīng)性。
內(nèi)容概述：
1. 文件生命周期管理：從文件的創(chuàng)建、審批、發(fā)布到廢棄的全過程管理。
2. 文件變更管理：詳細記錄文件的修改原因、內(nèi)容及責(zé)任人，確保變更透明。
3. 文件權(quán)限管理：設(shè)定不同層級員工對文件的訪問和修改權(quán)限，防止信息泄露或誤操作。
4. 文件溝通與協(xié)調(diào)：確保文件在各部門間的有效溝通和協(xié)調(diào)，避免信息孤島。
5. 文件合規(guī)性審查：對照法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文件內(nèi)容符合相關(guān)規(guī)定。
6. 文件持續(xù)改進：基于業(yè)務(wù)發(fā)展和內(nèi)外部環(huán)境變化，持續(xù)優(yōu)化和完善文件內(nèi)容。
文件管理制度4
作業(yè)指導(dǎo)文件管理制度的重要性不言而喻，它：
1.提升效率：通過標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程，減少工作中的無效勞動和重復(fù)勞動，提高工作效率。
2.降低風(fēng)險：明確職責(zé)，減少因理解不一致導(dǎo)致的'錯誤，降低運營風(fēng)險。
3.保障質(zhì)量：確保作業(yè)過程符合規(guī)定，提高產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量。
4.促進溝通：統(tǒng)一的作業(yè)指導(dǎo)文件，便于員工間的溝通和協(xié)作。
5.符合法規(guī)：滿足行業(yè)法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部管理的需求，確保合規(guī)經(jīng)營。
文件管理制度5
（一）總則
第一條減少歸檔數(shù)量，提高辦文速度和歸檔質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)於文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。
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第四條公文的簽收
1、凡來廠公文件（除廠領(lǐng)導(dǎo)訂的外）均由廠歸檔員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，歸檔員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管
1、兩辦機要秘書對上級來文拆封後應(yīng)及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親文件，廠領(lǐng)導(dǎo)封後，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系後再分轉(zhuǎn)處理。
3、加速文件運轉(zhuǎn)，機要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第七條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完後應(yīng)在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完後，應(yīng)送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。
5、兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意後，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。
6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
（三）歸檔的管理
第八條歸檔的規(guī)定
1、全廠上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2、各群團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求歸檔應(yīng)分別向黨委、廠部提出歸檔申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意歸檔，則兩辦分別按黨、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字歸檔。群團體文件由黨委批轉(zhuǎn)。
3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準(zhǔn)簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條歸檔的范圍：
1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬歸檔范圍。
2、黨委、廠部下歸檔件主要用於：
�。�1）公布全廠規(guī)章制度；
�。�2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；
（3）公布工廠體制機構(gòu)變動或干部任免事項；
（4）公布全廠性的重大生、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
�。�5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；
�。�6）其他有關(guān)全廠的重大事項；
3、黨委、廠部上行文、外歸檔主要用於：
（1）對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
（2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠日常生、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)後，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。
5、凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)歸檔，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。
6、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查）不用廠部名義歸檔。
�。ㄋ模w檔程式與要求
第十條歸檔程式規(guī)定：
1、各單位元需要歸檔，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請；
2、黨委、廠部同意歸檔時，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；
3、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點符號正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4、文稿擬就後，擬搞人應(yīng)填附歸檔稿紙首頁，詳細寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級；
