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會(huì)議室使用管理制度

時(shí)間:2022-08-17 08:22:06 制度 我要投稿
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會(huì)議室使用管理制度

  在現(xiàn)在的社會(huì)生活中,很多地方都會(huì)使用到制度,制度就是在人類社會(huì)當(dāng)中人們行為的準(zhǔn)則。想學(xué)習(xí)擬定制度卻不知道該請(qǐng)教誰(shuí)?以下是小編精心整理的會(huì)議室使用管理制度,希望能夠幫助到大家。

會(huì)議室使用管理制度

會(huì)議室使用管理制度1

  會(huì)議室是學(xué)校專門(mén)用于召開(kāi)學(xué)術(shù)報(bào)告、會(huì)議、培訓(xùn)、組織活動(dòng)和接待客人的場(chǎng)所,為了充分利用會(huì)議室的功能,使會(huì)議室的管理和使用更加規(guī)范化、合理化,以確保各類會(huì)議的正常召開(kāi),特制定本規(guī)定。

  1、會(huì)議室由總務(wù)處負(fù)責(zé)管理、使用登記與調(diào)度、設(shè)備維護(hù)等相關(guān)事宜,未經(jīng)允許不得擅自使用、不得擅自挪用會(huì)議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。本管理辦法所指的會(huì)議室包括:1212波司登培訓(xùn)教室(大會(huì)議室)、1221會(huì)議室1、1312培訓(xùn)教室、1321會(huì)議室4、1319會(huì)議室5、1406黨員活動(dòng)室(四樓)、1408會(huì)議室。

  2、會(huì)議室實(shí)行提前預(yù)約制度。為避免會(huì)議發(fā)生沖突,相關(guān)人員(部門(mén))使用會(huì)議室,須提前3天通知總務(wù)處,填寫(xiě)《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》,以便統(tǒng)一安排。臨時(shí)召開(kāi)的緊急會(huì)議需用會(huì)議室時(shí),要及時(shí)向總務(wù)處提出申請(qǐng)并在會(huì)后進(jìn)行補(bǔ)辦相關(guān)登記。各部門(mén)使用會(huì)議室使用時(shí)領(lǐng)取會(huì)議室鑰匙。

  3、各部門(mén)申請(qǐng)使用會(huì)議室時(shí),需明確使用時(shí)間、參加會(huì)議人數(shù)等,如有需總務(wù)處協(xié)辦的.事項(xiàng)請(qǐng)?zhí)崆白⒚,總?wù)處可根據(jù)實(shí)際情況做好相關(guān)工作的的準(zhǔn)備工作。如需使用會(huì)議室的設(shè)備,應(yīng)提前向總務(wù)處說(shuō)明,以便提前準(zhǔn)備,確保會(huì)議順利進(jìn)行。

  4、如遇會(huì)議之間發(fā)生沖突,要堅(jiān)持局部服從整體的原則,學(xué)校會(huì)議優(yōu)先于部門(mén)會(huì)議,部門(mén)會(huì)議之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。

  5、使用會(huì)議室的部門(mén),必須愛(ài)護(hù)會(huì)議室的設(shè)施,保持會(huì)議室清潔。用后應(yīng)及時(shí)整理:檢查安全(電源),關(guān)好窗、空調(diào),鎖好門(mén),將鑰匙交還總務(wù)處。

  6、開(kāi)會(huì)期間,請(qǐng)愛(ài)惜會(huì)議室的設(shè)備及物品,自覺(jué)保持衛(wèi)生,禁止吸煙,禁止亂扔紙屑,盡量保持室內(nèi)清潔。

  7、會(huì)議結(jié)束后,使用人應(yīng)進(jìn)行必要的檢查,關(guān)閉會(huì)議室內(nèi)各種電器設(shè)備的電源,特別注意必須等待投影儀散熱,指示燈變紅后方可切斷電源,關(guān)好門(mén)窗。相關(guān)人員及時(shí)整理會(huì)議場(chǎng)地,如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或公務(wù)損壞及時(shí)報(bào)至總務(wù)處,及時(shí)維修,確保其他會(huì)議的準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行。安全責(zé)任人為申請(qǐng)者所屬處室主任或系部主任。

