檔案室管理制度(精選11篇)
在我們平凡的日常里,我們可以接觸到制度的地方越來越多,制度對社會經(jīng)濟、科學技術(shù)、文化教育事業(yè)的發(fā)展,對社會公共秩序的維護,有著十分重要的作用。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢?以下是小編為大家收集的檔案室管理制度(精選11篇),歡迎閱讀與收藏。
檔案室管理制度1
一、各類檔案負責人要隨時做好檔案資料的'收集、管理、歸檔工作。
二、檔案室除檔案管理員外,他人不得擅自入內(nèi)。
三、管理員要堅守崗位,認真負責,要定期檢查防水、防盜設施效能。檔案室和櫥柜的鑰匙不得隨意轉(zhuǎn)讓他人,特殊情況由領導批準,要注意關(guān)好門、窗、鎖、燈。
四、檔案室內(nèi)不準接待客人,不準吸煙,禁止使用明火照明。
五、管理員在接收檔案時,要嚴格履行接交手續(xù),填寫移交檔案清單,并做好整理、分類、保管和統(tǒng)計工作。
六、管理員按規(guī)定將檔案分類排放,排列整齊,檔案的整理符合基礎教育管理要求。
七、管理員要熟悉檔案存放情況,對檔案的保管定期進行檢查、校對,做到帳物相等,對破損和字跡退色的檔案,應及時復制。
八、檔案室要經(jīng)常保持清潔整齊,切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光等工作。
九、切實做好檔案借閱記錄,對借出檔案要登記造冊,并在一定時間內(nèi)收回。
十、檔案管理人員不許私自銷毀檔案,要經(jīng)學校領導同意方可銷毀相關(guān)檔案。檔案管理員崗位職責
檔案室管理制度2
為了進一步加強檔案的安全保管工作,制定檔案管理制度如下:
1.嚴格執(zhí)行檔案安全保管和保密工作責任制。管理人員對全校檔案的.保管和保密工作負責;
2.檔案管理人員必須嚴格執(zhí)行檔案查借閱制度,履行借閱登記手續(xù)!氨C芫怼钡戎匾牧系慕栝,必須審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求;
3.檔案管理員向檔案利用者提供、出具有關(guān)證明時,一定要以檔案材料原始記載為依據(jù),不得弄虛作假,出具假證;
4.檔案管理人員切實做好防蟲、防鼠、防塵、防潮、防曬工作。保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。檔案室嚴禁吸煙,嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入。定期檢查防火滅火系統(tǒng)、防盜系統(tǒng)、計算機檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng);
5.檔案管理人員務必做到每天上下班對庫房門、窗、電源等進行安全檢查。做好節(jié)假日安全檢查工作,發(fā)現(xiàn)問題,及時處理;
6.借出的檔案材料務必定期歸還。借出的檔案材料,不得轉(zhuǎn)借他人,不得帶入公共場所;
7.非檔案管理人員,未經(jīng)允許不得進入檔案室。
檔案室管理制度3
為了加強和規(guī)范會計檔案管理,建立健計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴防毀損、散失和泄密,根據(jù)《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合本單位工作實際情況,特制定本制度。
第一條會計檔案的歸檔范圍。
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告、會計年度數(shù)據(jù)備份盤、會計核算系統(tǒng)軟件、操作人的密碼等會計核算專業(yè)資料,是記錄和映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。具體包括:
(一)會計憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。
。ǘ⿻嬞~簿類。包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)明細賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。
。ㄈ┴攧請蟾骖。包括月度、年度財務報告、其他財務報告,報告中要有會計報表、附表、附注及必要的文說明。
。ㄋ模┢渌悺0ㄣy行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他在會計核算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有保存價值的會計核算資料。
第二條會計檔案的整理。