5、兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿；
6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責(zé)）；
7、對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚；
8、需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付列印前送會簽部門會簽；
9、文稿審核會簽後，按批準(zhǔn)許可權(quán)的'規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；
10、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)後的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室列�。�
11、文件列印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在歸檔稿上簽名；
12、文件打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。
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第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。
第十四條各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強的同志負責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
�。┪募牧⒕砼c歸檔
第十五條文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責(zé)歸檔：
�。�1）上級機關(guān)來文，包括上級對工廠報告、申請的批復(fù)；
（2）黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；
�。�3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；
�。�4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；
�。�5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；
�。�6）叁加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；
�。�7）上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；
�。�8）反映本廠生、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；
�。�9）工廠日志和大事記；
�。�10）工廠向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)科室，各群團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群團體負責(zé)立卷歸檔。
第十六條立卷要求
1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
（七）文件的銷毀
第十七條對於多馀、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
文件管理制度6
1.法規(guī)遵循：遵守相關(guān)法律法規(guī)，如《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，避免法律風(fēng)險。
2.決策支持：有序的文件管理為管理層決策提供及時、準(zhǔn)確的信息依據(jù)。
3.溝通協(xié)調(diào)：清晰的文件流程有助于部門間的`信息共享，提升協(xié)同效率。
4.企業(yè)知識傳承：通過文件管理，積累和傳承企業(yè)的知識資產(chǎn)。
5.客戶服務(wù)：保證服務(wù)質(zhì)量，如維修記錄、合同存檔等，提升客戶滿意度。
文件管理制度7
為規(guī)范集團監(jiān)事會文件、檔案管理工作，充分發(fā)揮其作用，更好地為監(jiān)事會各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《x集團有限公司檔案管理暫行規(guī)定》，特制定本辦法。
一、集團監(jiān)事會文件檔案范圍定義
1、集團監(jiān)事會文件檔案指集團監(jiān)事會在運作過程中產(chǎn)生的具有再次查詢和使用價值的結(jié)果性和結(jié)果支持性文件。
2、由集團監(jiān)事會運作過程中產(chǎn)生但上報集團公司及以上單位的文件、市政府職能部門及以上單位下發(fā)經(jīng)集團公司辦理的'文件，上升為集團公司文件，集團公司文件納入集團檔案管理范圍進行管理，監(jiān)事會保留復(fù)印件，復(fù)印件的管理遵循本辦法。
二、流轉(zhuǎn)
監(jiān)事會文件指定專人負責(zé)流轉(zhuǎn)，按權(quán)限逐級遞交各級人員審批。審批結(jié)束后收歸監(jiān)事會檔案管理人員進行整理歸檔。
三、整理存檔
(一)監(jiān)事會檔案管理人員負責(zé)監(jiān)事會文件收集和整理歸檔。
(二)監(jiān)事會檔案歸檔遵循“應(yīng)歸盡歸”的原則，在集團監(jiān)事會文件檔案范圍定義內(nèi)的文件均應(yīng)歸檔成為監(jiān)事會檔案。
(三)文件整理、目錄編制遵循國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》。
四、檔案的借閱利用
(一)凡監(jiān)事會成員，均可查詢在自己職責(zé)范圍內(nèi)的檔案。
(二)查閱機要檔案、重要會議記錄必須經(jīng)監(jiān)事會主席批準(zhǔn)。
(三)檔案原則上只能在檔案保管室內(nèi)閱讀使用，如確因工作需要帶離檔案保管室，需辦理借閱登記手續(xù)。
(四)非監(jiān)事會成員查閱、借閱監(jiān)事會檔案，需經(jīng)監(jiān)事會主席批準(zhǔn)。
(五)檔案資料不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人和擅自拆頁、不得帶出公司外，更不得劃道填字，涂改、損壞文件。
(六)外單位查閱檔案一律憑單位介紹信，經(jīng)監(jiān)事會主席批準(zhǔn)方可查閱。
(七)檔案管理工作人員應(yīng)結(jié)合監(jiān)事會管理工作的需要，在有關(guān)部門的支持下，開展監(jiān)事會文件匯編、大事記、深層次編研等各種信息服務(wù)工作。
五、獎懲
(一)對違反本辦法的監(jiān)事會成員，給予警告批評，同時可酌情扣罰監(jiān)事會內(nèi)部考核分。
(二)對于違反本規(guī)定，給集團或監(jiān)事會造成損失者，將建議集團公司或市國資委對其給予處份直至免去其監(jiān)事會成員資格，觸犯法律者移交司法機關(guān)辦理。