  8、與會(huì)人員要愛(ài)護(hù)會(huì)議室內(nèi)的公共設(shè)施,損壞賠償,任何部門(mén)和個(gè)人未經(jīng)總務(wù)處同意不得將會(huì)議室的各種設(shè)施拿出會(huì)議室或轉(zhuǎn)做他用。

  9、平時(shí)衛(wèi)生由學(xué)校衛(wèi)生員每天早晨負(fù)責(zé)打掃。會(huì)議室活動(dòng)結(jié)束后,由學(xué)校衛(wèi)生員對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清掃和整理,將移動(dòng)的桌椅及時(shí)放回原位(必要時(shí)請(qǐng)相關(guān)部門(mén)協(xié)助幫忙),以方便其他部門(mén)使用。

  10、當(dāng)組織活動(dòng)或培訓(xùn)時(shí),由活動(dòng)的組織者臨時(shí)負(fù)責(zé)會(huì)議室衛(wèi)生及設(shè)備安全。任課教師使用會(huì)議室,要安排學(xué)生課后做衛(wèi)生。

會(huì)議室使用管理制度2

  一、目的

  為提高公司員工工作效能,提高公司會(huì)議嚴(yán)謹(jǐn)性,提升會(huì)議質(zhì)量,結(jié)合公司實(shí)際情況特制定本制度。

  二、會(huì)議管理

 。ㄒ唬┤w員工會(huì)議

  1、時(shí)間:每周五下午三點(diǎn)至五點(diǎn),每周六上午九點(diǎn)至十一點(diǎn)。

  2、要求:公司全體人員參加(特殊情況必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可請(qǐng)假)。

  3、主持人:財(cái)務(wù)經(jīng)理。

  4、會(huì)議內(nèi)容:?jiǎn)T工本周工作的完成情況、下周的工作計(jì)劃、遇到問(wèn)題的自我分析;工作分布數(shù)據(jù)會(huì)議公布,是否需要其他部門(mén)協(xié)助的問(wèn)題,每個(gè)員工工作經(jīng)驗(yàn)分享;公司目前運(yùn)營(yíng)存在的問(wèn)題,需要調(diào)配哪些資源,部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本周工作的考核及對(duì)下周工作的安排等;由總經(jīng)理宣布的事項(xiàng)包括:重大制度實(shí)施、本周星級(jí)員工、本月優(yōu)秀員工評(píng)選結(jié)果以及公司其他需發(fā)布的.重要事項(xiàng);最后由公司副總給獲獎(jiǎng)員工頒獎(jiǎng),并作總結(jié)性發(fā)言。

  5、由行政部負(fù)責(zé)會(huì)議記錄,并形成會(huì)議紀(jì)要存檔,并對(duì)重大事項(xiàng)做好標(biāo)記。

  6、整體會(huì)議時(shí)間為2個(gè)小時(shí)。

  三、會(huì)議紀(jì)律

  1、參加會(huì)議人員應(yīng)提前十分鐘到場(chǎng),會(huì)議期間嚴(yán)禁交頭接耳,吃東西,打鬧;

  2、參加會(huì)議人員因故不能參加會(huì)議應(yīng)提前在釘釘上按請(qǐng)假流程進(jìn)行請(qǐng)假;故意不參加會(huì)議者按曠工處理;

  3、參加會(huì)議人員應(yīng)提前準(zhǔn)備好自己所要講的內(nèi)容,言簡(jiǎn)意賅、重點(diǎn)突出;

  4、參加會(huì)議人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)前將手機(jī)調(diào)成靜音狀態(tài)或關(guān)機(jī);如在會(huì)議期間因手機(jī)問(wèn)題影響會(huì)議質(zhì)量的,會(huì)后將向全公司進(jìn)行通報(bào),并罰款200元,由財(cái)務(wù)部從本月工資中扣除。

  四、會(huì)議結(jié)束

  會(huì)議結(jié)束后,全體員工應(yīng)當(dāng)保持會(huì)議室干凈整潔,組織會(huì)議人員及參與會(huì)議人員共同將自己相關(guān)的設(shè)備設(shè)施放置規(guī)整,擺放整齊后離開(kāi)。