會計年度終了后,應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性,分門別類地組成幾個類型的案卷,將各卷按順序編號。
。ㄒ唬⿻嫅{證。
。1)按月立卷:每月末將裝訂成冊的憑證,統(tǒng)一登記案卷目錄,每月立卷一份。
。2)分散裝訂:根據(jù)憑證的多少,分散裝訂,做到整齊、牢固、美觀。
。3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
。ǘ⿻嬞~簿:各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其它均需整理妥善保管。
。1)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”樣,不填其它內(nèi)容。
。2)會計賬簿在裝訂前,應按賬簿啟用表的使用頁數(shù),核對各個賬戶賬面是否齊全,是否按順序排列。
。3)活頁賬簿去空白頁后,將本賬面數(shù)項填寫齊全,撤去賬殼,用堅固耐磨的紙張做封面、封底,裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。
。4)會計賬簿的裝訂順序:
a、會計賬簿裝訂封面;
b、賬簿啟用表;
c、賬戶目錄;
d、按本賬簿頁數(shù),順序裝訂項頁;
e、會計賬簿裝訂封底。
(5)裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角,掉頁現(xiàn)象。
。6)賬簿裝訂的封口處,應加蓋裝訂人印章。
(7)裝訂后,會計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
(8)會計賬簿的編號為一年一編,編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。
(三)會計報表
會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應按月裝訂成冊,年度終了統(tǒng)一歸檔保管。
第三條會計檔案的歸檔保管。
。ㄒ唬┊斈甑臅嫏n案在會計年度終了后,可暫由業(yè)務人員保管一年,期滿后轉(zhuǎn)入檔案室并由專人保管。
(二)會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。
。ㄈC構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時,應辦理交接手續(xù),由原管理人員編制會計檔案移交清冊,將全部案卷逐一點交,接管人員逐一接收。
(四)磁性介質(zhì)會計資料的歸檔。年度終了,系統(tǒng)管理員將當年賬簿、報表等會計電算化資料備份并詳細標注,裝盒交檔案室歸檔。包括:會計年度數(shù)據(jù)備份盤;同期的操作系統(tǒng)、相關(guān)應用程序軟件及會計核算系統(tǒng)軟件;操作人的密碼、操作日志等其他會計資料。會計檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會計軟件保管期截止該軟件停止使用或有重更改后五年。以磁性介質(zhì)保存的會計資料,根據(jù)保管期限,由系統(tǒng)管理員定期復制,且應標識清楚,雙份歸檔,異地存放。
第四條會計檔案的保管期限。
會計檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存的會計檔案其保存期限從會計年度終了后的第一天算起,分為3年、5年、xx年、15年、25年5類。詳見附表一。
第五條會計檔案的借閱。
。ㄒ唬┙嫏n案清冊和借閱登記清冊。
。ǘ┓残杞钑嫏n案的.人員,須經(jīng)領導批準后,方可辦理調(diào)閱手續(xù)。
。ㄈ┙栝啎嫏n案人員,不得在案卷中標畫,不得拆散原卷冊,更不得抽換。
。ㄋ模┙栝啎嫏n案人員,不得將會計檔案攜帶出外,特殊情況,須經(jīng)局領導批準,需要復制會計檔案的,須經(jīng)局領導批準后方可復制。
第六條會計檔案的銷毀。
保管期滿的會計檔案,除本辦法第七條規(guī)定的情形外,按照以下程序銷毀:
。ㄒ唬⿻嫏n案保管期滿,由檔案管理人員會同財務人員提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù),起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
。ǘ┚址止茴I導要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見、
。ㄈ╀N毀會計檔案時,應由同級檔案機構(gòu)、財政部門和審計部門派人員監(jiān)銷。
。ㄋ模┍O(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。