六、本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。
文件管理制度8
設(shè)備文件管理制度是企業(yè)管理的重要組成部分，旨在規(guī)范設(shè)備的使用、維護和管理，確保設(shè)備的正常運行，提高生產(chǎn)效率，降低運營成本。內(nèi)容主要包括設(shè)備的'購置、登記、使用、保養(yǎng)、維修、報廢等環(huán)節(jié)的文件管理規(guī)定，以及相關(guān)責(zé)任的明確和執(zhí)行機制的建立。
內(nèi)容概述：
1. 設(shè)備購置文件：記錄設(shè)備的采購流程、供應(yīng)商信息、設(shè)備技術(shù)參數(shù)等，確保設(shè)備來源合法，性能符合生產(chǎn)需求。
2. 設(shè)備登記文件：對設(shè)備進行編號，建立設(shè)備檔案，包括設(shè)備名稱、型號、購置日期、使用部門等信息。
3. 設(shè)備使用文件：制定設(shè)備操作規(guī)程，包括操作人員資質(zhì)、操作流程、安全注意事項等。
4. 設(shè)備保養(yǎng)文件：設(shè)定定期保養(yǎng)計劃，記錄每次保養(yǎng)的細節(jié)，包括保養(yǎng)內(nèi)容、時間、人員等。
5. 設(shè)備維修文件：記錄設(shè)備故障及維修情況，包括故障描述、維修過程、更換配件等。
6. 設(shè)備報廢文件：明確設(shè)備報廢標(biāo)準(zhǔn)，記錄報廢設(shè)備的處理過程，確保環(huán)保和資源合理利用。
文件管理制度9
文件編制管理制度是一項旨在確保組織內(nèi)部信息準(zhǔn)確、有序、高效流通的管理規(guī)定。它涵蓋了文件的創(chuàng)建、審批、存儲、檢索、更新和廢棄等一系列環(huán)節(jié)，旨在提高工作效率，保障信息的安全性和合規(guī)性。
內(nèi)容概述：
1.文件分類與編號：明確各類文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一的`文件編號規(guī)則，便于管理和查找。
2.制度起草：規(guī)定文件內(nèi)容的格式、要求和審批流程，保證文件的專業(yè)性和權(quán)威性。
3.審批與發(fā)布：設(shè)立文件審批機制，確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性與合法性，明確發(fā)布權(quán)限和方式。
4.存儲與保管：確定文件的存儲介質(zhì)、期限和安全措施，防止信息丟失或泄露。
5.更新與修訂：設(shè)定文件更新的周期和條件，規(guī)定修訂流程，確保信息的時效性。
6.訪問與使用：設(shè)定文件的訪問權(quán)限，規(guī)范文件的使用行為，防止濫用或誤用。
7.銷毀與歸檔：規(guī)定文件廢棄的標(biāo)準(zhǔn)和程序，以及重要文件的歸檔保存。
8.培訓(xùn)與監(jiān)督：定期進行文件管理培訓(xùn)，強化員工意識，建立監(jiān)督機制，確保制度執(zhí)行。
文件管理制度10
第一章總則
第一條為提高行文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)我公司的實際情況,特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括上級函、電、來文、公司上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條全公司各類文件由辦公室統(tǒng)一管理。
第二章收文的管理
第四條公文的簽收。
(1)凡送公司的文件均由公司收發(fā)員登記簽收后交辦公室秘書拆封。在簽收和拆封時,收發(fā)員和辦公室秘書均需注意檢查封口和郵票,對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
(2)對上級機要部門發(fā)來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應(yīng)立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管。
(1)辦公室秘書對上級公文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司總經(jīng)理親啟的文件,總經(jīng)理啟封后,也應(yīng)交辦公室秘書辦理正常手續(xù)。
(2)公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交辦公室秘書進行登記編號,個人不得私自保存。
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)。
(1)凡正式文件均需辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容及性質(zhì)閱簽后,由辦公室秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司總經(jīng)理閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。
(2)一般函、電、單據(jù)等,分別由辦公室秘書直接分轉(zhuǎn)處理,如涉及幾個單位會辦的文件,應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
(3)為加速文件運轉(zhuǎn),辦公室秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理室和承辦部門,如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條文件的傳閱與催辦。
(1)傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密制度,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
(2)閱讀文件應(yīng)抓緊時間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室,閱批文件一般不得超過兩天,閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有公司總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件要求和公司總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
(3)閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失、泄密。文件閱完后,應(yīng)送交辦公室秘書。
(4)辦公室秘書對文件負有催辦、檢查、督促的責(zé)任。承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理,不得將文件壓放、分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。
第三章發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定。