  本制度的解釋權(quán)歸公司財(cái)務(wù)部所有。自制定之日起執(zhí)行。

會(huì)議室使用管理制度3

  一、目的

  為了進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)議室管理,提高使用率,明確各部門(mén)使用公司會(huì)議室的規(guī)定及申請(qǐng)使用流程,特制定此制度。

  二、定義

  本制度的會(huì)議室主要指的是寶威學(xué)堂大樓7樓第一會(huì)議室、第二會(huì)議室及第三會(huì)議室

  三、用途

  會(huì)議室用途:公司會(huì)議、部門(mén)會(huì)議、員工培訓(xùn)、員工工作面談、招聘面試、客戶接待以及適合在會(huì)議室舉辦的小型活動(dòng)、競(jìng)賽活動(dòng)等的場(chǎng)所,無(wú)特殊情況不可挪為它用。

  四、會(huì)議室使用規(guī)定

  1、會(huì)議室均由行政人事部統(tǒng)一管理,統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用,并負(fù)責(zé)衛(wèi)生、安全以及對(duì)室內(nèi)設(shè)備物品的管理;

  2、部門(mén)或個(gè)人需要使用會(huì)議室時(shí),需提前半天向行政人事部前臺(tái)人員提出申請(qǐng)并填寫(xiě)《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》,經(jīng)行政人事部準(zhǔn)許后方可使用。臨時(shí)性使用會(huì)議室,必須經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人同意后方可使用;

  3、使用原則:先申請(qǐng),后使用。沒(méi)有按規(guī)定申請(qǐng)的部門(mén)或個(gè)人,在沒(méi)有沖突的情況下,補(bǔ)充相應(yīng)手續(xù)后可使用;但如有沖突,必需禮讓先申請(qǐng)使用會(huì)議室的部門(mén)或個(gè)人;特殊情況下,經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。但行政人事部不負(fù)責(zé)協(xié)商,由使用者自行協(xié)商;

  4、遇公司層級(jí)的緊急及重要的會(huì)議時(shí),已申請(qǐng)使用會(huì)議室的部門(mén)或個(gè)人,在不能調(diào)換的情況下,部門(mén)或個(gè)人應(yīng)先讓公司層級(jí)的重要會(huì)議;

  5、部門(mén)及個(gè)人需在所預(yù)約的'時(shí)間到達(dá)會(huì)議室并開(kāi)始使用。超過(guò)10分鐘仍未到達(dá)會(huì)議室的,行政人事部有權(quán)對(duì)會(huì)議室的使用另作安排;

  6、部門(mén)及個(gè)人應(yīng)按預(yù)約的時(shí)間內(nèi)使用完畢,不得超時(shí)使用。如需延長(zhǎng)使用時(shí)間,需及時(shí)通知行政人事部。如在緊接的時(shí)間段內(nèi)已安排給其他部門(mén)或個(gè)人使用,超時(shí)使用的.部門(mén)或個(gè)人必須離開(kāi)該會(huì)議室,終止使用該會(huì)議室;

  7、任何部門(mén)或個(gè)人在使用會(huì)議室期間,必須愛(ài)護(hù)會(huì)議室的設(shè)備設(shè)施并且安全使用。嚴(yán)禁私自接拉電源,私自移動(dòng)設(shè)備。如因個(gè)人原因造成設(shè)施設(shè)備損壞,須照價(jià)賠償;

  8、會(huì)議室內(nèi)的所有設(shè)施設(shè)備,未經(jīng)允許,不得帶出會(huì)議室;

  9、會(huì)議室使用期間,使用部門(mén)或個(gè)人自行負(fù)責(zé)會(huì)議的模式安排、人員接待、會(huì)議記錄等,但如有需求可申請(qǐng)由行政人事部予以協(xié)助;