第七條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務。
原始憑證和涉及其他未了事項的`原始憑證,不得銷毀,應當單抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)時為止。單抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
在建項目尚未完成的會計檔案,保管期限已滿也不得銷毀。
第八條會計檔案的移交。移交會計檔案,雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。
移交會計檔案時,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名稱,卷號、冊數(shù),起止年度和檔案編號,應保管期限,已保管期限等內(nèi)容。
交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接,并由交接雙方的單位負責人監(jiān)交。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
第九條會計檔案的保管要采取嚴格的安全措施。
檔案室要做到防火、防盜、防水、防光、防高溫、防塵、防蟲、防鼠,磁性介質(zhì)資料要做到防磁、防雷。重(。┮Y料實行雙備份,一份存檔案室,另一份異地存放。磁性介質(zhì)資料應定期復制。經(jīng)過系統(tǒng)整理以后的檔案要入庫上架,排架管理,按全宗號順序依次排列,自左向右,自上而下地進行排列,環(huán)境保持通風透光。
第十條檔案管理人員做好會計檔案的保密工作,遵守保密制度
檔案室管理制度4
一、定期把各部門上交的具有保存、查考、利用價值的各種載體形式的歷史記錄收進檔案室。
二、室藏檔案、資料要分類單獨存放,檔案柜、架等要排列整齊、美觀。
三、檔案的收進、整理、利用要詳細統(tǒng)計,并做到數(shù)字準確、真實。
四、查閱檔案要嚴格履行手續(xù),閱完經(jīng)核對無誤后,及時入庫。對借出的檔案要按期限及時歸還。
五、室藏檔案、資料要每半年清點一次。
六、要加強對檔案的.安全工作,制定"八防",配齊防火、防盜、防蟲等設備,室內(nèi)嚴禁吸煙,確保檔案資料萬無一失。
七、檔案室由檔案干部專人管理,查檔人員及其他人員不得隨便進入。
八、對應該立卷歸檔的材料必須由幼兒園各部門收集齊全,并進性整理,定期交檔案室集中統(tǒng)一管理,任何部門或個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
九、歸檔范圍:凡是幼兒園工作活動中形成的能反映本園工作活動,具有查考利用價值的文件、材料、圖片等均屬歸檔范圍。
十、歸檔時間:各部門應在每學期放假前將本學期的文件材料收集齊全,按照歸檔要求整理好,移交幼兒園檔案室。交接雙方根據(jù)交接目錄清點校對,并履行簽字手續(xù)。
十一、歸檔要求:
1、歸檔的文件材料要字跡清楚工整,一律使用藍黑墨水或者碳素墨水書寫,禁用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、彩色筆、復寫紙,普通打印、復印撰寫和批示文件材料,必須用復印機復印,噴墨或激光打印機打印的正規(guī)影印件。
2、歸檔的文件材料要保持他們之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分保存價值,科學的立卷、分類、編目。
3、檔案標題要簡明確切,保管期限劃分準確,便于保管和利用。
檔案室管理制度5
1、檔案室是機要重地,非檔案管理人員嚴禁入內(nèi)。
2、檔案庫房必須堅固,采取防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵等措施,并經(jīng)常檢查各項措施是否有效。
3、對庫房內(nèi)各種檔案進行科學分類、排列、編號,分別上架入柜,柜架排列科學、合理。
4、庫房內(nèi)嚴禁存放與保存檔案無關(guān)的非檔案物品。
5、經(jīng)常清理環(huán)境衛(wèi)生保持庫房整潔美觀。
6、庫房內(nèi)置放溫、濕度檢測設置,定期檢查、記錄、分析,庫內(nèi)溫度應經(jīng)常保持在l4—24攝氏度,相對濕度保持在45%-60%。
7、檔案管理人員定期檢查檔案保管情況,做好記錄,發(fā)現(xiàn)破損和字跡模糊及時修補、復制。
8、檔案管理人員離開時應熄燈、關(guān)好門窗。
檔案室管理制度6
為了加強本校檔案工作的業(yè)務建設,逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化,全面提高檔案管理水平,有效地為教育事業(yè)和各項工作服務,為國家積累檔案史料,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《國家行政機關(guān)公文處理辦法》、國家檔案局《機關(guān)檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本校的具體情況,特制定本制度。