(1)全公司上報、下發(fā)正式文件由公司辦公室辦理,各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
(2)各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文,應(yīng)分別向公司辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文,則由辦公室分別按機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口發(fā)文。
(3)對全公司影響較大、涉及兩個以上子公司分管范圍的文件,須由集團公司董事長批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍。
(1)凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報,均屬發(fā)文的范圍。
(2)公司下發(fā)文件主要用于以下事項。
①發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件。
②公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、生活福利等工作的決定,發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報其他有關(guān)全公司的`重大事項。
(3)公司上行文、外發(fā)文主要用于以下事項。
�、賹ι霞墮C關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定,同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。
�、谠诠救粘Ｉa(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)部室書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。
③凡各業(yè)務(wù)部室如開專題會議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以用部室名義發(fā)會議紀(jì)要。
�、芨鳂I(yè)務(wù)部室與外單位發(fā)生一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各部室的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。
第四章發(fā)文程序與要求
第十條發(fā)文程序規(guī)定。
(1)各單位需要發(fā)文,應(yīng)事先向辦公室提出申請。
(2)辦公室同意發(fā)文時,主辦單位應(yīng)以集團公司指示或工作實際需要草擬文件初稿。
(3)草擬文稿必須從公司角度出發(fā),做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標(biāo)點符號正確、書寫工整,嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。
(4)文稿擬就后,擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁,詳細寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章,標(biāo)定日期和密級。
(5)辦公室應(yīng)根據(jù)公司的要求和上級有關(guān)指示精神,對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿,應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿。
(6)經(jīng)辦公室審查、修改后的文稿,送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責(zé))。
(7)對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬稿部門重新纂寫清楚。
(8)需經(jīng)會簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽。
(9)文稿審核、會簽后,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定呈送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文稿交辦公室秘書,統(tǒng)一編號后送打印室打印。
(10)文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對,校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名。文件打印后,由辦公室派專人按量印刷,再由辦公室秘書分發(fā)并檢查落實情況。對印刷質(zhì)量不好的文件,辦公室秘書應(yīng)拒絕蓋章分發(fā)。
第五章文件的借閱和清退
第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需要本部門負責(zé)人簽寫便條,對有密級的文件須辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第十三條辦公室秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件,進行收繳清退工作(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、必須及時
查明原因和責(zé)任者,并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。
第十四條各部門應(yīng)定一位責(zé)任心強的同志負責(zé)文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。
第六章文件的立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍。
(1)上級機關(guān)來文包括上級對公司報告、申請的批復(fù)統(tǒng)一由辦公室負責(zé)歸檔。
(2)公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等。
(3)公司總經(jīng)理辦公會以及各種專業(yè)例會記錄。
(4)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及公司在會上匯報發(fā)言材料等。
(5)上級領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報告、指示、記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料。
(6)反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作的音像攝制品。
(7)公司日志和大事記。
(8)公司向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。