  10、會(huì)議室使用期間,使用部門(mén)或個(gè)人需保持會(huì)議室的整潔。使用完畢后,務(wù)必將所有移動(dòng)過(guò)的桌子、椅子、設(shè)施設(shè)備等還原,離開(kāi)時(shí)需關(guān)閉空調(diào)、投影儀等電源設(shè)備;

  11、如部門(mén)或個(gè)人臨時(shí)取消申請(qǐng),再需使用時(shí)需重新申請(qǐng)。

  五、程序

  1、申請(qǐng)流程

  1)部門(mén)或個(gè)人到前臺(tái)處查詢會(huì)議室的使用狀況;

  2)部門(mén)或個(gè)人向前臺(tái)申請(qǐng),申請(qǐng)中需包括使用時(shí)間、規(guī)模大小、擬用設(shè)備等情況;

  3)前臺(tái)人員根據(jù)部門(mén)或個(gè)人的申請(qǐng)需求作出安排,并在《會(huì)議室使用登記表》上做記錄;

  4)前臺(tái)人員需將《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》張貼在會(huì)議室指定位置處;

  5)部門(mén)或個(gè)人按時(shí)間使用會(huì)議室。

  2、使用流程

  1)部門(mén)或個(gè)人按會(huì)議室使用規(guī)定使用會(huì)議室;

  2)部門(mén)或個(gè)人自行指定人員安排會(huì)務(wù)工作。

  3、交還流程

  1)部門(mén)或個(gè)人使用完畢后,前臺(tái)人員需檢查會(huì)議室,發(fā)現(xiàn)不按規(guī)定使用的,及時(shí)要求部門(mén)或個(gè)人改正;

  2)如部門(mén)或個(gè)人不改正,前臺(tái)人員應(yīng)及時(shí)上報(bào)行政人事部負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào);

  3)如部門(mén)或個(gè)人拒絕改正,行政人事部將出處罰通告,對(duì)部門(mén)或個(gè)人作出處罰。

  4、會(huì)議室使用流程示意圖。

會(huì)議室使用管理制度4

  一、制定目的

  為加強(qiáng)公司會(huì)議室的規(guī)范化管理,確保會(huì)議室合理有效使用,現(xiàn)結(jié)合公司實(shí)際情況,特制定本制度。本制度適用于集團(tuán)各公司各部門(mén)。

  二、管理辦法

  第一條:會(huì)議室是專門(mén)用于召開(kāi)會(huì)議、研討工作的地方。會(huì)議室由行政處統(tǒng)一管理,負(fù)責(zé)使用登記與調(diào)度、設(shè)備維護(hù)等相關(guān)內(nèi)容。會(huì)議涉及使用的'設(shè)備設(shè)施由專人負(fù)責(zé)保管、管理與調(diào)試。

  第二條:為了避免會(huì)議時(shí)間發(fā)生沖突,各部門(mén)使用會(huì)議室需提前通知行政處,填寫(xiě)《會(huì)議室使用申請(qǐng)單》,以便統(tǒng)一安排。

  第三條:填寫(xiě)《會(huì)議室使用申請(qǐng)單》時(shí),需說(shuō)明會(huì)議相關(guān)情況。比如明確使用時(shí)間、參會(huì)人員等,如有需要行政處協(xié)辦的事項(xiàng)需提前注明,以便行政處根據(jù)情況做好相關(guān)協(xié)調(diào)安排。

  第四條:正常工作日,各部門(mén)提前到行政處填寫(xiě)申請(qǐng)單,并到前臺(tái)備案,即可使用會(huì)議室。若周六日使用,需提前半天到行政處填寫(xiě)《會(huì)議室使用申請(qǐng)單》,領(lǐng)用會(huì)議室鑰匙備用,并于工作日及時(shí)歸還。

  第五條:如有外來(lái)領(lǐng)導(dǎo)或客人來(lái)我公司,需提前一天通知行政處,以備整理會(huì)議室及準(zhǔn)備果盤(pán)等。如公司培訓(xùn)等內(nèi)部使用,需提前半天申請(qǐng)。

  第六條:會(huì)議室使用需遵循領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先,先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門(mén)的原則;各部門(mén)之間可本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。如遇特殊情況、緊急會(huì)議可先通知行政處負(fù)責(zé)人,立即開(kāi)啟會(huì)議室先行使用,事后補(bǔ)辦有關(guān)登記。