檔案工作管理體制
1、檔案工作實行統(tǒng)一領導,分級管理的原則。本校在公務活動中形成的具有保存價值的全部檔案均由本校綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。
2、加強對檔案工作的領導,明確分管校長,并列入議事日程。辦公室由主任具體分工主管檔案工作。
3、建立健全檔案管理網(wǎng)絡,由各部門配備專職檔案人員,業(yè)務上受檔案室指導并配合檢查。
4、本校綜合檔案室同時接受上級主管部門和地方檔案行政管理部門的業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查。
檔案工作基本任務
1、集中統(tǒng)一管理本校在工作活動中形成的、除人事檔案外的各種門類載體的全部檔案,積極提供利用,為本校各項工作服務。
2、指導、檢查、督促文件的形成、積累、整理、歸檔工作。
3、制訂檔案工作計劃和管理規(guī)定。
4、辦理領導交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務工作。
檔案收集制度
應當歸檔的文件材料,必須由各部門兼職檔案員收集齊全,分類整理,編制移交清單,按規(guī)定時間移交學校綜合檔案室集中管理,任何個人或部門都不得據(jù)為己有或拒絕移交。
1、日常工作中形成的應歸檔的文件材料,各部門一律在次年的第一季度內(nèi)整理完畢,向檔案室移交。文書檔案應在第二年的六月底以前完成歸檔工作;教學檔案應在第二學年的九月底以前完成歸檔工作。
2、基建工程、設備儀器在項目完成后或告一段落時,經(jīng)辦部門應將歸檔材料組成保管單位,經(jīng)負責人審定后向檔案室移交。
3、一次專題會議、一次活動結(jié)束后,應及時將歸檔文件材料向檔案室移交。
4、因公外出參觀、學習、考察和參加各種會議,獲得的文件材料在一個月內(nèi)向檔案室移交。
5、會計文件材料,一般次年的第一季度由財會人員完成整理立卷,在財務部門保存一年后向檔案室移交。
6、聲像材料要用文字標出攝像、錄音、攝影的對象、時間、地點、內(nèi)容和作者,應及時向檔案室移交。
檔案整理制度
檔案室在接收到各部門檔案材料后,要按照本!秾W校檔案分類方案》和《學校檔案檔號編制方法》的有關(guān)要求,分類整理,并編制歸檔文件目錄、案卷目錄等。
1、文書檔案實行以件為單位進行整理歸檔,應當按照《歸檔文件整理規(guī)則》的有關(guān)要求整理編目。
2、教學檔案實行以卷為單位進行整理歸檔,應當按照《機關(guān)檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目。
3、會計檔案按照《會計檔案管理辦法》、《會計檔案案卷格式》的有關(guān)要求整理編目。
4、基建、設備、科研檔案按照《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的有關(guān)要求整理編目。
5、照片檔案按照《照片檔案管理規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目。
6、錄音、錄像檔案按照《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目。
7、計算計光盤、激光視盤和激光唱盤等檔案應按《電子文件歸檔管理規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目。
8、實物檔案包括各種榮譽獎品的、宣傳紀念品等不同載體和不同物質(zhì)形態(tài)的實物原件,應當按件編寫說明和編制目錄。
檔案保管制度
1、檔案員每季度要對庫房檔案管理狀況進行一次全面檢查,發(fā)現(xiàn)問題要及時向分管主任匯報,并采取有效措施,保證檔案的安全。
2、庫房做到防盜、防光、防火、防潮、防蟲、防鼠、防高溫,室內(nèi)嚴禁存放易燃、易爆、易腐蝕的`物品,杜絕有害氣體和物理污染竄入室內(nèi)。
3、做好庫房溫、濕度記錄,定期進行,發(fā)現(xiàn)超過規(guī)定的溫、濕度時,要及時采取降溫、降濕措施。
4、對膠片、照片、錄音帶、錄像帶等采取特制的裝具進行保管。
5、定期打掃庫房衛(wèi)生,做到窗明地凈,箱柜無灰塵,室內(nèi)無蛛網(wǎng),櫥柜架排列有序。
6、下班前認真檢查門窗,切斷庫房電源,保證檔案的安全。
檔案保密制度
1、加強保密教育,認真學習貫徹《保密法》,充分認識檔案工作的重要性、機要性,自覺保守黨和國家的機密。
2、健全保密制度,嚴格遵守接待、保管、安全、保衛(wèi)等有關(guān)保密規(guī)定,杜絕工作差錯。