(9)業(yè)務(wù)部室日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務(wù)部室負責(zé)立卷歸檔。
第十六條立卷要求。
(1)文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。立卷時,要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主頁、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
(2)要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
第七章文件的銷毀
第十七條對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件,辦公室應(yīng)定期清理、造冊,并按上級有關(guān)規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
1、凡上級和外單位發(fā)來的文件、信函、電報、內(nèi)刊等由公司綜合部簽收、拆封、蓋上日戳、分類編號、登記收文薄、填寫公文處理單,送綜合部經(jīng)理審閱后,再送公司領(lǐng)導(dǎo)批閱。
2、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件,綜合部要及時收回,按批示迅速準(zhǔn)確地送閱和傳遞。
3、各部門接文件后,要當(dāng)日閱辦,并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示及文件要求,主動辦理。屬于各部門聯(lián)合承辦的,主辦部門要主動做好協(xié)同工作,協(xié)辦部門要積極配合。
4、綜合部對發(fā)送的文件、信函、電報都要隨時查詢催辦,防止辦文拖期。
5、各部門在文件承辦后,要將辦理結(jié)果寫在文件處理欄內(nèi),簽署承辦結(jié)果、承辦人姓名、時間或字號,將文件退交公司綜合部,立卷、歸檔。
6、上級下達的業(yè)務(wù)性文件,承辦單位辦完后,需要留存的,公司綜合部經(jīng)理簽批后可以復(fù)印留用。
7、各部門收到上級主管部門直接下達的文件或參加有關(guān)會議收到會議文件,均需交公司綜合部統(tǒng)一登記,并按文件處理程序閱辦。
文件管理制度11
工程文件管理制度是企業(yè)運營中不可或缺的一環(huán)，它涵蓋了項目從策劃到實施，再到后期維護的所有文檔管理流程。具體來說，這個制度主要包括以下幾個方面：
1.文件分類與編碼：確定各類工程文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，建立統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)，便于檢索和管理。
2. 文件制作與審批：規(guī)定文件的編制、審核、批準(zhǔn)流程，確保文件質(zhì)量與合規(guī)性。
3.文件存檔與保管：明確文件的存儲方式、期限、權(quán)限設(shè)置，保證文件的安全性和完整性。
4.文件變更與更新：設(shè)定文件修訂、更新的程序，確保信息的時效性。
5.文件使用與借閱：規(guī)范文件的使用規(guī)則，包括借閱、復(fù)制、銷毀等環(huán)節(jié)。
6.文件電子化與信息化：推動文件管理的數(shù)字化進程，提高工作效率。
內(nèi)容概述：
1.制度建設(shè)：制定詳細的工程文件管理政策，包括文件生命周期管理、保密措施、責(zé)任分配等。
2. 培訓(xùn)與指導(dǎo)：對員工進行文件管理知識的培訓(xùn)，提升其文件處理能力。
3.系統(tǒng)支持：構(gòu)建或選用合適的'文件管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件的電子化存儲和流轉(zhuǎn)。
4.監(jiān)督與審計：定期進行文件管理的檢查和審計，確保制度的有效執(zhí)行。
5.持續(xù)改進：根據(jù)實際情況調(diào)整和完善文件管理制度，保持其適應(yīng)性和有效性。
文件管理制度12
工程部機房上墻文件:機房管理制度
1、所有機房、設(shè)備豎井均應(yīng)設(shè)專人負責(zé)。不準(zhǔn)亂堆雜物,保持通道的暢通。
2、保持整潔,各設(shè)備表面應(yīng)干凈無雜物。每年要對高處及死角進行一次全面清掃。
3、嚴(yán)禁在機房內(nèi)聚會、聊天、嬉戲、睡覺、喧嘩等,不得做與工作無關(guān)的`事。
4、嚴(yán)禁攜帶易燃易爆物品進入機房,嚴(yán)禁在機房內(nèi)吸煙。未經(jīng)批準(zhǔn)不得在機房內(nèi)進行動火類作業(yè)。
5、機房的電話為值班專業(yè)電話,應(yīng)時刻保持待機狀態(tài),嚴(yán)禁打私人電話或長時間占用電話。
6、機房的設(shè)備由值班人員負責(zé)運行操作、維護保養(yǎng)及巡視工作,無關(guān)人員嚴(yán)禁進入。
7、外來人員進入機房須填寫《工程部機房外來人員登記表》。
8、發(fā)現(xiàn)異�，F(xiàn)象要及時處理和報告,并做好記錄。
xx物業(yè)管理公司工程部
20xx年x月xx日
文件管理制度13
為使公司安全生產(chǎn)文件管理制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使得每次安全生產(chǎn)檢查能夠有確切可以查閱的資料和記錄，充分發(fā)揮各項安全記錄文件在安全生產(chǎn)中的重要作用，根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。
安全文件管理目標(biāo)及內(nèi)容：
1、 安全管理各項臺賬要有專門的存放地點，并由專門人員進行管理。
2、 要對文件的內(nèi)容、份數(shù)、標(biāo)題等逐一核對，如發(fā)現(xiàn)不符應(yīng)及時向上級報告。
3、 應(yīng)及時送交領(lǐng)導(dǎo)，不要擠壓。
4、 應(yīng)及時登記編號、分類整理并存檔，做好詳細記錄。
5、 保存時，要保持文件的.完整性。
6、 需上報的文件必須經(jīng)過負責(zé)人及法人的審核、簽字批準(zhǔn)后方可上報，文件上必須詳細寫明文件標(biāo)題、主送單位、經(jīng)辦人等。
7、 存檔人員應(yīng)及時分類整理、存檔，并統(tǒng)計編號、編制目錄等，以方便查閱。
8、 存檔時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
9、 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和詳細規(guī)定，不得將有密級文件帶回家里閱讀或隨身攜帶到公共場所。
10、 借閱時要明確責(zé)任人借閱時間和歸還時間。借閱人必須做好保密工作，不得翻印和復(fù)印，不能轉(zhuǎn)借他人。
11、 對于不具備存檔和存查價值的文件應(yīng)填寫《文件銷毀清單》，經(jīng)安全科長批準(zhǔn)后，可以銷毀。
文件管理制度14
辦公室文件管理制度旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文檔的創(chuàng)建、存儲、使用和銷毀流程，確保信息的安全、準(zhǔn)確和高效。它涵蓋了文件分類、編碼、審批、存檔、檢索、保密、更新和廢棄等多個環(huán)節(jié)。