  第七條:部門(mén)應(yīng)在所預(yù)約時(shí)間到達(dá)會(huì)議室,并開(kāi)始使用。若長(zhǎng)時(shí)間未到,則會(huì)議室使用權(quán)由綜合辦另作安排。

  第八條:如部門(mén)臨時(shí)取消申請(qǐng),再需使用時(shí),需重新申請(qǐng)。部門(mén)及個(gè)人應(yīng)按預(yù)約時(shí)間內(nèi)使用完畢,若后續(xù)時(shí)間無(wú)其他安排,可超時(shí)使用。但若緊接的時(shí)間段內(nèi)已安排了其他部門(mén)使用,超時(shí)部門(mén)必須離開(kāi)會(huì)議室,終止使用該會(huì)議室。

  第九條:如需使用會(huì)議室設(shè)備,應(yīng)提前說(shuō)明,以備提前準(zhǔn)備,確保會(huì)議順利進(jìn)行。

  第十條:各部門(mén)在會(huì)議期間要宣導(dǎo)參會(huì)人員愛(ài)護(hù)公共設(shè)施,自覺(jué)維護(hù)會(huì)議室的環(huán)境衛(wèi)生。

  第十一條:會(huì)后使用部門(mén)及時(shí)整理,關(guān)閉投影儀、空調(diào),椅子及時(shí)歸位,確保各種電器斷電、門(mén)窗關(guān)閉,室內(nèi)干凈整潔。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障和公物損壞應(yīng)及時(shí)告知綜合辦,以便及時(shí)修理。

  第十二條:未經(jīng)允許,任何部門(mén)與個(gè)人不得擅自使用會(huì)議室、不得擅自挪用會(huì)議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。若要借用會(huì)議室內(nèi)物品,需得到行政處負(fù)責(zé)人許可。借用完畢后,需及時(shí)歸還。

會(huì)議室使用管理制度5

  1、會(huì)議室是研究院專門(mén)用于召開(kāi)學(xué)術(shù)報(bào)告、會(huì)議、組織活動(dòng)和接待客人的場(chǎng)所,未經(jīng)允許不得擅自使用。本管理辦法所指的會(huì)議室包括:302會(huì)議室、306學(xué)術(shù)報(bào)告廳、409咖啡廳。

  2、會(huì)議室由院辦公室統(tǒng)一管理,負(fù)責(zé)使用登記與調(diào)度、設(shè)備維護(hù)等相關(guān)事宜。未經(jīng)院辦公室允許,任何部門(mén)和個(gè)人不得擅自使用會(huì)議室、不得擅自挪用會(huì)議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。

  3、會(huì)議室實(shí)行提前預(yù)約制度。相關(guān)人員(部門(mén))使用會(huì)議室,需填寫(xiě)相應(yīng)的'申請(qǐng)表,包括會(huì)議主要內(nèi)容、參會(huì)人數(shù)、使用時(shí)間、申請(qǐng)人及聯(lián)系電話、安全負(fù)責(zé)人等信息,經(jīng)登記批準(zhǔn)后方可使用。

  4、使用人應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施,并保持會(huì)議室清潔。活動(dòng)期間,要愛(ài)惜會(huì)議室的設(shè)備及物品,特別是多媒體設(shè)備等。

  5、會(huì)議室活動(dòng)結(jié)束后,使用人應(yīng)進(jìn)行必要的檢查,關(guān)閉會(huì)議室內(nèi)各種電器設(shè)備的電源,特別注意必須等待投影儀散熱,指示燈變紅后方可切斷電源,關(guān)好門(mén)窗,對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清掃和整理,如有損壞照價(jià)賠償。經(jīng)勸說(shuō)后,仍未自覺(jué)遵守各項(xiàng)規(guī)定,將停止其繼續(xù)借用會(huì)議室。

  6、嚴(yán)禁涉及商業(yè)的各類活動(dòng)。

  7、本暫行辦法自xx年1月1日起實(shí)行。

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