3、開展保密檢查,定期對室藏檔案資料進行檢查,發(fā)現(xiàn)泄密事件及時追查,并報告領導及有關(guān)部門。
4、嚴格調(diào)閱制度,健全借閱手續(xù)。凡外地、外來單位來查閱檔案者,須持單位介紹信,嚴禁將檔案帶出閱檔室。
5、不得讓無關(guān)人員隨意進入檔案庫房。
6、無保存價值的檔案資料及文件材料,嚴格辦理銷毀審批手續(xù),統(tǒng)一送市保密回收站銷毀。
7、凡違反保密規(guī)定造成損失的,根據(jù)情節(jié)輕重給予相應處罰,構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責任。
檔案利用制度
1、檔案人員熟悉室藏檔案情況和主動了解學校各項工作對利用檔案的需要,積極主動地做好提供利用工作。
2、檔案室必須編制《歸檔文件目錄》、《案卷目錄》、《全引目錄》,并根據(jù)利用工作的需要編制專題文件目錄(卡片)等檢索工具。
3、建立計算機文件級目錄數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)計算機管理和檢索檔案,做到調(diào)卷迅速、準確。
4、檔案室利用檔案資源,開展檔案的編研工作,編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數(shù)字匯編、發(fā)文匯集、專題文件匯集等匯編資料。
5、外單位來檔案室借閱檔案,應按規(guī)定辦理借閱手續(xù),在檔案室閱覽室或指定地點閱檔,不得外借。查閱檔案時,不允許在案卷上圈劃、批注、污損、涂改、剪裁、撕頁、折卷。
6、本校工作人員或基層單位因工作需要查閱檔案時,一般應在檔案室內(nèi)閱看,不得外借,如特殊情況需外借時,須經(jīng)分管領導批準,辦理登記批準手續(xù),約定歸還日期。借閱者不得將案卷轉(zhuǎn)借他人。
7、秘密級檔案須經(jīng)領導批準后方可查閱,閱者對所借檔案負有保密和安全責任,并須在檔案室閱辦,閱后及時歸還,不得擅自轉(zhuǎn)借、損壞、拍照或復印。
8、凡經(jīng)批準查閱的檔案,如需摘抄、復制(。毥(jīng)檔案專管干部審核,確認無誤后加蓋證明章才能生效。
9、檔案利用反饋工作,由利用者或檔案人員填寫《檔案利用效果登記簿》。
檔案統(tǒng)計制度
1、檔案統(tǒng)計工作的主要內(nèi)容包括:檔案室人員、經(jīng)費、設備、面積情況;室藏檔案資料的種類和數(shù)量情況;檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、編研情況,以表、冊等形式提示它們的過程、現(xiàn)狀和變化。
2、統(tǒng)計數(shù)據(jù)必須準確可靠,不得馬虎草率和弄虛作假。
3、定期、不定期地進行帳物核對,做到帳物相符。
4、建立統(tǒng)計臺帳,及時做好平時原始數(shù)據(jù)的登記工作,注意積累統(tǒng)計資料。
5、統(tǒng)計報表應注明填報單位、時間、填表人、審核人。填寫時一律用阿拉伯數(shù)字書寫,字跡工整清晰。
檔案鑒定制度
1、根據(jù)國家檔案局1987年12月4日頒發(fā)的《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》、《文字檔案保管期限表》,結(jié)合本校的具體情況,制定本校檔案保管期限表,定期對檔案進行鑒定,準確地判定檔案的存毀。
2、為了保證鑒定工作有組織、有監(jiān)督地進行,必須建立檔案鑒定工作小組,由校分管檔案的領導、檔案人員和有關(guān)業(yè)務部門的代表組成。
3、鑒定應采取直接鑒定法,按照檔案的實際情況以案卷為單位,逐件逐張地審查,直接判定其價值。對一時難以判定價值的檔案,應采取保存從寬,銷毀從嚴;孤本從嚴,復本從寬的處理方法。
4、對鑒定后需要銷毀的檔案,必須確認已無價值,經(jīng)分管領導審批,并報區(qū)文教局、檔案局后再行銷毀。
5、銷毀失去保存價值的檔案須由鑒定小組提出意見,登記造冊,經(jīng)校分管領導批準后,由二人在指定地點監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期、地點,并由監(jiān)銷人簽字。
6、檔案銷毀清冊應歸入全宗卷,以留存查。
檔案室管理制度7
檔案室是學校檔案存放的重要場所,因此必須采取必要的措施,以保證檔案資料的`儲存和安全,為強化對檔案資料的科學管理,特制定以下制度:
1、檔案室鑰匙要專櫥保管,不準隨身攜帶,門窗要及時關(guān)閉上鎖。
2、檔案室柜具要編制順序號,排列整齊,便于工作。
3、非本室工作人員不得擅自進入,因工作需要進入時,要由本室工作人員陪同。
4、注意檔案室內(nèi)外的溫、濕度,定期分析、積累資料,要根據(jù)室內(nèi)外的溫、濕度情況,隨時通風,除濕降溫。