內(nèi)容概述：
1. 文件分類：明確各類文件的定義和分類標(biāo)準(zhǔn)，如行政文件、財務(wù)文件、項目文件等。
2. 文件編碼：制定統(tǒng)一的`文件編碼規(guī)則，便于快速識別和檢索。
3. 文件審批：規(guī)定文件的審批流程，確保內(nèi)容的合法性和準(zhǔn)確性。
4. 文件存檔：設(shè)定文件的存儲方式、期限和地點，確保長期保存和安全。
5. 文件檢索：建立高效的檢索系統(tǒng)，方便員工獲取所需信息。
6. 文件保密：設(shè)立保密級別，規(guī)定敏感文件的訪問權(quán)限。
7. 文件更新：規(guī)定文件修訂、替換和廢止的程序。
8. 文件廢棄：明確文件的廢棄標(biāo)準(zhǔn)和處理方式，防止信息泄露。
文件管理制度15
1目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實際工作情況，特制定本制度。
2適用范圍
適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。
3定義
3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具。
3.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標(biāo)識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關(guān)活動有關(guān)的文件 (法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。
4職責(zé)
4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責(zé)在全公司范圍內(nèi)對制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。
4.2各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門負責(zé)人或者指定人員負責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
4.3文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)
4.3.1各部門負責(zé)制定部門職責(zé)范圍內(nèi)的制度文件。
4.3.2管理者代表負責(zé)組織相關(guān)部門和人員負責(zé)組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門，負責(zé)公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。
5文件分級分類
5.1文件分級
5.1.1一級文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長期指導(dǎo)性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊、經(jīng)營管理規(guī)范等。
5.1.2二級文件：規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務(wù)規(guī)范管理等方面的.文件。
5.1.3三級文件：各職能管理、服務(wù)規(guī)范等具體實施的作業(yè)指導(dǎo)流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標(biāo)準(zhǔn)。
5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的表格等。
6文件編號、標(biāo)識與控制
6.1文件編號：[Microsof1] 公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間
注：各部門代號
部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼
6.2文件的標(biāo)識與控制
文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關(guān)場所應(yīng)用的文件及提供給審核機構(gòu)的文件為受控文件,以編號為受控標(biāo)識;如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標(biāo)識;
長期有效的文件予以編號和標(biāo)識，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本;
一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標(biāo)題、日期作為標(biāo)識，不必跟蹤回收其過期版本。
7文件編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布
7.1行政文件與管理性文件的編制與審批
(1)公司級行政性文件：公司組織機構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責(zé)編制。
(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財務(wù)管理制度，由各部門依本制度4.3條負責(zé)編制。
(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門負責(zé)編制。
(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》，部門負責(zé)人審核，常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。
(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》，部門負責(zé)人審核，常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。
7.2文件歸檔、發(fā)放、保管
7.2.1文件歸檔
(1)經(jīng)審批后的文件，人事行政部負責(zé)填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。
(2)各部門收到的文件由部門負責(zé)人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新，并將復(fù)印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。
7.2.2文件發(fā)放
公司受控文件、記錄由人事行政部負責(zé)按以下范圍發(fā)放：
(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門;
(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門;
(3)各個部門都要使用相應(yīng)文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數(shù)量，填寫發(fā)放編號，并由領(lǐng)用者簽名。