5、檔案室要有數(shù)量充足的消防器械,工作人員要熟練地掌握使用方法。室內(nèi)嚴禁吸煙,嚴禁存放易燃品及其它物品。
6、室內(nèi)要經(jīng)常打掃,柜具要定期擦拭,隨時放置防蟲、防鼠藥品,保持室內(nèi)外清潔衛(wèi)生。
7、對檔案資料的借出歸還,要有嚴格的檢查登記制度。
檔案室管理制度8
1、非本室工作人員,未經(jīng)同意,不得進入庫房。
2、檔案室內(nèi)不得存放與檔案工作無關(guān)的物品,并始終保持室內(nèi)整潔。
3、按照防火、防塵、防盜、防潮、防光、防蟲鼠的要求,設置窗簾、樟腦精,配置氣體滅火機,適時進行庫房密閉通風等措施。
4、檔案裝具統(tǒng)一,存放排列整齊,箱(柜)統(tǒng)一編號并標明所存檔案類別及年代。
5、定期清點核實存檔案,級差檔案褪變,破損情況,發(fā)現(xiàn)問題及時匯報、及時解決。
檔案室管理制度9
一、村檔案工作是村管理工作的重要組成部分。建立健全村種類檔案,目的主要在于為村領導和上級有關(guān)領導部門分析、總結(jié)、部署及調(diào)度村工作和對村工作做出決策,提供準確、可靠的依據(jù)。村要成立檔案管理領導小組,設立專(兼)職檔案管理員,認真貫徹實施檔案法,抓好村的檔案建設。
二、村建立綜合檔案室,統(tǒng)一存放各種門類的檔案,包括文書檔案、會計檔案、基建檔案、榮譽檔案、學籍檔案、村民檔案、特殊載體等。
三、檔案室要制定檔案文件資料收集細目,檔案員要按照這一細目全面及時地搜集各類檔案資料,并定期征集歸檔、建檔。
四、建立健全并認真落實好檔案工作的各項規(guī)章制度,包括歸檔制度、保管制度、保密制度、借閱利用制度、鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度及監(jiān)督檢查制度等。有檔案達標計劃,使村檔案管理工作走上規(guī)范化、制度化、科學化。
五、嚴格完善歸檔制度。檔案員和各處組室要按照國家檔案部門統(tǒng)一規(guī)定的規(guī)格和要求,明確歸檔范圍,及時搜集立卷,嚴格立卷質(zhì)量和保管期限。
六、檔案員要認真學習檔案法規(guī)和處理程序,熟悉村各方面的`工作,加強檔案業(yè)務訓練,努力提高自己的業(yè)務水平和管理水平。
七、檔案員要按時向上級主管部門呈報各類報告,做好各類檔案檢查準備工作。
八、村內(nèi)人員借閱業(yè)務性檔案,須經(jīng)有關(guān)領導同意后方可查閱,并辦理登記手續(xù),在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。村外人員來校查閱檔案,必須持有單位介紹信,經(jīng)村主要負責人批準后方可查閱檔案。查閱者未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料,經(jīng)同意摘抄的材料,必須經(jīng)檔案室人員仔細核對簽署意見。
九、健全各種檢索工具,開發(fā)利用現(xiàn)有檔案。不斷挖掘檔案信息,編制各種輔助表冊,擴大利用服務范圍,提高檔案的利用效益。
十、加強檔案保密工作。檔案室門窗要加固,備有消防器材,保持整潔、干燥、自然通風,嚴禁吸煙,注意防盜、防火、防鼠、防霉、防蛀,檔案員不得將無關(guān)人員帶進檔案室,不得外泄檔案中的機密
檔案室管理制度10
1、在辦公室主任的領導下,負責檔案室的全面工作。
2、負責組織學習、傳達、貫徹黨和國家有關(guān)檔案工作的規(guī)定。
3、負責制訂檔案工作的工作計劃、管理辦法、規(guī)章制度等檔案工作規(guī)范。
4、負責集中統(tǒng)一管理學校各種門類和載體的.檔案、資料,確保檔案的安全。
5、根據(jù)所保管的檔案資料情況和工作需要,編寫適用的檢索工具和參考資料,積極主動為學校各項工作服務。
6、負責做好檔案的口常查、閱、借工作,對全校檔案工作人員進行培訓和業(yè)務指導。
7、按有關(guān)規(guī)定,及時做好檔案的收集、整理、統(tǒng)計、保管、移交、銷毀等工作。
檔案室管理制度11
1、檔案室是學校黨政文書資料、人事檔案、學生學籍檔案保存使用的'場所,列為學校安全管理要害部位,工作人員應特別做好安全工作。
2、檔案室是機密部位,非工作人員未經(jīng)批準,不得隨便進入室內(nèi)。
3、各類資料進入檔案室,必須嚴格登記制度、借還制度,機密資料、人事檔案嚴防丟失、嚴防泄密事件的發(fā)生。
4、檔案室應通風、透氣、干燥,做好防濕、防蟲蛀的工作。
5、室內(nèi)消防器材、報警設備常年完好,性能良好有效。
6、嚴禁將任何火種帶入室內(nèi),任何人不準在檔案室內(nèi)吸煙。
7、門窗堅固防盜,工作人員隨手關(guān)窗鎖門,假期、節(jié)日要特別加強看護,確保安全。
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