(4)文件接收部門應(yīng)指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。
7.2.3文件保管與借閱
(1)文件保管：所有經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布的文件皆應(yīng)登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門。
c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應(yīng)的文件接收部門。
(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。
(3)存放與硬盤和軟盤的文件應(yīng)有備份，并作出版本標(biāo)識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權(quán)使用的人員進行操作。
(4)文件的持有者若跨部門調(diào)動或離職，應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。
7.3文件的更改與回收作廢
7.3.1文件更改
(1)當(dāng)文件不適應(yīng)需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，必要時相關(guān)的文件應(yīng)進行同步更改。
(2)文件更改的起草、審核、批準(zhǔn)由原文件起草、審核、批準(zhǔn)部門/人員按負責(zé)填寫《文件更改/評審單》并實施更改。
(3)文件修改內(nèi)容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化時應(yīng)進行換版。
(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為：每版文件同一版本內(nèi)可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號最高是10，當(dāng)超過10次時，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)文件更改內(nèi)容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，并確認(rèn)更改效果。
(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發(fā)現(xiàn)文件的問題，提出文件更改意見。
7.4文件的作廢與銷毀
(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時，原文件應(yīng)作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收，并登記標(biāo)明回收日期。
(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標(biāo)注“作廢”字樣。
(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。
7.5外來文件管理
7.5.1外來文件接收與歸口
(1)國家法律、法規(guī);國家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn);上級主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件，由人事行政部統(tǒng)一收集管理，并建立《外來文件清單》。
(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。
(3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關(guān)部門傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況，交檔案室備檔。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負責(zé)”為原則進行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責(zé)管理。
7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應(yīng)遵守以下原則：
文件密級發(fā)放、傳閱范圍
絕密公司核心領(lǐng)導(dǎo)、絕對信息形成部門的負責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對象
機密公司部門負責(zé)人以上人員，機密信息形成部門的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對象
秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關(guān)人員及該部門認(rèn)為需要讓其知悉的對象
附件：
《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》
《文件審閱簽發(fā)單》
《受控文件清單》
《文件發(fā)放登記表》
《文件更改/評審單》
《文件銷毀(留用)記錄表》
《外來文件清單》
公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽
□通報 □指示 □通知 □批復(fù)
□協(xié)調(diào) □請示 □報告 □接洽
給(TO)：日期(DATE)： 年 月 日
由(FROM)：□請回復(fù)(REPLY) □請歸檔(FILE)
標(biāo)題(SUBJECT)：
內(nèi)容(MESSAGE)：見下文
(空兩格，正文宋體四號字，表格視情況酌定)
××××(部門)
二0一×年××月××日
起草人：各部門負責(zé)人審簽：
分管領(lǐng)導(dǎo)審簽：
總經(jīng)理審簽：
文件發(fā)放記錄表
編號：
序號文件名稱文件編號接收部門份數(shù)簽字發(fā)放/回收日期發(fā)放/回收部門
編制： 年 月 日
文件更改/評審單
編號：
文件編號
文件名稱
更改原因：
更改內(nèi)容：
評審結(jié)論：
評審人員：
編制： 年 月 日
文件銷毀(留用)記錄表
編號：
序號記錄名稱記錄編號發(fā)放
日期回收
日期數(shù)量原因
編制: 年 月 日
外來文件清單
編號：
序號文件名稱備注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
編制： 年 月 日
受控文件清單
編號：
序號文件名稱文件編號版/次備注
編制: 年 月 日
文件審閱簽發(fā)單
編號：
擬文部門
擬稿
核稿
文件名稱
文件編號
文件內(nèi)容摘要
文件發(fā)放范圍
(擬文部門填寫)主 送： 董事長□ 總經(jīng)理□
抄送：行政人事部□ 財務(wù)部□ 營銷部□ 項目部□
擬文部門 負責(zé)人意見：
擬發(fā)簽字：
法務(wù)部意見：
審 簽：
分管副總意見：
審 簽：
公司
總經(jīng)理意見：
審 簽：
簽發(fā)
日期
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